工程管理公文寫作-2公文寫作基本知識

工程管理公文寫作主講人李文濤2018年9月-12月（應用文寫作）一、公文文種二、公文格式三、行文style四、寫作寶典五、寫作雷區(qū)公文寫作國家法定的行政公文種類《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)規(guī)定：15種：決議、決定、命令（令）、公告、通告、意見、通

知、通報、公報、報告、請示、批復、議案、函、

紀要。一、公文文種常用公文命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報報告、請示、批復、意見、函、紀要12種一、公文文種公文之初了解通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或告知重要情況。一、公文文種公文之初了解報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關(guān)的詢問事宜。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。批復：適用于答復下級機關(guān)的請示事項。一、公文文種公文之初了解意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。會議紀要：適用于記載會議情況和議定事項。一、公文文種公文之再判斷公告VS通告：一是從所宣布告知事項的性質(zhì)來看，“公告”重于“通告”；二是從所公布的范圍看，“公告”大于“通告”；三是從發(fā)布的機關(guān)看，“公告”高于“通告”。一、公文文種公文之再判斷通告VS通知：告“告”字是普遍告知的意思，是把某一機關(guān)、組織的意圖、要求普遍告訴人們知道并加以遵守。知“知”字具有特定告知的意思，有可能告知所屬單位全部下級單位、人員，也可能告知部分下級單位，要求他們知照辦理。一、公文文種公文之再判斷請示VS報告（都是上行文）行文要求不同“報告”不要求上級批復，“請示”要求上級批復；行文時間不同“報告”是事中或事后行文，“請示”只能是事前行文；文種性質(zhì)不同“報告”屬陳述性的上行公文，“請示”屬請求性的上行公文。結(jié)尾用語不同報告”一般用“特此報告”、“以上報告如有不妥，請批示”等用語；“請示”一般用“可否（妥否、當否），請批示”。一、公文文種版頭版頭：：“公文文份數(shù)數(shù)序號號”、、“秘秘密等等級””和““保密密期限限”、、“緊緊急程程度””、““發(fā)文文機關(guān)關(guān)標識識”、、“發(fā)發(fā)文字字號””、““簽發(fā)發(fā)人””等內(nèi)內(nèi)容。。行數(shù)和和字數(shù)數(shù)：一般每每面排排22行，，每行行排28個個字。。二、公公文格格式主體、、版記記、公公文紙紙型主體版記公文紙紙型標題主送機機關(guān)正文附件成文時時間公文生生效識識附注……抄送印發(fā)機機關(guān)和和印發(fā)發(fā)時間公文用用紙采采用國國際標準準A4型。。公文一一律采采取左左側(cè)裝訂訂的形形式。。二、公公文格格式成文日日期安排在在文件件末尾尾，落落款之之下；；沒有落落款的的公文文，日日期就就直接接寫在在寫在在正文文右下下方；；成文日日期與與落款款要上上下對對稱，，年月月日的的第一一個數(shù)數(shù)字不不宜超超越落落款第第一個個字，，日字字靠右右以空空四個個字為為宜。。成文日日期必必須寫寫明年年月日日，使使用阿阿拉伯伯數(shù)字字（15年年05月X日）。二、公公文格格式用印和和簽署署用印和和簽署署：除““會議議紀要要”外外，公公文均均應加加蓋印印章。。一般用用印方方法：居中中下壓壓發(fā)文文機關(guān)關(guān)署名名和成成文日日期，，使發(fā)發(fā)文機機關(guān)署署名和和成文文日期期居印印章中中心偏偏下位位置，，印章章頂端端應當當上距距正文文（或或附件件說明明）一一行之之內(nèi)。。聯(lián)合行文文用?。褐鬓k機機關(guān)印章章在前，，兩個印印章均壓壓成文時時間，排排列整齊齊，不相相交或相相切，相相距不超超過3毫毫米。