文書(shū)處理與檔案管理課件

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章文書(shū)處理與檔案管理

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章文1電子教案模版配色（1）通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.了解文書(shū)處理的原則2.了解文書(shū)處理的行文關(guān)系及行文方式3.掌握文書(shū)處理的收文及發(fā)文程序4.了解檔案管理的內(nèi)容與分類(lèi)5.進(jìn)行全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)及案卷的排列與編目學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章文書(shū)處理與檔案管理

電子教案模版配色（1）通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章2某酒店的文書(shū)處理工作內(nèi)容（略，請(qǐng)見(jiàn)教材第180頁(yè)）引入案例第七章文書(shū)處理與檔案管理

某酒店的文書(shū)處理工作引入案例第七章文書(shū)處理與檔案管理3第一節(jié)文書(shū)處理第二節(jié)檔案管理概述第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)主要內(nèi)容第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理主要內(nèi)容第七章文書(shū)處理與檔案管理4第一節(jié)文書(shū)處理一、文書(shū)處理的原則1.及時(shí)、高效2.準(zhǔn)確、周密3.精簡(jiǎn)、求實(shí)4.安全、可靠第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理一、文書(shū)處理的原則第七章文書(shū)處理與檔案管5第一節(jié)文書(shū)處理二、文書(shū)處理的行文關(guān)系與行文方式

（一）行文關(guān)系1.隸屬關(guān)系（1）同一系統(tǒng)的上下級(jí)單位之間構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系（屬行政關(guān)系）；（2）同一系統(tǒng)的上下級(jí)部門(mén)之間構(gòu)成的指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系（屬業(yè)務(wù)關(guān)系）。2.非隸屬關(guān)系（1）同一系統(tǒng)同級(jí)單位、部門(mén)之間或不同系統(tǒng)的同級(jí)單位、部門(mén)之間；（2）非同一系統(tǒng)的非同級(jí)單位、部門(mén)之間。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理二、文書(shū)處理的行文關(guān)系與行文方式第七章文6第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

對(duì)口行文聯(lián)合行文橫向行文越級(jí)行文公開(kāi)行文直達(dá)行文多級(jí)行文逐級(jí)行文授權(quán)行文轉(zhuǎn)發(fā)行文行文方式

（二）行文方式二、文書(shū)處理的行文關(guān)系與行文方式第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理對(duì)口行文聯(lián)合7第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理

公文處理的基本程序圖請(qǐng)見(jiàn)教材第184頁(yè)。小知識(shí)第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理8第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序（一）發(fā)文處理程序1．草擬（1）交擬。交擬是指單位、單位的領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人向準(zhǔn)備擬寫(xiě)稿件的人交待擬寫(xiě)稿件的任務(wù)。（2）起草。文稿的起草要了解領(lǐng)導(dǎo)交待的事情始末，做好調(diào)查研究，認(rèn)真分析各類(lèi)情況和需要，然后再起草。2.審核審核又稱(chēng)核稿，是指草擬好的文稿在送出去前，由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文稿的內(nèi)容、文種、用詞等方面進(jìn)行全面的檢查。審核主要把好行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理9第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序（一）發(fā)文處理程序3.簽發(fā)

“簽發(fā)”又稱(chēng)為“會(huì)簽”，是指單位的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)審核過(guò)的文稿進(jìn)行最后的審查，審查無(wú)誤在發(fā)文稿紙上簽署意見(jiàn)并注明簽發(fā)人的姓名及年月日。4.復(fù)核復(fù)核是發(fā)文辦理過(guò)程中的第二次審核，是在正式的公文印制出來(lái)之前，秘書(shū)部門(mén)對(duì)簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核審查。5.繕印繕印，是根據(jù)復(fù)核好的文件定稿進(jìn)行謄清或印制文件。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理10第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序（一）發(fā)文處理程序6.校對(duì)校對(duì)是對(duì)繕印出來(lái)的文本清樣與定稿進(jìn)行全面的對(duì)照檢查。7.用印用印是在文件的正本落款的地方蓋上發(fā)文單位的公章。8.登記登記，是對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行記錄，以便日后核查。9.分發(fā)分發(fā)，是對(duì)印制完畢需要發(fā)出的文件進(jìn)行分封和發(fā)送。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理11第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

