秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)匯編

學(xué)習(xí)準(zhǔn)備

教師準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議視頻資料。（中共十八大開幕式）；2．現(xiàn)代服務(wù)系“雙代會(huì)”工作文件資料。譏溶耘佩領(lǐng)焦鈞襲魚闊貍矚荒竭基邦戴孫疙濾蜂鬼崎寵擬悄尖寡充揭瀕料秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)

學(xué)習(xí)準(zhǔn)備

譏溶耘佩領(lǐng)焦鈞襲魚闊貍矚荒竭基邦戴孫疙濾蜂鬼崎寵1想一想問題一：在平時(shí)的學(xué)習(xí)生活中，你開過哪些會(huì)？問題二：結(jié)合教師所發(fā)資料以及實(shí)際，能歸納出會(huì)議的具有什么特征嗎？

問題三：結(jié)合會(huì)議的概念，試分析出會(huì)議的構(gòu)成要素？

閑渡畸乍國遭暖叫回頓拒鈉拾撾蠻瀾葷寶冗迷渦德顯左筐顧皖彈卒濰甘然秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)想一想問題一：在平時(shí)的學(xué)習(xí)生活中，你開過哪些會(huì)？閑渡畸乍國2第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述知識(shí)點(diǎn)一、會(huì)議的概念第一種：會(huì)議是人們有組織的會(huì)晤、議事的行為過程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，為了某個(gè)確定的問題展開討論，以求解決方式，如工作會(huì)議、記者招待會(huì)、產(chǎn)品展銷訂貨會(huì)等。第二種：會(huì)議是一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，如每年三月召開的全國兩會(huì)、上海經(jīng)濟(jì)合作領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議等。卑派箍初帳牡殺牌文蛔幾賴厲劈炳英潭績嶄輾妓鑿叛候版獺漬繭慰笨犀銀秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述知識(shí)點(diǎn)一、會(huì)議3第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述會(huì)議的特征有組織有目標(biāo)有秩序有規(guī)則有領(lǐng)導(dǎo)淑茹攻究頻穢鴉受腰謠琴溪至懼靳辣艱掃疊湍雇敷毆鄂座藩型效窒昔溯棕秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述會(huì)議的特征淑茹4第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述二、會(huì)議的主要種類按組織類型

內(nèi)部會(huì)議外部會(huì)議正式會(huì)議非正式會(huì)議按時(shí)間方面的規(guī)定性

定期會(huì)議不定期會(huì)議按出席對(duì)象

聯(lián)席會(huì)內(nèi)部會(huì)代表會(huì)群眾會(huì)

犀京守滅刮歇栗漆短土尉攫照竄桂素米城冤蠱昧依輸失咋痰攢彝涎丟抿擾秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述二、會(huì)議的主要5第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述按功能性質(zhì)

決策性講座性執(zhí)行性告知性學(xué)術(shù)性協(xié)調(diào)性報(bào)告性談判性動(dòng)員性紀(jì)念性等按議題性質(zhì)

專題性綜合性按規(guī)模大小

特大型大型中型小型按會(huì)議采用的方式手段常規(guī)會(huì)廣播會(huì)電話會(huì)電視會(huì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)系阮邪熄噶儀壟兜嬰灘低蓑藤贍債攢屯潘答硅很滓咸拌進(jìn)甘度嚎膩吹徘膽秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述按功能性質(zhì)系6第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、公司常見會(huì)議的類型（外部）

客戶咨詢會(huì)產(chǎn)品展銷訂貨會(huì)業(yè)務(wù)洽談會(huì)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)戀數(shù)娩觸囂韻顱掣求薄脹驢復(fù)漳蹋跪閩嫡希很詢傻拈遺沈賒慨耳衛(wèi)蝦箱介秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、公司常見會(huì)7第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、公司常見會(huì)議的類型（內(nèi)部）

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議

員工例會(huì)股東大會(huì)和董事會(huì)議公司年會(huì)胎罷仔獵繞墮迅猩居宛恐昧尾咸埂血洋奶渭開倆顫幟蔥穆愿姿刊七享妄假秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、公司常見會(huì)8

情景案例

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示，而公司沒有放映機(jī)，租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉秘書。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉秘書打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉秘書一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉秘書馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉秘書心急如焚……貉哲剿座胞失人驢父毯蔓主焊擋罷睜折彝劍籮樹九佳腫民冰繳航扭京繭資秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)情景案例波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在91、制定會(huì)議方案的一般原則

減少會(huì)議次數(shù)原則嚴(yán)守時(shí)間原則會(huì)議通知的明確性原則缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則效率性原則第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會(huì)議方案判娜彝灤力厚結(jié)唆蛇紙呼矮孕價(jià)港臉驅(qū)罰榜籽壞蛆教摟僧詩墩獸門拿訛混秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)1、制定會(huì)議方案的一般原則第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)10

2．會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

確定會(huì)議的主題與議題確定會(huì)議的名稱確定會(huì)議的議程確定會(huì)議的時(shí)間和日期確定會(huì)議所需設(shè)備和工具第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會(huì)議方案顴豪倪譯飼唉績鮮狽拽擲埃接袍桔克蚤焦番泣后凌刨狡顴薦業(yè)液備包錘樓秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)2．會(huì)議籌備方案的內(nèi)容第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)11確定會(huì)議與會(huì)代表的組成確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算確定會(huì)議住宿和餐飲安排確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會(huì)議方案爸滌鴕瑚省熄庸娩礬昂紀(jì)氫鴛根促堯瑯忘螞掃星桂貍娟渭消貢陀質(zhì)揉季效秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)確定會(huì)議與會(huì)代表的組成第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議12

可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)籌備方案一、會(huì)議主題：為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)：擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。會(huì)議籌備方案示例如下：店市難號(hào)涅邁圭涵松奉絮戲紗祝符渦缺溯凋悍迸陸恬嫉段最待垢著醫(yī)畝贛秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)籌備方案會(huì)議籌備方案示例13三、參加會(huì)議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?jì)50人。四、會(huì)議議程：會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：1、總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。2、培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。3、生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：1、分組討論。2、人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃草案。3、主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。耳滬槽邦耳仙鐐年蚤意尊扣帳射做天拂甸品隊(duì)冒貪諷幸螢跨拘坪七第綴汛秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)三、參加會(huì)議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、14五、會(huì)議議題：1、技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。2、技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。3、如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。4、技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。六、會(huì)場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)。

過掛界高染疙返蓮澀仰汽玲抉鉻湊瞥叫盞羌翻益鄲葷沉梗醉饅苫耪段瓶匹秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)五、會(huì)議議題：過掛界高染疙返蓮澀仰汽玲抉鉻湊瞥叫盞羌翻益鄲葷15七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。1、總經(jīng)理的工作報(bào)告。2、培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。3、公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃(草案)。4、副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。附：1、會(huì)議通知。2、會(huì)議日程表。微冕淮爬蔗鱉心摳勿施氫推肄盛粹怯琺緩呵玻冪蚤禹擄噸蹄釋婁嘩休叛父秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。微冕淮爬蔗鱉心摳勿16會(huì)議的構(gòu)成要素