二、公文文格式上行文上行文是下級機機關(guān)向上上級領(lǐng)導導機關(guān)（（包括有有業(yè)務指指導關(guān)系系的上級級機關(guān)在在內(nèi)）的的行文。。文種一般般是請示、報報告和上上報的意意見?？偨Y(jié)、計計劃等可另加加“文頭”。一般不能能越級。。不能交叉叉向上級級機關(guān)行行文請示示、報告告或提出出意見。。受雙重領(lǐng)領(lǐng)導的機機關(guān)，在在向上級級請示時時，應主主送一個個上級機機關(guān)，同同時抄送送另一個個上級機機關(guān)，不不可一并并報送。三、行文文style下行文下行文是上級機機關(guān)對所所屬下級級組織的的行文。。一般是決定、命命令（令令）、意意見、通通知、通通報、會會議紀要要、批復復等，另加通知為主件，將下下發(fā)的應用文文作為附件一并下發(fā)。一般只發(fā)直屬屬下級。上級機關(guān)不可可與下屬機關(guān)關(guān)聯(lián)合向基層層發(fā)文。三、行文style平行文平行文是平行機關(guān)或或不相隸屬機機關(guān)之間的行行文。一般是“函”、“周知性通知”和告知性的的“意見”。寫法上要做到到態(tài)度謙和，，多用商量的的語氣，不能能強加于人，，更不能用指指示性的口吻吻。三、行文style通知一般分為公布布性通知、批批轉(zhuǎn)性通知、、轉(zhuǎn)發(fā)性通知知、指示性通通知、一般性性通知、事務務性通知、會會議性通知、、任免性通知知。周知性通知：要求受文機關(guān)關(guān)知曉某一事事項的通知，，例如會議通知、人人事通知、人人事任免通知知等。會議性通知用用于發(fā)布召開開會議、告知知有關(guān)事宜時時使用的通知知，限于上級級對下級機關(guān)關(guān)，平級機關(guān)關(guān)或不相隸屬屬機關(guān)之間用用“邀請函””（工作聯(lián)系單）。四、寫作寶典通知?周知性通知：：標題：一般應應由發(fā)文機關(guān)關(guān)、事由和文文種三要素組組成。國務院關(guān)于印印發(fā)《中國制制造2025》的通知正文：會議通通知應寫明召召開會議緣由由、目的、會會議名稱、組組織召集單位位、會議內(nèi)容容、起止時間間、參加人員員、會議地點點、報到的時時間及地點，，需要準備的的材料、食宿宿安排和其它它事項；有時時還要寫明交交通路線、交交通工具等。。四、寫作寶典請示各機關(guān)都有自自己的職權(quán)范范圍，對屬超超出職權(quán)范圍圍的事項，凡凡涉及有關(guān)方方針政策界限限、工作中的的重大問題、、需要上級機機關(guān)予以審核核批準的事項項（如財政支支持、資產(chǎn)購購置、人員定定編、機構(gòu)設(shè)設(shè)置）等諸多多方面的內(nèi)容容時，應以““請示”行文文。四、寫作寶典典請示標題：由發(fā)文機關(guān)關(guān)、事由、、文種三要要素組成。。某市交通局局關(guān)于擴建建長途客運運站所需費費用的請示示正文：請示事由———要用簡簡明扼要的的語言將請請示的原因因和背景情情況或者請請示問題的的依據(jù)、出出發(fā)點及思思想基礎(chǔ)交交代清楚；；要抓住主主要矛盾，，采取敘事事和說理相相結(jié)合的表表達方式，，敘事要精精煉，說理理要透徹，，力戒繁冗冗累贅。請示事項———要和盤盤托出，直直截了當，，明白顯露露，請求上上級機關(guān)作作出答復。。結(jié)尾：妥否（可否否、是否可可行），請請批示。四、寫作寶典典××系關(guān)于舉辦辦中國西部部地區(qū)橋梁梁建設(shè)學術(shù)研討會會的請示××學校行政：：為提升西部部橋梁建設(shè)設(shè)水平、促促進我校橋橋梁工程學學科的建設(shè)設(shè)和發(fā)展、、促進橋梁梁科學研究究和人才培培養(yǎng)，擬召召開“中國西部地地區(qū)橋梁建建設(shè)學術(shù)研研討會”。具體意見見如下：一、研討會由××、××、××共同主辦，，學?！痢料党修k。會會期3天，于2004年11月下旬召開開。主會場場設(shè)在××。擬邀請國國內(nèi)外有關(guān)關(guān)高校、科科研院所和和設(shè)計院所所等橋梁屆屆專家學者者、中青年年教學及研研究人員代代表參會，，會議規(guī)模?？刂圃?00人左右。