發(fā)文登記簿小知識(shí)三、文書(shū)處理程序（一）發(fā)文處理程序第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理發(fā)文登記簿小知12第一節(jié)文書(shū)處理（二）收文處理程序1.簽收2.拆封3.登記需要登記的文件有：（1）上級(jí)單位的指導(dǎo)性的、參閱性的或需要辦理的文件；（2）下級(jí)單位的請(qǐng)示性、報(bào)告性的文件；（3）帶有密級(jí)的重要資料；（4）單位內(nèi)部使用的文件、會(huì)議文件和音像文件。不需要登記的文件有：（1）領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件；（2）事務(wù)性的通知、便函等；（3）一般性的簡(jiǎn)報(bào)；（4）公開(kāi)的和內(nèi)部不保密的出版物；（5）已經(jīng)被其他綜合性質(zhì)的文件包括的文件。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理（二）收文處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管13第一節(jié)文書(shū)處理（二）收文處理程序4.審核5.傳閱6.擬辦。秘書(shū)人員或經(jīng)授權(quán)的部門(mén)在領(lǐng)導(dǎo)批辦之前對(duì)文件的問(wèn)題提出如何辦理的初步意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參閱。7.批辦8.承辦。就是按照領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見(jiàn)執(zhí)行具體的工作。9.催辦。就是文秘人員按照承辦時(shí)限，對(duì)承辦部門(mén)定期進(jìn)行檢查與催促，防止文件處理被延誤。10.注辦。是由經(jīng)辦人在文書(shū)處理單上對(duì)文書(shū)的承辦的情況和結(jié)果進(jìn)行簡(jiǎn)要的情況說(shuō)明第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理（二）收文處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管14第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

四、文書(shū)立卷

1.文書(shū)立卷的基本原則（1）能正確反映單位工作的歷史面貌。（2）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整。（3）便于管理和查找利用。2.文書(shū)立卷的方法（1）按文件特征立卷。它包括：作者特征、問(wèn)題特征、名稱(chēng)特征、時(shí)間特征、通訊者特征和地區(qū)特征。（2）按照文件的保管期限立卷。案卷的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理四、文書(shū)立卷15按通訊者特征立卷實(shí)例（1）化工大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的函（2）工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函（3）化工大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的函（4）工業(yè)大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函以上案例是按照文件的通訊者相同來(lái)立卷的，案卷的標(biāo)題為：《化工大學(xué)與工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭、劉海工作調(diào)動(dòng)問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)》微型案例第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理按通訊者特征立卷實(shí)例微型案例第七章文書(shū)處理與檔案管理第16第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

1．歸檔范圍上級(jí)發(fā)來(lái)的與本單位有關(guān)文件。重要的會(huì)議材料。單位對(duì)外的正式發(fā)文。重要的往來(lái)文書(shū)。本單位及各部門(mén)的工作計(jì)劃、報(bào)告及重要的統(tǒng)計(jì)材料等。本單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等。本單位干部任免與懲的文件。本單位工資、福利方面的文件。本單位及下屬單位成立、合并、撤銷(xiāo)等材料。本單位的歷史沿革、大事記、以及反映本單位重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像帶等。本單位處理群眾來(lái)信來(lái)訪的原件、記錄及處理結(jié)果。本單位財(cái)產(chǎn)、檔案等交接憑證。本單位外事方面的文件材料。需要貫徹執(zhí)行的規(guī)定、通知等。下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、歸檔第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理1．歸檔范圍本17第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

2．歸檔的時(shí)間按照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門(mén)移交檔案。3．歸檔的要求歸檔的文件材料要齊全、完整。文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系、合并整理、立卷。歸檔的文件材料，要保持它們的歷史聯(lián)系；區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理、立卷；案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于管理。五、歸檔第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理五、歸檔18檔案管理是機(jī)關(guān)或單位的文書(shū)部門(mén)將立卷歸檔好的文件移交給檔案部門(mén)，檔案部門(mén)對(duì)于處理完畢并具有保存價(jià)值的文件實(shí)體及信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、開(kāi)發(fā)和提供利用等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

檔案管理是機(jī)關(guān)或單位的文書(shū)部門(mén)將立卷歸檔好的文件移交給檔案部19一、收集檔案室收集工作的職責(zé)監(jiān)督文件的形成過(guò)程督促歸檔制度的落實(shí)開(kāi)展零散文件的收集工作指導(dǎo)文書(shū)部門(mén)的立卷歸檔工作第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

一、收集第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理20第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

