行政助理培訓(xùn)-第一二章課件

行政助理培訓(xùn)課程教師：王俊婷電話箱：363051743@行政助理培訓(xùn)課程教師：王俊婷1選課的原因A、就業(yè)需要B、考慮到考研或公務(wù)員考試C、從眾心理選課的原因A、就業(yè)需要2行政管理職位現(xiàn)狀描述一、職責(zé)：

（一）日常管理工作

（二）公文制定

（三）日常商務(wù)談判

（四）組織會(huì)議，并完成會(huì)議紀(jì)要工作

（五）協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門機(jī)構(gòu)和外部機(jī)構(gòu)關(guān)系行政管理職位現(xiàn)狀描述一、職責(zé)：3二、要求：

（一）中文、行政管理、企管等專業(yè)

（二）會(huì)使用辦公軟件，文件資料管理和信息檔案管理

（三）起草文件、合同和其他文字資料

（四）有會(huì)議組織思想和高效率的組織方法三、薪資

約為2000——3000人民幣四、晉升空間二、要求：4行政助理行政事務(wù)主管行政部經(jīng)理行政總監(jiān)行政助理行政事務(wù)主管行政部經(jīng)理行政5公司結(jié)構(gòu)圖董事會(huì)總經(jīng)理行政部行政秘書檔案員財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)公司結(jié)構(gòu)圖董事會(huì)總經(jīng)理行政部行政秘書檔案員財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)6第一章行政部職責(zé)描述

第一節(jié)行政部職能和工作目標(biāo)一、行政部職能

（一）參謀職能

（二）溝通和協(xié)調(diào)職能

（三）行政事務(wù)處理

（四）后勤保障

（五）監(jiān)督控制第一章行政部職責(zé)描述

第一節(jié)行政部職能和工作目標(biāo)一7二、行政部目標(biāo)（一）積極配合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的制定、落實(shí)與督辦

（二）溝通協(xié)調(diào)企業(yè)各部門間的工作（三）信息的收集

（四）日常事務(wù)的管理工作（五）樹立企業(yè)良好形象二、行政部目標(biāo)8第二節(jié)工作職責(zé)一、部門工作職責(zé)

（一）日常辦公事務(wù)管理：會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)等

（二）辦公用品及設(shè)備管理

（三）文書資料管理

（四）車輛管理

（五）后勤保障

（六）涉外事務(wù)管理等第二節(jié)工作職責(zé)一、部門工作職責(zé)9二、崗位工作職責(zé)總經(jīng)理行政總監(jiān)行政部經(jīng)理行政事務(wù)主管行政秘書檔案管理員行政后勤主管法律事務(wù)主管二、崗位工作職責(zé)總經(jīng)理行政總監(jiān)行政部經(jīng)理行政事務(wù)主管行政秘書10第二章行政部組織管理

第一節(jié)工作目標(biāo)與工作事項(xiàng)目標(biāo):建立規(guī)范、高效、便于管理的行政辦公組織事項(xiàng)一：組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)事項(xiàng)二：行政管理規(guī)章制度建設(shè)第二章行政部組織管理

第一節(jié)工作目標(biāo)與工作事項(xiàng)目11一、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)（一）相關(guān)概念1、組織：

巴納德認(rèn)為組織是有意識(shí)地對(duì)人的活動(dòng)或力量進(jìn)行協(xié)調(diào)的關(guān)系，是兩個(gè)以上人的自覺協(xié)作的活動(dòng)和力量組成的一個(gè)體系。

組織是一個(gè)協(xié)作系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)由許多人組成，這些人只有在一定的相互作用的社會(huì)關(guān)系下，同其他人協(xié)作才能發(fā)揮作用。

一、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)122、行政組織：

行使國家權(quán)力，管理國家行政事務(wù)和社會(huì)公共事務(wù)的機(jī)構(gòu)體系。

企業(yè)行政組織是指具體實(shí)施生產(chǎn)經(jīng)營決策的執(zhí)行組織。3、組織結(jié)構(gòu)：

指組織成員按照專業(yè)化分工為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而形成的垂直、橫向等各種聯(lián)系狀態(tài)。

2、行政組織：13

4、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)：

指以企業(yè)組織結(jié)構(gòu)為核心的組織系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)工作

4、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)：14（二）組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的依據(jù)和目的1、依據(jù)：企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)：

