文件與資料控制程序培訓(xùn)課程

概念理解1、為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過(guò)程所規(guī)定的途徑。2、信息及其承載媒體。3、描述質(zhì)量管理體系過(guò)程或過(guò)程某一部分的文件，解決部門(mén)間“接口”，不涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié)，是質(zhì)量管理手冊(cè)的基礎(chǔ)。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程4、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量計(jì)劃或程序文件的補(bǔ)充，以闡明具體要求為主，是使質(zhì)量管理體可能實(shí)施的關(guān)鍵信息。主要包括管理細(xì)則、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)范、操作規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范/標(biāo)準(zhǔn)、指令性文件及技術(shù)圖紙等。5、流程性文件指對(duì)某一過(guò)程中相關(guān)環(huán)節(jié)的職責(zé)、權(quán)限、先后順序、行為規(guī)范等進(jìn)行描述的文件，一般習(xí)慣上稱為作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程文件架構(gòu)質(zhì)量方針/質(zhì)量目標(biāo)質(zhì)量手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)表格/記錄文件與資料控制程序培訓(xùn)課程解讀文件架構(gòu)：一級(jí)文件：指公司綱領(lǐng)性文件質(zhì)量手冊(cè)（通常包含公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)）。二級(jí)文件：指公司主要運(yùn)作流程即程序文件。三級(jí)文件：指公司細(xì)部流程和各類技術(shù)性操作文件即作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。四級(jí)文件：指各種表單和記錄。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程文件分類一、內(nèi)部文件：指公司內(nèi)的各種文件，具體可分為體系文件如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量計(jì)劃、通用的管理性作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。二、外來(lái)文件：指公司以外的文件；包括國(guó)際/國(guó)家/行業(yè)/地方標(biāo)準(zhǔn)/法律法規(guī)、顧客提供的圖樣及要求、顧客或有關(guān)機(jī)構(gòu)指定使用的表格等。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程什么是受控文件

受控文件指按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)，并能保證收回的文件。受控文件未經(jīng)文件管理部門(mén)（文控中心）批準(zhǔn)不得復(fù)制，文件封面一般加蓋受控圖章。受控文件是“非受控文件”的對(duì)稱，凡是能夠產(chǎn)生多個(gè)修改狀態(tài)或多個(gè)版本的文件都是受控文件，也就是說(shuō)凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般來(lái)說(shuō)這些文件是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的文件，如：成本手冊(cè)、程序文件、各種規(guī)章制度、定額、標(biāo)準(zhǔn)成本、預(yù)算等。受控文件作廢時(shí)，應(yīng)從所有使用場(chǎng)合及時(shí)收回，以防止其誤用。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程受控文件的審批權(quán)限文件類型編制審核審批分發(fā)范圍質(zhì)量手冊(cè)文控中心管理者代表公司最高領(lǐng)導(dǎo)者各部門(mén)負(fù)責(zé)人程序文件各部門(mén)負(fù)責(zé)人文控中心管理者代表各部門(mén)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)各部門(mén)指定人員各部門(mén)相關(guān)人員各部門(mén)負(fù)責(zé)人相關(guān)作業(yè)單位表單記錄各作業(yè)人員各部門(mén)指定人員各部門(mén)負(fù)責(zé)人各相關(guān)作業(yè)單位文件與資料控制程序培訓(xùn)課程

文件編寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)各部門(mén)在編寫(xiě)相關(guān)的三級(jí)/四級(jí)文件時(shí)，應(yīng)以“深圳市華創(chuàng)升電機(jī)有限公司”冠名，并有統(tǒng)一正確的LOGO標(biāo)志，各相關(guān)事業(yè)部/職能中心可在本公司名稱后加上本事業(yè)部/中心的名稱或標(biāo)志，如HCS事業(yè)部可在公司名稱后面加上（HCS）以示區(qū)分。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)中文件控制的條款解讀4.2.3文件控制質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng)依據(jù)的要求進(jìn)行控制。應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：a)為使文件是充分與適宜的，文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)；b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；c)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；e)確保文件保持清晰、易于識(shí)別；f)確保組織所確定的策劃和運(yùn)行質(zhì)量管理體系所需的外來(lái)文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；g)防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程條文解釋發(fā)布——批準(zhǔn)運(yùn)用——評(píng)審更改——識(shí)別使用者——獲取外來(lái)文件——鑒別作廢——處理文件與資料控制程序培訓(xùn)課程受控文件編號(hào)一、公司文件代碼質(zhì)量手冊(cè)：QM程序文件：QP管理類作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：MD技術(shù)類作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：二、部門(mén)代碼（具體見(jiàn)本程序）備注：隨著公司的發(fā)展，如果有新增加的部門(mén)，可以流水號(hào)的形式遞增；如果部門(mén)相同，則TNC事業(yè)部的部門(mén)代碼后加（T）以示與天朗事業(yè)部區(qū)分。例：TNC品質(zhì)部可用07（T）表示。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程三、受控文件的編號(hào)規(guī)則1、公司質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為：QM-012、公司程序文件編號(hào)（見(jiàn)本程序）3、各類作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編號(hào)規(guī)則：××－××－×××流水號(hào)部門(mén)代碼文件代碼比如：來(lái)料檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：HCS-07-001文件與資料控制程序培訓(xùn)課程4、質(zhì)量記錄的編號(hào)規(guī)則：FormNo.××－××－×××－A版本號(hào)流水號(hào)年份號(hào)

