會(huì)計(jì)電算化：第一章 第三節(jié)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)概要

第三節(jié)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)概要一、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本概念(一)系統(tǒng)與信息系統(tǒng)系統(tǒng)是由一系列彼此相關(guān)、相互聯(lián)系的若干部分為實(shí)現(xiàn)某種特定目的而建立起來的一個(gè)整體。相互聯(lián)系的若干部分稱為系統(tǒng)的子系統(tǒng)，它們是系統(tǒng)內(nèi)能完成某種的單元。例如，一個(gè)企業(yè)可視為一個(gè)經(jīng)營系統(tǒng)，企業(yè)中的各職能部門可視為這一系統(tǒng)的子系統(tǒng)。系統(tǒng)內(nèi)部同時(shí)存在著物資流和信息流。例如，某公司為完成一項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)，要組織一定的人力，配備相應(yīng)的資金、設(shè)備、材料等物資條件。在公司的供、產(chǎn)、銷經(jīng)營活動(dòng)中，這些物資因素各自按照本身特有的規(guī)律，并且是相互聯(lián)系地不斷運(yùn)動(dòng)著，形成一個(gè)物質(zhì)流。與此同時(shí)，反映這些客觀事物的數(shù)量、質(zhì)量、速度、形態(tài)、結(jié)構(gòu)、特征等方面的信息，按照一定的規(guī)律運(yùn)動(dòng)，形成一個(gè)信息流。在一個(gè)系統(tǒng)中，物流是活動(dòng)的主體，物流的數(shù)量、質(zhì)量等特征通過信息流反映出來，人們通過信息流了解、掌握物流的情況，實(shí)現(xiàn)物流控制，保證物流的暢通。信息系統(tǒng)由一組完成信息收集、處理、存儲(chǔ)和傳播的相互關(guān)聯(lián)的部件組成，是用來在組織中支持事務(wù)處理、分析、控制與決策的系統(tǒng)。信息系統(tǒng)具有信息收集、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息傳遞及信息輸出等功能。(二)會(huì)計(jì)信息信息是對(duì)客觀世界中各種事物特征和變化的反映，是數(shù)據(jù)加工的結(jié)果。對(duì)信息使用者來說，信息是一種經(jīng)過加工處理后有用的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)與信息都可以用數(shù)字、符號(hào)、文字、圖表、聲音和影像等形式來表示。數(shù)據(jù)是對(duì)客觀事物屬性的描述，它是反映客觀事物的性質(zhì)、形態(tài)、結(jié)構(gòu)和特征的符號(hào)。在會(huì)計(jì)工作中記錄下來的會(huì)計(jì)事實(shí)稱為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，一般包括數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)和非數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，如各種原始資料、原始單據(jù)、記賬憑證等都屬于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)信息是指按要求經(jīng)過加工處理后的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。只有將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通過加工生成會(huì)計(jì)信息后才能滿足管理的需要，為管理者所用。(三)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)的各項(xiàng)活動(dòng)都體現(xiàn)為對(duì)信息的某種作用：取得原始憑證是信息的獲取，原始憑證的審核是信息特征的提取和確認(rèn)，設(shè)置會(huì)計(jì)賬戶是信息的分類，記賬憑證和登記賬簿是信息的傳遞和存儲(chǔ)，成本計(jì)算是對(duì)成本信息的進(jìn)一步變換和處理，會(huì)計(jì)管理與決策是對(duì)會(huì)計(jì)信息的進(jìn)一步應(yīng)用。會(huì)計(jì)工作過程構(gòu)成一個(gè)有秩序的信息輸入、處理、存儲(chǔ)和信息輸出的過程。這一過程可分為若干部分，每一部分都有自的任務(wù)，所有部分互相聯(lián)系、互相配合、服從于一個(gè)統(tǒng)一的目標(biāo)，形成有機(jī)整體，這個(gè)有機(jī)整體就構(gòu)成了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一種面向價(jià)值信息和基于會(huì)計(jì)管理活動(dòng)的系統(tǒng)，是在計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、處理及傳送，完成會(huì)計(jì)核算、監(jiān)督、管理和輔助決策任務(wù)的系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的主要目標(biāo)是向企業(yè)內(nèi)部和外部的管理者提供需要的會(huì)計(jì)信息，以及對(duì)會(huì)計(jì)信息利用有重要影響的非會(huì)計(jì)信息，以便不斷地提高經(jīng)濟(jì)效益。從理論上講，完全靠手工方式，對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、處理及傳送，完成會(huì)計(jì)任務(wù)的系統(tǒng)稱為手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。而采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息處理技術(shù)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通常稱為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)或電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，即會(huì)計(jì)電算化。