辦公用品管理規(guī)定

版次：2014年11月18版次：2014年11月18日起實施有限公司發(fā)布2014年11月18日發(fā)布編號：辦公用品及設(shè)備管理規(guī)定有限公司文件批準(zhǔn)頁編制/日期：綜合部批編制/日期：綜合部批準(zhǔn)/日期：審核/日期：評審/日期：1、目的 -1-2、范圍 -1-3、職責(zé) -1-3.1集團綜合部 -1-3.2各系列公司綜合部 -2-3.3各系列公司分管領(lǐng)導(dǎo) -2-3.4集團公司及各系列公司財務(wù)部 -2-3.5采購中心 -2-4、程序 -2-4.1辦公設(shè)備及用品的分類 -2-4.2辦公用品的配置標(biāo)準(zhǔn) -3-4.3辦公設(shè)備及用品的采購管理 -3-4.4辦公設(shè)備及用品的入庫 -6-4.5辦公設(shè)備及用品的建檔管理 -7-4.6辦公設(shè)備及用品的發(fā)放 -7-4.7辦公設(shè)備及用品的費用結(jié)算 -8-4.8辦公設(shè)備的調(diào)配及異動 -9-4.9辦公設(shè)備的故障維修及報廢 -9-4.10辦公電腦的管理 -10-4.11辦公設(shè)備及用品的賠償及責(zé)任故障的處罰 -10-5、記錄附表 -11-21-1、目的為規(guī)范對辦公設(shè)備及用品的管理，有效控制辦公費用，合理利用辦公資源，特制訂本規(guī)定。2、范圍本辦法適用于周口唐隆實業(yè)有限公司（以下簡稱集團公司）及其有實際控制權(quán)的各子公司（以下簡稱子公司）的辦公設(shè)備及用品的管理，對辦公設(shè)備及用品的采購、驗收入庫、領(lǐng)用、庫存保管、調(diào)配、故障維修、回收管理、報廢處置及費用控制等管理事項進行規(guī)定。3、職責(zé)3.1集團公司綜合部3.1.1負(fù)責(zé)集團公司及各系列公司辦公設(shè)備及用品的歸口管理，制定辦公設(shè)備及用品管理辦法；3.1.2負(fù)責(zé)集團公司及各系列公司辦公設(shè)備及用品的采購、印刷、保管、發(fā)放及費用結(jié)算，并建立臺賬；3.1.3負(fù)責(zé)集團公司辦公設(shè)備及用品的日常管理和集團公司辦公設(shè)備及用品購置申請的審批，建立集團公司辦公設(shè)備及用品臺賬；3.1.4負(fù)責(zé)集團公司辦公設(shè)備及用品的計劃、領(lǐng)用、費用控制等日常管理。3.2各系列公司綜合部3.2.1負(fù)責(zé)本公司辦公設(shè)備及用品的日常管理，建立本公司辦公設(shè)備及用品臺賬；3.2.2負(fù)責(zé)本公司辦公設(shè)備及用品的計劃、領(lǐng)用、費用控制等日常管理。3.3各系列公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本公司辦公設(shè)備及用品購置申請的審批。3.4集團公司及各系列公司財務(wù)部負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備及用品賬冊、計提折舊、維修、報廢處置等會計業(yè)務(wù)。3.5采購部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品的采購和辦公設(shè)備入出庫手續(xù)的辦理。4、程序4.1辦公設(shè)備及用品的分類4.1.1公司所使用的辦公設(shè)備包括辦公家具、電腦、復(fù)印機、打印機、傳真機、數(shù)碼相機、攝影機、投影儀、移動硬盤、音響設(shè)備等。4.1.2公司所使用的辦公用品包括以下種類A類：個人使用辦公用品如：簽字筆、固體膠、長尾夾、文件夾、檔案袋、記事本、剪刀、裁紙刀、電池、訂書機、計算器、電話機、U盤等。B類：印刷品如：稿紙、檔案袋、紙杯、出庫單、領(lǐng)料單等各種工作聯(lián)系單。C類：辦公設(shè)備耗材如：打印紙、傳真紙、墨盒、色帶、硒鼓等。D類：維修工具及機械設(shè)備等。4.2辦公用品的配置標(biāo)準(zhǔn)A類：辦公用品的配置標(biāo)準(zhǔn)原則上為15元/人/月（含部門公用物品），配置標(biāo)準(zhǔn)實行動態(tài)管理，由財務(wù)部每年初根據(jù)上年度的使用情況重新核定，核定后的新標(biāo)準(zhǔn)由集團總經(jīng)理批準(zhǔn)。B類：印刷品及C類辦公設(shè)備使用耗材（如硒鼓、墨盒、打印紙等）由各系列公司行政管理部門按需求提出。