S辦公管理培訓(xùn)課件

四川中物環(huán)保科技有限公司5S辦公管理培訓(xùn)1CompanyLogo培訓(xùn)內(nèi)容一、文件管理二、5S是是什么？

確定5S的目的識別5S的益處

5S實(shí)施過程步驟三、如何做好5S2CompanyLogo一、文件管理3CompanyLogo一、文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求4CompanyLogo一、文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。5CompanyLogo二、5S是什么？文件分類重要度保存期限來源版本緩急6CompanyLogo二、5S是什么？分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負(fù)責(zé)索引專門化管理技巧7CompanyLogo二、5S是什么？簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認(rèn)可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)8CompanyLogo二、5S是什么？9CompanyLogo二、5S是什么？10CompanyLogo二、5S是什么？？為什么以上5項(xiàng)內(nèi)容會被稱為為5S？11CompanyLogo將5S并應(yīng)用于你的的辦公室、信信息和交易過過程，實(shí)現(xiàn)你你的業(yè)務(wù)目標(biāo)標(biāo)5S模塊的目的：：5S定義5S過程二、5S是什么？？12CompanyLogo5S的目的是創(chuàng)建建工作場所組組織、提高生生產(chǎn)率、實(shí)施施目視化管理理,并且為持續(xù)改改進(jìn)使用的所所有其他精益益工具打基礎(chǔ)礎(chǔ)。5S的目的5S文化的益處○生產(chǎn)率消滅查找信息息和辦公室用用品所浪費(fèi)掉掉的時(shí)間?？s縮短加加工時(shí)間和辦辦公室設(shè)備停停工時(shí)間。更更加容易易地區(qū)分任務(wù)務(wù)的優(yōu)先次序序。增加創(chuàng)創(chuàng)造價(jià)值的時(shí)時(shí)間。二、5S是什么？？○質(zhì)量消除使用過期期或不正確信信息的可能性性○安全減少損失工時(shí)時(shí)的事故、工工人賠償要求求和OSHA可記錄事件的的數(shù)目13CompanyLogo二、5S是什么？？14CompanyLogo二、5S是什么？？5S說明（整理）整齊、有組織

是指對工作區(qū)域的每件東西分門別類，只保留必要物品的做法。其他每件東西都要存放起來或扔掉。這樣就減少了干擾高效率工作的隱患和雜亂無章的情況。1S（整頓）整齊

關(guān)注于對有條理的工作場所的需要。信息、設(shè)備和材料必須系統(tǒng)地?cái)[放，使得取用最容易、效率最高。每件東西都各得其所、各就其位。2S(清掃)系統(tǒng)化的清掃

指的是需要保持工作場所清潔和整齊。在日本公司，清掃是一項(xiàng)日常活動(dòng)。每班結(jié)束時(shí)都要打掃工作區(qū)，將每件東西放回原處。3S5S–源于日文術(shù)語語15CompanyLogo二、5S是什么？？（清潔）標(biāo)準(zhǔn)

使其得到控制和保持一致。在工廠中的任何地方都遵守基本的清掃標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)人都準(zhǔn)確知道自己的責(zé)任是什么。清掃職責(zé)是日常工作程序的一部分。4S(素養(yǎng))始終遵守紀(jì)律