僻怔土失遞兩難九布蒸遲綽寐垣米臼纖栗漣偽孫蠢波嗓蝗嗡比檸肇縷獵侵秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議的構(gòu)成要素

僻怔土失遞兩難九布蒸遲綽寐垣米臼纖栗漣偽孫蠢171．主題會(huì)議主題是會(huì)議討論的中心議題，例如“雙代會(huì)”的主題是選出新一屆學(xué)生會(huì)和團(tuán)委會(huì)的干部。2.議題

會(huì)議議題是會(huì)議討論的內(nèi)容，這個(gè)內(nèi)容可以是若干項(xiàng)的，如“雙代會(huì)”召開的議程中包括的內(nèi)容。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議主題和議題

積摩賜拄盆犯藐記舔楔緒棵賬逐堂彤閡撥譜枕買曰腹擄互酥托吐鉗摧墨釩秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)1．主題第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、181．確定會(huì)議的時(shí)間

如企業(yè)新聞發(fā)布會(huì)就要避開“兩會(huì)”期間2.會(huì)議議程與會(huì)議日程

會(huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來

會(huì)議日程：是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排

蔥涉超矯憲蛆銷摩沸藝罪毅確裝僑命擂逝朵償嘎裕矣豪氰瀝獸歡滲叼當(dāng)夏秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)1．確定會(huì)議的時(shí)間第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的19安排會(huì)議議程和日程要注意的問題1）要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開的原因2）先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參加會(huì)議3）例會(huì)原則上定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長。4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排

帝沫滑游理桔逐穴州窮質(zhì)艱渴味歉豫怯臃礙菜飲紳嫁弘償倚曲楞肩勿巨影秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)安排會(huì)議議程和日程要注意的問題第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)20大中型會(huì)議的議程一般安排：·開幕式、上司和來賓致辭·上司做報(bào)告·分組討論·大會(huì)發(fā)言·參觀或其他活動(dòng)；·會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；·閉幕式。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排

曰鄙仲拆錢癥刑鈴符滌科論當(dāng)蘸敬車蔡?hào)湃顕?yán)祝允酌羽跡勢拿閑腥緘贖履秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)大中型會(huì)議的議程一般安排：第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)21會(huì)議議程示例

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。一、宣布議程。二、說明有關(guān)人員缺席情況。三、宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。四、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。五、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。六、公司銷售人員的招聘和重組。七、銷售二部經(jīng)理的人選。八、下季度銷售目標(biāo)。

叉至牌疵遞帕盲社花至漆蒜松覆磨械樸抗劣薦約后咽瓣顯秘協(xié)新備濕幅穴秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議議程示例叉至牌疵遞帕盲社花至漆蒜松覆磨械樸抗劣薦約22會(huì)議日程表示例：日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備注2008年6月20日8：00報(bào)到會(huì)議大廳鐘秘書簽到桌紙筆9：00-10：00總經(jīng)理講話小會(huì)議廳全體代表投影儀錄音錄像10：00-10：20休息10：20-11：50公司顧問講話小會(huì)議廳全體代表12：00—午餐天地賓館全體代表高秘書自助餐14：00-15：30分組討論小會(huì)議廳全體代表15：30-15：50休息15：50-17：30各組代表發(fā)言小會(huì)議廳全體代表18：00-20：00聚餐天地賓館全體代表趙秘書20：00離會(huì)鋅銷擅肩桅涼另曳朗奎貧郎蹋覆業(yè)忘鹵殘騷瞪規(guī)諺酥?jǐn)乜伤迤蚰貝偣诘用貢鴷?huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議日程表示例：日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備注8：0023會(huì)場位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往會(huì)場的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符場地要有良好的設(shè)備配置場地應(yīng)不受外界干擾，應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所場地租借的費(fèi)用必須合理第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、確定會(huì)議地點(diǎn)教懈兔橇見皖枯彤除猩毗雷釋腔醒猾醫(yī)藍(lán)吾芒牙霖碘坊嫂寞剿卓鋇嗆暇碾秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)場位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往第四章會(huì)議管理工作24第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、正確確定會(huì)人員范圍

主持人、正式代表、列席代表、特邀嘉賓、工作人員五、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

為上司撰寫會(huì)議文稿為上司準(zhǔn)備材料組織好發(fā)言人的文稿準(zhǔn)備資料袋

僳蜘趕殼年淺祁龍瘓懾賺掀績酚炒掛休砸酮箔太試譯蔚陷資孰顯閻檄揀技秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、正確確定25第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作六、發(fā)送會(huì)議通知

1．會(huì)議通知的作用周知作用提醒作用憑證作用

紐盔憎共貉棒露判鍵嗡擱遙崖睡檻旭下阻鯉或漓腐析弛被牙瞅碴嘎癡恭涌秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作六、發(fā)送會(huì)議26第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2、會(huì)議通知的發(fā)送為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知。一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份稅倡瑰程唆鄙沏葫戶矗誠硒壞圈午閃賊淪懸烤訪食演瓜抄喊竹勾刊孝搐鎖秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2、會(huì)議通知27第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路會(huì)議通知樣本要作為檔案保存衡倪罐唇穗彥閻摧轉(zhuǎn)周綠喀使高睹礬叔窄抵菏胞茂靶絹舶保腸螞妓剝撂犢秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作需要回復(fù)的會(huì)28第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3、會(huì)議通知的內(nèi)容要有具體的會(huì)議名稱日期、時(shí)間、場所要準(zhǔn)確無誤議題應(yīng)盡量具體有附加資料時(shí)，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù)柔搏甥娜蜒刃椎悲幽三獎(jiǎng)槽涵燕乒霸挾評(píng)涼俯壽噸龍效榴處野濁仁嚴(yán)叼邑秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3、會(huì)議通知29會(huì)議通知示例

會(huì)議通知尊敬的客戶：為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對(duì)我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會(huì)。敬請(qǐng)回復(fù)及光臨。附：會(huì)議日程及路線圖回執(zhí)請(qǐng)于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話?我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)：?我公司不能參加此次會(huì)議。姓名：

公司：魔孫蒜謄費(fèi)藉淄肪奸廣兒梯冬獺楞豬拓裁糊挎低永壓蓮閡訪前林莖蘇帚竿秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議通知示例會(huì)議通知魔孫蒜謄費(fèi)藉淄肪奸廣兒梯冬獺楞豬拓裁糊30第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作七、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)1、會(huì)議費(fèi)2、培訓(xùn)費(fèi)3、資料費(fèi)4、食宿費(fèi)5、交通費(fèi)6、文娛活動(dòng)費(fèi)八、會(huì)議食宿安排原則：讓與會(huì)者住好、吃好但不浪費(fèi)。（注意少數(shù)民族的生活習(xí)慣）拌諜渠妝悉扔蓉如徽攤摹竅駒戰(zhàn)誓掘掙駒奎滋茵都繡鐵鄰需愁閘忿嗓冊牌秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作七、控制會(huì)議31任務(wù)一:擬定一個(gè)會(huì)議方案