微型案例第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理微型案例21二、整理（一）檔案整理工作的內(nèi)容檔案整理工作的內(nèi)容包括全宗、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、立卷（組卷、卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)案卷封面）、案卷排列和編號(hào)、編制案卷目錄等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（二）檔案整理工作的原則第一，保持文件間的歷史聯(lián)系；第二，便于保管和利用；第三，充分尊重和利用原有的整理成果。（三）區(qū)分全宗全宗，是一個(gè)具有獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所形成的檔案的有機(jī)整體，這個(gè)有機(jī)整體便為一個(gè)全宗。第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

二、整理第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理22三、鑒定（一）檔案價(jià)值鑒定工作的內(nèi)容第一，制定鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)；第二，判定檔案的價(jià)值，確定保管期限；第三，剔出無(wú)保存價(jià)值和保管期滿的檔案（二）檔案價(jià)值鑒定工作的程序第一，文件歸檔鑒定；第二，劃定文件的保管期限；第三，檔案價(jià)值復(fù)審；第四，銷(xiāo)毀無(wú)價(jià)值檔案。（三）鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)1．分析文件的內(nèi)容；2．分析文件的來(lái)源和時(shí)間；3．文件的完整性和有效性；4．分析文件的名稱(chēng)、稿本和外形特征。第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

三、鑒定第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理23四、保管保管，是維護(hù)檔案在庫(kù)房中的存放秩序并保護(hù)檔案不受損害，是確保檔案完整安全的重要基礎(chǔ)性工作。五、檢索檢索，是采用一定的手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行加工，并編制檢索工具，使利用者更加方便地利用檔案。常用的檔案檢索工具的編制方法有：案卷文件目錄；分類(lèi)目錄；主題目錄；文號(hào)索引；人名索引；全宗指南第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

四、保管第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理24第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

案卷文件目錄微型案例第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理案卷文件目25七、編研編研，為了更好地利用、研究檔案信息，對(duì)具有較高利用價(jià)值的檔案內(nèi)容進(jìn)行研究、選擇、編輯、出版等。編研的成果主要有：檔案文獻(xiàn)匯編；檔案文摘匯編；檔案參考資料；年鑒。八、統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)，通過(guò)記錄和量化的數(shù)據(jù)研究、分析檔案及其管理中的規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)，為管理工作提供真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化。第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

七、編研第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理26第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)一、常用的檔案分類(lèi)法（一）年度分類(lèi)法年度分類(lèi)法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。年度的處理主要有以下幾種情況：1．跨年度的文件處理。通常收文以收到年度為準(zhǔn)；發(fā)文以文件簽發(fā)的年度為準(zhǔn)；內(nèi)部文件以定稿時(shí)間為準(zhǔn)。2．某些文件的形成時(shí)間與文件內(nèi)容涉及的年度不一致，則以文件內(nèi)容針對(duì)的年度為準(zhǔn)。3．專(zhuān)門(mén)年度的文件處理。如，教育部門(mén)在教學(xué)活動(dòng)中是按學(xué)年計(jì)算。另外，有一些文件由于某種原因沒(méi)有標(biāo)注或找不到日期，對(duì)此需要根據(jù)文件內(nèi)容或各種標(biāo)記等方法，考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似日期，并將其合理歸類(lèi)。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)一、常用的檔案分類(lèi)法第七章文書(shū)處27第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（二）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法就是檔案按文件形成或承辦的部門(mén)來(lái)分類(lèi)，一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類(lèi)，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)名。分類(lèi)時(shí)需注意的事項(xiàng)有：以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類(lèi)中；幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的文件一般應(yīng)歸入主辦機(jī)構(gòu)；業(yè)務(wù)部門(mén)起草而以機(jī)關(guān)或辦公廳(室)名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門(mén)職責(zé)或業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類(lèi)中，否則歸人辦公廳(室)類(lèi)。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（二）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法第七章文書(shū)處28第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（三）問(wèn)題分類(lèi)法問(wèn)題分類(lèi)法就是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)檔案文件劃分類(lèi)別。其適用范圍包括以下幾種情況：1．立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，變動(dòng)較大且又較為復(fù)雜，不宜按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)，而適用于按問(wèn)題分類(lèi)；2．各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件由于某種原因被打亂而混雜在一起，難以按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)．從而只能按照問(wèn)題分類(lèi)；3．單位在用了組織機(jī)構(gòu)作為第一或第二層的分類(lèi)法后，由于類(lèi)內(nèi)檔案數(shù)量較多．確實(shí)有必要細(xì)分，這時(shí)就可以結(jié)合采用問(wèn)題分類(lèi)法。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（三）問(wèn)題分類(lèi)法第七章文書(shū)處理與29第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法1．年度一組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。即以年度為第一級(jí)類(lèi)目，機(jī)構(gòu)為第二級(jí)類(lèi)目。第七章文書(shū)處理與檔案管理