是指日復(fù)一日、年復(fù)一年地遵守標(biāo)準(zhǔn)并使工廠保持安全高效的秩序。5S5S說明（實(shí)施每一個(gè)個(gè)S的目的在在于？大家討討論）16CompanyLogo二、5S是什么？？5S總結(jié)歸納，定定義說明（便便于大家掌握握每項(xiàng)S管理理的意義）？？Sort（清理）SetInPlace（整理）Shine（清潔）Standardize（維持）1S2S3S4SSustain（素養(yǎng)））5S●？●？●？●？●？17CompanyLogo二、5S是什什么？8S（？）7S（？）6S（？）5S（修養(yǎng)）3S、4S（清掃、清潔）2S（整頓）1S(整理）演變6S—8S是什什么？定定義及目目的？18CompanyLogo二、5S是什什么？5S是一種管管理需要全員員的積極極參與和和長時(shí)間間的堅(jiān)持持不懈每日每日日堅(jiān)持5S管理，一一點(diǎn)一滴滴持續(xù)的的改善5S不是是知識，，也不是是技術(shù)，，而是應(yīng)應(yīng)該做的的事情?。?9CompanyLogo二、5S是什什么？整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實(shí)顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成為學(xué)習(xí)榜樣企業(yè)形象20CompanyLogo二、5S是什什么？可以及時(shí)時(shí)拿到需需要的東東西隨時(shí)確認(rèn)認(rèn)自己的的工作是是否按計(jì)計(jì)劃執(zhí)行行保證工作作順利進(jìn)進(jìn)展整理干凈凈不是最最終的目目的，而而是避免免浪費(fèi)，，提高工工作效率率21CompanyLogo三、如何何做好5S22CompanyLogo三、如何何做好5S整理將需要的和不需要的的物品明確確分開，，并并處理不需要的的物品。目的騰出空間間防止誤用用23CompanyLogo整理前步驟1-整理實(shí)施5S過程步驟驟？三、如何何做好5S24CompanyLogo整理后———給工作崗崗位上的的物品進(jìn)進(jìn)行分類類或貼上上彩色標(biāo)標(biāo)簽，便便于分類類查找。。步驟1-整理三、如何何做好5S25CompanyLogo拿走不必必要的物物品，空空出整個(gè)個(gè)書架（（用紅標(biāo)標(biāo)簽標(biāo)識識等待處處置）將不必要要物品移移到歸檔檔系統(tǒng)清理前清理后步驟1-整理三、如何何做好5S26CompanyLogo步驟1-整理白板并未未發(fā)揮它它的作用用舊的信息息沒有擦擦除清理前清理后三、如何何做好5S27CompanyLogo要領(lǐng)要區(qū)分對對待!馬上要用用的暫時(shí)不用用的長期不用用的三、如何何做好5S28CompanyLogo要領(lǐng)例如：減少文具使用數(shù)量量減少文件保存數(shù)量量減少電話使用時(shí)間間縮短會議時(shí)間將需要的的物品的的數(shù)量降到最低低程度三、如何何做好5S29CompanyLogo要領(lǐng)對可有可無無的物品，應(yīng)堅(jiān)決處理理掉，決不手軟軟!三、如何何做好5S30CompanyLogo問題點(diǎn)點(diǎn)在在哪里里？提問1、圖片中中存在什什么問題題？2、為什么么會產(chǎn)生生這樣的的問題？？3、會產(chǎn)生生什么樣樣的影響響？4、我們應(yīng)應(yīng)該怎樣樣做？三、如何何做好5S31CompanyLogo整頓將需要的物品，擺擺放成誰誰都清楚楚并便于于使用的的狀態(tài)。。━即尋尋找找時(shí)時(shí)間間為為零零工作作場場所所一一目目了了然然消除除找找尋尋物物品品的的時(shí)時(shí)間間井井井有有條條的的工工作作秩秩序序三、、如如何何做做好好5S目的的32CompanyLogo確定定物物品品放放置置場場所所步驟驟2––整頓頓物品品分分類類擺擺放放三、、如如何何做做好好5S33CompanyLogo進(jìn)行行標(biāo)標(biāo)識識定位位、、標(biāo)標(biāo)識識方方法法步驟驟2––整頓頓三、、如如何何做做好好5S34CompanyLogo怎么么辦辦？？步驟驟2––整頓頓三、、如如何何做做好好5S35CompanyLogo[管理理責(zé)責(zé)任任者者]管理理此此架架責(zé)責(zé)任任者者姓姓名名[架子子表表示示標(biāo)標(biāo)簽簽]表示示架架子子種種類類的的標(biāo)標(biāo)簽簽[柜子子內(nèi)內(nèi)表表示示標(biāo)標(biāo)簽簽]用此此標(biāo)標(biāo)簽簽表表示示下下段段的內(nèi)內(nèi)容容如何何整整頓頓文文件件柜柜？？步驟驟2––整整頓頓三、、如如何何做做好好5S36徹底底整整理理，，只只留留下下需需要要的的物物品品合理理利利用用空空間間，，100%定定位位放放置置根據(jù)據(jù)種類類、、空空間間、、區(qū)區(qū)域域、、防防護(hù)護(hù)規(guī)定定擺擺放放方方法法步驟驟2––整整頓頓37問題題點(diǎn)點(diǎn)在在哪哪里里？？步驟驟2––整頓頓三、、如如何何做做好好5S38CompanyLogo給文文件件夾夾貼貼上上標(biāo)標(biāo)簽簽，，按按順順序序排排列列，，按按虛虛線線索索引引安裝裝托托盤盤，，貼貼上上對對象象標(biāo)標(biāo)簽簽步驟驟2––整頓頓三、、如如何何做做好好5S39CompanyLogo二、、5S是是什什么么？？清掃掃經(jīng)常常清清掃掃保保持持清清潔潔，，將將各各個(gè)個(gè)角角落落的的臟臟物物清清理理掉掉保持持良良好好的的工工作作情情緒緒穩(wěn)定定品品質(zhì)質(zhì)達(dá)達(dá)到到零零故故障障、、零零損損耗耗目的的40CompanyLogo二、、5S是是什什么么？？