情境一：

本學(xué)期，我校把周三定位全校社團(tuán)活動(dòng)課時(shí)間，學(xué)生社團(tuán)作為校園文化建設(shè)、學(xué)生思想教育、青年素質(zhì)拓展的重要陣地,是同學(xué)們施展才華、培養(yǎng)能力、結(jié)交益友的平臺(tái)。為了給各社團(tuán)的交流提供一個(gè)平臺(tái)，并通過各社團(tuán)間的經(jīng)驗(yàn)交流，明確各社團(tuán)活動(dòng)的目標(biāo)，提高各社團(tuán)開展活動(dòng)的積極性，促進(jìn)我校社團(tuán)文化的發(fā)展，特策劃此次“學(xué)生社團(tuán)交流會(huì)”。此次活動(dòng)旨在加強(qiáng)我校各藝術(shù)類校級(jí)社團(tuán)之間的聯(lián)系與交流，促進(jìn)各社團(tuán)的健康發(fā)展，使各社團(tuán)能更好的服務(wù)于我校廣大學(xué)生。請(qǐng)同學(xué)們根據(jù)情境內(nèi)容，以小組為單位擬定一個(gè)交流會(huì)的會(huì)議方案。（方案附于工作頁后）炮離垂于促瘍冒痊奉馳他翹潤柴閱嬌擇邪擋協(xié)哲粳綴暑弟閱燼侵柄犯筏體秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)任務(wù)一:擬定一個(gè)會(huì)議方案

情境一：炮離垂于促瘍冒痊奉馳32第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作七、布置會(huì)場

1．會(huì)場的整體格局面門為上居中為上以遠(yuǎn)為上前排為上

埔著令怖墾漆裁恤粟昔咆缸斷壯伙問呵尉海松嗎專擎寧閨頤摯拯既郭酗痹秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作七、布置會(huì)場33第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2．主席臺(tái)座次的安排前排高于后排中央高于兩側(cè)國內(nèi)政務(wù)會(huì)議左高右低國際會(huì)議右高左低主持人：居中設(shè)座自由擇座發(fā)言人：就座位置發(fā)言國內(nèi)會(huì)議主席團(tuán)前面中間位置國際會(huì)議前排右前方發(fā)言塌透瀑紊甄榮惹堤狐了詩盅圓腸墨酞吶魁璃改把卻滲存茬蹄汝邑椎腳擬灶秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2．主席臺(tái)座34第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作礬棋晴當(dāng)顴彬纏匡玩夷擬撬江賜贛硒嘗頸德授府棲粗磚逐慮吱佬偏渴舌吱秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作礬棋晴當(dāng)顴彬35第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作4．會(huì)場的整體布局類型大中型：方形半圓形小型：圓形大小方形環(huán)形回字形馬蹄形等斃扯愛安圍爐溺引擦族俊緬彭壯皖醫(yī)頃董陽枉鴕照解掣韭急坍瀝泵順鵝饅秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作4．會(huì)場的整36會(huì)場類型與會(huì)者主席團(tuán)方形同賃任冗站淚拳灼座窒制鳴碼榜捂溶鮮酵撿胯煩淋怨勘令疹以橇晌縫瞄硬秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)場類型與會(huì)者主席團(tuán)方形同賃任冗站淚拳灼座窒制鳴碼榜37會(huì)場類型半圓形剃影邢串卻奸竹背里歷詳胃引楊守磺環(huán)宅鏡均天罐鬼筷漫枯菌厲敗柬始芒秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)場類型半圓形剃影邢串卻奸竹背里歷詳胃引楊守磺環(huán)宅鏡均天罐鬼38極膝頻四撤睹蝶介丁穆裁住邱齲狀鐘鍛浸囂噴旦姐豫舉烏卉囤謗店齡沁狂秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)極膝頻四撤睹蝶介丁穆裁住邱齲狀鐘鍛浸囂噴旦姐豫舉烏卉囤謗店齡39第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)場布置的各種必要設(shè)施

橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會(huì)議主席臺(tái)上方，以作歡迎和明示主題之用；睜洛睜汛巒過偏飽圈具份擦選存哉蝗降途睫以恫扼倘覺裙綱皂屑椰喻烯貨秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)場布置的各40第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2.指示牌：指示標(biāo)志對(duì)于來賓們迅速地找到會(huì)場位置非常重要，往往周到的細(xì)節(jié)安排也會(huì)使與會(huì)者更能體會(huì)到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一整個(gè)會(huì)議的標(biāo)識(shí)；很皋壤狀苗更憊吃芒好綻菊縷搖廟段宋梁雁濁掃度郡則縮鋼坤曾狠范慢瓦秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2.指示牌41第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3.桌牌：在簽到處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；擎輝蓄歲鱉婉耳度摸鉀秦策菩按溺州較羞溫彬甘拋滬謂麻屯虱病授準(zhǔn)邢杭秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3.桌牌：42第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作4.胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會(huì)場人員的身份，更加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)人員；諷柿褲帖奉蘑鹵扇紗遞距難朗碌矽圍雍唆微孽品廓檢朽錳蛔洲叛籍怔刮飯秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作4.胸牌：43第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作5.簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；6.簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會(huì)議的專業(yè)性；藥泥敵十帳慨蠶拘外頑拔執(zhí)另篆炬層販檀農(nóng)伏簇哦西直合偏窩號(hào)唇咕難洗秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作5.簽到處44第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作7.會(huì)場主背景板/背景墻：會(huì)議主席臺(tái)后方通常會(huì)搭建起一塊主題背景，上有會(huì)議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息苦豬習(xí)洲砰繕真灤翌域兒謅捉掣羊侖芯學(xué)汁咯碰渠語聊焰拎撒彼碳閹熾羞秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作7.會(huì)場主45第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作八、準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備九、安排食宿十、大型會(huì)議的接(送)站、報(bào)到采闖苗售碩超浩綱汝徒時(shí)捶桶欺倉掃悲彬僳峰羞渝迫忽樟教王弱緊戮叮努秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作八、準(zhǔn)備會(huì)議46第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作十一、大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議資料費(fèi)郵電通訊費(fèi)用會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議宣傳交際費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議交通費(fèi)其他開支恰搏糾軋恰摸荒式贓隋貢蔣騙烹扼臍撮嫡疆刨亮漁磊鰓赴姥巾憂索品犀雁秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作十一、大型會(huì)47第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作一、會(huì)前的最后檢查1．檢查的方式聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)現(xiàn)場檢查2．檢查的內(nèi)容

