《電子文件管理教程（第二版）》課件 第2章

電子文件的管理目標(biāo)電子文件管理的效用電子文件的管理理念與原則電子文件的管理模式電子文件的管理體制電子文件管理的法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)第二章電子文件管理概述一、保證電子文件的真實(shí)性真實(shí)性的三個(gè)要求:文件與其制文目的相符文件的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合文件的形成或發(fā)送與其既定時(shí)間一致在我國(guó)，電子文件的真實(shí)性包含形成過(guò)程和內(nèi)容兩個(gè)方面第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)一、保證電子文件的真實(shí)性保證電子文件真實(shí)性的困難:電子文件信息的易更改性，在電子文件形成、流轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中，如果不采取控制措施，極易不留痕跡地改動(dòng)文件信息技術(shù)措施的不配套，如未普遍采用數(shù)字簽名技術(shù)、元數(shù)據(jù)捕獲、運(yùn)行過(guò)程追蹤審計(jì)等電子文件信息的軟硬件依賴性，由于軟硬件平臺(tái)的不斷升級(jí)，為保證電子文件信息的可讀性，通常需要對(duì)文件適時(shí)遷移，以適應(yīng)新的運(yùn)行環(huán)境，而遷移過(guò)程可能造成文件某些信息的變化或丟失，影響電子文件的真實(shí)性第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)二、保證電子文件的完整性完整性是實(shí)現(xiàn)電子文件證據(jù)價(jià)值、情報(bào)價(jià)值和長(zhǎng)期可讀的重要保障，不完整的電子文件往往不能證實(shí)自身的真實(shí)性，也不能如實(shí)反映機(jī)構(gòu)活動(dòng)的真實(shí)面貌第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)二、保證電子文件的完整性為了確保相關(guān)電子文件的齊全完整:要切實(shí)維護(hù)電子文件的邏輯聯(lián)系，確保每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息無(wú)缺損、未被更改和可關(guān)聯(lián)要掌握電子文件的形成規(guī)律和分布狀況，對(duì)本機(jī)構(gòu)、本地區(qū)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同信息平臺(tái)、不同媒體的文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理，詳細(xì)確定電子文件的歸檔范圍和歸檔要求，通過(guò)系統(tǒng)功能和人工監(jiān)控將具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件收集齊全，完整歸檔要執(zhí)行國(guó)家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，將公務(wù)電子郵件納入電子文件管理范圍，關(guān)注專用業(yè)務(wù)系統(tǒng)及新媒體環(huán)境中具有文件價(jià)值的新型記錄信息，探索和改進(jìn)電子文件的收集策略第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)三、保證電子文件的可用性文件的可用性指的是文件可以被查找、檢索、呈現(xiàn)或理解電子文件的可用性表現(xiàn)在三個(gè)方面：電子文件是可以查詢到的電子文件信息是可以利用的電子文件是可讀、可再現(xiàn)的第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)三、保證電子文件的可用性文件的可用性主要面臨三個(gè)問(wèn)題：電子文件的非人工識(shí)讀性。電子文件的信息是一系列二進(jìn)制比特流，人不能直接識(shí)讀，只能借助計(jì)算機(jī)硬件與軟件讀取電子文件的系統(tǒng)依賴性使得每一份文件只有在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中才能被真實(shí)再現(xiàn)，系統(tǒng)不兼容或軟硬件的升級(jí)換代往往導(dǎo)致文件無(wú)法讀出電子文件載體的長(zhǎng)期保存。