公司檔案管理制度（四）

第第頁公司檔案管理制度（四）一、總?則1、?為加強本公?司檔案工作?，充分發(fā)揮?檔案作用，?全面提高檔?案管理水平?，有效地保?護及利用檔?案，為公司?發(fā)展服務，?特制定本制?度。2、?公司檔案，?是指公司從?事經(jīng)營、管?理以及其他?各項活動直?接形成的對?公司有保存?價值的各種?文字、圖表?、聲像等不?同形式的歷?史記錄。公?司檔案分為?受控檔案和?非受控檔案?。3、公?文承辦部門?或承辦人員?應保證經(jīng)辦?文件的系統(tǒng)?完整（公文?上的各種附?件一律不準?抽存）。結(jié)?案后及時歸?檔。工作變?動或因故離?職時應將經(jīng)?辦的文件材?料向接辦人?員交接清楚?，不得擅自?帶走或銷毀?。二、?文件材料的?收集管理?1、公司?指定專人負?責文件材料?的管理。?2、文件材?料的收集由?各部門或經(jīng)?辦人員負責?整理，交總?經(jīng)理審閱后?歸檔。3?、一項工作?由幾個部門?參與辦理的?，在工作中?形成的文件?材料，由主?辦部門或人?員收集，交?行政部備案?。會議文件?由行政部收?集。三、?歸檔范圍?1、重要?的會議材料?，包括會議?__通知、?報告、決議?、總結(jié)、典?型發(fā)言、會?議記錄等。?2、本公?司對外的正?式發(fā)文與有?關(guān)單位來往?的文書。?3、本公司?的各種工作?計劃、總結(jié)?、報告、請?示、批復、?會議記錄、?統(tǒng)計報表及?簡報。?4、本公司?與有關(guān)單位?簽訂的合同?、協(xié)議書等?文件材料。?5、本公?司職工勞動?、工資、福?利方面的文?件材料。?6、本公?司的大事記?及反映本公?司重要活動?的剪報、照?片、錄音、?錄像等。?四、歸檔?要求1、?檔案質(zhì)量總?的要求是。?遵循文件的?形成規(guī)律和?特點，保持?文件之間的?有機聯(lián)系，?區(qū)別不同的?價值，便于?保管和利用?。2、?歸檔的文件?材料種數(shù)、?份數(shù)以及每?份文件的頁?數(shù)均應齊全?完整。3?、在歸檔的?文件材料中?，應將每份?文件的正件?與附件、印?件與定稿、?請示與批復?、轉(zhuǎn)發(fā)文件?與原件，分?別立在一起?，不得分開?，文電應合?一歸檔。?4、不同年?度的文件一?般不得放在?一起立卷；?跨年度的總?結(jié)放在針對?的最后一年?立卷；跨年?度的會議文?件放在會議?開幕年。?5、檔案?文件材料應?區(qū)別不同情?況進行排列?，密不可分?的文件材料?應依序排列?在一起，即?批復在前，?請示在后；?正件在前，?附件在后；?印件在前，?定稿在后；?其它文件材?料依其形成?規(guī)律或特點?，應保持文?件之間的密?切聯(lián)系并進?行系統(tǒng)的排?列。6?、案卷封面?，應逐項按?規(guī)定用鋼筆?書寫，字跡?要工整、清?晰。五、?檔案管理人?員職責1?、按照有關(guān)?規(guī)定做好文?件材料的收?集、整理、?分類、歸檔?等工作。?2、按照歸?檔范圍、要?求，將文件?材料按時歸?檔。3、?工作人員應?當遵紀守法?、忠于職守?，努力維護?公司檔案的?完整與安全?。六、檔?案的利用?1、公司檔?案只有公司?內(nèi)部人員可?以借閱，借?閱者都要填?寫《借閱單?》，報主管?人員批準后?，方可借閱?，其中非受?控文檔的借?閱要由部門?經(jīng)理簽字批?準，受控文?檔的借閱要?由總經(jīng)理簽?字批準。?2、檔案借?閱的最長期?限為兩周；?對借出檔案?，檔案管理?人員要定期?催還，發(fā)現(xiàn)?損壞、丟失?或逾期未還?，應寫出書?面報告，報?總經(jīng)理處理?。3、必?須嚴格保密?，不準泄露?檔案材料內(nèi)?容，如發(fā)現(xiàn)?遺失必須及?時匯報，追?求責任。?4、不準拆?卷及任意抽?、換卷內(nèi)文?件或剪貼涂?改其字句等?；不得任意?摘抄或復制?案卷內(nèi)容，?如確有需要?，必須經(jīng)領(lǐng)?導批準才能?摘抄或復制?。___i?e___i?ebang?.5、必?須愛護檔案?，保持整潔?，不準在檔?案材料中寫?字、劃線或?作記號