D類：新入職員工根據(jù)崗位需求配備。4.3辦公設(shè)備及用品的采購管理4.3.1辦公設(shè)備的采購申請4.3.1.1集團公司各部門在年度預(yù)算計劃內(nèi)根據(jù)工作需要，提出采購申請，填寫《辦公設(shè)備購置申請單》按本部門內(nèi)部審批流程批準(zhǔn)后，報于集團總經(jīng)理審批。4.3.1.2綜合部根據(jù)資產(chǎn)狀況、購置標(biāo)準(zhǔn)等對集團公司各部門提交的《辦公設(shè)備購置申請單》進行復(fù)核，最后由集團總經(jīng)理審批后，交由采購中心統(tǒng)一以招標(biāo)形式購買。4.3.1.3各系列公司辦公設(shè)備按本公司部門審批流程批準(zhǔn)后，申報給各系列公司綜合部復(fù)核，由各系列公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交由集團公司審批后，再交由采購中心購買。4.3.1.4對于臨時增購的辦公設(shè)備，由需求部門提出采購申請，流程報批后由采購中心進行購買。4.3.2公司統(tǒng)一購置的辦公電腦的采購以下范圍的辦公用電腦由公司統(tǒng)一采購發(fā)放，其資產(chǎn)屬性屬公司所有，配置范圍包括：4.3.2.1根據(jù)工作性質(zhì)和工作需要，財務(wù)部財務(wù)人員（原則上配備臺式電腦，有特殊需求的申請批準(zhǔn)后可配置筆記本電腦）、各部門文員統(tǒng)一配備臺式電腦。4.3.2.2公司統(tǒng)一采購辦公電腦，由需求部門填寫《辦公設(shè)備購置申請單》流程報批后，由公司按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一選型、采購與發(fā)放。4.3.2.3本辦法未正式實施前，按公司原管理辦法領(lǐng)用的電腦使用年限為五年，員工如需更換電腦，應(yīng)在綜合部或各系列公司綜合部門辦理結(jié)清或退還手續(xù)后，填寫《辦公設(shè)備購置申請單》按本規(guī)定程序辦理重新申請購置手續(xù)。4.3.2.4員工崗位變化后，其電腦配置標(biāo)準(zhǔn)按新崗位配置標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，綜合部門對其現(xiàn)使用電腦按崗位變化時間進行結(jié)算，員工憑人事部開具的任命書或《員工異動表》辦理電腦重新申請手續(xù)，原配置電腦報銷中止，員工也可選擇繼續(xù)使用原電腦。4.3.3辦公用品的申請采購4.3.3.1每兩年由綜合部組織、財務(wù)部和采購中心參加，以議價或密封報價的形式確定辦公用品的指定供應(yīng)商，由綜合部專責(zé)人員根據(jù)實際庫存量及各公司需求計劃合理制訂采購數(shù)量。4.3.3.2每月25日前各公司做下月辦公用品申請計劃，填寫《辦公用品申購單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及各系列公司綜合部門專責(zé)人員審批后，交于集團綜合部，逾期不報視為無需求。4.3.3.3系列公司各部門填寫各個公司的辦公用品及設(shè)備申購單（用A4紙打印），由各個部門負(fù)責(zé)人簽字后報于公司綜合部。綜合部門審核匯總需要采購的物品，填寫唐隆集團《辦公用品申購單》，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后交于集團綜合部。4.3.3.4辦公用品的購買計劃均由綜合部或各系列公司綜合部審核，并對費用進行控制。4.3.3.5對于B類印刷品的印制，由各系列公司行政管理部門報出需求計劃，集團綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織印制，保管、發(fā)放。4.3.3.6D類用品申購前按照4.9流程檢測確定報廢不能維修繼續(xù)使用的填寫設(shè)備報廢單，由使用人、部門負(fù)責(zé)人簽字和總經(jīng)理簽字交于本公司綜合部后才能申購、填寫《辦公設(shè)備申購單》，采取依舊換新措施，報廢單原件由集團公司保管，報廢物品由本公司綜合部保管。采購人員在采購D類用品時需相關(guān)使用人員陪同。4.4辦公設(shè)備及用品的入庫4.4.1辦公設(shè)備及用品的入庫驗收4.4.1.1物品驗收時，采購人員與綜合部專責(zé)人員均應(yīng)在場，采購人員因故不能到場的，應(yīng)由采購人員指定其他人到場組織驗收，并根據(jù)驗貨清單逐項認(rèn)真核對，數(shù)量、型號、外觀，核實無誤后方可簽字接收，必要時請專業(yè)人員參加驗收。