管理處運作流程

工作流程：管理處整體運作流程圖；物業(yè)驗收接管流程圖；辦理入住流程圖；住宅裝修管理流程圖；檔案建立流程圖；住戶投訴處理流程圖；工作督察流程圖；物料控制流程圖；房屋室內(nèi)日常維修流程圖；公共設施維護流程圖；機電設備維修流程圖；社區(qū)文體活動開展流程圖；治安管理流程圖；消防應急處理流程圖；園林綠化管理流程圖；清潔衛(wèi)生管理流程圖。17、系統(tǒng)維護保養(yǎng)程序、故障處理程序、誤報處理程序18、人員考核、錄用及淘汰流程管理處整體運作流程圖辦理入住手續(xù)裝修審批監(jiān)督違章裝修裝修驗收搬遷入住建立各類檔案日常管理無償及有償服務清潔衛(wèi)生小區(qū)綠化車輛管理消防設備養(yǎng)護交通秩序管理物資管理治安管理社區(qū)文體活動檔案管理房屋及公共設施維護保養(yǎng)內(nèi)部管理與監(jiān)督機構(gòu)組建隊伍組織培訓擬制管理方案物業(yè)驗收接管準備入住資料辦理入住手續(xù)裝修審批監(jiān)督違章裝修裝修驗收搬遷入住建立各類檔案日常管理無償及有償服務清潔衛(wèi)生小區(qū)綠化車輛管理消防設備養(yǎng)護交通秩序管理物資管理治安管理社區(qū)文體活動檔案管理房屋及公共設施維護保養(yǎng)內(nèi)部管理與監(jiān)督機構(gòu)組建隊伍組織培訓擬制管理方案物業(yè)驗收接管準備入住資料熟悉物業(yè)情況，匯總遺留問題聯(lián)系協(xié)助單位、督促及時整改熟悉物業(yè)情況，匯總遺留問題聯(lián)系協(xié)助單位、督促及時整改制定規(guī)章制度、用戶手冊、裝修指南制定規(guī)章制度、用戶手冊、裝修指南小區(qū)事務財務管理小區(qū)事務財務管理物業(yè)驗收接管流程圖提請接收全套建筑施工資料；政府批文、紅線圖、總平面圖；供水、供電、供氣及排水、排污,可視、對講、監(jiān)控綜合布線圖；緊急報警等隱蔽工程設施系統(tǒng)圖；消防設施圖；停車場與交通通道圖；機電設備說明書、合同、保險合同、保修協(xié)議；操作設備、維修養(yǎng)護說明書及圖紙資料、建筑物、構(gòu)筑物施工圖、竣工圖；建筑物經(jīng)濟技術(shù)指標統(tǒng)計表。提請接收全套建筑施工資料；政府批文、紅線圖、總平面圖；供水、供電、供氣及排水、排污,可視、對講、監(jiān)控綜合布線圖；緊急報警等隱蔽工程設施系統(tǒng)圖；消防設施圖；停車場與交通通道圖；機電設備說明書、合同、保險合同、保修協(xié)議；操作設備、維修養(yǎng)護說明書及圖紙資料、建筑物、構(gòu)筑物施工圖、竣工圖；建筑物經(jīng)濟技術(shù)指標統(tǒng)計表。匯同開發(fā)單位，進行質(zhì)量驗收。如實填報質(zhì)量驗收單，向施工單位出具驗收整改通知、明確復檢日期與罰則。匯同開發(fā)單位，進行質(zhì)量驗收。如實填報質(zhì)量驗收單，向施工單位出具驗收整改通知、明確復檢日期與罰則。對物業(yè)質(zhì)量、使用功能進行檢驗。對物業(yè)質(zhì)量、使用功能進行檢驗。檢驗有問題檢驗無問題驗收中出現(xiàn)問題按質(zhì)量要求處理沒有問題,簽署驗收合格抄水、電、煤氣表底數(shù)，存檔并輸入電腦備案。抄水、電、煤氣表底數(shù)，存檔并輸入電腦備案。歸類整理保修項目、期限、標準、責任、方式等保修項目附細則與圖紙。歸類整理保修項目、期限、標準、責任、方式等保修項目附細則與圖紙。填報書面移交、簽署物業(yè)管理正式接收文件、接管、進駐。填報書面移交、簽署物業(yè)管理正式接收文件、接管、進駐。入住流程圖核收由開發(fā)商簽名的交房手續(xù)書核收房屋預售合同核收承辦人身份證復印件或授權(quán)書資料齊全否驗樓核收由開發(fā)商簽名的交房手續(xù)書核收房屋預售合同核收承辦人身份證復印件或授權(quán)書資料齊全否驗樓1.