時間管理之如何安排好每天的時間技巧課件

時間管理名人名言

盛年不重來，一日難再晨，及時當勉勵，歲月不待人。

——陶淵明

凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不是利用時間的能手。

——華羅庚

放棄時間的人，時間也會放棄他。

——莎士比亞

你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構成生命的材料。——富蘭克林

時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能管理。

——彼得杜拉克名人名言什么是時間管理■概念——由于時間所具備的基本特性，所以時間管理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標?！鼋Y論——通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。一、時間管理的基本概念案例分析有效時間管理的五個步驟明確你的價值觀確定你的目標對你的目標按優(yōu)先級別排序明確你的任務對任務按優(yōu)先等級排序時間管理的步驟

——價值觀金錢權利自我實現(xiàn)價值觀、目標與任務■請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產(chǎn)能建立伙伴關系防患于未然不重要C（細沙型的事務）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務）一些可做可不做的雜事一些不必要的應酬有趣的活動七、分清工作的輕重緩急1、我們的問題在哪里■時間的浪費——電話干擾，陪同煲粥——會而不議，議而不決——不速之客，禮節(jié)陪聊——回復信件，斟字酌句——外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）B、餐飲服務C、社會化程度三、時間管理1、我們的問題在哪里■時間的浪費——某項調查數(shù)據(jù)結果（１天）三、時間管理睡眠8.05小時用餐1.31小時瑣事0.55小時工作7.34小時交際0.39小時休息0.45小時娛樂0.31小時上下班交通0.73小時讀書報雜志0.42小時處理家務事0.26小時興趣的工作0.37小時音樂或電視2.51小時與朋友聊天1.11小時1、我們的問題在哪里■時間陷井——情不自禁——事必躬親——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無為三、時間管理國外學者對某跨國公司總部人員的跟蹤調查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時；行政管理人員每周會議20小時。心理學家指出：恢復思路平均時間為３－５分鐘日本學者關于時間浪費的調查

“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，即每天50—60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。三、時間管理時間管理的原則■時間進度表制定原則——實際花費的時間總比預計的長■突發(fā)性事件應付原則——為突發(fā)事件預留處理時間■日常性事務維護原則——做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎工作■時間被占用說不原則——過度熱心腸者的良藥三、時間管理走出觀念上的誤區(qū)■高效率就是高效益——快就一定好嗎？——方向錯誤和方法不當■鑒別問題比進一步解決問題容易——想明白了再行動■找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素——管理上有捷徑可走嗎？三、時間管理三、時間管理時間管理的八大法寶■樹立時間價值觀理念變革■結構流程優(yōu)化組織前提■工作環(huán)境“５Ｓ”準備工作■工作的計劃性目標管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級■并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學■工作任務轉移授權與借力■學會說“不”

拒絕的學問案例：時間管理■韻律原則——“韻律原則”包括兩個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習慣等。

三、時間管理1、提高你的時間管理技能■做個時間管理的高手——學會從事務型工作中解脫出來——有效地計劃與安排自己的時間——找到節(jié)約時間的措施——學會積零成整——實行交叉“輪作”——提高“復種”指數(shù)——整批使用時間——應付意外事件——分身有術四、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■準備之二：臨時準備（5）——明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序——將相關的工作列在一起——把工作計劃放到隨時可見的地方——每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘——做好正式工作前的準備工作四、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■要培養(yǎng)的好習慣（7）——利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時間——把最困難的事放在效率最高的時候——利用零碎時間處理例行性事務——午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會——休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——報刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顧與總結四、時間管理的基本策略2、應該記住的20條實用方法■與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應變能力（4）——站著接待一向健談的來訪者——從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者——管理電話：主動撥號/與被動接聽——如遇瑣事纏身能快速擺脫3、經(jīng)理人員的時間管理■抓大放小/充分授權4、秘書人員的時間管理■認清自己的角色和職責四、時間管理的基本策略工作環(huán)境“５Ｓ”■不同層次員工的準備工作☆金領高管的準備工作Ａ、整體工作目標Ｂ、階段性工作規(guī)劃Ｃ、下級狀況備忘錄Ｄ、用好秘書這個幫手☆白領階層的辦公室“５Ｓ”Ａ、工作計劃表Ｂ、常用文件及工具書Ｃ、柜子及辦公室桌清理Ｄ、相關人員通訊錄☆藍領員工的作業(yè)現(xiàn)場管理五、基礎工作與有備無患日常價值法控制時間■工作中的現(xiàn)象——我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些人和事都需要你耗費時間來處理。——你將如何應對？——是堅持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應？■通常的表現(xiàn)——有明確標準的，快速決斷——沒明確標準的，依據(jù)直覺感受五、基礎工作與有備無患浪費時間的大敵■工作目標不明確——你為什么工作——你要達到什么目的■工作沒有計劃性——工作千頭萬緒——眉毛胡子一把抓——被動工作和生活——跟著感覺走工作目標及其計劃性2、時間管理第一法則■目標管理與工作的計劃性——工作方法三段論六、工作目標及其計劃性目標方法行動計劃

計劃是從目標到方法的橋梁3、明確工作目標■怎樣制定工作計劃——年度計劃——季度計劃——月度計劃——周計劃——每天工作任務工作計劃表要素：——序號——任務內(nèi)容——擬完成時間——相關責任人——檢查監(jiān)督人——備注六、工作目標及其計劃性目標體系的SMART原則

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S-Specific具體，不能籠統(tǒng)；

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M-Measurable可度量，

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A-Attainable可實現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標。

■R-Realistic現(xiàn)實性，指目標是實實在在的。

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T-Timebound時限，完成目標的期限。工作目標及其計劃性“80、20”法則運用■先做最重要的事情

你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結論：做重要的少數(shù)事情分清工作的輕重緩急工作任務轉移■學會授權與借力——依據(jù)企業(yè)管理的組織原則——遵照公司崗位職責和權限——合理分權為授權的前提——非指揮權限關系的借力——依靠個人非職務影響力■注意事項——授權有度，控權有方——借力要適當，注重實效時間管理的統(tǒng)籌技巧學會說“不”■拒絕的學問——靈活運用日常價值法——快速反應，馬上決斷——注意國人的“講面子”——婉言謝絕，而非強力拒絕——動之以情，曉之以理——提供良好的建議時間管理技巧的具體應用時間的特性決定了人永遠無法直接管理時間根本手段是通過合理利用時間提高工作效率，相對節(jié)約時間和完成更多的任務時間管理的八大法寶（理念、原則、方法）