后者強(qiáng)調(diào)利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的手段和方法發(fā)行傳統(tǒng)會(huì)計(jì)，創(chuàng)建新的會(huì)計(jì)分支體系。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個(gè)重要的子系統(tǒng)，而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)本身，又可以分解為若干子系統(tǒng)。按管理職能可分為三部分：核算子系統(tǒng)、管理子系統(tǒng)和決策子系統(tǒng)。這三部分既分別自成系統(tǒng)，又互相聯(lián)系，缺一不可，共同組成一個(gè)完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。其中，核算子系統(tǒng)用于會(huì)計(jì)工作中的事后核算，主要是記錄、核算的變動(dòng)過程及其結(jié)果，以便反映企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)情況，監(jiān)督企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)；管理子系統(tǒng)用于會(huì)計(jì)工作中的事中控制，主要是對(duì)購、銷、存各環(huán)節(jié)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行追蹤管理；決策子系統(tǒng)用于事中控制和事前決策，主要是對(duì)會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，再加以分析，進(jìn)行相應(yīng)的財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、管理和控制活動(dòng)，側(cè)重于財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、分析和預(yù)測(cè)。(四)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的關(guān)系企業(yè)信息系統(tǒng)是按照先進(jìn)的管理理念，結(jié)合計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)建立起來的，在企業(yè)所有部門內(nèi)以集成和協(xié)調(diào)方式，執(zhí)行從數(shù)據(jù)處理到生成管理信息全部任務(wù)的人機(jī)系統(tǒng)。它強(qiáng)調(diào)了基于整個(gè)企業(yè)范圍的應(yīng)用模式，是針對(duì)企業(yè)全部業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)集中了來自銷售、采購、制造、人力資源各種經(jīng)營活動(dòng)的全部業(yè)務(wù)信息。在企業(yè)信息系統(tǒng)中，通過多部門一體化的應(yīng)用模式，企業(yè)采購、銷售、生產(chǎn)制造、庫存系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理后的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)傳遞到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，并進(jìn)行進(jìn)一步的財(cái)務(wù)核算，保證了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性，便于對(duì)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)過程的全程監(jiān)督和控制，全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個(gè)重要的子系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)有緊密聯(lián)系。企業(yè)信息系統(tǒng)將企業(yè)的供產(chǎn)銷每個(gè)環(huán)節(jié)，以及每個(gè)部門和員工個(gè)人等全部價(jià)值信息傳遞給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)全面地反映企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的信息；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)將處理結(jié)果提供給有關(guān)系統(tǒng)，企業(yè)管理者和決策者通過會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)收集、存儲(chǔ)、加工和傳輸會(huì)計(jì)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全面控制。因此，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在企業(yè)信息系統(tǒng)中處于中心和主導(dǎo)地位。二、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)（一）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本特點(diǎn)1.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以解決企業(yè)會(huì)計(jì)核算和管理所面臨的問題為主要目標(biāo)。2.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能充分利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，自動(dòng)或非自動(dòng)地采集、存儲(chǔ)、處理、分析、傳遞和反饋會(huì)計(jì)信息。3.確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、全面、及時(shí)、安全和可靠。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)信息的采集、存儲(chǔ)、處理、加工等操作提供的控制和保護(hù)等措施。4.