①看看不不見見的的地地方方，，也也要要徹徹底底打打掃掃干干凈凈。。②經(jīng)經(jīng)常常打打掃掃，，使使環(huán)環(huán)境境盡盡量量不不產(chǎn)產(chǎn)生生灰灰塵塵、、污污穢穢。。如何何清清掃掃？？步驟驟3–清掃掃41CompanyLogo徹底底清清掃掃步驟驟3–清掃掃三、、如如何何做做好好5S42CompanyLogo自己己動(dòng)動(dòng)手手，，不不依依賴賴外外人人(所有有部部門門、、人人員員都都一一起起執(zhí)執(zhí)行行)三、、如如何何做做好好5S43CompanyLogo清潔潔將整整理理、、整整頓頓、、清清掃掃進(jìn)進(jìn)行行到到底底，，并并且且標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化化、、制制度度化化。。目的的成功功慣慣例例和和制制度度是標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化化的的基基礎(chǔ)礎(chǔ)企業(yè)業(yè)文文化化開開始始形形成成三、、如如何何做做好好5S44CompanyLogo整潔潔的的辦辦公公環(huán)環(huán)境境如如何何維維持持？？連續(xù)續(xù)不不斷斷的的進(jìn)進(jìn)行行整理理、、整整頓頓、、清掃掃活動(dòng)動(dòng)花時(shí)時(shí)間間改改掉掉壞壞習(xí)習(xí)慣慣及及眼眼不不見見為為凈凈的的態(tài)態(tài)度度三、如何做好好5S45CompanyLogo步驟4–清潔清掃桌面和設(shè)設(shè)備，系緊電電線三、如何做好好5S46CompanyLogo規(guī)范以下各項(xiàng)項(xiàng)：文件夾上的虛虛線架子上的標(biāo)簽簽標(biāo)示證書的展示公司建立5S文件夾數(shù)據(jù)據(jù)庫中共享最最佳實(shí)踐，以以便在團(tuán)隊(duì)成成員之間維持持5S的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐踐步驟4–清潔-維持三、如何做好好5S47CompanyLogo素養(yǎng)對于規(guī)定了的的事情，大家家都按要求去去執(zhí)行，并養(yǎng)養(yǎng)成一種習(xí)慣慣。讓員工遵守規(guī)規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)質(zhì)習(xí)慣的人才才鑄造團(tuán)隊(duì)精神神三、如何做好好5S目的48CompanyLogo語言問候、禮貌貌語您好!早上好!下午好!大家好!著裝步驟5–素養(yǎng)三、如何做好好5S49CompanyLogo☆持續(xù)推動(dòng)4S活動(dòng)直至習(xí)慣慣化☆嚴(yán)格遵守公司司的規(guī)章制度度☆不斷地培養(yǎng)責(zé)責(zé)任感、改變變意識☆充滿熱情的開開始每一天的的工作要領(lǐng)步驟5–素養(yǎng)三、如何做好好5S50CompanyLogo要主動(dòng)整理、、整頓傳真？？傳真是客戶傳傳遞過來的信信息，對公司司和我們的工工作都是非常常重要的。不管是不是發(fā)發(fā)給自己的傳傳真，我們都都應(yīng)該認(rèn)真對對待。主動(dòng)把自己認(rèn)認(rèn)識的人的傳傳真送過去，，以便同事可可以及時(shí)得到到客戶的寶貴貴信息。打印前，我們們應(yīng)該做什么么？步驟5–素養(yǎng)三、如何做好好5S確認(rèn)打印機(jī)是是否正常工作作。①小故障請按按照提示排除除。②無法解決時(shí)時(shí)，請及時(shí)與與管理員聯(lián)系系。確認(rèn)打印紙。。①及時(shí)更換所所需的紙型，，以免產(chǎn)生作作廢文件。②發(fā)現(xiàn)作廢的的包裝時(shí)，請請及時(shí)丟到紙紙簍內(nèi)。③發(fā)現(xiàn)紙張快快用完時(shí)，請請及時(shí)領(lǐng)取。。51CompanyLogo建立5S布告欄，用來來顯示：5S理念–強(qiáng)化5S的“技巧”成功故事–用實(shí)例證明5S是可以實(shí)現(xiàn)的的5S績效-提供績效的反反饋5S行動(dòng)-提供持續(xù)改進(jìn)進(jìn)方面的指導(dǎo)導(dǎo)或公司相關(guān)信信息的及時(shí)知知曉步驟5–素養(yǎng)三、如何做好好5S52CompanyLogo整理整頓清掃員工討論辦公室中如何何維持三、如何做好好5S53CompanyLogo辦公室5S活動(dòng)早上5S1.檢查你的著裝狀況況和清潔度。。2.整理和徹徹底清潔桌面面。3.檢查存放放文件的的位置，，將文件放回回他們應(yīng)應(yīng)該放置置的地方。。4.扔掉不需需要的物物品，包括抽抽屜內(nèi)的的私人物物品。5.檢查文件件柜、書書架等，將放放得不恰恰當(dāng)?shù)奈镂锲犯恼^來。。下班前5S三、如何何做好5S1.實(shí)施早上5S活動(dòng)的所所有內(nèi)容容2.用抹布擦干凈電電腦、傳傳真機(jī)及及其他辦辦公設(shè)備備3.清潔地面面4.傾倒垃圾簍內(nèi)內(nèi)的垃圾5.檢查電源源開關(guān)、、門窗、、空調(diào)等是否已已關(guān)上。。54CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表文檔雜志收發(fā)室辦公設(shè)備備紙個(gè)人物品品打印機(jī)/傳真機(jī)記錄樣品架子文具工作臺電話語音郵件件白板辦公室5S檢查表書籍公告板業(yè)務(wù)表格格名片櫥柜目錄計(jì)算機(jī)設(shè)設(shè)備計(jì)算機(jī)文文件會議室來往信件件書柜桌子抽屜電路接線線Email5S管