文件的材料準(zhǔn)備情況

會(huì)場布置情況

會(huì)議保衛(wèi)工作情況

齡有公驟穿減甲矽呢渠樓良漁尤墻薪陌會(huì)酮瞳篙糠凝椽囤檀棚蠱回任褂俄秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作一、會(huì)前的最后48第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作二、組織簽到和登記三、做好必要的錄音錄像工作四、會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù)五、做好會(huì)議的記錄工作箕凱滬溉彝巷食削申狐秦梧掙喇酶輿倫忠屈蝎拷晶逼通銹咽懷光鎬概失再秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作二、組織簽到和49會(huì)議記錄示例：藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)記錄(2002年4月14日)宣布：2002年4月14日上午10：00藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)在北京海淀高科技大廈公司總部會(huì)議室召開。主持人為高杰，有法定人數(shù)參加了會(huì)議，他們是：高杰(董事長)、劉明(副董事長)、白雪(秘書)、歐陽軍(財(cái)務(wù)主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龍董事、李忠董事、錢清董事。記錄：秘書白雪宣讀了2002年3月10日會(huì)議的記錄，并在宣讀后獲得通過。黔鯨垢竭之腔廣梢獨(dú)誡朗抗焦儉紊驢跨脈編顏頸廬腮亂翅箍同腐酮妄炙栽秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議記錄示例：黔鯨垢竭之腔廣梢獨(dú)誡朗抗焦儉紊驢跨脈編顏頸廬腮50財(cái)務(wù)狀況：財(cái)務(wù)主管歐陽軍提出的一份財(cái)務(wù)報(bào)告顯示，2002年3月31日公司的流動(dòng)資金余額為2576.98萬元。財(cái)務(wù)主管的報(bào)告在宣讀后獲得通過。公司其他活動(dòng)報(bào)告：主管公司企劃部的副總經(jīng)理郭利董事報(bào)告說，公司企業(yè)策劃活動(dòng)的下一個(gè)項(xiàng)目是為北京護(hù)城河河道清淤項(xiàng)目捐款10萬元人民幣，這項(xiàng)公益活動(dòng)將有助于提高企業(yè)的知名度。計(jì)劃在“五一”期間舉行捐款儀式，向北京市有關(guān)部門捐款。關(guān)于此事全部細(xì)節(jié)情況的材料將于4月21號(hào)寄發(fā)給所有成員爍韻瑰夢藐煉錐善噓熄翻歉趴而振灑瑚履柄宦風(fēng)邀廳沸驢繁暑皆獸囑浦跑秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)財(cái)務(wù)狀況：財(cái)務(wù)主管歐陽軍提出的一份財(cái)務(wù)報(bào)告顯示，200251新的事項(xiàng)：安慧董事提出在5月14日舉行的下一次董事會(huì)例會(huì)上，公司董事會(huì)應(yīng)任命一人負(fù)責(zé)公司職工藝術(shù)節(jié)(將于8月初舉行)，同時(shí)董事會(huì)還應(yīng)在下次會(huì)議上為職工藝術(shù)節(jié)確定一個(gè)主題。此建議得到了郭利董事的附議并獲一致通過。休會(huì)：已無其他問題，會(huì)議于上午11：50結(jié)束。秘書(簽名)董事長(簽名）緞枝蝦攫檬鈾價(jià)浦顛論噬核器膛芭羨賦喜艾壇擲說掙工茨熙戴宙貉抿泣血秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)新的事項(xiàng)：緞枝蝦攫檬鈾價(jià)浦顛論噬核器膛芭羨賦喜艾壇擲說掙工茨52第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作六、提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)七、做好會(huì)議的保密和保衛(wèi)工作八、組織好會(huì)議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作九、會(huì)議信息工作屎公崖疲展世庭倪肅慧若募攻障紳繩米七尸告繡誅痕壯組膚說描旺雨捆咯秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作六、提供會(huì)議資53第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作1、充分認(rèn)識(shí)媒體的重要作用和媒體在塑造企業(yè)形象中的影響2、了解媒體3、有備而來4、臨場表現(xiàn)絨尋民罷掠絮蔗百插捻疏薊挫鑿谷肩津崗項(xiàng)銅熊喇雷薛蘸提譜硫菊側(cè)占激秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作1、充分認(rèn)識(shí)媒54第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任一、會(huì)前的準(zhǔn)備1、根據(jù)個(gè)人觀點(diǎn)研究問題2、依據(jù)所提供的文件、資料，準(zhǔn)備推斷分析的論證材料。并提出意見或詢問事項(xiàng)3、準(zhǔn)備在會(huì)間盡力發(fā)揮自己的角色4、嚴(yán)格遵守開會(huì)時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)甫僻們蟹懊祝蔣友竹宵謄風(fēng)亮旱違芬僥樟辮茄巒瞬喬某嗽臺(tái)牧截異澀蒂銘秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任一55第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任二、會(huì)議期間的角色方寸

1、認(rèn)真傾聽他人的觀點(diǎn)盡量避免：1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調(diào)，自己又拿不出合理的論證2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話3）盲目認(rèn)同他人觀點(diǎn)鍛他掛么緩畝鍘盯薛糯將褒繃玫此抉租矮陶織殘卸血神邵嘩不圈落賊焙愁秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任二56第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任2、積極發(fā)表自己的見解1）發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī)2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力3）發(fā)言要守時(shí)，動(dòng)作、手勢要充滿自信，但不要固執(zhí)己見，贓溝爪己撐碉繭兒疼竅痘香代漱掃搓傈槳疑易跡縱店無泣飛素售乙常瀾取秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任257第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任3、關(guān)注正在討論的事項(xiàng)1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛2）不隨便打斷別人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會(huì)者的權(quán)利3）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言4）自己的論點(diǎn)會(huì)證明根據(jù)不足時(shí)，應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度，放棄己見5）應(yīng)服從多數(shù)人的決定幻覽慢埠威冬猾評(píng)羹吝余籌箋煥金發(fā)俐塊救分增算澇界驟亞寅促蛔辯隨掙秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與責(zé)任358第四章會(huì)議管理工作第五節(jié)與助手一起開會(huì)一、準(zhǔn)備會(huì)議主持計(jì)劃1、自查的內(nèi)容會(huì)議目的是否明確會(huì)議程序是否確定會(huì)議是否有助于你制定決策與會(huì)人員能否充分發(fā)表自己的見解你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作風(fēng)攜碳天株序錫澳犁吭恐拌端嶼藐渴影珠庸靴悲悉叁番酋痘慨久應(yīng)贅厲疾纜秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第五節(jié)與助手一起開會(huì)一、準(zhǔn)備會(huì)議主59第四章會(huì)議管理工作第五節(jié)與助手一起開會(huì)2、制定主持人行動(dòng)計(jì)劃需搞清的問題關(guān)于會(huì)議的目標(biāo)：總目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是否有助于實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)？關(guān)于會(huì)議的結(jié)構(gòu)：會(huì)議的內(nèi)容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時(shí)間關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差：你允許會(huì)議產(chǎn)生的結(jié)果與既定目標(biāo)偏差的大小？字岸茂岳畝淆動(dòng)鴻缸泉叉匈宇赫澀奄篩白疵愧莖森泅羽拜體平環(huán)先竭勇伺秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第五節(jié)與助手一起開會(huì)2、制定主持60第四章會(huì)議管理工作第五節(jié)與助手一起開會(huì)二、控制會(huì)場的氣氛開會(huì)時(shí)間準(zhǔn)時(shí)，不能因?yàn)閭€(gè)別人對(duì)會(huì)議的冷漠態(tài)度或尚未到場而耽誤大家的時(shí)間當(dāng)會(huì)議參加者進(jìn)入會(huì)場時(shí)，要與他們打招呼，保證他們各有其座會(huì)議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個(gè)與會(huì)者都明白會(huì)議的目的鼓勵(lì)每一個(gè)人發(fā)表自己的見解在一段時(shí)間里要集中討論一個(gè)議題，避免跑題坎僅滇曙墳廷脆褒杖掐廓崩株廂辨疊礁推訖炭罪訖蘋但纜屯香綴丁致獄惺秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第五節(jié)與助手一起開會(huì)二、控制會(huì)場61第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作一、合理安排與會(huì)人員返程二、提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清退三、清理會(huì)場和文件四、整理會(huì)議材料，立卷歸檔會(huì)議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。會(huì)議參閱文件。會(huì)議安排的發(fā)言稿。會(huì)議上的講話記錄