數(shù)據(jù)處理方式集中化和自動(dòng)化。數(shù)據(jù)處理集中化是指在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)處理后，原由各個(gè)業(yè)務(wù)分別進(jìn)行的核算工作都統(tǒng)一由計(jì)算機(jī)處理。數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化，是指在數(shù)據(jù)處理過程中，人工干預(yù)明顯減少，將由程序統(tǒng)一調(diào)度管理。5.會(huì)計(jì)信息載體無紙化。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)證、賬、表信息的存儲(chǔ)介質(zhì)采用看不見、摸不著的光、電、磁等介質(zhì)。計(jì)算機(jī)采用的光、電、磁等介質(zhì)不同于紙張介質(zhì)，人不能直接識(shí)讀，但是存放在光、電、磁介質(zhì)上的信息量大，查詢速度快，易于復(fù)制和刪除。6.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開放性。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)和企業(yè)的外部環(huán)境，如銀行、稅收、審計(jì)、財(cái)政、客戶等，可以很方便地進(jìn)行信息的交換。（二）企業(yè)信息系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)企業(yè)信息系統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)產(chǎn)生了許多新特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.采用了國際先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理方法。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)吸收并內(nèi)嵌了國際先進(jìn)的企業(yè)財(cái)務(wù)管理理念，改善了企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程，使得財(cái)務(wù)管理的效率得到了提高。2.會(huì)計(jì)信息的收集、處理及使用動(dòng)態(tài)化和實(shí)時(shí)化。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下各種會(huì)計(jì)信息的收集是實(shí)時(shí)的，無論是企業(yè)外部的數(shù)據(jù)，還是企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生都將及時(shí)存入到相應(yīng)的服務(wù)器，并主動(dòng)及時(shí)地傳送到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)處理。這樣，可以隨時(shí)得出會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表，將其改善到企業(yè)的主頁上或傳送到有關(guān)管理決策部門。3.財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同處理。一是財(cái)務(wù)和企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)的協(xié)同。企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程很多，如以供應(yīng)鏈為主的物流，以生產(chǎn)管理為主的生產(chǎn)流等。在這些業(yè)務(wù)流程中，產(chǎn)生的信息需要和資金流管理相協(xié)調(diào)，一旦產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息，要并行送入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行加工、存儲(chǔ)和處理，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)同樣應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的有關(guān)數(shù)據(jù)送給業(yè)務(wù)系統(tǒng)，從而保證財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)步調(diào)一致，向供應(yīng)商的詢價(jià)、采購等業(yè)務(wù)，銀行的結(jié)算業(yè)務(wù)等。在企業(yè)經(jīng)營的供應(yīng)鏈上，每一個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的產(chǎn)生如果伴隨著財(cái)務(wù)信息都必須及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給外部業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)與外部業(yè)務(wù)的協(xié)同。4.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更全面地提供財(cái)務(wù)管理信息，為包括戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)操作等各層次的管理需要服務(wù)。除了提供必需的財(cái)務(wù)報(bào)表外，能提供多種管理性報(bào)表和查詢功能，并提供易于最終用戶使用的財(cái)務(wù)建模和分析功能。在企業(yè)信息系統(tǒng)環(huán)境下，如企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件的最大區(qū)別在于，前者體現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的無縫聯(lián)接和處理。