公文流程管理講義課件

公文流程管理公文流程管理1壹、公文書之意義係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書。凡機關(guān)與機關(guān)或機關(guān)與人民往來之公文書，機關(guān)內(nèi)部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務(wù)有關(guān)者，均包括在內(nèi)。壹、公文書之意義係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書。凡機關(guān)2貳、公文流程(ㄧ)指公文自收文或交辦起至發(fā)文歸檔之全部流程。ㄧ、收文處理二、文件簽辦三、文稿擬判四、發(fā)文處理五、歸檔處理貳、公文流程(ㄧ)指公文自收文或交辦起至發(fā)文歸檔之全部流程。3貳、公文流程(二)收文處理簽收拆驗分文編號登錄傳遞文件簽辦擬辦送會陳核核定文稿擬判擬稿會稿核稿判行發(fā)文處理繕印校對蓋印及簽署編號登錄傳遞歸檔處理整理與裝訂典藏借調(diào)清理銷毀移交貳、公文流程(二)收文處理4叁、公文之簽擬(ㄧ)「簽」為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據(jù)?！父濉篂楣闹荼?，依各機關(guān)規(guī)定程序核判後發(fā)出。擬辦之方式如下：叁、公文之簽擬(ㄧ)「簽」為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見，以5叁、公文之簽擬(二)一、先簽後稿（一）訂定、修正、廢止法令之案件。（二）性質(zhì)重要而無法令依據(jù)案件。（三）政策性重大興革案件。（四）牽涉較廣，會商未獲結(jié)論之案件。（五）重要人事案件。（六）與人民權(quán)利義務(wù)有重大關(guān)係之案件。叁、公文之簽擬(二)一、先簽後稿6叁、公文之簽擬(三)二、簽稿併陳（一）文稿內(nèi)容需另為說明或?qū)σ酝幚砬樾涡枳眉游鍪鲋讣?。（二）依法?zhǔn)駁，但案情特殊需加說明之案件。（三）需限時辦發(fā)，不及先行簽請核示之案件。叁、公文之簽擬(三)二、簽稿併陳7叁、公文之簽擬(四)三、以稿代簽一般案件、簡單或例行承轉(zhuǎn)之案件。叁、公文之簽擬(四)三、以稿代簽8肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(ㄧ)一、對於單位收發(fā)送交之文書，或根據(jù)工作分配須辦理者，承辦人員應(yīng)即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統(tǒng)或記載於公文登記簿，以備查詢。二、機關(guān)首長或單位主管對主管業(yè)務(wù)認(rèn)有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(ㄧ)一、對於單位收發(fā)送交之文書，或根9肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(二)三、負(fù)責(zé)主辦某項業(yè)務(wù)之人員，對其職責(zé)範(fàn)圍內(nèi)之事件，認(rèn)為必須以文書宣達(dá)意見或查詢事項時，得自行擬辦。四、承辦人員對於文書之?dāng)M辦，應(yīng)查明全案經(jīng)過，依據(jù)法令作切實簡明之簽註。依法令規(guī)定必須先經(jīng)會議決定者，應(yīng)按規(guī)定提會處理。法令已有明文規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核，無法令規(guī)定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優(yōu)於命令、後法優(yōu)於前法、特別法優(yōu)於普通法、後令優(yōu)於前令及下級機關(guān)之命令不得牴觸上級機關(guān)之命令等原則處理。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(二)三、負(fù)責(zé)主辦某項業(yè)務(wù)之人員，對其10肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(三)五、處理案件，須先經(jīng)查詢、統(tǒng)計、核算、考驗、籌備、設(shè)計等手續(xù)者，應(yīng)先完成此項手續(xù)，如非短時間所能完成時，宜先將原由向?qū)Ψ秸f明。六、承辦人員對本案原有文卷或有關(guān)資料，應(yīng)詳予查閱，以為擬辦處理之依據(jù)或參考。此項文卷或資料，必要時應(yīng)摘要附送主管，作為核決之參考。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(三)五、處理案件，須先經(jīng)查詢、統(tǒng)計、11肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(四)七、簽具意見，應(yīng)力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應(yīng)避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規(guī)避責(zé)任。八、重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應(yīng)敘明案情簽請核示或當(dāng)面請示後，再行簽辦。