某企業(yè)按年度—組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)2000年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部…2001年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部…微型案例第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文30第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法

2．年度—問(wèn)題分類(lèi)法。即以年度為一級(jí)類(lèi)目，問(wèn)題為二級(jí)類(lèi)目。

第七章文書(shū)處理與檔案管理

某農(nóng)林水利局全宗分類(lèi)2000年會(huì)議類(lèi)組織人事類(lèi)生產(chǎn)類(lèi)品質(zhì)類(lèi)…2001年會(huì)議類(lèi)組織人事類(lèi)生產(chǎn)類(lèi)品質(zhì)類(lèi)…微型案例第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文31第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法3．組織機(jī)構(gòu)—年度分類(lèi)法

這種方法適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)多年一直不變，或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗。4．問(wèn)題一年度分類(lèi)法這種方法是適用于歷史檔案和撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案。對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，不宜采用這種分類(lèi)方法。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文32第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文書(shū)處理與檔案管理

微型案例第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文33第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法1．年度一組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。即以年度為第一級(jí)類(lèi)目，機(jī)構(gòu)為第二級(jí)類(lèi)目。第七章文書(shū)處理與檔案管理

某企業(yè)按年度—組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)2000年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部…2001年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部…微型案例第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文34第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)三、案卷排列與編目（一）案卷排列案卷排列就是將各類(lèi)已經(jīng)組合好的案卷，按照系統(tǒng)整理的要求，采用一定的方法，確定其先后排列次序，并按此順序編上號(hào)碼的工作。1.案卷目錄編制方法。按照案卷所反映的問(wèn)題或工作上的聯(lián)系排列；按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列；按照案卷形成時(shí)間先后順序排列；按照案卷所屬的組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的重要程度排列；按照案卷所屬的保管期限進(jìn)行排列。案卷的排列順序一旦確定，就應(yīng)對(duì)每個(gè)案卷逐個(gè)編號(hào)，以固定排列順序。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)三、案卷排列與編目第七章文書(shū)處理35第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理

微型案例案卷目錄第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理微型案36三、案卷排列與編目（一）案卷排列2.案卷目錄的結(jié)構(gòu)第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理

三、案卷排列與編目第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理37第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理38第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理39本章小結(jié)第六章秘書(shū)的日常事務(wù)工作

本章小結(jié)第六章秘書(shū)的日常事務(wù)工作40王秘書(shū)的困惑

內(nèi)容略，請(qǐng)見(jiàn)教材第216頁(yè)。案例分析第六章秘書(shū)的日常事務(wù)工作

案例分析第六章秘書(shū)的日常事務(wù)工作41訓(xùn)練一：文書(shū)處理1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)讓學(xué)生掌握文書(shū)處理的程序。2．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容背景材料（略，見(jiàn)教材217-218頁(yè)）3．實(shí)訓(xùn)要求（1）以小組為單位，共同完成此項(xiàng)任務(wù)；（2）操作中需要使用的物品，如紙張、筆的必備物品要求學(xué)生課前準(zhǔn)備好；（3）完成后，由組長(zhǎng)向其他同學(xué)介紹他們工作的全過(guò)程。實(shí)踐訓(xùn)練第六章秘書(shū)的日常事務(wù)工作

訓(xùn)練一：文書(shū)處理實(shí)踐訓(xùn)練第六章秘書(shū)的日常事務(wù)工作42訓(xùn)練二：檔案管理

1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)考核文件歸檔部分學(xué)生對(duì)卷內(nèi)文件的整理，按照一定順序編寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。2．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容（1）背景材料（略，見(jiàn)教材218頁(yè)）（2）根據(jù)背景材料，完成卷內(nèi)文件目錄（見(jiàn)219頁(yè)）3．實(shí)訓(xùn)要求（1）由學(xué)生根據(jù)所學(xué)的知識(shí)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄；（2）完成后，由一名成員將自己編寫(xiě)的目錄寫(xiě)到黑板上，并進(jìn)行詳細(xì)的講解。實(shí)踐訓(xùn)練第六章秘書(shū)的日常事務(wù)工作