行政部職能和目標(biāo)2、目的：設(shè)計(jì)出符合本企業(yè)的行政組織（二）組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的依據(jù)和目的15

（三）設(shè)計(jì)內(nèi)容1、基本內(nèi)容

（1）職務(wù)設(shè)計(jì)：

即對(duì)現(xiàn)有職務(wù)的認(rèn)定、修改或產(chǎn)生新的職務(wù)。

指在對(duì)企業(yè)目標(biāo)進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，確定和設(shè)計(jì)組織內(nèi)的不同崗位及其所需的人員數(shù)量，每個(gè)崗位人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任、需要完成的任務(wù)及應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)條件。

16

（2）群體設(shè)計(jì)：

群體設(shè)計(jì)的兩個(gè)階段：第一階段、把整個(gè)組織中的工作流程、任務(wù)和有關(guān)人員的關(guān)系繪制出來，分析任務(wù)、人員與工作流程的相關(guān)性；第二階段、任務(wù)和人員構(gòu)成活動(dòng)區(qū)，搞清活動(dòng)區(qū)之間的聯(lián)結(jié)關(guān)系，確定執(zhí)行任務(wù)的活動(dòng)組，這種活動(dòng)組構(gòu)成各種群體。（2）群體設(shè)計(jì)：17

(3)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)的6點(diǎn)要求：

明晰、經(jīng)濟(jì)、效能、決策迅速有效、穩(wěn)定性和適應(yīng)性、自我更新。行政助理培訓(xùn)---第一二章182、主要內(nèi)容：

（1）組織層次和管理幅度

組織層次：

從最高的直接主管到最低的基層具體工作人員之間形成的層次數(shù)。

管理幅度：

組織中上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)著直接有效地指揮和領(lǐng)導(dǎo)下屬的數(shù)量。2、主要內(nèi)容：19(2)部門劃分

指對(duì)企業(yè)的整體行政辦公工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分析和合理明確的分類，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)綜合。目的在于確定企業(yè)行政辦公組織中各項(xiàng)任務(wù)的分配原則與責(zé)任的歸屬，以求分工合理、職責(zé)分明，有效地完成企業(yè)目標(biāo)。(2)部門劃分20二、行政辦公工作程序設(shè)計(jì)

指對(duì)行政辦公工作程序的規(guī)劃，以及對(duì)既有工作程序的分析、改進(jìn)和調(diào)整、更新。

（一）設(shè)計(jì)要求：1、簡(jiǎn)單，便于管理2、分工明確，有效利用專門人員二、行政辦公工作程序設(shè)計(jì)213、使流程最佳化4、避免工作重復(fù)5、避免耗費(fèi)精力的活動(dòng)6、盡可能的在執(zhí)行規(guī)章制度時(shí)沒有例外7、避免不必要的審查批復(fù)

8、程序靈活，易于調(diào)整9、合理劃分職責(zé)，每件事有專人負(fù)責(zé)10、連續(xù)管理3、使流程最佳化22

11、利用企業(yè)設(shè)備，采用最好的操作程序12、文件性的工作應(yīng)限制到最少13、有效利用“例外原則”

“

例外原則”是泰羅的科學(xué)管理的主要原則之一。

即企業(yè)的高級(jí)管理人員把例行的一般事務(wù)授權(quán)給下級(jí)管理人員處理，而自己只保留對(duì)例外事項(xiàng)的決策權(quán)。如重大的企業(yè)戰(zhàn)略問題和重要的人員更替問題等。這樣,既能保證穩(wěn)定性的正常管理工作,又能應(yīng)付特殊性的例外管理工作。

11、利用企業(yè)設(shè)備，采用最好的操作程序23

（二）設(shè)計(jì)步驟明確目的，制定計(jì)劃調(diào)查研究分析評(píng)價(jià)既有程序規(guī)劃新程序評(píng)價(jià)新程序方案（二）設(shè)計(jì)步驟明確目的，制定計(jì)劃調(diào)查研究分析評(píng)價(jià)既24

三、行政管理規(guī)章制度建設(shè)

規(guī)章制度是一個(gè)企業(yè)正常運(yùn)行的有力保障，制定的合理與否，是否可行，直接影響了行政管理水平的提高、企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)。三、行政管理規(guī)章制度建設(shè)25