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(四)七、簽具意見，應(yīng)力求簡明具體，不12肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(五)九、毋須答復(fù)或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。十、承辦人員擬辦案件，應(yīng)依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應(yīng)依序辦理，並均於規(guī)定時限完成，不得積壓。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(五)九、毋須答復(fù)或辦理之普通文件，得13肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(六)十一、承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節(jié)較繁或文字較長者，宜摘提要點，以眉註方式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色筆註記，以利核閱。十二、承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應(yīng)於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應(yīng)於用畢後歸檔。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(六)十一、承辦人員對於來文或簽擬意見14伍、公文之會核(ㄧ)一、案件非本單位權(quán)責(zé)範(fàn)圍所能單獨解決，而涉及其他業(yè)務(wù)單位之職掌，必須會辦者。伍、公文之會核(ㄧ)一、案件非本單位權(quán)責(zé)範(fàn)圍所能單獨解15伍、公文之會核(二)二、會商之方式，應(yīng)依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，斟酌選擇辦理：（一）以電話商詢或面洽，必要時並紀(jì)錄備查。（二）以簽稿送會有關(guān)單位，其送會單位較多者，宜採用定型之簽稿會核單依次遞會或複製分會。（三）提例會（如處務(wù)會議、行政會議）討論。（四）約集有關(guān)單位人員定期舉行會議商討。（五）臨時約集有關(guān)人員小組會商。（六）自行持稿送會。（七）以書函或e-mail洽商。伍、公文之會核(二)二、會商之方式，應(yīng)依問題之繁簡難易及案件16伍、公文之會核(三)三、會簽案件其文稿內(nèi)容與會簽意見不牴觸時，不必再會稿，決行後以副本抄知。四、知會性質(zhì)之案件，不必事先會辦，核定後以副本抄知。伍、公文之會核(三)三、會簽案件其文稿內(nèi)容與會簽意見不17陸、陳核應(yīng)注意事項(ㄧ)一、文件經(jīng)承辦人員擬辦後，應(yīng)即分別按其性質(zhì)，用公文夾遞送主管人員核決。如與其他單位有關(guān)者並應(yīng)先行會商或送會。陸、陳核應(yīng)注意事項(ㄧ)一、文件經(jīng)承辦人員擬辦後，應(yīng)即分別18陸、陳核應(yīng)注意事項(二)二、文書於稿面適當(dāng)位置簽名或蓋章辦理，權(quán)責(zé)如下：

(ㄧ)初核者係承辦人員之直接主管。(二)覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。(三)會核者係與本案有關(guān)之主管人員。(四)決定者係依分層負(fù)責(zé)規(guī)定之最後決定人。陸、陳核應(yīng)注意事項(二)二、文書於稿面適當(dāng)位置簽名或蓋章辦理19陸、陳核應(yīng)注意事項(三)三、承辦人員對於承辦案件如未簽擬意見，應(yīng)交還重擬，再行陳核。四、承辦人員擬有兩種意見備供採擇者，主管或首長應(yīng)明確擇定一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。陸、陳核應(yīng)注意事項(三)三、承辦人員對於承辦案件如未簽擬意20柒、回稿或清稿（ㄧ）ㄧ、稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人閱後，再行送繕。柒、回稿或清稿（ㄧ）ㄧ、稿件於送會或陳判過程中，如改動21柒、回稿或清稿（二）二、文稿增刪修改過多者，應(yīng)送還原承辦人清稿，清稿後應(yīng)將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核、會簽者，不必再會核、會簽。柒、回稿或清稿（二）二、文稿增刪修改過多者，應(yīng)送還原承22捌、判行一、文稿之判行按分層負(fù)責(zé)之規(guī)定辦理。二、宜注意每一文稿之內(nèi)容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。三、對陳判之文稿認(rèn)為無繕發(fā)必要尚須考慮者，宜作「不發(fā)」或「緩發(fā)」之批示。四、重要文稿之陳判，應(yīng)由主辦人員或單位主管親自遞送。五、決行時，如有疑義，應(yīng)即召集承辦人員及核稿人員研議，及時明確批示。