訓(xùn)練二：檔案管理實(shí)踐訓(xùn)練第六章秘書(shū)的日常事務(wù)工作43謝謝觀看，再見(jiàn)！高等教育出版社高等教育電子音像出版社高職高專(zhuān)系列教材配套電子教案謝謝觀看，再見(jiàn)！高等教育出版社高等教育電子音像出版社高職高專(zhuān)449、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開(kāi)的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽(yáng)光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。12月-2212月-22Thursday,December22,202210、人的志向通常和他們的能力成正比例。02:08:4802:08:4802:0812/22/20222:08:48AM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無(wú)以廣才，非志無(wú)以成學(xué)。12月-2202:08:4802:08Dec-2222-Dec-2212、越是無(wú)能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。02:08:4802:08:4802:08Thursday,December22,202213、志不立，天下無(wú)可成之事。12月-2212月-2202:08:4802:08:48December22,202214、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'thaveknownmywayabout.。22十二月20222:08:48上午02:08:4812月-2215、會(huì)當(dāng)凌絕頂，一覽眾山小。十二月222:08上午12月-2202:08December22,202216、如果一個(gè)人不知道他要駛向哪頭，那么任何風(fēng)都不是順風(fēng)。2022/12/222:08:4802:08:4822December202217、一個(gè)人如果不到最高峰，他就沒(méi)有片刻的安寧，他也就不會(huì)感到生命的恬靜和光榮。2:08:48上午2:08上午02:08:4812月-22謝謝觀看THEEND9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開(kāi)的地方，在這醉人芬芳45引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章文書(shū)處理與檔案管理

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章文46電子教案模版配色（1）通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.了解文書(shū)處理的原則2.了解文書(shū)處理的行文關(guān)系及行文方式3.掌握文書(shū)處理的收文及發(fā)文程序4.了解檔案管理的內(nèi)容與分類(lèi)5.進(jìn)行全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)及案卷的排列與編目學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章文書(shū)處理與檔案管理

電子教案模版配色（1）通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：學(xué)習(xí)目標(biāo)第七章47某酒店的文書(shū)處理工作內(nèi)容（略，請(qǐng)見(jiàn)教材第180頁(yè)）引入案例第七章文書(shū)處理與檔案管理

某酒店的文書(shū)處理工作引入案例第七章文書(shū)處理與檔案管理48第一節(jié)文書(shū)處理第二節(jié)檔案管理概述第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)主要內(nèi)容第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理主要內(nèi)容第七章文書(shū)處理與檔案管理49第一節(jié)文書(shū)處理一、文書(shū)處理的原則1.及時(shí)、高效2.準(zhǔn)確、周密3.精簡(jiǎn)、求實(shí)4.安全、可靠第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理一、文書(shū)處理的原則第七章文書(shū)處理與檔案管50第一節(jié)文書(shū)處理二、文書(shū)處理的行文關(guān)系與行文方式

（一）行文關(guān)系1.隸屬關(guān)系（1）同一系統(tǒng)的上下級(jí)單位之間構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系（屬行政關(guān)系）；（2）同一系統(tǒng)的上下級(jí)部門(mén)之間構(gòu)成的指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系（屬業(yè)務(wù)關(guān)系）。2.非隸屬關(guān)系（1）同一系統(tǒng)同級(jí)單位、部門(mén)之間或不同系統(tǒng)的同級(jí)單位、部門(mén)之間；（2）非同一系統(tǒng)的非同級(jí)單位、部門(mén)之間。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理二、文書(shū)處理的行文關(guān)系與行文方式第七章文51第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

對(duì)口行文聯(lián)合行文橫向行文越級(jí)行文公開(kāi)行文直達(dá)行文多級(jí)行文逐級(jí)行文授權(quán)行文轉(zhuǎn)發(fā)行文行文方式

（二）行文方式二、文書(shū)處理的行文關(guān)系與行文方式第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理對(duì)口行文聯(lián)合52第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理

公文處理的基本程序圖請(qǐng)見(jiàn)教材第184頁(yè)。小知識(shí)第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理53第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序（一）發(fā)文處理程序1．草擬（1）交擬。交擬是指單位、單位的領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人向準(zhǔn)備擬寫(xiě)稿件的人交待擬寫(xiě)稿件的任務(wù)。（2）起草。文稿的起草要了解領(lǐng)導(dǎo)交待的事情始末，做好調(diào)查研究，認(rèn)真分析各類(lèi)情況和需要，然后再起草。2.審核審核又稱(chēng)核稿，是指草擬好的文稿在送出去前，由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文稿的內(nèi)容、文種、用詞等方面進(jìn)行全面的檢查。審核主要把好行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理54第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序（一）發(fā)文處理程序3.簽發(fā)