派人陪同驗房，確認質(zhì)量情況和水、電表底數(shù)并核收歸檔但不給鑰匙2.填寫《收樓書》催開發(fā)商解決1.將存在的問題報開發(fā)商，并讓其簽收，確定解決時間。2.到時不能解決繼續(xù)催辦并解決是否收樓辦入伙手續(xù)交鑰匙交鑰匙上述手續(xù)辦完后，將鑰匙交給業(yè)主并辦出入證，發(fā)業(yè)主證收樓完畢收樓完畢填寫交樓登記表整理收樓資料，歸檔向開發(fā)商工程部復印驗樓書，請負責人簽收何時解決存在的問題向開發(fā)商工程部復印驗樓書，請負責人簽收何時解決存在的問題是介紹與辦理介紹與辦理介紹公司概況和管理服務項目及收費標準承辦人填寫《收樓書》和業(yè)主使用人登記表發(fā)相關(guān)資料文件歸檔資料：歸檔資料：由開發(fā)商簽名的交房手續(xù)書房屋預售合同承辦人身份證復印件或授權(quán)書業(yè)主收樓書業(yè)主或使用人登記表《管理公約》簽認《裝修承諾書》簽認件裝修協(xié)議收回收樓書，確認承辦人已在其上簽名收回業(yè)主登記表收回收樓書，確認承辦人已在其上簽名收回業(yè)主登記表給承辦人開收條（證明已收到相關(guān)資料）填寫交樓登記表簽認簽《管理公約》簽《裝修承諾書》簽否否簽否收回收樓書，確認承辦人已簽名收回業(yè)主登記表給承辦人開收據(jù)（證明已收到相關(guān)資料）收回收樓書，確認承辦人已簽名收回業(yè)主登記表給承辦人開收據(jù)（證明已收到相關(guān)資料）填寫交樓登記表，整理資料歸檔繳費交收樓相關(guān)費用和首期管理費繳費交收樓相關(guān)費用和首期管理費裝修管理流程圖請承辦人出示身份證或合同授權(quán)及預售合同請承辦人出示身份證或合同授權(quán)及預售合同是裝修結(jié)束申請驗收填寫工程驗收書裝修結(jié)束申請驗收填寫工程驗收書審核裝修許可證申報裝修1.《裝修申請表》2.《建筑內(nèi)部裝修防水審核申報表》3.《動用明火申請表》4.《裝修指南》及補充規(guī)定5.《防火手冊》、《裝修管理與費用》6．電梯管理規(guī)定業(yè)主、物業(yè)雙方在驗收書上簽字業(yè)主、物業(yè)雙方在驗收書上簽字財務財務憑驗收書，退保證金憑臨時出入證收退押金財務財務憑驗收書，退保證金憑臨時出入證收退押金審批1.《裝修申請表》2.裝修圖紙3.《動用明火申請表》4.《防火審核申報表》5.裝修隊資質(zhì)及營業(yè)執(zhí)照資料整理歸檔資料整理歸檔1.《裝修申請書》2.裝修圖紙3.《動用明火申請表》4.《防火審核申請表》5.《工程驗收書》6.施工隊的《裝修承諾書》符合要求辦裝修手續(xù)辦裝修手續(xù)以上文件備份留存裝修單位填寫承諾書交裝修有關(guān)費用辦臨時出入證、裝修許可證結(jié)束結(jié)束收取收取裝修保證金裝修垃圾清運費臨時出入證費修工整改施工是否符合要求修工整改施工是否符合要求否

檔案建立流程圖收集：1）工程技術(shù)、維修、改造資料；收集：1）工程技術(shù)、維修、改造資料；2）住戶資料、證件、購（租）合同、裝修資料；3）歷次管理活動的書面、音像記錄。整理分類：A、產(chǎn)權(quán)材料；整理分類：A、產(chǎn)權(quán)材料；B、技術(shù)資料；C、住戶資料、分棟，包括電腦磁盤、登記表、登記冊、購（租）房合同、證件、裝修審批表；D、管理工作資料記錄；E、管理處文件、通知、資料、歷次活動記錄；F、內(nèi)部管理制度；G、財務帳表及其分布方案。歸檔：根據(jù)檔案條例分類保存、輸入計算機管理歸檔：根據(jù)檔案條例分類保存、輸入計算機管理。利用：按規(guī)定借閱、利用。利用：按規(guī)定借閱、利用。住戶投訴處理流程圖業(yè)戶來投訴管理員回訪，并填寫投訴回訪表。投訴處理單第二聯(lián)管理員保存?zhèn)洳?。責任人采取正確方法處理。