捌、判行一、文稿之判行按分層負(fù)責(zé)之規(guī)定辦理。23玖、覆閱重要文稿或文稿陳核過程中，會核單位或各級核稿人員有不同意見或其他簽註時，應(yīng)先送請相關(guān)主管及承辦人員覆核後，再行送繕或存參。玖、覆閱重要文稿或文稿陳核過程中，會核單位或各級核稿人員有不24拾、發(fā)文處理繕印校對蓋印及簽署編號登錄封發(fā)拾、發(fā)文處理繕印25拾壹、歸檔處理整理與裝訂-點交文稿與附件整理裝訂成冊並蓋騎縫章避免散失。典藏-依文稿性質(zhì)編號保存。借調(diào)-業(yè)務(wù)需要借檔權(quán)責(zé)單位核準(zhǔn)借調(diào)期限原件歸還。清理-保存是否完善破損整理保存年限移交續(xù)存。銷毀-已逾保存年限簽準(zhǔn)後銷毀。移交-業(yè)務(wù)合併或移轉(zhuǎn)。拾壹、歸檔處理整理與裝訂-點交文稿與附件整理裝訂成冊並26拾貳、結(jié)語公文流程管理乃所有人員共同之職責(zé)，宜由文書單位、業(yè)務(wù)單位與管考單位建立嚴(yán)謹(jǐn)之流程管理制度，並實施自我管理、文書稽催、時效統(tǒng)計分析及流程簡化等措施，以提高公文處理時效及品質(zhì)。公文流程注意時效與保密，於送會、陳核時單位間注意簽收與點交以免遺失。拾貳、結(jié)語公文流程管理乃所有人員共同之職責(zé)，宜由文書單位、業(yè)27附記校長請各位同仁注意電話禮貌及日常禮貌。參加會議重要發(fā)言請事先請示或簽準(zhǔn)。參加重要會議請於會議後三日內(nèi)將重要內(nèi)容循行政程序簽報校長。經(jīng)行政會議、校務(wù)會議通過之規(guī)章仍需公布實施。附記校長請各位同仁注意電話禮貌及日常禮貌。28公文流程管理公文流程管理29壹、公文書之意義係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書。凡機關(guān)與機關(guān)或機關(guān)與人民往來之公文書，機關(guān)內(nèi)部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務(wù)有關(guān)者，均包括在內(nèi)。壹、公文書之意義係指處理公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書。凡機關(guān)30貳、公文流程(ㄧ)指公文自收文或交辦起至發(fā)文歸檔之全部流程。ㄧ、收文處理二、文件簽辦三、文稿擬判四、發(fā)文處理五、歸檔處理貳、公文流程(ㄧ)指公文自收文或交辦起至發(fā)文歸檔之全部流程。31貳、公文流程(二)收文處理簽收拆驗分文編號登錄傳遞文件簽辦擬辦送會陳核核定文稿擬判擬稿會稿核稿判行發(fā)文處理繕印校對蓋印及簽署編號登錄傳遞歸檔處理整理與裝訂典藏借調(diào)清理銷毀移交貳、公文流程(二)收文處理32叁、公文之簽擬(ㄧ)「簽」為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據(jù)?！父濉篂楣闹荼?，依各機關(guān)規(guī)定程序核判後發(fā)出。擬辦之方式如下：叁、公文之簽擬(ㄧ)「簽」為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見，以33叁、公文之簽擬(二)一、先簽後稿（一）訂定、修正、廢止法令之案件。（二）性質(zhì)重要而無法令依據(jù)案件。（三）政策性重大興革案件。（四）牽涉較廣，會商未獲結(jié)論之案件。（五）重要人事案件。（六）與人民權(quán)利義務(wù)有重大關(guān)係之案件。叁、公文之簽擬(二)一、先簽後稿34叁、公文之簽擬(三)二、簽稿併陳（一）文稿內(nèi)容需另為說明或?qū)σ酝幚砬樾涡枳眉游鍪鲋讣?。（二）依法?zhǔn)駁，但案情特殊需加說明之案件。（三）需限時辦發(fā)，不及先行簽請核示之案件。叁、公文之簽擬(三)二、簽稿併陳35叁、公文之簽擬(四)三、以稿代簽一般案件、簡單或例行承轉(zhuǎn)之案件。叁、公文之簽擬(四)三、以稿代簽36肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(ㄧ)一、對於單位收發(fā)送交之文書，或根據(jù)工作分配須辦理者，承辦人員應(yīng)即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統(tǒng)或記載於公文登記簿，以備查詢。二、機關(guān)首長或單位主管對主管業(yè)務(wù)認(rèn)有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(ㄧ)一、對於單位收發(fā)送交之文書，或根37肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(二)三、負(fù)責(zé)主辦某項業(yè)務(wù)之人員，對其職責(zé)範(fàn)圍內(nèi)之事件，認(rèn)為必須以文書宣達(dá)意見或查詢事項時，得自行擬辦。四、承辦人員對於文書之?dāng)M辦，應(yīng)查明全案經(jīng)過，依據(jù)法令作切實簡明之簽註。依法令規(guī)定必須先經(jīng)會議決定者，應(yīng)按規(guī)定提會處理。法令已有明文規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核，無法令規(guī)定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優(yōu)於命令、後法優(yōu)於前法、特別法優(yōu)於普通法、後令優(yōu)於前令及下級機關(guān)之命令不得牴觸上級機關(guān)之命令等原則處理。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(二)三、負(fù)責(zé)主辦某項業(yè)務(wù)之人員，對其38肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(三)五、處理案件，須先經(jīng)查詢、統(tǒng)計、核算、考驗、籌備、設(shè)計等手續(xù)者，應(yīng)先完成此項手續(xù)，如非短時間所能完成時，宜先將原由向?qū)Ψ秸f明。