4.4.1.2驗收合格后由采購人員和綜合部專責(zé)人員在貨品清單上簽字確認(rèn)。因驗收不當(dāng)造成的責(zé)任，由采購人員和綜合部專責(zé)人員共同承擔(dān)。4.4.2辦公設(shè)備及用品的入庫登記4.4.2.1物品驗收合格后，綜合部專責(zé)人員必須辦理入庫登記，物品登記統(tǒng)一使用《出入庫登記單》（一式三聯(lián)，第一聯(lián)各系列公司綜合部留存，第二聯(lián)交財務(wù)，第三聯(lián)交采購部門）。辦公設(shè)備與辦公用品應(yīng)分類登記入庫，并建立相應(yīng)入庫臺帳。4.4.2.2由于登記不當(dāng)造成分發(fā)、使用、維修、報廢、結(jié)算等工作程序無法正常執(zhí)行的責(zé)任，由專責(zé)人員承擔(dān)。4.5辦公設(shè)備及用品的建檔管理4.5.1對于入庫的辦公設(shè)備及用品，各系列公司綜合部專責(zé)人員必須按類存放，并建立相應(yīng)臺帳。定期進行物品的盤點、核查，并及時更新臺帳。做到帳物相符、帳帳相符，使物品的種類、數(shù)量、流向及庫存一目了然，易于清點、便于管理。4.5.2辦公設(shè)備應(yīng)做好設(shè)備入/出庫臺帳、出庫設(shè)備使用臺賬、回收設(shè)備入/出庫臺帳及庫存舊設(shè)備管理臺帳。辦公用品應(yīng)做好入/出庫臺帳、各公司或部門領(lǐng)用名細(xì)臺帳。4.5.3各公司財務(wù)部控制本公司辦公設(shè)備及用品的總值并設(shè)立總賬。各系列公司綜合部設(shè)立辦公設(shè)備及用品分戶明細(xì)賬，各公司財務(wù)部每月與各系列公司行綜合部核對一次辦公設(shè)備及用品明細(xì)賬。4.6辦公設(shè)備及用品的發(fā)放4.6.1發(fā)放條件：物品到貨且已建檔，方可發(fā)放。4.6.2辦公用品的發(fā)放4.6.2.1日常辦公用品原則上每月申領(lǐng)一次，每月25日之前各公司/部門申報下月辦公用品計劃，5日為統(tǒng)一發(fā)放所申購辦公用品的時間，其它時間不予領(lǐng)?。ㄌ厥馇闆r除外）。4.6.2.2各公司/部門指定專人根據(jù)上月已審批的《辦公用品申領(lǐng)單》驗收領(lǐng)用本月辦公用品。4.6.2.3新入職員工憑人事部門開具的《員工報到程序表》可在本部門領(lǐng)取個人辦公用品。4.6.2.4使用壽命較長的辦公用品（如電話機、計算器、訂書機等）更換時需以舊換新，在一年內(nèi)人為損壞或丟失的不予發(fā)放。4.6.3辦公設(shè)備的發(fā)放4.6.3.1辦公設(shè)備由使用人或申購部門指定責(zé)任人憑《辦公設(shè)備購置申請單》到各系列公司綜合部領(lǐng)用。4.6.3.2各系列公司綜合部專責(zé)人員在發(fā)放辦公設(shè)備時，應(yīng)按申領(lǐng)部門或個人發(fā)放設(shè)備，落實責(zé)任人，設(shè)備信息要與領(lǐng)用人信息對應(yīng)。出庫單上填寫清楚設(shè)備信息（電子設(shè)備應(yīng)盡量填寫清楚設(shè)備型號、序列號、數(shù)量、價格等信息），領(lǐng)用人必須簽字確認(rèn)。4.6.3.3辦公設(shè)備及用品領(lǐng)用時，領(lǐng)用人員和專責(zé)人員應(yīng)仔細(xì)核查領(lǐng)用物品清單并驗貨，確認(rèn)無誤后填寫《材料物資出入庫單》（一式三聯(lián)，第一聯(lián)行政管理部留存，第二聯(lián)交財務(wù)，第三聯(lián)交領(lǐng)用人）并簽字交接。一旦完成辦公設(shè)備及用品的領(lǐng)用程序，物品的使用權(quán)及維護責(zé)任轉(zhuǎn)移到領(lǐng)用部門。4.7辦公設(shè)備及用品的費用結(jié)算綜合部根據(jù)各公司報送的需求計劃及領(lǐng)用名細(xì)，制定《辦公設(shè)備/用品費用分?jǐn)偙怼?，各系列公司綜合部專責(zé)人員確認(rèn)后辦理報銷手續(xù),辦公用品費用每季度結(jié)算一次。4.8辦公設(shè)備的調(diào)配及異動4.8.1部門使用辦公設(shè)備如需調(diào)配時須向綜合部或各系列公司綜合部提出申請，調(diào)入部門使用人辦理《辦公設(shè)備調(diào)配單》，經(jīng)集團綜合部或各系列公司綜合部負(fù)責(zé)人審批后，專責(zé)人員做好相應(yīng)的出庫登記及臺帳更新，調(diào)配完成。