二、成立研討會會籌備組，，由學校辦辦公室、科科技處、××系負責人和和××、××（另2個主辦單位位）有關(guān)人人員組成，，具體負責責有關(guān)籌備備事宜。三、經(jīng)預算算，研討會會約需經(jīng)費費25萬元人民幣幣，向與會會代表收取取住宿、會會務費等每每人800元，共計約約16萬元左右，，我系自籌籌2萬元，請學學校資助7萬元。四、請學校校邀請××、××、××等上級有關(guān)關(guān)領(lǐng)導參會會。五、……以上請示妥妥否，請批批示?！痢列！痢料刀稹鹚哪昴昃旁戮湃杖眨ǜ阶ⅲ郝?lián)聯(lián)系人××，聯(lián)系電話話××）報告一般分為工工作報告、、情況報告告、呈請性性報告、檢檢討（檢查查）報告、、例行報告告、回復性性報告、送送文送物報報告。寫作通用規(guī)規(guī)則——三段式式：情況，做法法，問題（（意見）/情況（做做法），問問題，今后后意見/情況，原因因（責任）），下步做做法/情況，原原因，責任任及處理意意見/情況，問題題，建議。。四、寫作寶典典報告標題：由發(fā)文機機關(guān)、事由由、文種三三要素組成成。關(guān)于渤海2號鉆井翻翻沉事故的的檢討報告告正文：開頭為報報告引據(jù)，，簡明扼要要的語句交交代出全文文主要內(nèi)容容或基本情情況，也可可陳述有關(guān)關(guān)的背景或或緣由，開開門見山，，落筆入題題。報告事事項，要準準確簡要、、條理明晰晰的將有關(guān)關(guān)工作或事事情的情況況表達清楚楚，給人全全面、深刻刻的了解。。結(jié)尾尾：以上上報報告告如如有有不不妥妥，，請請批批示示。。/特特此此報報告告。。四、寫寫作作寶寶典典×××市政政府府關(guān)關(guān)于于治治理理×河水水質(zhì)質(zhì)污污染染問問題題的的報報告告×××省人人民民政政府府：：省政政府府轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)來來×××委員員會會提提出出的的關(guān)關(guān)于于×河水水質(zhì)質(zhì)污污染染狀狀況況的的報報告告，，經(jīng)經(jīng)市市政政府府調(diào)調(diào)查查研研究究，，對對報報告告中中提提出出的的有有關(guān)關(guān)問問題題及及解解決決方方案案報報告告如如下下：：一、、解解決決×××河水水質(zhì)質(zhì)污污染染問問題題的的關(guān)關(guān)鍵鍵是是盡盡快快建建成成污污水水處處理理廠廠?！，F(xiàn)現(xiàn)在在×××河的的污污染染主主要要是是×××區(qū)排排放放的的污污水水所所致致。?！羺^(qū)的的排排放放量量為為2.5萬噸噸，，污污水水比比較較集集中中，，因因污污水水處處理理廠廠未未能能及及時時建建立立，，致致使使污污水水直直接接排排入入×河，，造造成成了了×河的的污污染染。。為解解決決×河的的污污染染，，市市政政府府已已抓抓緊緊×區(qū)污污水水處處理理廠廠建設(shè)設(shè)，，爭爭取取在在×××年建建成成。?！羺^(qū)污污水水處處理理廠廠原原設(shè)設(shè)計計概概算算為為831.6萬元元，，按按現(xiàn)現(xiàn)行行價價格格估估算算約約為為1100萬元元，，已已于于×××年×月開開工工，，建建成成了了8項附附屬屬設(shè)設(shè)施施，，計計完完成成投投資資200萬元元。。市市政政府府今今年年安安排排的的300萬元元投投資資已已全全部部落落實實，，×區(qū)城城環(huán)環(huán)局局正正在在組組織織實實施施。。根據(jù)據(jù)×河河河道道以以南南人人口口密密集集區(qū)區(qū)的的地地下下水水污污染染和和環(huán)環(huán)境境問問題題，，在在污污水水處處理理廠廠未未建建成成之之前前，，利利用用現(xiàn)現(xiàn)有有污污水水管管道道，，把把污污水水引引到到某某區(qū)區(qū)污污水水處處理理廠廠以以西西，，污污水水直直接接排排入入污污水水處處理理廠廠的的出出口口，，這這就就避避開開了了污污染染區(qū)區(qū)。。二、、×電熱熱廠廠的的粉粉煤煤灰灰也也是是污污染染源源之之一一。。對對于于電電熱熱廠廠儲儲灰灰廠廠的的選選址址，，必必須須考考慮慮到到對對地地下下水水和和環(huán)環(huán)境境的的污污染染。。