首先要根據(jù)企業(yè)的整體組織結(jié)構(gòu)，在借鑒同行業(yè)其他企業(yè)相關(guān)制度和做法的基礎(chǔ)上，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行綜合分析，擬定規(guī)章制度的條文，形成制度草案。

隨后，將形成的草案交給制度相關(guān)部門或一定范圍的群眾討論，征求意見后，根據(jù)討論結(jié)果和意見進(jìn)行分析、修改和完善。

最終形成正式的規(guī)章制度條文，提交主管領(lǐng)導(dǎo)審批后頒發(fā)執(zhí)行。

26輔導(dǎo)員班長(zhǎng)學(xué)習(xí)委員體育委員生活委員宣傳委員輔導(dǎo)員班長(zhǎng)學(xué)習(xí)委員體育委員生活委員宣傳委員27思考：1、如何理解正式組織和非正式組織的關(guān)系？2、行政組織結(jié)構(gòu)的形式及其優(yōu)缺點(diǎn)。思考：28非常謝謝各位同學(xué)耐心地傾聽和學(xué)習(xí)非常謝謝各位同學(xué)耐心地傾聽和學(xué)習(xí)29演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！30行政助理培訓(xùn)課程教師：王俊婷電話箱：363051743@行政助理培訓(xùn)課程教師：王俊婷31選課的原因A、就業(yè)需要B、考慮到考研或公務(wù)員考試C、從眾心理選課的原因A、就業(yè)需要32行政管理職位現(xiàn)狀描述一、職責(zé)：

（一）日常管理工作

（二）公文制定

（三）日常商務(wù)談判

（四）組織會(huì)議，并完成會(huì)議紀(jì)要工作

（五）協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門機(jī)構(gòu)和外部機(jī)構(gòu)關(guān)系行政管理職位現(xiàn)狀描述一、職責(zé)：33二、要求：

（一）中文、行政管理、企管等專業(yè)

（二）會(huì)使用辦公軟件，文件資料管理和信息檔案管理

（三）起草文件、合同和其他文字資料

（四）有會(huì)議組織思想和高效率的組織方法三、薪資

約為2000——3000人民幣四、晉升空間二、要求：34行政助理行政事務(wù)主管行政部經(jīng)理行政總監(jiān)行政助理行政事務(wù)主管行政部經(jīng)理行政35公司結(jié)構(gòu)圖董事會(huì)總經(jīng)理行政部行政秘書檔案員財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)公司結(jié)構(gòu)圖董事會(huì)總經(jīng)理行政部行政秘書檔案員財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)36第一章行政部職責(zé)描述

第一節(jié)行政部職能和工作目標(biāo)一、行政部職能

（一）參謀職能

（二）溝通和協(xié)調(diào)職能

（三）行政事務(wù)處理

（四）后勤保障

（五）監(jiān)督控制第一章行政部職責(zé)描述

第一節(jié)行政部職能和工作目標(biāo)一37二、行政部目標(biāo)（一）積極配合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的制定、落實(shí)與督辦

（二）溝通協(xié)調(diào)企業(yè)各部門間的工作（三）信息的收集

（四）日常事務(wù)的管理工作（五）樹立企業(yè)良好形象二、行政部目標(biāo)38第二節(jié)工作職責(zé)一、部門工作職責(zé)

（一）日常辦公事務(wù)管理：會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)等

（二）辦公用品及設(shè)備管理

（三）文書資料管理

（四）車輛管理

（五）后勤保障

（六）涉外事務(wù)管理等第二節(jié)工作職責(zé)一、部門工作職責(zé)39二、崗位工作職責(zé)總經(jīng)理行政總監(jiān)行政部經(jīng)理行政事務(wù)主管行政秘書檔案管理員行政后勤主管法律事務(wù)主管二、崗位工作職責(zé)總經(jīng)理行政總監(jiān)行政部經(jīng)理行政事務(wù)主管行政秘書40第二章行政部組織管理

第一節(jié)工作目標(biāo)與工作事項(xiàng)目標(biāo):建立規(guī)范、高效、便于管理的行政辦公組織事項(xiàng)一：組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)事項(xiàng)二：行政管理規(guī)章制度建設(shè)第二章行政部組織管理

第一節(jié)工作目標(biāo)與工作事項(xiàng)目41一、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)（一）相關(guān)概念1、組織：