“簽發(fā)”又稱(chēng)為“會(huì)簽”，是指單位的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)審核過(guò)的文稿進(jìn)行最后的審查，審查無(wú)誤在發(fā)文稿紙上簽署意見(jiàn)并注明簽發(fā)人的姓名及年月日。4.復(fù)核復(fù)核是發(fā)文辦理過(guò)程中的第二次審核，是在正式的公文印制出來(lái)之前，秘書(shū)部門(mén)對(duì)簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核審查。5.繕印繕印，是根據(jù)復(fù)核好的文件定稿進(jìn)行謄清或印制文件。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理55第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序（一）發(fā)文處理程序6.校對(duì)校對(duì)是對(duì)繕印出來(lái)的文本清樣與定稿進(jìn)行全面的對(duì)照檢查。7.用印用印是在文件的正本落款的地方蓋上發(fā)文單位的公章。8.登記登記，是對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行記錄，以便日后核查。9.分發(fā)分發(fā)，是對(duì)印制完畢需要發(fā)出的文件進(jìn)行分封和發(fā)送。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理三、文書(shū)處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管理56第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

發(fā)文登記簿小知識(shí)三、文書(shū)處理程序（一）發(fā)文處理程序第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理發(fā)文登記簿小知57第一節(jié)文書(shū)處理（二）收文處理程序1.簽收2.拆封3.登記需要登記的文件有：（1）上級(jí)單位的指導(dǎo)性的、參閱性的或需要辦理的文件；（2）下級(jí)單位的請(qǐng)示性、報(bào)告性的文件；（3）帶有密級(jí)的重要資料；（4）單位內(nèi)部使用的文件、會(huì)議文件和音像文件。不需要登記的文件有：（1）領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件；（2）事務(wù)性的通知、便函等；（3）一般性的簡(jiǎn)報(bào)；（4）公開(kāi)的和內(nèi)部不保密的出版物；（5）已經(jīng)被其他綜合性質(zhì)的文件包括的文件。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理（二）收文處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管58第一節(jié)文書(shū)處理（二）收文處理程序4.審核5.傳閱6.擬辦。秘書(shū)人員或經(jīng)授權(quán)的部門(mén)在領(lǐng)導(dǎo)批辦之前對(duì)文件的問(wèn)題提出如何辦理的初步意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參閱。7.批辦8.承辦。就是按照領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見(jiàn)執(zhí)行具體的工作。9.催辦。就是文秘人員按照承辦時(shí)限，對(duì)承辦部門(mén)定期進(jìn)行檢查與催促，防止文件處理被延誤。10.注辦。是由經(jīng)辦人在文書(shū)處理單上對(duì)文書(shū)的承辦的情況和結(jié)果進(jìn)行簡(jiǎn)要的情況說(shuō)明第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理（二）收文處理程序第七章文書(shū)處理與檔案管59第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

四、文書(shū)立卷

1.文書(shū)立卷的基本原則（1）能正確反映單位工作的歷史面貌。（2）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整。（3）便于管理和查找利用。2.文書(shū)立卷的方法（1）按文件特征立卷。它包括：作者特征、問(wèn)題特征、名稱(chēng)特征、時(shí)間特征、通訊者特征和地區(qū)特征。（2）按照文件的保管期限立卷。案卷的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理四、文書(shū)立卷60按通訊者特征立卷實(shí)例（1）化工大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的函（2）工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函（3）化工大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的函（4）工業(yè)大學(xué)關(guān)于劉海工作調(diào)動(dòng)的復(fù)函以上案例是按照文件的通訊者相同來(lái)立卷的，案卷的標(biāo)題為：《化工大學(xué)與工業(yè)大學(xué)關(guān)于王蘭、劉海工作調(diào)動(dòng)問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)》微型案例第七章文書(shū)處理與檔案管理

第一節(jié)文書(shū)處理按通訊者特征立卷實(shí)例微型案例第七章文書(shū)處理與檔案管理第61第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

1．歸檔范圍上級(jí)發(fā)來(lái)的與本單位有關(guān)文件。重要的會(huì)議材料。單位對(duì)外的正式發(fā)文。重要的往來(lái)文書(shū)。本單位及各部門(mén)的工作計(jì)劃、報(bào)告及重要的統(tǒng)計(jì)材料等。本單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等。本單位干部任免與懲的文件。本單位工資、福利方面的文件。本單位及下屬單位成立、合并、撤銷(xiāo)等材料。本單位的歷史沿革、大事記、以及反映本單位重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像帶等。本單位處理群眾來(lái)信來(lái)訪的原件、記錄及處理結(jié)果。本單位財(cái)產(chǎn)、檔案等交接憑證。本單位外事方面的文件材料。需要貫徹執(zhí)行的規(guī)定、通知等。下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、歸檔第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理1．歸檔范圍本62第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理