選選址址已已責責成成×區(qū)×電熱熱廠廠抓抓緊緊做做工工作作，，爭爭取取盡盡快快報報市市政政府府有有關(guān)關(guān)部部門門審審批批。。對對儲儲灰灰廠廠滲滲漏漏對對地地下下水水的的污污染染，，主主要要采采取取截截流流集集中中排排放放的的措措施施，，以以減減少少對對地地下下水水的的污污染染。。落款款會議議紀紀要要會議紀要是傳達會議議議定事項和主主要精神，要要求與會單位位共同遵守、、執(zhí)行的文種種。主要內(nèi)容：一是寫明會議議研究和解決決的中心議題題；召開會議議所依據(jù)的文文件精神或上上級指示以及及批準機關(guān)；；會議召開的的政治、經(jīng)濟濟背景；會議議的宗旨、目目的。二是寫明會議議的名稱、召召開的時間、、地點、主持持人、參加人人員及所在單單位，會議的的經(jīng)過，主要要收獲。三是會議研究究討論的問題題及決定事項項，包括會議議的基本情況況，對工作的的分析、提出出的問題、決決定的事項以以及大會提出出的要求和希希望。四、寫作寶典會議紀要（會議記錄）標題：機關(guān)名稱+會議名稱+文種/會議名稱+文文種/正、副標題題式。某某座談會議議紀要正文：總述部分，，是全文的前前言、導語，，即會議情況況；分述部分分，應寫出會會議討論的情情況和結(jié)果，，一些小型會會議可不寫討討論情況直接接寫決議事項項。結(jié)尾：一是提出希希望、號召；；二是交代會會議的有關(guān)事事項。四、寫作寶典函標題：關(guān)于+事項項+的函。關(guān)于XX公司建立立食品購銷站站征用土地的的函正文：緣由+事項項結(jié)尾：申請函（可可否，請函復復。）/商洽函（可否否，盼予函復復。）/答復函（此此復。）四、寫作寶典函函適用于不相相隸屬機關(guān)之之間相互商洽洽工作、詢問問和答復問題題、請求批準準和答復審批批事項。答復函申請函詢問函按內(nèi)容分商洽函告知函來函復函按行文方向分分四、寫作寶典××公司關(guān)于選派派技術(shù)人員進進修的函××大學：我公司屬于新新建公司，為為提高專業(yè)人人員的業(yè)務水水平和科研能能力，經(jīng)研究究決定選派×××、×××、×××等3名同志分別到到你校中文系系、計算機系系、外語系進進修1年，進修費用用按國家規(guī)定定的標準，由由我公司支付付，進修同志志入校時由我我公司財務人人員統(tǒng)一一次次付清。能否接受，請請予函復。附件：×××等3名技術(shù)人員情情況登記表××公司×年×月×日條例、規(guī)定、、辦法要注意體現(xiàn)整整體政策思想想的準確性，，做到既無““缺口”，又又無“重疊””，更無矛盾盾。形式多樣，不不離其宗?？梢哉聴l款式（全篇設(shè)章、、章下分條、、條下有款）），也可以開開頭說明制發(fā)發(fā)緣由、目的的和依據(jù)，然然后分條列項項；還可以全文由若干條條項貫通，但但內(nèi)在結(jié)構(gòu)就就是“總-分分-附”?！翱偂奔撮_開端要講明制制定的目的、、依據(jù)與適用用范圍，“分分”即規(guī)定的的具體事項內(nèi)內(nèi)容，“附””即用來明確確時效、地效效、人效、解解釋權(quán)及未盡盡事宜的部分分。四、寫作寶典條例、規(guī)定、、辦法區(qū)別情況，規(guī)規(guī)范行文。在在行文時，要要用“通知”作“文件頭”來加以頒行行。全面具體，用用語嚴謹。內(nèi)內(nèi)容要合理、、切實、全面面、具體，要要字字清清楚楚楚、句句擲地地有聲。四、寫作寶典總結(jié)標題：公文式標題題——單位名稱+適適用時限+文文種。新聞式標題———《開足馬力保保持第一———某某公司司2014年年度工作總結(jié)結(jié)》?；厩榍闆r概概述：概述述工作作的基基本情情況、、背景景、環(huán)環(huán)境、、指導導思想想及工工作成成效和和總體體評價價。主文：“三三大塊塊（基基本情情況、、主要要做法法、問問題及及今后后打算算）””式；；“因因果倒倒置（（先講講成績績再講講取得得成績績的原原因））”式式………。四、寫作作寶典典總結(jié)基本做做法——寫寫明做做了哪哪些工工作，，是怎怎樣做做的。。成績與與經(jīng)驗驗——對對成績績進行行分析析研究究，并并上升升到理理性高高度，，總結(jié)結(jié)出帶帶有規(guī)規(guī)律性性的認認識。。