對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如采購、銷售、生產(chǎn)制造、庫存等系統(tǒng)處理后的數(shù)據(jù)自動(dòng)傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，并進(jìn)行進(jìn)一步的核算和分析，保證了財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性，全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化，物流、資金流、信息流統(tǒng)一化的管理模式。三、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)(一)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素有硬件、軟件、人員、數(shù)據(jù)和規(guī)程，它們是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的實(shí)體，是系統(tǒng)的物理組成。1.硬件硬件的作用是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出等一系列的根本性的操作。一般地，硬件設(shè)備包括數(shù)據(jù)采集設(shè)備、處理設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、輸出設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備。例如，輸入設(shè)備：鍵盤、光電掃描儀、條形碼掃描儀等；數(shù)據(jù)處理設(shè)備：計(jì)算機(jī)主機(jī)等；存儲(chǔ)設(shè)備：磁盤機(jī)、光盤等；輸出設(shè)備：打印機(jī)、顯示器等。計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的不同組合方式構(gòu)成了不同的硬件體系結(jié)構(gòu)，也決定了具有不同的計(jì)算機(jī)工作方式。(1)單機(jī)結(jié)構(gòu)。整修系統(tǒng)只有一臺(tái)計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的外部設(shè)備，所用的計(jì)算機(jī)一般為微型計(jì)算機(jī)，屬于單用戶、單任務(wù)工作方式。其優(yōu)點(diǎn)是開發(fā)周期短，價(jià)格低廉，操作簡便，數(shù)據(jù)共享程度高。其缺點(diǎn)是輸入速度慢，輸入/輸出成為數(shù)據(jù)處理的瓶頸。(2)多用戶結(jié)構(gòu)。整修系統(tǒng)配置一臺(tái)主機(jī)和多個(gè)終端，通過通信線路連接而成。允許多個(gè)用戶同時(shí)在不同的終端上分散輸入數(shù)據(jù)，由主機(jī)集中處理，處理結(jié)果又可直接返回各個(gè)終端用戶。其優(yōu)點(diǎn)是分散輸入/輸出，解決了輸入/輸出“瓶頸”問題，集中處理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫共享，提高了系統(tǒng)效率。其缺點(diǎn)是一旦主機(jī)發(fā)生故障會(huì)造成整修系統(tǒng)中斷工作。(3)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。將地理上分散的具有獨(dú)立功能的多個(gè)計(jì)算機(jī)通過通信設(shè)備和線路連接起來，由功能完善的網(wǎng)絡(luò)軟件實(shí)現(xiàn)資源共享，組成一個(gè)功能更強(qiáng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。特點(diǎn)是系統(tǒng)的軟件、硬件和數(shù)據(jù)資源可以共享；實(shí)現(xiàn)分布式處理，即可以將一項(xiàng)復(fù)雜任務(wù)分解，在網(wǎng)內(nèi)各個(gè)計(jì)算機(jī)上獨(dú)立進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入和處理，系統(tǒng)的功能和性增加，更加安全可靠。2.軟件會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的軟件包括：系統(tǒng)軟件、通用應(yīng)用軟件和財(cái)務(wù)軟件。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中財(cái)務(wù)軟件是最重要的部分，沒有財(cái)務(wù)軟件，現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)就無法實(shí)施。(1)財(cái)務(wù)軟件的含義財(cái)務(wù)軟件是指專門用于完成會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件，包括采用各種計(jì)算機(jī)語言編制的一系列指揮計(jì)算機(jī)完成會(huì)計(jì)工作的程序代碼和有關(guān)的文檔技術(shù)資料。財(cái)務(wù)軟件用于配合計(jì)算機(jī)完成記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分的會(huì)計(jì)管理和會(huì)計(jì)輔助決策，例如，日常核算工作、量本利分析、投資決策等工作。因此，學(xué)好、用好財(cái)務(wù)軟件是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作的重要前提。(2)財(cái)務(wù)軟件的分類財(cái)務(wù)軟件分為不同的類型。按適用范圍可分為：通用財(cái)務(wù)軟件和定點(diǎn)開發(fā)財(cái)務(wù)軟件；按提供信息的層次可劃分為：核算型財(cái)務(wù)軟件和管理型與決策型財(cái)務(wù)軟件硬件結(jié)構(gòu)可分為：單用戶財(cái)務(wù)軟件和多用戶財(cái)務(wù)軟件。單用戶財(cái)務(wù)軟件是指將財(cái)務(wù)軟件安裝在一臺(tái)或幾臺(tái)計(jì)算機(jī)上，每臺(tái)計(jì)算機(jī)中的財(cái)務(wù)軟件單獨(dú)運(yùn)行，生成的數(shù)據(jù)只存儲(chǔ)在本臺(tái)計(jì)算機(jī)中，各計(jì)算機(jī)之間不能直接進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和共享。多用戶財(cái)務(wù)軟件是指將財(cái)務(wù)軟件安裝在一個(gè)多用戶系統(tǒng)的主機(jī)(服務(wù)器)上，系統(tǒng)中各終端(工作站)可以同時(shí)運(yùn)行，不同終端上的會(huì)計(jì)人員能夠共享會(huì)計(jì)信息。