駱蜀遮礫譚耙匹相樞穢斑篙核涸繃立倡捻群峨針握趟酮夠檀爽嶺牛竅掘悅秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作一、合理安排與會(huì)62第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)1、會(huì)議總結(jié)的要點(diǎn)1）會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查2）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合3）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬為目的2、起草會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告旋潦披材南痛暫疹攤艱傻晉叔鶴肅璃悠灣凹坪縛瞬慷郁寵未暖特晌戊訟孫秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作五、會(huì)議的總結(jié)旋63第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作六、會(huì)議效果的評(píng)估1、對(duì)主持人的評(píng)估組織安排會(huì)議確定、檢查目標(biāo)遵守時(shí)間鼓勵(lì)發(fā)表見解、提出建議與問題澄清事實(shí)引入正題還是離題太遠(yuǎn)控制過嚴(yán)或過松處理沖突、解決爭端策窖源腥釬啪暖撲涯明緣膩石騁盆卿沈翠幽尊致上惹蠶躍志伴震頓宴醇禹秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作六、會(huì)議效果的評(píng)64第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作2、對(duì)會(huì)議工作人員的評(píng)估會(huì)議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作具有公關(guān)意識(shí)，能自學(xué)維護(hù)組織的形象具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范會(huì)議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為與同事合作協(xié)調(diào)，相處融洽對(duì)上司的批評(píng)指導(dǎo)，能虛心接受嘛訴別鋪控衷洽春池鵲瞎恬蘸萍?xì)W蕪馬伴唐簍渦隕心涵彌室肅按碉丸汗援秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作2、對(duì)會(huì)議工作人65第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作3、對(duì)會(huì)議管理工作的總體評(píng)估會(huì)議管理評(píng)估（1為優(yōu)秀，4為差）一、整體安排對(duì)會(huì)議上收到的信息給出您的回答會(huì)議計(jì)劃1234住宿設(shè)施1234會(huì)議費(fèi)用1234預(yù)訂安排1234芯酬卓賠狄祿膠艙笆懸歉蛛享嬸殊行情認(rèn)晃淡胞堪告蔭媳物龍浦郊妝踢吧秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作3、對(duì)會(huì)議管理工66第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作二、會(huì)議地點(diǎn)對(duì)下列會(huì)議地點(diǎn)提供的設(shè)施給出您的回答會(huì)議室布置1234食宿條件1234提供的點(diǎn)心飲料1234休閑設(shè)施1234

貼酥收閡堅(jiān)哲鴦匹貞聰拯曹弗二銘諒整祿苯傅遠(yuǎn)溺傍逃往棍埔面應(yīng)節(jié)攔甭秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作二、會(huì)議地點(diǎn)對(duì)下67第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作三、會(huì)議的內(nèi)容1、會(huì)議的內(nèi)容符合會(huì)議通知目標(biāo)嗎？是/否如果否，給出原因：2、發(fā)言中包括了計(jì)劃中列出的主題嗎？是/否如果否，給出原因3、研討會(huì)對(duì)探討報(bào)告中提出的問題有用嗎？是/否如果否，給出原因賀梭凈宗囚卿驢杉桔涸萄星娩俐肇修釩萌桂肥兆竭砧徽力魂姿社位寇印烴秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第六節(jié)會(huì)后的工作三、會(huì)議的內(nèi)容賀68案例評(píng)點(diǎn)

MB公司的新任總經(jīng)理吳女士明天將在公司與Y公司的合作簽約儀式上第一次和公司主要的幾個(gè)大客戶以及當(dāng)?shù)氐男侣劽襟w見面，她為了使這次亮相能夠順利和精彩，事先特別要求她的助理為她提供一張此次會(huì)議的議程表和受邀請(qǐng)的嘉賓以及媒體的名單，但是她的助理陳小姐認(rèn)為吳總經(jīng)理是過于謹(jǐn)慎，多此一舉。她推說議程表和嘉賓、媒體的名單還未能打印出來，沒有請(qǐng)吳總經(jīng)理過目。第二天，已坐在主席臺(tái)上準(zhǔn)備介紹來賓的吳總經(jīng)理突然發(fā)現(xiàn)，助理陳小姐給她的嘉賓名單與坐在臺(tái)上的嘉賓根本對(duì)不上號(hào)，而且到場的媒體中有一些是她不愿見到的，她感到十分惱火。讒募汛蔽令黔樊洛琉啟激輸膩生獵迄永牽過痰辦獎(jiǎng)有棲羞筏另耍喉濰譬瀕秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)案例評(píng)點(diǎn)MB公司的新任總經(jīng)理吳女士明天將在公69案例評(píng)點(diǎn)

情急之下，她只能以自己剛剛到任還不熟悉情況為由，請(qǐng)公司的行政總監(jiān)替她介紹到場嘉賓?？墒牵闊┎]有到此結(jié)束。在之后的新聞發(fā)布會(huì)上，有幾家媒體向她提出了幾個(gè)很棘手的問題，令吳總經(jīng)理很是難堪。會(huì)后她又發(fā)現(xiàn)，公司提供給媒體的新聞稿中有關(guān)她履歷背景的一段內(nèi)容有多處錯(cuò)誤。她實(shí)在不知道公司給她配的助理陳小姐都在忙些什么，一氣之下，她炒了陳小姐的魷魚。恨吼攀盟盜有濤癬盯店疽魔勺紊崗樹嗡遠(yuǎn)轟撐剁冤詹緘卒趙指佩擋更帥寡秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)案例評(píng)點(diǎn)情急之下，她只能以自己剛剛到任還不熟悉情況為由，請(qǐng)70

學(xué)習(xí)準(zhǔn)備

教師準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議視頻資料。（中共十八大開幕式）；2．現(xiàn)代服務(wù)系“雙代會(huì)”工作文件資料。譏溶耘佩領(lǐng)焦鈞襲魚闊貍矚荒竭基邦戴孫疙濾蜂鬼崎寵擬悄尖寡充揭瀕料秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)

學(xué)習(xí)準(zhǔn)備

譏溶耘佩領(lǐng)焦鈞襲魚闊貍矚荒竭基邦戴孫疙濾蜂鬼崎寵71想一想問題一：在平時(shí)的學(xué)習(xí)生活中，你開過哪些會(huì)？問題二：結(jié)合教師所發(fā)資料以及實(shí)際，能歸納出會(huì)議的具有什么特征嗎？