問題與與教訓訓——存存在的的不足足之處處和尚尚未解解決的的問題題。四、寫作作寶典典總結(jié)四項注注意找出規(guī)規(guī)律突突出重重點功夫下下在平時時磨刀不不誤砍砍柴工工+不要十步九九回頭頭++忌“流流水賬賬”（（不分分主次次，不不講輕輕重，，事無無巨細細，面面面俱俱到））。平時占占有豐豐富材材料，，不再再“巧巧婦難難為無無米之之炊””。跑步向向前把把初稿稿寫出出來，，再精精雕細細琢。?！捌叻址窒?，，三分分寫””，先先列提提綱再再下筆筆。四、寫作作寶典典計劃標題：制文文單位位+時時間概概念+文種種。某某公公司2015年年度工工作計計劃。。正文：一般般由““做什什么””、““怎樣樣做””構(gòu)成成正文文主體體，最最后由由一個個極其其簡短短的號號召性性結(jié)尾尾組成成。“做什么么”即計劃劃的指指導思思想、、總的的要求求與主主要指指標；；“怎樣做做”即實現(xiàn)主主要指標標或目的的、要求求而采取取的各種種措施、、辦法，包包括人力力、物力力、財財力、技技術(shù)、設(shè)設(shè)備、手手段等。。四、寫作寶寶典計劃兩項注意意：要突出重重點，加加強預見見性。緊緊圍繞繞和結(jié)合合中心工工作去做做一般工工作，切切不可平平分秋色色地或孤孤立地去去安排工工作。要切實把把握計劃劃主體的的內(nèi)在邏邏輯要求求。所謂“做做什么””，即工工作的目目標、任任務，要要明確各各自目標標、任務務的質(zhì)量量要求，，同時寫寫明完成成的時限限；所謂謂“怎樣樣做”，，即完成成目標、、任務的的具體措措施與步步驟、方方法、措措施。四、寫作寶寶典文種使用用不規(guī)范范除法定公公文種類類之外，，均不可可直接行行文，但但可作為為“通知知”的““附件””行文。。例如，《關(guān)于使使用社會會保障卡卡有關(guān)問問題的說說明》，這里的的“說明明”不應應作為文文種使用用，可以以改成《《××關(guān)關(guān)于印發(fā)發(fā)使用社社會保障障卡有關(guān)關(guān)問題的的說明的的通知》》，不能能作為文文種使用用的還有有“條例””、“規(guī)規(guī)定”、、“辦法法”、““總結(jié)””、“計計劃”等，有的的甚至把把“安排排”、““要點””、“細細則”這這些既不不是公文文文種又又不是應應用文體體種類的的東西常常常作為為公文文文種直接接行文，，都是錯錯誤的。。五、寫作作雷區(qū)文種使用用不規(guī)范范把相近的的“請示示”和““報告””、“函函”等文文種張冠冠李戴。。報告是“向上級機機關(guān)匯報報工作、、反映情情況、答答復上級級機關(guān)的的詢問”，這類類報告，，只要把把情況匯匯報、反反映清楚楚即可，，目的是是讓上級級和領(lǐng)導導了解發(fā)發(fā)展情況況，掌握握工作進進度，做做到心中中有數(shù)，，不需要要回復；；而請示是“向上級機機關(guān)請求求指示、、批準”，需要要回復，，兩者在在使用上上有很大大的區(qū)別別。有時也存存在“請示”和“函”混用。?！掇k法》》規(guī)定：：不相隸屬屬單位之之間相互互商洽工工作、詢詢問和答答復問題題，請求求批準和和答復審審批事項項是用函函。有些單位位當有求求于對方方（不相相隸屬單單位）時時卻用請請示。五、寫作作雷區(qū)格式不規(guī)規(guī)范排版規(guī)格格不當。標題濫用用符號。。公文標標題中除除法規(guī)、、規(guī)章名名稱加書書名號外外，一般般不用標標點符號號。關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)×市政政府《關(guān)于強強化非典典型肺炎炎防治工工作責任任制的緊緊急通知知》的通知結(jié)構(gòu)層次次序數(shù)使使用不規(guī)規(guī)則。文文中結(jié)構(gòu)構(gòu)層次序序數(shù)依次次可以用用“一、””“（一一）”““1.””“（1）”標注；一一般第一層用用黑體字字、第二二層用楷楷體字、、第三層層和第四四層用仿仿宋體字字標注。只只有兩個個層次時時，可用用“一、、”“（（一）””或“1.”““（1））”表示示。五、寫作作雷區(qū)標題擬寫寫不規(guī)范范提煉不精精:XX集團團公司關(guān)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)