3225-一個(gè)懶人的電腦文件夾整理懶辦法

一個(gè)懶人的電腦文件夾整理懶辦法

1、把未完成事項(xiàng)、庫(kù)存文檔和參考資料三類文檔分開(kāi)。

我之前建議過(guò)，最好設(shè)置一個(gè)文檔暫存區(qū)，把最近正在用的文件都丟進(jìn)去，先別著急整理。

暫存是為了給整理贏得時(shí)間，一段時(shí)間之后，暫存區(qū)或者說(shuō)收納區(qū)滿了，文件都快漫出桌面的邊界了，這時(shí)候怎么辦?應(yīng)該如何規(guī)劃自己的文件系統(tǒng)?

我為大家介紹一種辦法，你只需隨意動(dòng)動(dòng)手，就可以快速清理管理電腦文件。

首先，大家應(yīng)當(dāng)把待整理的文件分為三個(gè)大類。1、待處理文件。2、庫(kù)存文檔。3、參考資料。

待處理文件。

就是最近工作涉及的文件，可能隨時(shí)會(huì)修改變更，也可能隨時(shí)會(huì)有新的議程、講話、名單等文檔進(jìn)來(lái)。這些文件就讓他們老實(shí)呆在“收納區(qū)”好了，晚點(diǎn)再去管他。我一般就把這類文件直接扔在桌面上，講究一點(diǎn)的，可以在桌面上建一個(gè)“近期文檔”的文件夾。

文件放在桌面，這樣可以隨時(shí)警告自己，要盡快的處理，留給自己一個(gè)清潔的桌面，而且經(jīng)常會(huì)腦子里已經(jīng)把一個(gè)事忘了，看到待處理的文件，一個(gè)機(jī)靈馬上又想起來(lái)了。

如果你和我一樣把桌面當(dāng)成收納區(qū)，從實(shí)用性和美觀程度考慮，桌面盡可能不要放太多快捷方式，同時(shí)建議你將最常瀏覽的一些文件夾的快捷方式發(fā)送到桌面。假如你安裝了很多軟件，那么軟件的快捷方式則應(yīng)使用桌面整理工具管理，比如“Executor”、“小Q書(shū)桌”、"牛牛桌面"、"HDShortcutter"之類的另外，最最常用的軟件應(yīng)固定到任務(wù)欄，比如瀏覽器。

庫(kù)存文檔。

就是一段時(shí)間以來(lái)，已經(jīng)結(jié)項(xiàng)工作的相關(guān)文件。開(kāi)完的會(huì)、定稿的文件等等，一般來(lái)講這些文件不會(huì)再更新了，但又有保存的必要，這些文件就可以集中整理到庫(kù)存文件庫(kù)中去。

參考資料。

其實(shí)也是已經(jīng)處理完的文件，但是和庫(kù)存文件不同的是，庫(kù)存文檔打開(kāi)的幾率不大了，為的是不怕一萬(wàn)就怕萬(wàn)一。而參考資料可能還要頻繁調(diào)用，最好放在專門的文件夾里，免得在庫(kù)存資料里翻來(lái)翻去耽誤時(shí)間。

比如什么介紹新的模板啦、證明的模板啦、議程的模板啦、通訊錄啦、領(lǐng)導(dǎo)基本信息啦、本單位的重要數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)啦等等，三五天時(shí)不時(shí)就要打開(kāi)，那就放到專門的參考資料庫(kù)里。

接下來(lái)，三類文件怎么分心里大致有譜了，怎么建文件夾呢?

待處理的好說(shuō)，前面已經(jīng)提到，讓他們躺在桌面上好了;參考資料也好說(shuō)，單建個(gè)參考資料文件夾，按“基本信息”“數(shù)據(jù)”“文件模版”等丟進(jìn)去就好;關(guān)鍵是這個(gè)庫(kù)存文檔，占了大頭，里面細(xì)分要花些心思。我提供幾種橫向縱向劃分思路：

按部門分。

比較適合聯(lián)系工作面比較廣的同志。比如某領(lǐng)導(dǎo)在市里分管農(nóng)業(yè)、畜牧、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、水利等工作，那么協(xié)助這位領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的辦公室同志，電腦里的庫(kù)存文件也應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的分管部門劃分，農(nóng)業(yè)局相關(guān)文件、水利局相關(guān)文件等等，一目了然、互不干擾。

按時(shí)間分。

比較適合做專項(xiàng)工作的同志。比如某位同志在辦公室管文字工作，主要任務(wù)就是寫稿改稿，那么把稿子按類別分其實(shí)意義不大，不如就按照時(shí)間線來(lái)捋，1月、2月、3月等等，邏輯也算清楚。

按工作內(nèi)容分。

比較適合工作事項(xiàng)雜，或者是做綜合工作的同志。我在綜合部門的時(shí)候，常常要聯(lián)絡(luò)全單位80多個(gè)部門，文件夾按部門分那絕對(duì)是不可能完成的任務(wù);按月份，也不現(xiàn)實(shí)，文件類型雜七雜八，有議程、有講話、有通訊錄，有調(diào)研、有大會(huì)、有會(huì)見(jiàn)，放到一起相當(dāng)于沒(méi)整理。這時(shí)最好就根據(jù)自身分工的實(shí)際，按工作的條塊來(lái)規(guī)劃文件系統(tǒng)，分為對(duì)外聯(lián)絡(luò)、大型活動(dòng)、重要會(huì)議、調(diào)研活動(dòng)、來(lái)訪接待等等。

2、層級(jí)太多是在給自己挖坑。

很顯然，文件系統(tǒng)建立起來(lái)后，其實(shí)總是處在動(dòng)態(tài)的變化中的。每過(guò)一段時(shí)間，總會(huì)有大量原本在“收納區(qū)”的文件排隊(duì)被分配到各個(gè)文件夾。