電子文件載體的壽命要遠(yuǎn)短于紙張，更容易老化和損壞此外，病毒感染、信號(hào)衰減、加密文件無(wú)法正確解密等原因也都可能影響文件的順利讀出第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)四、保證電子文件的安全性電子文件的安全性是指電子文件在產(chǎn)生、傳輸、使用等過(guò)程中載體和信息的安全電子文件的安全性是真實(shí)性、完整性、可用性的基礎(chǔ)，是對(duì)電子文件擁有者和合法使用者利益的保障，任何安全問(wèn)題都可能使電子文件遭受破壞，使其利益相關(guān)者遭受不同程度的損失第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)四、保證電子文件的安全性電子文件安全性的含義大致可歸結(jié)為文件自身安全和文件使用安全兩個(gè)方面文件自身安全是指文件的真實(shí)性、完整性、可用性未遭侵害，確保以可信的狀態(tài)存在和再現(xiàn)文件使用安全是指在規(guī)定的權(quán)限中合規(guī)使用電子文件，沒(méi)有因惡意或無(wú)意的違規(guī)使用造成文件信息的變化、泄密和被損壞第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)四、保證電子文件的安全性影響電子文件安全的因素非常復(fù)雜，包括自然災(zāi)害、社會(huì)災(zāi)害等環(huán)境因素，硬件、軟件、病毒、系統(tǒng)功能等技術(shù)因素，黑客、竊密等人為因素，制度規(guī)范、管理設(shè)施、管理者素質(zhì)等管理因素，等等第一節(jié)電子文件的管理目標(biāo)一、管護(hù)信息資產(chǎn)案例5家華爾街股票代理公司未保留電子郵件遭罰2002年12月，5家華爾街股票代理公司德意志銀行、高盛集團(tuán)、美國(guó)銀行公司、摩根斯坦利和花旗集團(tuán)旗下的所羅門(mén)美邦，因未保留與業(yè)務(wù)有關(guān)的電子郵件，而被分別處以165萬(wàn)美元的罰款。2006年5月，摩根斯坦利再次因未按規(guī)則保存電子郵件而被美國(guó)證交會(huì)罰款1500萬(wàn)美元。此前該公司因拒絕交出電子郵件而輸了一場(chǎng)民事官司，被陪審團(tuán)一審判定賠償14.5億美元第二節(jié)電子文件管理的效用二、提高工作效率案例電子文件管理可提升經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益加強(qiáng)電子文件管理，是當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)轉(zhuǎn)型發(fā)展的內(nèi)在要求，是建設(shè)環(huán)境友好、資源節(jié)約型社會(huì)的一個(gè)有效途徑、是提升經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的一個(gè)有力措施。據(jù)海關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì).2014年全國(guó)共有32.9萬(wàn)家企業(yè)參與無(wú)紙化通關(guān)，占全國(guó)進(jìn)出口企業(yè)總數(shù)的88％

，進(jìn)出口電子報(bào)關(guān)單通關(guān)時(shí)間平均比傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)關(guān)單通關(guān)時(shí)間分別少32.51小時(shí)和5.27小時(shí)。另?yè)?jù)央行數(shù)據(jù)顯示，截至2014年年底，我國(guó)信用卡累計(jì)發(fā)卡量已突破4.36億張。如果信用卡紙質(zhì)對(duì)賬單全部改為電子對(duì)賬單，僅郵寄費(fèi)一項(xiàng)一年節(jié)省可達(dá)數(shù)十億元第二節(jié)電子文件管理的效用二、提高工作效率案例電子文件管理可提高行政效率，方便社會(huì)利用2014年，國(guó)家衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)建立了國(guó)家新農(nóng)合電子文件交換平臺(tái)，形成了國(guó)家、省、醫(yī)院之間的電子文件交換傳輸通道，方便了農(nóng)民跨省就醫(yī)報(bào)銷，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可通過(guò)新農(nóng)合電子文件管理信息系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷單據(jù)核對(duì)，大大縮短了報(bào)銷周期，使農(nóng)民短期內(nèi)就能拿到新農(nóng)合補(bǔ)償款，減輕了農(nóng)民經(jīng)濟(jì)壓力。同時(shí)，該試點(diǎn)工程中還設(shè)立了人工費(fèi)用核查操作，提高了新農(nóng)合補(bǔ)償審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率，降低了行政成本第二節(jié)電子文件管理的效用三、方便利用共享案例電子文件助力搭建土地管理改革創(chuàng)新大平臺(tái)2011年，國(guó)土資源部開(kāi)發(fā)全國(guó)宗地電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)宗地統(tǒng)一代碼電子文件數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)在線獲取，利用國(guó)土資源業(yè)務(wù)網(wǎng)，建立數(shù)據(jù)匯交系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)和省、市、縣電子文件信息的聯(lián)動(dòng)傳輸，并保持?jǐn)?shù)據(jù)的統(tǒng)一性。