出差管理制度

出差管理制度文件類別：管理制度文件編號：HR-004起草部門：人力資源部執(zhí)行部門：公司全體制度主旨：節(jié)約、控制成本，提高出差效率的原則，為統(tǒng)一、規(guī)范出差流程管理，明確出差費用預算出差管理制度1總則1.1目的本著節(jié)約、控制成本，提高出差效率的原則，為統(tǒng)一、規(guī)范出差流程管理，明確出差費用預算，特制定本制度。1.2適用范圍適用于公司全體員工。1.3定義出差：公司員工因公務(wù)、培訓、會議等非個人原因，經(jīng)正式批準，須離開工作常駐地超過24小時（含）以上的行為，員工的工作常駐地由人力資源部和各部門共同確定，并送財務(wù)部備查。外勤：公司員工經(jīng)正式批準，須離開工作常駐地辦理公務(wù)，可當日返回的情形稱為外勤，外勤外出審批手續(xù)與出差手續(xù)相同。1.4差旅費開支范圍包括：城市間交通費、住宿費、餐補、市內(nèi)交通費。城市間交通費和住宿費在規(guī)定標準內(nèi)憑據(jù)報銷，出差/外勤補助實行定額包干。2出差申請2.1出差/外勤人員必須填寫《出差/外勤申請單》，待部門領(lǐng)導批準后方可出差。（見表一：審批層級表）若未按規(guī)定及時填寫，影響公司其他工作正常開展的，公司將視情節(jié)輕重進行考核。（見附件一：《出差/外勤申請單》）表1審批層級表出差人職務(wù)3天以內(nèi)審批人3天以上審批人總經(jīng)理/執(zhí)行總經(jīng)理總裁（董事長）總裁（董事長）總監(jiān)、部門經(jīng)理總經(jīng)理/執(zhí)行總經(jīng)理總裁（董事長）主管、主任部門經(jīng)理總經(jīng)理/執(zhí)行總經(jīng)理其他人員主管、主任部門經(jīng)理2.2人員出差時間達到七個工作日以上，須辦理工作授權(quán)，在出差前一個工作日填寫好《工作授權(quán)書》提交至公司人力資源部備案，以便正常工作的持續(xù)開展。（見附件二：《工作授權(quán)書》）2.3為實現(xiàn)公司對差旅費用的統(tǒng)一管理，公司人力資源部已在攜程網(wǎng)、藝龍網(wǎng)、去哪兒網(wǎng)注冊成為會員?？蔀槌霾钊藛T預訂機票(含航空意外險)、酒店提供方便，同時實現(xiàn)公司對差旅費用的有效控制。公司要求每一位出差人員機票、酒店必須通過人力資源部進行網(wǎng)上預訂，酒店預訂優(yōu)先選擇經(jīng)濟快捷型酒店，以團購價優(yōu)先。如不能滿足工作需要可自行預訂，但不得超過本制度中規(guī)定級別的開支標準，否則超過部分自行承擔?；疖嚻?、汽車票、輪船票由出差人員自行購買并妥善保管。2.4出差人員在出差前，至少需提前5個工作日告知人力資源部出差目的地等詳細信息，以便有足夠時間訂購機票與酒店。出差人員在出差前一個工作日到人力資源部處獲取機票和酒店等相關(guān)信息。3出差報告出差報告制度是指員工經(jīng)公司相應(yīng)領(lǐng)導批準出差后返回公司，對此次出差的情況以書面的形式進行總結(jié)匯報的制度。3.1出差人員返回后，必須以書面的形式提交出差報告。（附件三：出差報告）3.2出差報告采用上行匯報制度，即出差申請人的直屬主管為出差報告的聽取人。3.3出差報告上應(yīng)詳細寫明此次出差的成果及跟進事項。報告聽取人應(yīng)對報告進行認真聽取及評估，對報告中反映的問題提出處理意見，或安排相應(yīng)的跟進措施，以便提高出差效率。4城市間交通費開支標準4.1出差人員交通工具的使用須嚴格按照公司的標準執(zhí)行，未按標準執(zhí)行者，超出部分的費用將自行承擔。（見表二城市間交通費開支標準）表2交通費開支標準職務(wù)飛機火車輪船長途大巴商務(wù)艙經(jīng)濟艙軟臥硬臥硬座董事長、總經(jīng)理、執(zhí)總、總監(jiān)、經(jīng)理須董事長批準√√√√二等艙√主任、主管×T＞8，須董事長批準須董事長批準T＞4T≤4三等艙√其他人員×T＞8，須董事長批準×T＞4T≤4三等艙√4.2出差人員乘坐飛機要從嚴控制，出差路途較遠(連續(xù)乘火車超過8小時以上或出發(fā)地與到達地相隔800公里以上)或出差任務(wù)緊急的，經(jīng)董事長批準方可乘坐飛機經(jīng)濟艙。4.3出發(fā)地與到達地相隔400公里以上，或從當日晚8時至次日晨7時乘車6小時以上的，可根據(jù)級別乘坐火車臥鋪。4.4部門經(jīng)理級別以上人員（含）出差，因工作需要，隨行一人可以乘坐火車軟臥或輪船二等艙、飛機經(jīng)濟艙。