巴納德認(rèn)為組織是有意識(shí)地對(duì)人的活動(dòng)或力量進(jìn)行協(xié)調(diào)的關(guān)系，是兩個(gè)以上人的自覺協(xié)作的活動(dòng)和力量組成的一個(gè)體系。

組織是一個(gè)協(xié)作系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)由許多人組成，這些人只有在一定的相互作用的社會(huì)關(guān)系下，同其他人協(xié)作才能發(fā)揮作用。

一、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)422、行政組織：

行使國家權(quán)力，管理國家行政事務(wù)和社會(huì)公共事務(wù)的機(jī)構(gòu)體系。

企業(yè)行政組織是指具體實(shí)施生產(chǎn)經(jīng)營決策的執(zhí)行組織。3、組織結(jié)構(gòu)：

指組織成員按照專業(yè)化分工為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而形成的垂直、橫向等各種聯(lián)系狀態(tài)。

2、行政組織：43

4、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)：

指以企業(yè)組織結(jié)構(gòu)為核心的組織系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)工作

4、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)：44（二）組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的依據(jù)和目的1、依據(jù)：企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)：

行政部職能和目標(biāo)2、目的：設(shè)計(jì)出符合本企業(yè)的行政組織（二）組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的依據(jù)和目的45

（三）設(shè)計(jì)內(nèi)容1、基本內(nèi)容

（1）職務(wù)設(shè)計(jì)：

即對(duì)現(xiàn)有職務(wù)的認(rèn)定、修改或產(chǎn)生新的職務(wù)。

指在對(duì)企業(yè)目標(biāo)進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，確定和設(shè)計(jì)組織內(nèi)的不同崗位及其所需的人員數(shù)量，每個(gè)崗位人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任、需要完成的任務(wù)及應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)條件。

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（2）群體設(shè)計(jì)：

群體設(shè)計(jì)的兩個(gè)階段：第一階段、把整個(gè)組織中的工作流程、任務(wù)和有關(guān)人員的關(guān)系繪制出來，分析任務(wù)、人員與工作流程的相關(guān)性；第二階段、任務(wù)和人員構(gòu)成活動(dòng)區(qū)，搞清活動(dòng)區(qū)之間的聯(lián)結(jié)關(guān)系，確定執(zhí)行任務(wù)的活動(dòng)組，這種活動(dòng)組構(gòu)成各種群體。（2）群體設(shè)計(jì)：47

(3)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)的6點(diǎn)要求：

明晰、經(jīng)濟(jì)、效能、決策迅速有效、穩(wěn)定性和適應(yīng)性、自我更新。行政助理培訓(xùn)---第一二章482、主要內(nèi)容：

（1）組織層次和管理幅度

組織層次：

從最高的直接主管到最低的基層具體工作人員之間形成的層次數(shù)。

管理幅度：

組織中上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)著直接有效地指揮和領(lǐng)導(dǎo)下屬的數(shù)量。2、主要內(nèi)容：49(2)部門劃分

指對(duì)企業(yè)的整體行政辦公工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分析和合理明確的分類，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)綜合。目的在于確定企業(yè)行政辦公組織中各項(xiàng)任務(wù)的分配原則與責(zé)任的歸屬，以求分工合理、職責(zé)分明，有效地完成企業(yè)目標(biāo)。(2)部門劃分50二、行政辦公工作程序設(shè)計(jì)

指對(duì)行政辦公工作程序的規(guī)劃，以及對(duì)既有工作程序的分析、改進(jìn)和調(diào)整、更新。

（一）設(shè)計(jì)要求：1、簡(jiǎn)單，便于管理2、分工明確，有效利用專門人員二、行政辦公工作程序設(shè)計(jì)513、使流程最佳化4、避免工作重復(fù)5、避免耗費(fèi)精力的活動(dòng)6、盡可能的在執(zhí)行規(guī)章制度時(shí)沒有例外7、避免不必要的審查批復(fù)

8、程序靈活，易于調(diào)整9、合理劃分職責(zé)，每件事有專人負(fù)責(zé)10、連續(xù)管理3、使流程最佳化52

11、利用企業(yè)設(shè)備，采用最好的操作程序12、文件性的工作應(yīng)限制到最少13、有效利用“例外原則”

“

例外原則”是泰羅的科學(xué)管理的主要原則之一。

即企業(yè)的高級(jí)管理人員把例行的一般事務(wù)授權(quán)給下級(jí)