當(dāng)一個(gè)子目錄中的文件過(guò)多時(shí)，你就應(yīng)該繼續(xù)往下建立子目錄，因?yàn)?，一個(gè)文件夾中如果文件超過(guò)100個(gè)的話，查找會(huì)比較費(fèi)勁，還是得依靠文件檢索工具，這樣就有違分類的初衷，必須得往下分類。

但這里有一個(gè)悖論，分類的細(xì)化就意味著層級(jí)增多。層級(jí)越多，瀏覽的效率就會(huì)越低，所以整個(gè)結(jié)構(gòu)最好控制在三級(jí)以內(nèi)。所以應(yīng)對(duì)的辦法就是腦子里應(yīng)該有根弦，寧愿多增加一些橫向的文件夾，也要盡量控制縱向的層級(jí)數(shù)。

還需注意，越常用的類別文件，級(jí)別就應(yīng)該越高，原因很明顯，層級(jí)高意味著可以更快的訪問(wèn)，你可以選擇將目錄的層級(jí)上調(diào)，或者發(fā)送這個(gè)目錄的快捷方式到桌面。

正如設(shè)立“收納區(qū)”的原理一樣，分類整理是必須的，但分的太細(xì)太多絕對(duì)不是一件好事，所以我建議任何大目錄下建議都建立一個(gè)名為“其他”的文件夾，這個(gè)文件夾存放兩類文件：

一是實(shí)在不好分類的文件;二是只有一兩個(gè)文件，不值得再建立新的子目錄保存，所以暫時(shí)存放在“其他”里。

3、習(xí)慣才是最重要的。

我上面說(shuō)的都是“想”這個(gè)層面的事，但每個(gè)人內(nèi)心都知道，整理的關(guān)鍵其實(shí)不在于怎么安排規(guī)劃，而在于是否能夠持之以恒的落實(shí)和執(zhí)行之前設(shè)計(jì)的規(guī)劃，想的再好，即使用“中圖法”去分類文件夾，做不到也是屁用沒(méi)有。

我小時(shí)候是這方面的典型負(fù)面案例。小我有一個(gè)很大的書(shū)柜，我爸很愛(ài)給我買書(shū)，書(shū)柜里很快都塞滿了我自己的書(shū)，各種童話大王、各種漫畫(huà)、各種百科，很快這個(gè)書(shū)柜就成了家里的衛(wèi)生死角。

我懷著對(duì)圖書(shū)檔案學(xué)的朦朧好感，飽含雄心壯志打算把書(shū)柜整理成環(huán)境優(yōu)美、秩序井然、分類科學(xué)、取用便捷的家中典范。

第一步，先把所有書(shū)籍統(tǒng)統(tǒng)推到地上，把書(shū)架空出來(lái);

第二步，對(duì)已有書(shū)籍進(jìn)行分類，文學(xué)、科學(xué)、教材、工具等等十幾個(gè)門類;

第三步，初略統(tǒng)計(jì)每一門類書(shū)籍的大致數(shù)量;

第四步，根據(jù)書(shū)籍門類和數(shù)量對(duì)書(shū)柜進(jìn)行分區(qū)，確定每個(gè)格子書(shū)籍類別;

第五步，制作一批小紙條，認(rèn)認(rèn)真真的在上面寫上文學(xué)、科學(xué)、教材等字眼;

第六步，把小紙條貼在相應(yīng)的書(shū)柜格子上;第七步，把地上的書(shū)按類別上架。

經(jīng)過(guò)這一系列對(duì)六七歲的我來(lái)說(shuō)絕對(duì)算得上浩大的工程之后，果然一個(gè)環(huán)境優(yōu)美、秩序井然、分類科學(xué)、取用便捷的書(shū)柜誕生了。

故事并沒(méi)有完，現(xiàn)實(shí)的殘酷在于，大概每過(guò)半年，書(shū)柜又一次成為家中的衛(wèi)生死角，這樣的浩大工程只能重新來(lái)過(guò)。很快，小我對(duì)這樣沒(méi)有盡頭的工作就失去了耐心，書(shū)柜的環(huán)境從此一蹶不振。

小我的問(wèn)題在哪?當(dāng)然不在于文件系統(tǒng)的謀劃和分類，他已經(jīng)做到了他所能達(dá)到的最高境界。問(wèn)題在于，文件系統(tǒng)建立后，他沒(méi)有定期整理的習(xí)慣和意識(shí)，指望畢其功于一役，那肯定是行不通的，文件系統(tǒng)只能定期走向崩潰。

所以我的建議是，一定要形成自己固定整理文件的周期，這個(gè)周期最好不要超過(guò)一個(gè)月。

比如辦公室經(jīng)常會(huì)值夜班，我所在單位大概兩周一次夜班，這個(gè)夜班就是我自己的整理時(shí)間。利用夜深人靜的時(shí)候，把積攢了兩周文件的“收納區(qū)”來(lái)一個(gè)大掃除，該處理的盡快處理，該刪除的果斷刪除，該歸檔的按類別歸檔，目標(biāo)是恢復(fù)一個(gè)空空蕩蕩的“歸納區(qū)”。

要強(qiáng)調(diào)的是，和紙質(zhì)文件一樣，電子文檔也需遵循“斷舍離”的原則。對(duì)于資料來(lái)說(shuō)，最重要的是了解你存儲(chǔ)的資料對(duì)你是否有用。如若不能吸收轉(zhuǎn)化為知識(shí)能力，資料再多也不能體現(xiàn)其價(jià)值，而且會(huì)讓你的文件過(guò)于繁雜，因此定期清理無(wú)用