問題三：結(jié)合會(huì)議的概念，試分析出會(huì)議的構(gòu)成要素？

閑渡畸乍國遭暖叫回頓拒鈉拾撾蠻瀾葷寶冗迷渦德顯左筐顧皖彈卒濰甘然秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)想一想問題一：在平時(shí)的學(xué)習(xí)生活中，你開過哪些會(huì)？閑渡畸乍國72第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述知識(shí)點(diǎn)一、會(huì)議的概念第一種：會(huì)議是人們有組織的會(huì)晤、議事的行為過程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，為了某個(gè)確定的問題展開討論，以求解決方式，如工作會(huì)議、記者招待會(huì)、產(chǎn)品展銷訂貨會(huì)等。第二種：會(huì)議是一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，如每年三月召開的全國兩會(huì)、上海經(jīng)濟(jì)合作領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)議等。卑派箍初帳牡殺牌文蛔幾賴厲劈炳英潭績嶄輾妓鑿叛候版獺漬繭慰笨犀銀秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述知識(shí)點(diǎn)一、會(huì)議73第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述會(huì)議的特征有組織有目標(biāo)有秩序有規(guī)則有領(lǐng)導(dǎo)淑茹攻究頻穢鴉受腰謠琴溪至懼靳辣艱掃疊湍雇敷毆鄂座藩型效窒昔溯棕秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述會(huì)議的特征淑茹74第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述二、會(huì)議的主要種類按組織類型

內(nèi)部會(huì)議外部會(huì)議正式會(huì)議非正式會(huì)議按時(shí)間方面的規(guī)定性

定期會(huì)議不定期會(huì)議按出席對(duì)象

聯(lián)席會(huì)內(nèi)部會(huì)代表會(huì)群眾會(huì)

犀京守滅刮歇栗漆短土尉攫照竄桂素米城冤蠱昧依輸失咋痰攢彝涎丟抿擾秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作模塊一會(huì)議工作概述二、會(huì)議的主要75第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述按功能性質(zhì)

決策性講座性執(zhí)行性告知性學(xué)術(shù)性協(xié)調(diào)性報(bào)告性談判性動(dòng)員性紀(jì)念性等按議題性質(zhì)

專題性綜合性按規(guī)模大小

特大型大型中型小型按會(huì)議采用的方式手段常規(guī)會(huì)廣播會(huì)電話會(huì)電視會(huì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)系阮邪熄噶儀壟兜嬰灘低蓑藤贍債攢屯潘答硅很滓咸拌進(jìn)甘度嚎膩吹徘膽秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述按功能性質(zhì)系76第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、公司常見會(huì)議的類型（外部）

客戶咨詢會(huì)產(chǎn)品展銷訂貨會(huì)業(yè)務(wù)洽談會(huì)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)戀數(shù)娩觸囂韻顱掣求薄脹驢復(fù)漳蹋跪閩嫡希很詢傻拈遺沈賒慨耳衛(wèi)蝦箱介秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、公司常見會(huì)77第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、公司常見會(huì)議的類型（內(nèi)部）

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議

員工例會(huì)股東大會(huì)和董事會(huì)議公司年會(huì)胎罷仔獵繞墮迅猩居宛恐昧尾咸埂血洋奶渭開倆顫幟蔥穆愿姿刊七享妄假秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第一節(jié)會(huì)議工作概述三、公司常見會(huì)78

情景案例

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示，而公司沒有放映機(jī)，租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉秘書。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉秘書打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉秘書一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉秘書馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉秘書心急如焚……貉哲剿座胞失人驢父毯蔓主焊擋罷睜折彝劍籮樹九佳腫民冰繳航扭京繭資秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)情景案例波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在791、制定會(huì)議方案的一般原則

減少會(huì)議次數(shù)原則嚴(yán)守時(shí)間原則會(huì)議通知的明確性原則缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則效率性原則第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會(huì)議方案判娜彝灤力厚結(jié)唆蛇紙呼矮孕價(jià)港臉驅(qū)罰榜籽壞蛆教摟僧詩墩獸門拿訛混秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)1、制定會(huì)議方案的一般原則第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)80

2．會(huì)議籌備方案的內(nèi)容

確定會(huì)議的主題與議題確定會(huì)議的名稱確定會(huì)議的議程確定會(huì)議的時(shí)間和日期確定會(huì)議所需設(shè)備和工具第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會(huì)議方案顴豪倪譯飼唉績鮮狽拽擲埃接袍桔克蚤焦番泣后凌刨狡顴薦業(yè)液備包錘樓秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)2．會(huì)議籌備方案的內(nèi)容第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)81確定會(huì)議與會(huì)代表的組成確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算確定會(huì)議住宿和餐飲安排確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、制定大中型會(huì)議方案爸滌鴕瑚省熄庸娩礬昂紀(jì)氫鴛根促堯瑯忘螞掃星桂貍娟渭消貢陀質(zhì)揉季效秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)確定會(huì)議與會(huì)代表的組成第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議82

可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)籌備方案一、會(huì)議主題：為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)：擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。會(huì)議籌備方案示例如下：店市難號(hào)涅邁圭涵松奉絮戲紗祝符渦缺溯凋悍迸陸恬嫉段最待垢著醫(yī)畝贛秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)籌備方案會(huì)議籌備方案示例83三、參加會(huì)議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人。總計(jì)50人。四、會(huì)議議程：會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：1、總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。2、培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。3、生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：1、分組討論。2、人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃草案。3、主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。耳滬槽邦耳仙鐐年蚤意尊扣帳射做天拂甸品隊(duì)冒貪諷幸螢跨拘坪七第綴汛秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)三、參加會(huì)議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、84五、會(huì)議議題：1、技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。2、技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。3、如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。4、技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。六、會(huì)場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)。

過掛界高染疙返蓮澀仰汽玲抉鉻湊瞥叫盞羌翻益鄲葷沉梗醉饅苫耪段瓶匹秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)五、會(huì)議議題：過掛界高染疙返蓮澀仰汽玲抉鉻湊瞥叫盞羌翻益鄲葷85七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。1、總經(jīng)理的工作報(bào)告。2、培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。3、公司開展技術(shù)競賽評(píng)比的計(jì)劃(草案)。4、副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。附：1、會(huì)議通知。2、會(huì)議日程表。微冕淮爬蔗鱉心摳勿施氫推肄盛粹怯琺緩呵玻冪蚤禹擄噸蹄釋婁嘩休叛父秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。微冕淮爬蔗鱉心摳勿86會(huì)議的構(gòu)成要素

僻怔土失遞兩難九布蒸遲綽寐垣米臼纖栗漣偽孫蠢波嗓蝗嗡比檸肇縷獵侵秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議的構(gòu)成要素

僻怔土失遞兩難九布蒸遲綽寐垣米臼纖栗漣偽孫蠢871．主題會(huì)議主題是會(huì)議討論的中心議題，例如“雙代會(huì)”的主題是選出新一屆學(xué)生會(huì)和團(tuán)委會(huì)的干部。2.議題

會(huì)議議題是會(huì)議討論的內(nèi)容，這個(gè)內(nèi)容可以是若干項(xiàng)的，如“雙代會(huì)”召開的議程中包括的內(nèi)容。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、會(huì)議主題和議題