六、承辦人員對本案原有文卷或有關(guān)資料，應(yīng)詳予查閱，以為擬辦處理之依據(jù)或參考。此項文卷或資料，必要時應(yīng)摘要附送主管，作為核決之參考。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(三)五、處理案件，須先經(jīng)查詢、統(tǒng)計、39肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(四)七、簽具意見，應(yīng)力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應(yīng)避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規(guī)避責(zé)任。八、重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應(yīng)敘明案情簽請核示或當(dāng)面請示後，再行簽辦。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(四)七、簽具意見，應(yīng)力求簡明具體，不40肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(五)九、毋須答復(fù)或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。十、承辦人員擬辦案件，應(yīng)依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應(yīng)依序辦理，並均於規(guī)定時限完成，不得積壓。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(五)九、毋須答復(fù)或辦理之普通文件，得41肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(六)十一、承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節(jié)較繁或文字較長者，宜摘提要點，以眉註方式，書於該段文字旁之空白處，或針對重要文句，以色筆註記，以利核閱。十二、承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應(yīng)於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應(yīng)於用畢後歸檔。肆、擬辦文書應(yīng)注意事項(六)十一、承辦人員對於來文或簽擬意見42伍、公文之會核(ㄧ)一、案件非本單位權(quán)責(zé)範(fàn)圍所能單獨解決，而涉及其他業(yè)務(wù)單位之職掌，必須會辦者。伍、公文之會核(ㄧ)一、案件非本單位權(quán)責(zé)範(fàn)圍所能單獨解43伍、公文之會核(二)二、會商之方式，應(yīng)依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，斟酌選擇辦理：（一）以電話商詢或面洽，必要時並紀(jì)錄備查。（二）以簽稿送會有關(guān)單位，其送會單位較多者，宜採用定型之簽稿會核單依次遞會或複製分會。（三）提例會（如處務(wù)會議、行政會議）討論。（四）約集有關(guān)單位人員定期舉行會議商討。（五）臨時約集有關(guān)人員小組會商。（六）自行持稿送會。（七）以書函或e-mail洽商。伍、公文之會核(二)二、會商之方式，應(yīng)依問題之繁簡難易及案件44伍、公文之會核(三)三、會簽案件其文稿內(nèi)容與會簽意見不牴觸時，不必再會稿，決行後以副本抄知。四、知會性質(zhì)之案件，不必事先會辦，核定後以副本抄知。伍、公文之會核(三)三、會簽案件其文稿內(nèi)容與會簽意見不45陸、陳核應(yīng)注意事項(ㄧ)一、文件經(jīng)承辦人員擬辦後，應(yīng)即分別按其性質(zhì)，用公文夾遞送主管人員核決。如與其他單位有關(guān)者並應(yīng)先行會商或送會。陸、陳核應(yīng)注意事項(ㄧ)一、文件經(jīng)承辦人員擬辦後，應(yīng)即分別46陸、陳核應(yīng)注意事項(二)二、文書於稿面適當(dāng)位置簽名或蓋章辦理，權(quán)責(zé)如下：

(ㄧ)初核者係承辦人員之直接主管。(二)覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。(三)會核者係與本案有關(guān)之主管人員。(四)決定者係依分層負(fù)責(zé)規(guī)定之最後決定人。陸、陳核應(yīng)注意事項(二)二、文書於稿面適當(dāng)位置簽名或蓋章辦理47陸、陳核應(yīng)注意事項(三)三、承辦人員對於承辦案件如未簽擬意見，應(yīng)交還重擬，再行陳核。四、承辦人員擬有兩種意見備供採擇者，主管或首長應(yīng)明確擇定一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。陸、陳核應(yīng)注意事項(三)三、承辦人員對於承辦案件如未簽擬意48柒、回稿或清稿（ㄧ）ㄧ、稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人閱後，再行送繕。柒、回稿或清稿（ㄧ）ㄧ、稿件於送會或陳判過程中，如改動49柒、回稿或清稿（二）二、文稿增刪修改過多者，應(yīng)送還原承辦人清稿，清稿後應(yīng)將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核、會簽者，不必再會核、會簽。柒、回稿或清稿（二）二、文稿增刪修改過多者，應(yīng)送還原