2．歸檔的時(shí)間按照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門(mén)移交檔案。3．歸檔的要求歸檔的文件材料要齊全、完整。文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系、合并整理、立卷。歸檔的文件材料，要保持它們的歷史聯(lián)系；區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理、立卷；案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于管理。五、歸檔第一節(jié)文書(shū)處理第七章文書(shū)處理與檔案管理五、歸檔63檔案管理是機(jī)關(guān)或單位的文書(shū)部門(mén)將立卷歸檔好的文件移交給檔案部門(mén)，檔案部門(mén)對(duì)于處理完畢并具有保存價(jià)值的文件實(shí)體及信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、開(kāi)發(fā)和提供利用等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

檔案管理是機(jī)關(guān)或單位的文書(shū)部門(mén)將立卷歸檔好的文件移交給檔案部64一、收集檔案室收集工作的職責(zé)監(jiān)督文件的形成過(guò)程督促歸檔制度的落實(shí)開(kāi)展零散文件的收集工作指導(dǎo)文書(shū)部門(mén)的立卷歸檔工作第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

一、收集第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理65第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

微型案例第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理微型案例66二、整理（一）檔案整理工作的內(nèi)容檔案整理工作的內(nèi)容包括全宗、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、立卷（組卷、卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、填寫(xiě)案卷封面）、案卷排列和編號(hào)、編制案卷目錄等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（二）檔案整理工作的原則第一，保持文件間的歷史聯(lián)系；第二，便于保管和利用；第三，充分尊重和利用原有的整理成果。（三）區(qū)分全宗全宗，是一個(gè)具有獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所形成的檔案的有機(jī)整體，這個(gè)有機(jī)整體便為一個(gè)全宗。第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

二、整理第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理67三、鑒定（一）檔案價(jià)值鑒定工作的內(nèi)容第一，制定鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)；第二，判定檔案的價(jià)值，確定保管期限；第三，剔出無(wú)保存價(jià)值和保管期滿的檔案（二）檔案價(jià)值鑒定工作的程序第一，文件歸檔鑒定；第二，劃定文件的保管期限；第三，檔案價(jià)值復(fù)審；第四，銷(xiāo)毀無(wú)價(jià)值檔案。（三）鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)1．分析文件的內(nèi)容；2．分析文件的來(lái)源和時(shí)間；3．文件的完整性和有效性；4．分析文件的名稱(chēng)、稿本和外形特征。第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

三、鑒定第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理68四、保管保管，是維護(hù)檔案在庫(kù)房中的存放秩序并保護(hù)檔案不受損害，是確保檔案完整安全的重要基礎(chǔ)性工作。五、檢索檢索，是采用一定的手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行加工，并編制檢索工具，使利用者更加方便地利用檔案。常用的檔案檢索工具的編制方法有：案卷文件目錄；分類(lèi)目錄；主題目錄；文號(hào)索引；人名索引；全宗指南第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

四、保管第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理69第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

案卷文件目錄微型案例第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理案卷文件目70七、編研編研，為了更好地利用、研究檔案信息，對(duì)具有較高利用價(jià)值的檔案內(nèi)容進(jìn)行研究、選擇、編輯、出版等。編研的成果主要有：檔案文獻(xiàn)匯編；檔案文摘匯編；檔案參考資料；年鑒。八、統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)，通過(guò)記錄和量化的數(shù)據(jù)研究、分析檔案及其管理中的規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)，為管理工作提供真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化。第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理