5出差費用支出/補助標準:5.1公司根據(jù)全國各類城市等級劃分標準及經(jīng)濟發(fā)展水平和物價水平，分別確定各級別人員的住宿、用餐、市內(nèi)交通費用開支標準上限。超標準部分將自行承擔。（見表三出差費用支出/補助標準）職務(wù)出差費用支出/補助標準（人/天）一類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)住宿餐補交通費住宿餐補交通費住宿餐補交通費董事長、總經(jīng)理、總監(jiān)、經(jīng)理400505040050503504030主任、主管260505024050402204020其他人員200505018050301604020地區(qū)類別:一類地區(qū)廣東、福建、海南、西藏、上海、北京、新疆。二類地區(qū)天津、重慶、河北、山西、內(nèi)蒙、遼寧、吉林、江西、河南、湖北、湖南、廣西、貴州、江蘇、浙江、安徽、青海、寧夏、四川、山東、黑龍江。三類地區(qū)省內(nèi)5.2當兩個或兩個以上的人員出差時，除男女有別可分開住宿外，無特殊情況不可單人住單間，訂房均以標準間為主。5.3當兩個或兩個以上同性不同崗位級別人員同住一間房間時，以崗位級別高的人員住宿費用可報銷額度作為標準，不累加住宿人員可報銷額度。5.4當兩個或兩個以上不同級別人員同住一家酒店時，低級別人員的住宿標準不得超過同行人員中最高級別人員的可報銷額度。若高級別人員提前離開出差地，其余人員則須按規(guī)定的級別標準執(zhí)行。5.5外勤補助標準：公司員工因業(yè)務(wù)需要而出外勤期間除正常報銷往來交通費外，可享受每日30元餐補及市內(nèi)交通費30元的開支標準上限（自帶交通工具前往不予發(fā)放）。5.6出差期間的招待費應(yīng)嚴格控制，除經(jīng)理(含)以上人員，一般人員出差不應(yīng)發(fā)生招待費。經(jīng)理（含）以上人員在出差期間發(fā)生招待費應(yīng)執(zhí)行公司業(yè)務(wù)招待費管理制度的相關(guān)申請和報銷程序。5.7因工參加會議者，若會議統(tǒng)一安排食宿，則按照會議的統(tǒng)一食宿標準實報實銷，并按本標準報銷交通費，不享受出差補助；不統(tǒng)一安排食宿的，會議期間和在途期間的住宿費、交通費、出差補助均按本標準執(zhí)行。6費用預借與報銷6.1出差/外勤人員可預借一定數(shù)量的現(xiàn)金，但必須出示經(jīng)批準的《出差/外勤申請表》。預借現(xiàn)金按公司財務(wù)臨時借款審批程序辦理，在費用報銷時一次結(jié)清。6.2出差/外勤一人以上的，為便于財務(wù)進行費用審核，減少重復對應(yīng)，由其中一人負責向財務(wù)部辦理費用預借和報銷手續(xù)。6.3預借金額可根據(jù)出差人數(shù)、預計出差天數(shù)和上述費用開支標準計算，經(jīng)有權(quán)審批人批準后，到財務(wù)部辦理預借手續(xù)。凡出差費用預借金額超過5000元以上的，應(yīng)作出書面預算明細，且提前一至兩天通知財務(wù)部，以便做好現(xiàn)金準備。6.4人員出差/外勤結(jié)束后須在回到工作崗位的七個工作日內(nèi)，及時辦理出差/外勤費用報銷手續(xù)。包括：經(jīng)批準的《出差/外勤申請單》；會議或培訓類的出差，應(yīng)附上《會議/培訓通知書》，按費用項目填寫的費用報銷明細表（見附件四費用報銷明細表），城市間交通費、住宿費正式發(fā)票；出差/外勤補助費相關(guān)票據(jù)（餐費、交通費均可）。6.5若因個人原因延誤報銷，公司將不予受理報銷事宜，所有出差/外勤費用自行承擔。6.6出差/外勤人員在費用報銷過程中需持出差/外勤所在地工作時段的各類票據(jù)、財務(wù)部嚴格依照各項費用標準進行費用核報，不得突破上限，不得損公肥私，牟取私利，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責任。7附則7.1出差期間因工作需要而延長出差時限的，出差人員須立即向上級領(lǐng)導上報申請。因病或其他不可抗力因素需要延長出差時限的，出差人員需及時上報上級領(lǐng)導并在出差結(jié)束后回到工作崗位后一個工作日內(nèi)提供相關(guān)證明；如未在規(guī)定時間內(nèi)提供相關(guān)證明者，公司將不予報銷延長出差時間所產(chǎn)生的差旅費用。7.2工作