部門不得隨意自行調(diào)配設(shè)備及附件，由此引起的一切責(zé)任由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。4.8.2辦公設(shè)備需在各公司之間異動時，報雙方公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，調(diào)出公司行政管理部門填寫《辦公設(shè)備調(diào)配單》（一式兩份，調(diào)出及調(diào)入公司綜合部各留一份），經(jīng)集團綜合部負(fù)責(zé)人審批后，雙方綜合部專責(zé)人員做好相應(yīng)的臺帳更新，財務(wù)部門根據(jù)設(shè)備殘值辦理設(shè)備移交手續(xù),由設(shè)備使用部門簽訂購銷合同。4.8.3由于交接清單有誤或交接設(shè)備有誤造成的責(zé)任，由設(shè)備調(diào)出公司或部門承擔(dān)。一旦調(diào)配程序完成，設(shè)備的使用權(quán)及維護責(zé)任將由調(diào)入部門承擔(dān)。4.9辦公設(shè)備的故障維修及報廢4.9.1當(dāng)辦公設(shè)備發(fā)生故障時，設(shè)備負(fù)責(zé)人或使用人填寫《辦公設(shè)備故障報修單》，部門負(fù)責(zé)人簽字后，由設(shè)備維修部門判定故障原因及程度。4.9.2確認(rèn)設(shè)備故障程度及責(zé)任后，綜合部專責(zé)人員與設(shè)備維修單位提出費用預(yù)算，報行總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。4.9.3設(shè)備修復(fù)后，經(jīng)設(shè)備負(fù)責(zé)人或使用人及綜合部專責(zé)人員驗收后，共同在《辦公設(shè)備故障報修單》上簽字確認(rèn)，修復(fù)設(shè)備領(lǐng)回，專責(zé)人員做好相關(guān)的維修記錄。4.9.4辦公設(shè)備經(jīng)設(shè)備維修部門確認(rèn)無法修復(fù)的，由設(shè)備維修部門在《辦公設(shè)備故障報修單》上簽注無法修復(fù)的理由，綜合部專責(zé)人員根據(jù)維修部門的意見，填寫《辦公設(shè)備報廢單》，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財務(wù)部及綜合部專責(zé)人員辦理該辦公設(shè)備核銷手續(xù)。4.10辦公電腦的管理4.10.1公司購置辦公電腦的使用期限為5年,使用期滿后，員工可提出重新配置申請，配置標(biāo)準(zhǔn)按目前崗位配置標(biāo)準(zhǔn)辦理。4.10.2當(dāng)員工使用公司購置電腦因非人為因素?fù)p壞，經(jīng)4.9程序判斷不能修復(fù)使用或維修費用較高時,可按現(xiàn)崗位標(biāo)準(zhǔn)重新申請配置電腦。4.11辦公設(shè)備及用品的賠償及責(zé)任故障的處罰4.11.1辦公設(shè)備及用品發(fā)放后，使用人或設(shè)備負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)物品的保管和維護責(zé)任。由于保管、使用不當(dāng)造成的一切損壞，或者發(fā)生物品丟失，由使用人或相關(guān)部門按設(shè)備殘值賠償損失。使用人填寫《辦公設(shè)備處置單》，在財務(wù)繳納了賠償金后，方可重新申領(lǐng)。4.11.2如發(fā)生正常使用損壞之外的公用辦公設(shè)備及其附件的損壞、丟失等情況，除追究直接責(zé)任人的責(zé)任外，相關(guān)部門設(shè)備負(fù)責(zé)人也應(yīng)承擔(dān)一定責(zé)任。綜合部根據(jù)設(shè)備損壞程度及責(zé)任情節(jié)輕重，向分管領(lǐng)導(dǎo)提交對相關(guān)責(zé)任人進行處罰的建議，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合部具體執(zhí)行。處罰方式為：a)通報批評b)賠償c)罰金5、記錄附表5.1辦公設(shè)備申購單5.2辦公用品申購單5.3辦公設(shè)備申購單5.4辦公設(shè)備調(diào)配單5.5辦公設(shè)備故障報修