（后兩位數(shù)）表單代碼（譯文）

部門(mén)代碼比如：來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告文件與資料控制程序培訓(xùn)課程5、有關(guān)技術(shù)類的相關(guān)文件如工程圖紙等可按照《工程圖紙管理工作指引》及《工程文件編碼規(guī)則和發(fā)放工作指引》執(zhí)行。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程受控文件的歸檔和標(biāo)識(shí)1、所有的流程性文件在受控前，制/修訂單位需填寫(xiě)《文件入檔申請(qǐng)單》文控中心確認(rèn)（各部門(mén)都通用的文件由文控中心確認(rèn)，各部門(mén)內(nèi)部文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)）。2、文控中心應(yīng)評(píng)估文件是否與其它文件相沖突，有問(wèn)題則反饋給文件制/修訂單位，若確認(rèn)OK則由文件制/修訂單位將附有《文件入檔申請(qǐng)單》的文件提交文控中心存檔和受控發(fā)行。3、技術(shù)類文件由制/修訂單位相關(guān)人員審批后直接交文控中心受控發(fā)行。4、文控中心應(yīng)核對(duì)各部門(mén)提交文件的編號(hào)、版本號(hào)及審批權(quán)限等是否有誤，是否有舊版或不同編號(hào)的同一文件存在，技術(shù)文件的內(nèi)容是否完整，表格格式是否正確等。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程受控文件的發(fā)放1、一級(jí)發(fā)放:文控中心根據(jù)各部門(mén)提供和確認(rèn)的文件發(fā)放范圍，在文件正本上加蓋紅色受控正本印章及當(dāng)天日期，然后復(fù)印相應(yīng)的份數(shù)后在復(fù)印件上加蓋藍(lán)色印受控副本印章和當(dāng)天日期并填寫(xiě)部門(mén)分發(fā)號(hào)發(fā)放至相關(guān)部門(mén)，正本保存于文控中心.2、二級(jí)發(fā)放：各文件接收部門(mén)在《受控文件發(fā)放/回收表》上簽名并將舊版本（如有）文件交回文控中心，并將本部門(mén)受控文件發(fā)放到相應(yīng)的二級(jí)作業(yè)場(chǎng)所，同時(shí)建立相應(yīng)的發(fā)放記錄。3、受控文件如需發(fā)放至外部人員或機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)由文控中心批準(zhǔn)方可外發(fā)，并加蓋藍(lán)色UNCONTROLLEDCOPY印章。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程受控文件的使用1、各文件使用部門(mén)必須確保在使用處獲得有效版本的適用文件并傳閱至相關(guān)人員，必要時(shí)可組織培訓(xùn)。任何部門(mén)或個(gè)人不得私自復(fù)印受控文件。如各文件使用部門(mén)在文件使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)與現(xiàn)行操作不符,應(yīng)立即向主管單位以書(shū)面形式提出并傳遞給文控中心,以便于對(duì)文件及時(shí)進(jìn)行修改。2、各文件使用單位必須確保所使用的文件只能是文控中心加蓋藍(lán)色”受控印章”的副本,受控文件應(yīng)保持清晰、便于識(shí)別、易于查找，不得私自進(jìn)行涂改。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程受控文件的保管1、受控文件正本保存于文控中心，并建立《受控文件目錄表》，記錄現(xiàn)行控制的所有文件與資料，并及時(shí)更新此表，以確?，F(xiàn)行受控文件的正確性。2、文件由于換版等原因需作廢時(shí)，制/修訂部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《作廢文件通知單》按審批程序執(zhí)行，若為流程性指導(dǎo)性的文件作廢需交文控中心確認(rèn)，文控中心記錄于《當(dāng)日作廢改版需退回文件》中，然后將《作廢文件通知單》發(fā)放至使用部門(mén)，收回舊版本文件。文控中心每月初更新《作廢資料目錄表》。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程3、文控中心在作廢文件正本上蓋“文件作廢”章并保存，作廢副本由文控中心統(tǒng)一銷毀。4、文控員及各部門(mén)文員須定期整理所受控的文件，各部門(mén)發(fā)放到現(xiàn)場(chǎng)的文個(gè)把必須在其文件目錄中得到識(shí)別。5、各部門(mén)文件與資料的管理a.各部門(mén)及文控中心必須對(duì)公司的文件和資料嚴(yán)格保密，任何人非工作需要不得私自復(fù)制或提取，如果因工作需要將文件帶離公司，需經(jīng)部門(mén)最高負(fù)責(zé)人書(shū)面同意.文件與資料控制程序培訓(xùn)課程b.外來(lái)人員、非本部門(mén)人員、本部門(mén)非授權(quán)相關(guān)工作人員不得跨部門(mén)非法提取公司任何資料，若工作需要可按本程序要求向文控中心申請(qǐng)；文件管理人員應(yīng)做好防盜、防曬、防雨及用電安全工作，保持室內(nèi)整齊和清潔；文件簽收、查閱人員只限在規(guī)定區(qū)域范圍內(nèi)作業(yè)。c.文件資料員須做好防盜、防曬、防雨及用電安全工作，保持室內(nèi)整齊和清潔。d.各部門(mén)文員針對(duì)文控中心發(fā)放的受控文件,在本部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行二級(jí)發(fā)放時(shí)應(yīng)建立相應(yīng)的《文件發(fā)放/回收表》和《受控文件目錄》及《受控文件發(fā)放一覽表》。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程受控文件的借閱