宗地電子文件既關(guān)聯(lián)宗地的權(quán)屬、空間等土地管理信息，又關(guān)聯(lián)房屋、基礎(chǔ)建設(shè)等經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息，實(shí)時(shí)同步各類土地的用地性質(zhì)、使用狀況、權(quán)屬關(guān)系、變動(dòng)情況等信息，為實(shí)施以土地為核心的不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為國(guó)土資源管理提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)支撐，為人口普查、水利普查、城鄉(xiāng)規(guī)劃等提供科學(xué)決策依據(jù)，為社會(huì)公眾提供準(zhǔn)確、快捷的權(quán)屬登記和信息查詢服務(wù)，全面提升國(guó)土資源綜合監(jiān)管能力和信息社會(huì)化共享服務(wù)水平第二節(jié)電子文件管理的效用三、方便利用共享案例民生檔案就地查詢，全市通辦上海檔案部門(mén)拓展民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)內(nèi)容，使知青上山下鄉(xiāng)、知青返城、知青子女回滬、婚姻登記、計(jì)劃生育等五類檔案實(shí)現(xiàn)“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動(dòng)、全市通辦”。目前覆蓋全市208個(gè)社區(qū)事務(wù)受理中心的上海民生檔案工作遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)，惠及全市2300多萬(wàn)市民。市民可以憑本人有效身份證件，在就近的檔案館或街鎮(zhèn)社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心查到本人檔案信息，并當(dāng)場(chǎng)獲得檔案部門(mén)出具的檔案證明，在獲得證明的同時(shí)，一次性把要辦的事辦完。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自“全市通辦”開(kāi)通以來(lái)，受惠群眾已超過(guò)3萬(wàn)多人次第二節(jié)電子文件管理的效用三、方便利用共享案例南京電子病歷文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)區(qū)域病歷共享南京市衛(wèi)生局開(kāi)發(fā)了電子病歷文件管理系統(tǒng)，集中采集南京市各醫(yī)院病案首頁(yè)、出院小結(jié)、檢驗(yàn)檢查報(bào)告、中西藥處方表、費(fèi)用明細(xì)表等電子病歷文件，采集的版式文件可按照流程在試點(diǎn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)共享和調(diào)閱。同時(shí)，該系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了第三方調(diào)閱接口，實(shí)現(xiàn)與南京衛(wèi)生12320網(wǎng)站、南京微信微門(mén)戶、我的南京APP等互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的對(duì)接，進(jìn)行過(guò)實(shí)名認(rèn)證的用戶可通過(guò)應(yīng)用查詢醫(yī)檢結(jié)果第二節(jié)電子文件管理的效用四、保存數(shù)字記憶電子文件的長(zhǎng)期保存具有多重功用和價(jià)值，擇其要點(diǎn)：一是提供既往信息作為現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)和決策的參照借鑒二是作為歷史資料守護(hù)真相，連接古今三是作為文化資源多元開(kāi)發(fā)第二節(jié)電子文件管理的效用一、電子文件管理理念法規(guī)遵從理念業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)理念資產(chǎn)管理理念風(fēng)險(xiǎn)管理理念全程管理理念全程管理理念集成管理理念動(dòng)態(tài)管理理念第三節(jié)電子文件的管理理念與原則一、電子文件管理理念案例文件與相關(guān)業(yè)務(wù)的融合管理秦山核電公司將文件管理流程嵌入設(shè)備管理流程之中，充分滿足設(shè)備管理的需要。設(shè)備文件的生成、流轉(zhuǎn)、發(fā)布和利用分別對(duì)應(yīng)著設(shè)備管理當(dāng)中不同的工作環(huán)節(jié)，參與或承擔(dān)某項(xiàng)設(shè)備管理職能，而設(shè)備文件的生成、流轉(zhuǎn)、發(fā)布和利用都要經(jīng)過(guò)文檔管理部門(mén)的審核，保證其規(guī)范性及處于受控狀態(tài)，從而大大提高了設(shè)備管理的質(zhì)量和效率第三節(jié)電子文件的管理理念與原則一、電子文件管理理念案例家電網(wǎng)以電子文件管理提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益2013年5月，國(guó)家電網(wǎng)公司全面啟動(dòng)電子文件管理工作，經(jīng)過(guò)兩年多的努力，建成了覆蓋所有單位、貫穿主要業(yè)務(wù)、聯(lián)通各層級(jí)的電子文件管理系統(tǒng)。