理的的維維

持三、如何何做好5S55CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表缺乏評價(jià)價(jià)程序感覺5S就是“打打掃衛(wèi)生生”感覺這是是一次性性活動(dòng)…不是一個(gè)個(gè)持續(xù)的的過程不把5S看作是一一個(gè)管理理工具將5S視為其他他人的責(zé)責(zé)任將5S看得很““簡單””，每個(gè)個(gè)人都““知道怎怎么做””維持5S的常見誤誤區(qū)56CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表如何避免免常見誤誤區(qū)討論避免免5S常見誤區(qū)區(qū)的方法法57CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表5S總結(jié)5S是改善的的基礎(chǔ)目視化管管理是終終極目標(biāo)標(biāo)每個(gè)人都都有責(zé)任任，我們們每個(gè)人人都要將將5S作為個(gè)人人的目標(biāo)標(biāo)整理整頓清掃素養(yǎng)清潔58CompanyLogo辦公室5S檢查表辦公室5S檢查表謝謝大家!59CompanyLogo文件的5S整理把文件區(qū)分為為必要(有效)和不要(過期無效)的無效和不需要要的文件及時(shí)時(shí)回收或銷毀毀整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件分門別別類保存制作目錄索引引，便于查找找防潮、防塵、、防蟲定期修補(bǔ)維護(hù)護(hù)專人管理、責(zé)任分明文件管理制度度、程序使用完后及時(shí)時(shí)歸位愛護(hù)文件，節(jié)節(jié)省用紙按規(guī)定要求制制定發(fā)行文件件資料60CompanyLogo9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。12月月-2212月月-22Wednesday,December7,202210、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。23:17:0923:17:0923:1712/7/202211:17:09PM11、以以我我獨(dú)獨(dú)沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。12月月-2223:17:1023:17Dec-2207-Dec-2212、故人人江海海別，，幾度度隔山山川。。。23:17:1023:17:1023:17Wednesday,December7,202213、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。12月月-2212月月-2223:17:1023:17:10December7,202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)發(fā)，舊國見青青山。。07十二月月202211:17:10下午午23:17:1012月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月2211:17下下午12月-2223:17December7,202216、行動(dòng)出成果果，工作出財(cái)財(cái)富。。2022/12/723:17:1023:17:1007December202217、做前，能夠夠環(huán)視四周；；做時(shí)，你只只能或者最好好沿著以腳為為起點(diǎn)的射線線向前。。11:17:10下午午11:17下下午23:17:1012月-229、沒有有失敗敗，只只有暫暫時(shí)停停止成成功??！。12月月-2212月月-22Wednesday,December7,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒有。。。23:17:1023:17:1023:1712/7/202211:17:10PM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月-2223:17:1023:17Dec-2207-Dec-2212、世間間成事事，不不求其其絕對對圓滿滿，留留一份份不足足，可可得無無限完完美。。。23:17:1023:17:1023:17Wednesday,December7,202213、不知香積積寺，數(shù)里里入云峰。。。12月-2212月-2223:17:1023:17:10December7,202214、意意志志堅(jiān)堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥塊塊一一樣樣任任意意揉揉捏捏。。07十十二二月月202211:17:10下下午午23:17:1012月月-2215、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。十二月2211:17下下午12月-2223:17December7,202216、少年十五五二十時(shí)，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/723:17:1023:17:1007December202217、空空山山新新雨雨后后，，天天氣氣晚晚來來秋秋。。。。11:17:10下下午午11:17下下午午23:17:1012月月-229、楊柳柳散和和