(3)通用財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)通用財(cái)務(wù)軟件是指在一定范圍內(nèi)適用的財(cái)務(wù)軟件。通用財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)是不含或含有較少的會(huì)計(jì)核算規(guī)則與管理方法。其優(yōu)點(diǎn)是通用財(cái)務(wù)軟件實(shí)質(zhì)上是一個(gè)工具，由用戶自己輸入會(huì)計(jì)核算規(guī)則，使財(cái)務(wù)軟件突破空間上和時(shí)間上的局限性，具有真正的通用性。其缺點(diǎn)是：一方面軟件越通用，初始化工作量越大；另一方面軟件越通用，個(gè)別用戶的會(huì)計(jì)核算工作的細(xì)節(jié)就越難被兼顧。(4)定點(diǎn)開發(fā)財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)定點(diǎn)開發(fā)財(cái)務(wù)軟件也稱為專用財(cái)務(wù)軟件，是指僅適用于個(gè)別單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)軟件，如某企業(yè)針對(duì)自身的會(huì)計(jì)核算和管理的特點(diǎn)而開發(fā)研制的軟件。定點(diǎn)開發(fā)財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)是把適用本單位特點(diǎn)的會(huì)計(jì)核算規(guī)則與管理方法編入財(cái)務(wù)軟件，如將報(bào)表格式、工資項(xiàng)目、計(jì)算方法等在程序中固定。其優(yōu)點(diǎn)是比較適合使用單位的具體情況，使用方便。其缺點(diǎn)是受空間和時(shí)間上的限制，只有在個(gè)別單位、一定時(shí)期內(nèi)使用。3.人員會(huì)計(jì)電算化的人員是指從事研制開發(fā)、使用和維護(hù)的人員。這些人員一般可分為兩類：一類稱為系統(tǒng)開發(fā)人員，包括系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設(shè)計(jì)員、系統(tǒng)編程人員和測(cè)試人員；另一類稱為系統(tǒng)的使用和維護(hù)人員。在手工方式下，會(huì)計(jì)人員所需掌握和運(yùn)用的工具是算盤和計(jì)算器。會(huì)計(jì)電算化后，一般會(huì)計(jì)人員不僅要會(huì)計(jì)知識(shí)和一定的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)，而且應(yīng)該能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作。同時(shí)，還應(yīng)初步具備排除系統(tǒng)運(yùn)行中的一般性故障的能力。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的過程中，參與系統(tǒng)開發(fā)和使用的人員，不僅有財(cái)會(huì)人員，還有計(jì)算機(jī)專業(yè)人員和操作員等。計(jì)算機(jī)專業(yè)人員應(yīng)掌握一定程度的財(cái)會(huì)理論知識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)工作有比較全面和細(xì)致地了解，熟悉基本工作流程、方法和基本要求。操作使用人員要熟悉軟件的基本功能，能熟練地操作計(jì)算機(jī)并運(yùn)用軟件完成各項(xiàng)工作。會(huì)計(jì)電算化要求系統(tǒng)人員是復(fù)合型人才，同時(shí)具備計(jì)算機(jī)專業(yè)和財(cái)務(wù)專業(yè)兩方面的知識(shí)。4.規(guī)程規(guī)程指各種法令、條例、規(guī)章制度，主要包括兩大類：一類是政府的法令、條例；另一類是基層單位在會(huì)計(jì)電算化工作中的各項(xiàng)具體規(guī)定，如崗位責(zé)任制度、軟件操作管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度等。我國財(cái)政部于1994年6月30日發(fā)布了全國性會(huì)計(jì)電算化管理規(guī)章《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》3個(gè)規(guī)章制度。為指導(dǎo)基層單位開展會(huì)計(jì)電算化工作，1996年發(fā)布了《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》。為了進(jìn)一步促進(jìn)財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件開發(fā)的規(guī)范化，1998年6月，由財(cái)務(wù)軟件分會(huì)發(fā)起，在國內(nèi)多家著名廠商的大力支持下，出臺(tái)了“中國財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)”。這些是目前指導(dǎo)我國會(huì)計(jì)電算化工作的最重要的文件。5.數(shù)據(jù)處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是財(cái)會(huì)部門的傳統(tǒng)職責(zé)，也是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理的對(duì)象。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)量大、面廣、數(shù)據(jù)載體無紙化。盡管一個(gè)質(zhì)量可靠的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為生成真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)信息提供了前提條件，但由于技術(shù)上、設(shè)備上、操作人員水平等方面的原因，容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料失真。