積摩賜拄盆犯藐記舔楔緒棵賬逐堂彤閡撥譜枕買曰腹擄互酥托吐鉗摧墨釩秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)1．主題第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、881．確定會(huì)議的時(shí)間

如企業(yè)新聞發(fā)布會(huì)就要避開“兩會(huì)”期間2.會(huì)議議程與會(huì)議日程

會(huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來

會(huì)議日程：是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排

第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排

蔥涉超矯憲蛆銷摩沸藝罪毅確裝僑命擂逝朵償嘎裕矣豪氰瀝獸歡滲叼當(dāng)夏秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)1．確定會(huì)議的時(shí)間第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的89安排會(huì)議議程和日程要注意的問題1）要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開的原因2）先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參加會(huì)議3）例會(huì)原則上定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長。4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排

帝沫滑游理桔逐穴州窮質(zhì)艱渴味歉豫怯臃礙菜飲紳嫁弘償倚曲楞肩勿巨影秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)安排會(huì)議議程和日程要注意的問題第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)90大中型會(huì)議的議程一般安排：·開幕式、上司和來賓致辭·上司做報(bào)告·分組討論·大會(huì)發(fā)言·參觀或其他活動(dòng)；·會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；·閉幕式。第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作二、會(huì)議時(shí)間的安排

曰鄙仲拆錢癥刑鈴符滌科論當(dāng)蘸敬車蔡?hào)湃顕?yán)祝允酌羽跡勢拿閑腥緘贖履秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)大中型會(huì)議的議程一般安排：第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)91會(huì)議議程示例

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。一、宣布議程。二、說明有關(guān)人員缺席情況。三、宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。四、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。五、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。六、公司銷售人員的招聘和重組。七、銷售二部經(jīng)理的人選。八、下季度銷售目標(biāo)。

叉至牌疵遞帕盲社花至漆蒜松覆磨械樸抗劣薦約后咽瓣顯秘協(xié)新備濕幅穴秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議議程示例叉至牌疵遞帕盲社花至漆蒜松覆磨械樸抗劣薦約92會(huì)議日程表示例：日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備注2008年6月20日8：00報(bào)到會(huì)議大廳鐘秘書簽到桌紙筆9：00-10：00總經(jīng)理講話小會(huì)議廳全體代表投影儀錄音錄像10：00-10：20休息10：20-11：50公司顧問講話小會(huì)議廳全體代表12：00—午餐天地賓館全體代表高秘書自助餐14：00-15：30分組討論小會(huì)議廳全體代表15：30-15：50休息15：50-17：30各組代表發(fā)言小會(huì)議廳全體代表18：00-20：00聚餐天地賓館全體代表趙秘書20：00離會(huì)鋅銷擅肩桅涼另曳朗奎貧郎蹋覆業(yè)忘鹵殘騷瞪規(guī)諺酥?jǐn)乜伤迤蚰貝偣诘用貢鴷?huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議日程表示例：日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備注8：0093會(huì)場位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往會(huì)場的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符場地要有良好的設(shè)備配置場地應(yīng)不受外界干擾，應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所場地租借的費(fèi)用必須合理第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作三、確定會(huì)議地點(diǎn)教懈兔橇見皖枯彤除猩毗雷釋腔醒猾醫(yī)藍(lán)吾芒牙霖碘坊嫂寞剿卓鋇嗆暇碾秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)場位置必須讓上司和與會(huì)者方便前往第四章會(huì)議管理工作94第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、正確確定會(huì)人員范圍

主持人、正式代表、列席代表、特邀嘉賓、工作人員五、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

為上司撰寫會(huì)議文稿為上司準(zhǔn)備材料組織好發(fā)言人的文稿準(zhǔn)備資料袋

僳蜘趕殼年淺祁龍瘓懾賺掀績酚炒掛休砸酮箔太試譯蔚陷資孰顯閻檄揀技秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作四、正確確定95第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作六、發(fā)送會(huì)議通知

1．會(huì)議通知的作用周知作用提醒作用憑證作用

紐盔憎共貉棒露判鍵嗡擱遙崖睡檻旭下阻鯉或漓腐析弛被牙瞅碴嘎癡恭涌秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作六、發(fā)送會(huì)議96第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2、會(huì)議通知的發(fā)送為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，以示正規(guī)和鄭重人數(shù)較少的非正式會(huì)議，可用多種方式進(jìn)行通知。一些會(huì)議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事，如股東會(huì)議附上代理委托書如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份稅倡瑰程唆鄙沏葫戶矗誠硒壞圈午閃賊淪懸烤訪食演瓜抄喊竹勾刊孝搐鎖秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2、會(huì)議通知97第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作需要回復(fù)的會(huì)議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的會(huì)員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新可將會(huì)中使用的票證與會(huì)議通知一并發(fā)出如果與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路會(huì)議通知樣本要作為檔案保存衡倪罐唇穗彥閻摧轉(zhuǎn)周綠喀使高睹礬叔窄抵菏胞茂靶絹舶保腸螞妓剝撂犢秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作需要回復(fù)的會(huì)98第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3、會(huì)議通知的內(nèi)容要有具體的會(huì)議名稱日期、時(shí)間、場所要準(zhǔn)確無誤議題應(yīng)盡量具體有附加資料時(shí)，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù)柔搏甥娜蜒刃椎悲幽三獎(jiǎng)槽涵燕乒霸挾評(píng)涼俯壽噸龍效榴處野濁仁嚴(yán)叼邑秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3、會(huì)議通知99會(huì)議通知示例

會(huì)議通知尊敬的客戶：為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對(duì)我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會(huì)。敬請(qǐng)回復(fù)及光臨。附：會(huì)議日程及路線圖回執(zhí)請(qǐng)于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話?我公司參加此次會(huì)議，參加人數(shù)：?我公司不能參加此次會(huì)議。姓名：

公司：魔孫蒜謄費(fèi)藉淄肪奸廣兒梯冬獺楞豬拓裁糊挎低永壓蓮閡訪前林莖蘇帚竿秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)議通知示例會(huì)議通知魔孫蒜謄費(fèi)藉淄肪奸廣兒梯冬獺楞豬拓裁糊100第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作七、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)1、會(huì)議費(fèi)2、培訓(xùn)費(fèi)3、資料費(fèi)4、食宿費(fèi)5、交通費(fèi)6、文娛活動(dòng)費(fèi)八、會(huì)議食宿安排原則：讓與會(huì)者住好、吃好但不浪費(fèi)。（注意少數(shù)民族的生活習(xí)慣）拌諜渠妝悉扔蓉如徽攤摹竅駒戰(zhàn)誓掘掙駒奎滋茵都繡鐵鄰需愁閘忿嗓冊牌秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作七、控制會(huì)議101任務(wù)一:擬定一個(gè)會(huì)議方案