投訴處理單第一聯(lián)交責任部門責任人簽收。管理人員根據(jù)反映內(nèi)容填寫投訴處理單。處理完畢交主任簽名。管理員統(tǒng)一編號裝訂投訴處理單，回訪表。每月整理、匯總所有投訴填寫投訴統(tǒng)計表，分析投訴重點、類別涉及部門及信息。管理人員接待業(yè)戶來投訴管理員回訪，并填寫投訴回訪表。投訴處理單第二聯(lián)管理員保存?zhèn)洳?。責任人采取正確方法處理。投訴處理單第一聯(lián)交責任部門責任人簽收。管理人員根據(jù)反映內(nèi)容填寫投訴處理單。處理完畢交主任簽名。管理員統(tǒng)一編號裝訂投訴處理單，回訪表。每月整理、匯總所有投訴填寫投訴統(tǒng)計表，分析投訴重點、類別涉及部門及信息。管理人員接待電話投訴電話投訴來信投訴來信投訴信息反饋至管理處主任，采取有關(guān)措施，加強有關(guān)部門工作減少投訴。信息反饋至管理處主任，采取有關(guān)措施，加強有關(guān)部門工作減少投訴。反反饋

工作督察流程圖財務部實施并向全體員工通報。管理處主任審批。填寫優(yōu)績獎勵單或過失處罰單。發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)績或過失。資料員編號，裝訂統(tǒng)計有關(guān)信息。處理完畢交主任簽收檢查落實情況。主管采取正確行動處理問題。財務部實施并向全體員工通報。管理處主任審批。填寫優(yōu)績獎勵單或過失處罰單。發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)績或過失。資料員編號，裝訂統(tǒng)計有關(guān)信息。處理完畢交主任簽收檢查落實情況。主管采取正確行動處理問題。統(tǒng)計信息反饋到主任。各部門主管每日例行巡視檢查。統(tǒng)計信息反饋到主任。各部門主管每日例行巡視檢查。反饋反饋發(fā)現(xiàn)管理事務存在問題。填寫處理單，交有關(guān)部門簽收。發(fā)現(xiàn)管理事務存在問題。填寫處理單，交有關(guān)部門簽收。

物料控制流程圖物料申請，填申請單。申請人填領料單，到倉庫領料。倉管員做好領料登記。每月物料清查結(jié)算。歸檔管理。采購員按要求采購。管理處主任審批。倉管員驗收登記入庫。物料申請，填申請單。申請人填領料單，到倉庫領料。倉管員做好領料登記。每月物料清查結(jié)算。歸檔管理。采購員按要求采購。管理處主任審批。倉管員驗收登記入庫。室內(nèi)日常維修流程圖投訴回訪巡查登記客服中心受理處工程維修調(diào)度中心電工維修班水暖維修班土建維修班即時解決能施工現(xiàn)場不能安排計劃限期解決工程質(zhì)量組業(yè)主、使用人簽字驗收繳費財務部公共設施維護流程圖編制施工方案，報有關(guān)部門審批。監(jiān)督指導歸檔保存。維修員到現(xiàn)場維修。管理員日常巡視檢查或其它途徑發(fā)現(xiàn)問題填維修單。交工程部主管維修完畢后，經(jīng)檢驗合格，填寫維修記錄表。編制施工方案，報有關(guān)部門審批。監(jiān)督指導歸檔保存。維修員到現(xiàn)場維修。管理員日常巡視檢查或其它途徑發(fā)現(xiàn)問題填維修單。交工程部主管維修完畢后，經(jīng)檢驗合格，填寫維修記錄表。重大項目重大項目工程部主管分工，實施方案，準備工具材料。工程部主管分工，實施方案，準備工具材料。反饋反饋