因此，法律上要求，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，用計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料在格式、內(nèi)容以及會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和完整性等方面，都必須符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。(二)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理提供了一個(gè)靈活的、綜合性的管理平臺(tái)。按其職能，主要包括總賬系統(tǒng)、應(yīng)收款系統(tǒng)、應(yīng)付款系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)等幾大模塊。一般的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1-1所示。圖1-1會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖1.總賬系統(tǒng)為了適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，可以把設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿等統(tǒng)稱為賬務(wù)處理。完成賬務(wù)處理工作的系統(tǒng)稱為總賬系統(tǒng)。總賬系統(tǒng)在整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，處于最基礎(chǔ)和最核心的地位，能接收其他子系統(tǒng)傳遞過來的憑證，并進(jìn)行進(jìn)上不賬務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)同其他子系統(tǒng)的無縫聯(lián)接，這樣既可減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，又可自動(dòng)地收集數(shù)據(jù)，提高財(cái)務(wù)工作的效率。總賬系統(tǒng)除具有最基本的憑證處理、賬簿管理等核算職能外，還提供諸如支票控制、預(yù)算控制、出納管理、部門收支分析等管理職能。2.應(yīng)收應(yīng)付管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要處理銷售、采購發(fā)票、應(yīng)收及應(yīng)付款項(xiàng)，對(duì)應(yīng)收和應(yīng)付款情況及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行全面監(jiān)控，旨在提高企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)速度及培養(yǎng)良好的客戶和供應(yīng)商關(guān)系。應(yīng)收和應(yīng)付系統(tǒng)是聯(lián)接銷售(采購)系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)的橋梁，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)一體化的紐帶。這兩個(gè)系統(tǒng)均可以處理多幣種，適應(yīng)多國稅制以及多種收付款方式，使得應(yīng)收、應(yīng)付款的管理能適應(yīng)企業(yè)全球化經(jīng)營的需要。3.固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)與采購、存貨、總賬等系統(tǒng)能相互傳遞有關(guān)資產(chǎn)和設(shè)置庫存的信息，能支付各種資產(chǎn)的折舊、重估、清理的會(huì)計(jì)處理和編制報(bào)表，為企業(yè)確定有利的資產(chǎn)管理策略提供服務(wù)。4.存貨核算系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要核算各種出入庫物料的成本，對(duì)出入庫情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)。接收采購、銷售等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，核算并確定其成本，并依據(jù)數(shù)據(jù)生成相關(guān)的記賬憑證。5.工資核算系統(tǒng)。不僅應(yīng)提供簡單、方便的工資核算和發(fā)放功能，而且應(yīng)提供強(qiáng)大的工資分析和管理功能，如單位工資增長情況分析、部門工資構(gòu)成分析、考勤管理、人員檔案管理等。6.成本管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具備成本預(yù)測(cè)、成本計(jì)劃、成本計(jì)算、成本核算、成本分析等功能，與總賬、工資、固定資產(chǎn)、存貨等系統(tǒng)間有數(shù)據(jù)接口。7.資金管理系統(tǒng)。企業(yè)的資金管理涉及財(cái)務(wù)的各個(gè)方面，資金管理系統(tǒng)與應(yīng)收款、應(yīng)付款和總賬系統(tǒng)是集成的，并提供與銀行的數(shù)據(jù)接口，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)每筆資金的管理，并支付對(duì)整個(gè)集團(tuán)的資金進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和運(yùn)用。8.報(bào)表系統(tǒng)。該系統(tǒng)是將計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)報(bào)表的編制方法相結(jié)合而設(shè)計(jì)的，專門用于報(bào)表數(shù)據(jù)處理的系統(tǒng)。它既能編制對(duì)外報(bào)表，又能編制各種對(duì)內(nèi)報(bào)表。報(bào)表系統(tǒng)從總賬系統(tǒng)和其他系統(tǒng)中取得相關(guān)會(huì)計(jì)信息，自動(dòng)編制各種會(huì)計(jì)報(bào)表，并對(duì)該報(bào)表進(jìn)行審核、匯總，生成各種分析圖，并按預(yù)定格式進(jìn)行輸出。