通過(guò)將電子文件管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作深度融合，有效降低了企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，提高了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。以財(cái)務(wù)部門(mén)為例，通過(guò)開(kāi)展財(cái)務(wù)憑據(jù)線上流轉(zhuǎn)，預(yù)計(jì)每年可為企業(yè)減少紙張打印費(fèi)、運(yùn)輸傳遞費(fèi)1400余萬(wàn)元，財(cái)務(wù)核算流轉(zhuǎn)效率可提高３０％

，減少人員使用750人／

年。再以信息化部門(mén)為例，該部門(mén)利用電子文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了廢棄業(yè)務(wù)信息設(shè)備的騰退再利用，共騰退243套廢棄業(yè)務(wù)系統(tǒng)、630臺(tái)服務(wù)器，節(jié)約運(yùn)維費(fèi)300余萬(wàn)元、設(shè)備費(fèi)200余萬(wàn)元，極大緩解了系統(tǒng)運(yùn)維壓力，實(shí)現(xiàn)了資源的科學(xué)調(diào)配和高效利用第三節(jié)電子文件的管理理念與原則二、我國(guó)電子文件管理原則統(tǒng)一管理全程管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)便于利用安全保密第三節(jié)電子文件的管理理念與原則一、雙套制和全電子化雙套制：對(duì)同一份文件實(shí)行紙質(zhì)版本和電子版本的雙套存儲(chǔ)管理，這是一種依存于紙質(zhì)文件的電子文件管理全電子化：文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)到歸檔保存都以電子形式存在，電子文件的業(yè)務(wù)有效性和法律憑證性已經(jīng)得到認(rèn)可，可以獨(dú)立地行使文件的職能，成為機(jī)構(gòu)中最重要、最核心、最可信的信息資源第四節(jié)電子文件的管理模式一、雙套制和全電子化獨(dú)立運(yùn)行的電子文件管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)有：以電子文件獨(dú)立行使職能為目標(biāo)，確保電子文件具有行政（

業(yè)務(wù)）有效性和法律證據(jù)性被納入管理范圍的電子文件須由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息構(gòu)成電子文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，支持流暢的、合法的業(yè)務(wù)處理過(guò)程和文件流程，推動(dòng)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)和完善，成為機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)的重要組成部分第四節(jié)電子文件的管理模式二、集中式與分布式集中式保管模式：對(duì)于具有檔案價(jià)值的電子文件應(yīng)該交由檔案館保存分布式保管模式：形成機(jī)構(gòu)應(yīng)該自始至終保管自己的電子文件，而不是將進(jìn)入檔案階段的電子文件移交檔案館，檔案館對(duì)于非現(xiàn)行電子文件的保管進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)兩種模式的共同點(diǎn)：檔案館應(yīng)該在總體上控制對(duì)國(guó)家具有保存價(jià)值的電子文件資源第四節(jié)電子文件的管理模式一、宏觀管理體制改革加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)拓展管理職能覆蓋全程管理第五節(jié)電子文件的管理體制二、電子文件不同階段的管理分工與組織三個(gè)階段：文件形成階段，文件形成單位管理階段，文件長(zhǎng)期保存階段第五節(jié)電子文件的管理體制三、電子文件中心電子文件中心項(xiàng)目大致有以下幾種類型:現(xiàn)行文件查詢服務(wù)型備份型中轉(zhuǎn)站型，即中間性、過(guò)渡性管理機(jī)構(gòu)永久保管型系統(tǒng)服務(wù)型第五節(jié)電子文件的管理體制三、電子文件中心案例·安徽省電子文件中心安徽省電子文件中心于2005年10月啟動(dòng)建設(shè)，2012年年底建成使用，累計(jì)投入經(jīng)費(fèi)800萬(wàn)元。