機電設備維修流程圖出現(xiàn)運行故障申報維修。填寫設備維修單。組織維修人員至現(xiàn)場維修。工程部審批交維修組。出現(xiàn)運行故障申報維修。填寫設備維修單。組織維修人員至現(xiàn)場維修。工程部審批交維修組。本單位無法維修，填寫維修單報主管領導批后實施。報公司工程隊至現(xiàn)場維修。本單位無法維修，填寫維修單報主管領導批后實施。報公司工程隊至現(xiàn)場維修。維修完畢檢驗，試運行合格。做好維修記錄。報主任并由工程部資料整理歸檔維修完畢檢驗，試運行合格。做好維修記錄。報主任并由工程部資料整理歸檔社區(qū)文體活動開展流程圖爭取上級部門、有關(guān)領導支持臨時性活動邀請新聞單位宣傳報道發(fā)動業(yè)戶參與小區(qū)有關(guān)單位參加實施大型主題活動邀請嘉賓出席周邊系列活動管理處各部門協(xié)作配合。實施組織、準備工作活動方案策劃制訂社區(qū)文化月工作計劃根據(jù)住戶調(diào)查、形勢變化情況修正計劃。制訂年度社區(qū)文化工作計劃爭取上級部門、有關(guān)領導支持臨時性活動邀請新聞單位宣傳報道發(fā)動業(yè)戶參與小區(qū)有關(guān)單位參加實施大型主題活動邀請嘉賓出席周邊系列活動管理處各部門協(xié)作配合。實施組織、準備工作活動方案策劃制訂社區(qū)文化月工作計劃根據(jù)住戶調(diào)查、形勢變化情況修正計劃。制訂年度社區(qū)文化工作計劃活動總結(jié)建立活動檔活動總結(jié)建立活動檔案治安管理流程圖記錄交由管理員編號存檔流動巡邏機動分隊緊急處理緊急情況通知值班室報警及時處理作好記錄發(fā)現(xiàn)問題流動巡邏檢查、登記定崗值勤記錄交由管理員編號存檔流動巡邏機動分隊緊急處理緊急情況通知值班室報警及時處理作好記錄發(fā)現(xiàn)問題流動巡邏檢查、登記定崗值勤消防應急處理流程圖接到報警接到報警組織保安人員趕到現(xiàn)場組織滅火誤報：查明原因記錄在案災情嚴重：打火警119，通知消防主管，管理處主任災情輕：通知保安人員自行處理判斷地點，立即派人到報警點組織保安人員趕到現(xiàn)場組織滅火誤報：查明原因記錄在案災情嚴重：打火警119，通知消防主管，管理處主任災情輕：通知保安人員自行處理判斷地點，立即派人到報警點檢查已經(jīng)自動啟動的消防設備工作情況必要時可強行啟動其他消防設備切斷煤氣及市電供應，轉(zhuǎn)換事故電源組織人員疏散，進行安全保護檢查已經(jīng)自動啟動的消防設備工作情況必要時可強行啟動其他消防設備切斷煤氣及市電供應，轉(zhuǎn)換事故電源組織人員疏散，進行安全保護檢測火勢情況，堅守消防中心崗位檢測火勢情況，堅守消防中心崗位清理火災現(xiàn)場，做好災情記錄，追究火災責任人，并向有關(guān)部門匯報清理火災現(xiàn)場，做好災情記錄，追究火災責任人，并向有關(guān)部門匯報園林綠化管理流程圖綠化主管復查填寫統(tǒng)計表補苗防治病蟲保潔灌木喬木修剪整形澆水施肥剪草除雜草草坪組植保組修剪組發(fā)現(xiàn)問題填寫綠化問題統(tǒng)計表，園藝師提出施工方案，綠化主管安排人員施工綠化主管、園藝師巡視檢查現(xiàn)場指導綠化主管復查填寫統(tǒng)計表補苗防治病蟲保潔灌木喬木修剪整形澆水施肥剪草除雜草草坪組植保組修剪組發(fā)現(xiàn)問題填寫綠化問題統(tǒng)計表，園藝師提出施工方案，綠化主管安排人員施工綠化主管、園藝師巡視檢查現(xiàn)場指導保潔管理程序清潔衛(wèi)生管理流程圖發(fā)現(xiàn)問題，填寫衛(wèi)生保潔問題統(tǒng)計表，提出整改意見，清潔主管安排人員訊速解決清潔主管及管理員巡視檢查現(xiàn)場指導發(fā)現(xiàn)問題，填寫衛(wèi)生保潔問題統(tǒng)計表，提出整改意見，清潔主管安排人員訊速解決清潔主管及管理員巡視檢查現(xiàn)場指導保潔組管理員保潔組管理員督導整改情況實施整改督導整改情況實施整改清潔主管復查填寫統(tǒng)計表清潔主管復查填寫統(tǒng)計表系統(tǒng)維護保養(yǎng)程序、故障處理程序、誤報處理程序維護保養(yǎng)程序工作匯報住戶及使用人簽字記錄檢測故障確認通知監(jiān)探工作匯報住戶及使用人簽字記錄檢測故障確認通知監(jiān)探報主任批準與住戶預約報主任批準與住戶預約維修流程維