七、編研第二節(jié)檔案管理概述第七章文書(shū)處理與檔案管理71第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)一、常用的檔案分類(lèi)法（一）年度分類(lèi)法年度分類(lèi)法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。年度的處理主要有以下幾種情況：1．跨年度的文件處理。通常收文以收到年度為準(zhǔn)；發(fā)文以文件簽發(fā)的年度為準(zhǔn)；內(nèi)部文件以定稿時(shí)間為準(zhǔn)。2．某些文件的形成時(shí)間與文件內(nèi)容涉及的年度不一致，則以文件內(nèi)容針對(duì)的年度為準(zhǔn)。3．專(zhuān)門(mén)年度的文件處理。如，教育部門(mén)在教學(xué)活動(dòng)中是按學(xué)年計(jì)算。另外，有一些文件由于某種原因沒(méi)有標(biāo)注或找不到日期，對(duì)此需要根據(jù)文件內(nèi)容或各種標(biāo)記等方法，考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似日期，并將其合理歸類(lèi)。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)一、常用的檔案分類(lèi)法第七章文書(shū)處72第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（二）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法就是檔案按文件形成或承辦的部門(mén)來(lái)分類(lèi)，一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類(lèi)，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)名。分類(lèi)時(shí)需注意的事項(xiàng)有：以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類(lèi)中；幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的文件一般應(yīng)歸入主辦機(jī)構(gòu)；業(yè)務(wù)部門(mén)起草而以機(jī)關(guān)或辦公廳(室)名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門(mén)職責(zé)或業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類(lèi)中，否則歸人辦公廳(室)類(lèi)。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（二）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法第七章文書(shū)處73第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（三）問(wèn)題分類(lèi)法問(wèn)題分類(lèi)法就是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)檔案文件劃分類(lèi)別。其適用范圍包括以下幾種情況：1．立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，變動(dòng)較大且又較為復(fù)雜，不宜按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)，而適用于按問(wèn)題分類(lèi)；2．各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件由于某種原因被打亂而混雜在一起，難以按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)．從而只能按照問(wèn)題分類(lèi)；3．單位在用了組織機(jī)構(gòu)作為第一或第二層的分類(lèi)法后，由于類(lèi)內(nèi)檔案數(shù)量較多．確實(shí)有必要細(xì)分，這時(shí)就可以結(jié)合采用問(wèn)題分類(lèi)法。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)（三）問(wèn)題分類(lèi)法第七章文書(shū)處理與74第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法1．年度一組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。即以年度為第一級(jí)類(lèi)目，機(jī)構(gòu)為第二級(jí)類(lèi)目。第七章文書(shū)處理與檔案管理

某企業(yè)按年度—組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)2000年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部…2001年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部…微型案例第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文75第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法

2．年度—問(wèn)題分類(lèi)法。即以年度為一級(jí)類(lèi)目，問(wèn)題為二級(jí)類(lèi)目。

第七章文書(shū)處理與檔案管理

某農(nóng)林水利局全宗分類(lèi)2000年會(huì)議類(lèi)組織人事類(lèi)生產(chǎn)類(lèi)品質(zhì)類(lèi)…2001年會(huì)議類(lèi)組織人事類(lèi)生產(chǎn)類(lèi)品質(zhì)類(lèi)…微型案例第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文76第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法3．組織機(jī)構(gòu)—年度分類(lèi)法

這種方法適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)多年一直不變，或在比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所調(diào)整的全宗。4．問(wèn)題一年度分類(lèi)法這種方法是適用于歷史檔案和撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案。對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，不宜采用這種分類(lèi)方法。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文77第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文書(shū)處理與檔案管理

微型案例第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文78第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法1．年度一組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。即以年度為第一級(jí)類(lèi)目，機(jī)構(gòu)為第二級(jí)類(lèi)目。第七章文書(shū)處理與檔案管理

某企業(yè)按年度—組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)2000年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部…2001年辦公室人事部報(bào)關(guān)部生產(chǎn)部…微型案例第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)二、常用的復(fù)式檔案分類(lèi)法第七章文79第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)三、案卷排列與編目（一）案卷排列案卷排列就是將各類(lèi)已經(jīng)組合好的案卷，按照系統(tǒng)整理的要求，采用一定的方法，確定其先后排列次序，并按此順序編上號(hào)碼的工作。1.案卷目錄編制方法。按照案卷所反映的問(wèn)題或工作上的聯(lián)系排列；按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列；按照案卷形成時(shí)間先后順序排列；按照案卷所屬的組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的重要程度排列；按照案卷所屬的保管期限進(jìn)行排列。案卷的排列順序一旦確定，就應(yīng)對(duì)每個(gè)案卷逐個(gè)編號(hào)，以固定排列順序。第七章文書(shū)處理與檔案管理

第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)三、案卷排列與編目第七章文書(shū)處理80第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理

微型案例案卷目錄第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理微型案81三、案卷排列與編目（一）案卷排列2.案卷目錄的結(jié)構(gòu)第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章文書(shū)處理與檔案管理

三、案卷排列與編目第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)第七章