建設(shè)目標(biāo)定位于四個(gè)方面：一是保存數(shù)字檔案遺產(chǎn)，對(duì)省直單位產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，實(shí)行規(guī)范采集、歸檔，移交管理，永久保存；二是通過(guò)建立有效的管理體制機(jī)制，探索科學(xué)的策略、方法，應(yīng)用先進(jìn)實(shí)用技術(shù)，保障電子文件具備憑證屬性；三是實(shí)現(xiàn)資源共享，提供一站式服務(wù)；四是通過(guò)電子文件規(guī)范化管理，提高政府效能。電子文件中心建設(shè)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行，同步起草了三個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，完整定義了電子文件信息模型，電子文件元數(shù)據(jù)和歸檔文件按照洋蔥結(jié)構(gòu)封裝成XML單一對(duì)象，實(shí)現(xiàn)了信息的自包含、自描述、自證明和顯示一致性，擺脫了依賴管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵從《開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型》，具備電子文件收、管、存、用完整功能。目前已接收15家省直單位電子文件，數(shù)據(jù)量83GB

第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館概念：數(shù)字檔案館被總結(jié)為實(shí)體概念（

或稱機(jī)構(gòu)概念）和系統(tǒng)概念兩類前者是對(duì)傳統(tǒng)檔案館概念的一種繼承，其核心功能不變，只是數(shù)字檔案館集中管理的對(duì)象變成了數(shù)字形式的檔案后者則是對(duì)既有檔案館概念的一種顛覆，其屬概念從“機(jī)構(gòu)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔⑾到y(tǒng)”，其功能從保管利用變?yōu)檎喜煌畔①Y源提供在線服務(wù)第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館具備以下特點(diǎn)：數(shù)字檔案館的本質(zhì)特征是具備一個(gè)收集、管理、共享利用數(shù)字檔案信息的系統(tǒng)該系統(tǒng)的管理對(duì)象以數(shù)字檔案為主，也可以包括其他類型信息。數(shù)字檔案館的建設(shè)主體可以是一個(gè)實(shí)體檔案館、多個(gè)檔案館，可以是非傳統(tǒng)檔案保存機(jī)構(gòu)第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館的類型：按照管理對(duì)象和功能定位，數(shù)字檔案館包括電子文件長(zhǎng)期保存型和歷史檔案共享服務(wù)型按照系統(tǒng)建設(shè)方式，數(shù)字檔案館包括獨(dú)立式和集中式兩種類型第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館的功能：接收（或攝?。?，負(fù)責(zé)從生產(chǎn)者處接收提交信息包，生成檔案信息包檔案存儲(chǔ)，負(fù)責(zé)存儲(chǔ)和檢索檔案信息包。數(shù)據(jù)管理實(shí)體負(fù)責(zé)填充、維護(hù)和存取檔案館藏的描述性信息和管理檔案所需的管理性信息利用（或訪問(wèn)、

存取），負(fù)責(zé)生成分發(fā)信息包，為用戶提供信息利用服務(wù)保存計(jì)劃（或保存規(guī)劃），負(fù)責(zé)監(jiān)控系統(tǒng)環(huán)境，提供長(zhǎng)期保存策略的推薦意見(jiàn)，以確保系統(tǒng)存儲(chǔ)的信息能夠長(zhǎng)期被指定用戶群利用行政管理，包含系統(tǒng)其他實(shí)體日常運(yùn)行所需的服務(wù)和功能第五節(jié)電子文件的管理體制四、數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)數(shù)字檔案資源建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)安全保障體系建設(shè)第五節(jié)電子文件的管理體制一、電子文件管理的法律規(guī)范電子文件法律規(guī)范是由國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)按照一定的立法程序制定并依靠國(guó)家強(qiáng)制力保證實(shí)施的行為規(guī)范，表現(xiàn)形式一般是有關(guān)法律文件中的禁止性條文、義務(wù)性條文、授權(quán)性條文等。由于電子文件及其管理尚處于不成熟期，各國(guó)有關(guān)電子文件的法律規(guī)范除了具有國(guó)家立法的權(quán)威性、強(qiáng)制性之外，目前還具有分散性、不配套性、間接性、模糊性等特點(diǎn)關(guān)于電子文件的法律證據(jù)效力、安全問(wèn)題、隱私權(quán)問(wèn)題、知識(shí)產(chǎn)