能支付企業(yè)集團(tuán)、跨國公司內(nèi)不同類型企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表合并，能對(duì)多賬套、多幣種和多會(huì)計(jì)日的報(bào)表進(jìn)行合并，并可以同其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享，同其他公司的報(bào)表軟件進(jìn)行文件轉(zhuǎn)換。為各級(jí)管理者提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)搜集和輸出功能，是企業(yè)信息系統(tǒng)重要的數(shù)據(jù)輸出口。9.財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)。該系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)聯(lián)接，可以做到公司級(jí)和部門級(jí)的預(yù)算和預(yù)測(cè)，并且能支付自上而下、自下而上和分布式的預(yù)算生成。利用財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)，企業(yè)各層次員工及外部有關(guān)人員在得到授權(quán)的前提下，可以對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行建模分析。更復(fù)雜的財(cái)務(wù)可以利用聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)分析處理工具(OLAP)進(jìn)行多種角度的數(shù)據(jù)建模。例如，可以將銷售數(shù)據(jù)分別按照地區(qū)、產(chǎn)品類、銷售員進(jìn)行比較，并對(duì)影響銷售的各因素進(jìn)行敏感性分析，從而實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化。10.其他管理子系統(tǒng)。該子系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)預(yù)算管理子系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)查詢子系統(tǒng)、決策支持子系統(tǒng)等。隨著企業(yè)管理科學(xué)化的要求，會(huì)計(jì)管理的會(huì)不斷完善。(三)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的信息聯(lián)系財(cái)務(wù)系統(tǒng)不僅僅是對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件在功能上的延伸和加強(qiáng)，而是涉及對(duì)整修業(yè)務(wù)流程包括組織結(jié)構(gòu)的重新組合，是一次企業(yè)管理理念上的全面更新。而企業(yè)信息系統(tǒng)本身的集成性決定了它的財(cái)務(wù)系統(tǒng)也完全地帶入到企業(yè)整體的流程中去，財(cái)務(wù)中有業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)中也有財(cái)務(wù)，使財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)成為一個(gè)水乳交融的整體。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件，財(cái)務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的，它們之間是通過單據(jù)在企業(yè)財(cái)務(wù)部門和內(nèi)部其他部門之間的傳遞和核對(duì)來完成的，業(yè)務(wù)部門處理完業(yè)務(wù)后將有關(guān)單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員需要利用專業(yè)知識(shí)分析業(yè)務(wù)和編制分錄。除了最基本的借貸科目和金額以外，財(cái)務(wù)人員還需要手工錄入一些附加信息，便于以后做一些簡單的財(cái)務(wù)分析。由于這種財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)分割處理的現(xiàn)象，千百萬大量的信息和數(shù)據(jù)無法共享，各部門手工處理工作量大，數(shù)據(jù)難以核對(duì)，溝通協(xié)調(diào)困難，業(yè)務(wù)處理前后無法跟蹤和追溯，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)無法相互實(shí)施有效的監(jiān)督和控制等后果。這樣也造成管理階層查詢和分析信息的困難，無法看到一個(gè)業(yè)務(wù)從發(fā)起到授權(quán)，從執(zhí)行到結(jié)束，從作賬到報(bào)表輸出的前后貫通的全貌。企業(yè)信息系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是集成的財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)。它集成了采購管理、原材料管理，因而，它比單一的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)具有集成度高，信息處理及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)。在企業(yè)信息系統(tǒng)中，如果信息集成度處理得好，企業(yè)財(cái)務(wù)70%以上的憑證可以自動(dòng)生成，能極大地減輕財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。在企業(yè)信息系統(tǒng)中，總賬系統(tǒng)是財(cái)務(wù)處理的核心，所有業(yè)務(wù)模塊的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和其他財(cái)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都傳遞給總賬集中進(jìn)行處理。在這種模式下，即體現(xiàn)了業(yè)務(wù)對(duì)財(cái)務(wù)處理的參與和滲透，同時(shí)也體現(xiàn)了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的集中控制，使財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)形成一個(gè)不可分割的整體。某筆經(jīng)