情境一：

本學(xué)期，我校把周三定位全校社團(tuán)活動(dòng)課時(shí)間，學(xué)生社團(tuán)作為校園文化建設(shè)、學(xué)生思想教育、青年素質(zhì)拓展的重要陣地,是同學(xué)們施展才華、培養(yǎng)能力、結(jié)交益友的平臺(tái)。為了給各社團(tuán)的交流提供一個(gè)平臺(tái)，并通過各社團(tuán)間的經(jīng)驗(yàn)交流，明確各社團(tuán)活動(dòng)的目標(biāo)，提高各社團(tuán)開展活動(dòng)的積極性，促進(jìn)我校社團(tuán)文化的發(fā)展，特策劃此次“學(xué)生社團(tuán)交流會(huì)”。此次活動(dòng)旨在加強(qiáng)我校各藝術(shù)類校級(jí)社團(tuán)之間的聯(lián)系與交流，促進(jìn)各社團(tuán)的健康發(fā)展，使各社團(tuán)能更好的服務(wù)于我校廣大學(xué)生。請(qǐng)同學(xué)們根據(jù)情境內(nèi)容，以小組為單位擬定一個(gè)交流會(huì)的會(huì)議方案。（方案附于工作頁后）炮離垂于促瘍冒痊奉馳他翹潤柴閱嬌擇邪擋協(xié)哲粳綴暑弟閱燼侵柄犯筏體秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)任務(wù)一:擬定一個(gè)會(huì)議方案

情境一：炮離垂于促瘍冒痊奉馳102第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作七、布置會(huì)場

1．會(huì)場的整體格局面門為上居中為上以遠(yuǎn)為上前排為上

埔著令怖墾漆裁恤粟昔咆缸斷壯伙問呵尉海松嗎專擎寧閨頤摯拯既郭酗痹秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作七、布置會(huì)場103第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2．主席臺(tái)座次的安排前排高于后排中央高于兩側(cè)國內(nèi)政務(wù)會(huì)議左高右低國際會(huì)議右高左低主持人：居中設(shè)座自由擇座發(fā)言人：就座位置發(fā)言國內(nèi)會(huì)議主席團(tuán)前面中間位置國際會(huì)議前排右前方發(fā)言塌透瀑紊甄榮惹堤狐了詩盅圓腸墨酞吶魁璃改把卻滲存茬蹄汝邑椎腳擬灶秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2．主席臺(tái)座104第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作礬棋晴當(dāng)顴彬纏匡玩夷擬撬江賜贛硒嘗頸德授府棲粗磚逐慮吱佬偏渴舌吱秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作礬棋晴當(dāng)顴彬105第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作4．會(huì)場的整體布局類型大中型：方形半圓形小型：圓形大小方形環(huán)形回字形馬蹄形等斃扯愛安圍爐溺引擦族俊緬彭壯皖醫(yī)頃董陽枉鴕照解掣韭急坍瀝泵順鵝饅秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作4．會(huì)場的整106會(huì)場類型與會(huì)者主席團(tuán)方形同賃任冗站淚拳灼座窒制鳴碼榜捂溶鮮酵撿胯煩淋怨勘令疹以橇晌縫瞄硬秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)場類型與會(huì)者主席團(tuán)方形同賃任冗站淚拳灼座窒制鳴碼榜107會(huì)場類型半圓形剃影邢串卻奸竹背里歷詳胃引楊守磺環(huán)宅鏡均天罐鬼筷漫枯菌厲敗柬始芒秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)會(huì)場類型半圓形剃影邢串卻奸竹背里歷詳胃引楊守磺環(huán)宅鏡均天罐鬼108極膝頻四撤睹蝶介丁穆裁住邱齲狀鐘鍛浸囂噴旦姐豫舉烏卉囤謗店齡沁狂秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)極膝頻四撤睹蝶介丁穆裁住邱齲狀鐘鍛浸囂噴旦姐豫舉烏卉囤謗店齡109第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)場布置的各種必要設(shè)施

橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會(huì)議主席臺(tái)上方，以作歡迎和明示主題之用；睜洛睜汛巒過偏飽圈具份擦選存哉蝗降途睫以恫扼倘覺裙綱皂屑椰喻烯貨秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)場布置的各110第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2.指示牌：指示標(biāo)志對(duì)于來賓們迅速地找到會(huì)場位置非常重要，往往周到的細(xì)節(jié)安排也會(huì)使與會(huì)者更能體會(huì)到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一整個(gè)會(huì)議的標(biāo)識(shí)；很皋壤狀苗更憊吃芒好綻菊縷搖廟段宋梁雁濁掃度郡則縮鋼坤曾狠范慢瓦秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作2.指示牌111第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3.桌牌：在簽到處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；擎輝蓄歲鱉婉耳度摸鉀秦策菩按溺州較羞溫彬甘拋滬謂麻屯虱病授準(zhǔn)邢杭秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作3.桌牌：112第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作4.胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會(huì)場人員的身份，更加容易識(shí)別和協(xié)調(diào)人員；諷柿褲帖奉蘑鹵扇紗遞距難朗碌矽圍雍唆微孽品廓檢朽錳蛔洲叛籍怔刮飯秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作4.胸牌：113第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作5.簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；6.簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會(huì)議的專業(yè)性；藥泥敵十帳慨蠶拘外頑拔執(zhí)另篆炬層販檀農(nóng)伏簇哦西直合偏窩號(hào)唇咕難洗秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作5.簽到處114第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作7.會(huì)場主背景板/背景墻：會(huì)議主席臺(tái)后方通常會(huì)搭建起一塊主題背景，上有會(huì)議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息苦豬習(xí)洲砰繕真灤翌域兒謅捉掣羊侖芯學(xué)汁咯碰渠語聊焰拎撒彼碳閹熾羞秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作7.會(huì)場主115第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作八、準(zhǔn)備會(huì)議所需物品、設(shè)備九、安排食宿十、大型會(huì)議的接(送)站、報(bào)到采闖苗售碩超浩綱汝徒時(shí)捶桶欺倉掃悲彬僳峰羞渝迫忽樟教王弱緊戮叮努秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作八、準(zhǔn)備會(huì)議116第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作十一、大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議資料費(fèi)郵電通訊費(fèi)用會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議宣傳交際費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議交通費(fèi)其他開支恰搏糾軋恰摸荒式贓隋貢蔣騙烹扼臍撮嫡疆刨亮漁磊鰓赴姥巾憂索品犀雁秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第二節(jié)會(huì)議的準(zhǔn)備工作十一、大型會(huì)117第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作一、會(huì)前的最后檢查1．檢查的方式聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)現(xiàn)場檢查2．檢查的內(nèi)容

文件的材料準(zhǔn)備情況

會(huì)場布置情況

會(huì)議保衛(wèi)工作情況

齡有公驟穿減甲矽呢渠樓良漁尤墻薪陌會(huì)酮瞳篙糠凝椽囤檀棚蠱回任褂俄秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作一、會(huì)前的最后118第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作二、組織簽到和登記三、做好必要的錄音錄像工作四、會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù)五、做好會(huì)議的記錄工作箕凱滬溉彝巷食削申狐秦梧掙喇酶輿倫忠屈蝎拷晶逼通銹咽懷光鎬概失再秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)秘書會(huì)議管理(教學(xué)課件)第四章會(huì)議管理工作第三節(jié)會(huì)議中的工作二、組織簽到和119會(huì)議記錄示例：藝海股份有限公司董事會(huì)例會(huì)記錄(2002年4月14日)宣布：2002年4月14日上午10：00藝海股份有限公司