原則上文控中心的所有受控文件不得隨便借閱，所實(shí)在因工作需要而本部門(mén)又沒(méi)有申請(qǐng)此文件的發(fā)放，可書(shū)面申請(qǐng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后在《文件借閱登記表》上簽名確認(rèn)。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程受控文件的換版與換頁(yè)修改1、受控文件不允許在文件上直接涂改，應(yīng)采取換頁(yè)或換版的方式進(jìn)行，文件修改時(shí)需在“修改履歷”中選擇修改版本/頁(yè)次。2、文件的修改應(yīng)由原制訂部門(mén)或主要相關(guān)部門(mén)進(jìn)行，對(duì)涉及范圍較大的文件應(yīng)采用換版的方式，如修改內(nèi)容影響總頁(yè)數(shù)的三分之一或修改次數(shù)超過(guò)5次時(shí)（不含“修改履歷”）應(yīng)采用換版方式。版本修改需修改封面頁(yè)。3、對(duì)于小范圍的修改，對(duì)于修改內(nèi)容影響頁(yè)數(shù)小于等于總頁(yè)數(shù)三分之一時(shí)，可采用換頁(yè)的方式。頁(yè)次修改時(shí)，應(yīng)在文件修改履歷表內(nèi)注明修改內(nèi)容、修改人、及修改日期等相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)在“版本/頁(yè)次”欄內(nèi)加注更換序號(hào)（如：D2表示該頁(yè)D版的第2次修改）。修改頁(yè)次需注明修改頁(yè)數(shù)（第幾頁(yè)修改）及簡(jiǎn)單注明修改內(nèi)容，并將修改內(nèi)容頁(yè)與“修改履歷”一同拿去給相關(guān)人員簽字審核審批，頁(yè)次修改可不需修改封面頁(yè)，文件發(fā)放可采用抽頁(yè)換頁(yè)方式。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程4、受控文件修改完成后，應(yīng)按照《受控文件制訂、審批權(quán)限一覽表》的要求進(jìn)行審批，當(dāng)“修改履歷”內(nèi)容較多時(shí)，可保留最新一頁(yè)“修改履歷”。5、各部門(mén)如需修訂通用表格,需將本部門(mén)修改的草稿交于文控中心確認(rèn)，由文控中心評(píng)估其它部門(mén)是否需要修訂,如不適用其它部門(mén)，則將修改后的表格編號(hào)改該部門(mén)編號(hào)。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程外來(lái)文件的控制1、所有客戶標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、要求，由相關(guān)人員填寫(xiě)《文件入檔申請(qǐng)單》，按《文件制訂、審批權(quán)限一覽表》審批后，交由文控中心統(tǒng)一蓋受控文件印章，并按《受控文件發(fā)放一覽表》發(fā)放。通用標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)際、國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)、安規(guī)及認(rèn)證資料等需經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，交文控中心管理，必要時(shí)受控發(fā)放。2、除以上外來(lái)文件外，其它外來(lái)文件須經(jīng)本公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、審批后，交由本部門(mén)文員統(tǒng)一管理。3、文控中心須建立《外來(lái)文件目錄》，并記錄在《受控文件目錄表》中。文件與資料控制程序培訓(xùn)課程4、外來(lái)文件的借閱各部門(mén)相關(guān)人員如需借閱外來(lái)文件，須填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》并在“備注”欄中注明“借閱”字樣，經(jīng)文控中心或經(jīng)理級(jí)以上負(fù)責(zé)人審批后交文控中心，重要文件的借出,需填寫(xiě)《重要文件申請(qǐng)單》,并交總經(jīng)辦審批,文控中心憑《文件申請(qǐng)單》/《重要文件申請(qǐng)單》借出，并在《文件借閱登記表》上做好記錄。外來(lái)文件的借閱不得超