高效會議的操作技巧課件

高效會議的操作技巧高效會議的操作技巧目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備第二部分會議進(jìn)行的流程第三部分會議后的記錄及跟進(jìn)第四部分團(tuán)隊(duì)解決問題的技巧1目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備1討論1：

為何有效的會議技巧對職業(yè)人士至關(guān)重要？隨著事業(yè)的發(fā)展，你認(rèn)為你的工作中花在會議上的時間比例將會增加還是減少，原因是什么？討論2：你平均每周開多少個會議？平均每個會議的時間是多少？會議的時間占了你整體工作時間的比例為多少呢？你參加的會議是否每一個都是有效的？會議怎么樣才算有效？2討論1：討論2：2會議通常什么地方會出錯會議前：通知未能及時發(fā)出，無流程、無準(zhǔn)備會議目標(biāo)及目的不明確召集不好，后勤不好來錯人會議中“三走”：開小會沒有階段性總結(jié)會議時間過長沒有會議記錄會議后：走題、走人、走神3會議通常什么地方會出錯會議前：通知未能及時發(fā)出，無流程、無會議通常什么地方會出錯會議后：沒有跟蹤行動要點(diǎn)根本無行動計(jì)劃沒有執(zhí)行已達(dá)成的共識4會議通常什么地方會出錯會議后：沒有跟蹤行動要點(diǎn)4請?jiān)u價一下大家以往主持或參加過的會議。80分以上：恭喜你，你參加了一個高質(zhì)量的會議60分以上：會議效果不錯50分以上：會議效果尚可50分一下：會議質(zhì)量不盡如人意，需要作出努力5請?jiān)u價一下大家以往主持或參加過的會議。80分以上：恭喜你，你何為有效的會議會議前：明確會議目的制定并發(fā)放會議議程確定并檢查會議的時間、地點(diǎn)以及設(shè)備邀請適當(dāng)與會者，給予與會者足夠的時間評價及建議會議議程6何為有效的會議會議前：明確會議目的6何為有效的會議會議中：與會者清楚會議目標(biāo)有效的會議領(lǐng)導(dǎo)與會者充分溝通、表達(dá)意見會議有建設(shè)性、氣氛良好有效總結(jié)與會者的意見、決定、提出的問題及行動要點(diǎn)有效記錄會議有效控制時間確定如何跟進(jìn)、追蹤行動要點(diǎn)決定下次會議日期7何為有效的會議會議中：與會者清楚會議目標(biāo)7何為有效的會議會議后：與會者執(zhí)行并追蹤行動要點(diǎn)8何為有效的會議會議后：與會者執(zhí)行并追蹤行動要點(diǎn)8會議流程圖計(jì)劃開始執(zhí)行結(jié)束跟進(jìn)9會議流程圖計(jì)劃9會議計(jì)劃1.1明確會議的目標(biāo)與收獲1.2清晰會議的與會者1.3選擇用以下方法達(dá)到會議目的－頭腦風(fēng)暴－報告－分析信息何數(shù)據(jù)－表決、決策1.4設(shè)計(jì)會議議程，對每一項(xiàng)議題設(shè)置起始時間1.5把會議議程提前發(fā)給與會者1.6安排會議室和設(shè)備10會議計(jì)劃1.1明確會議的目標(biāo)與收獲1.2清晰會議的與會者會議議程定義：議程是會議的計(jì)劃和流程目的：提高會議效率、使會議的收益有所改善內(nèi)容包括：目的預(yù)計(jì)時間議題會議角色方法收益會議開始前回顧議程并調(diào)整議程11會議議程定義：議程是會議的計(jì)劃和流程11會議議程會議議程樣本練習(xí)一12會議議程會議議程樣本12目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備第二部分會議進(jìn)行的流程第三部分會議后的記錄及跟進(jìn)第四部分團(tuán)隊(duì)解決問題的技巧13目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備13會議開始2.1熱身2.2回顧議程－會議目的－預(yù)期結(jié)果－討論議題－采用方法－時間安排2.3制定、回顧會議的基本規(guī)則2.4明確與會者的角色：－主持人/協(xié)調(diào)員－書寫員－計(jì)時員－記錄員14會議開始2.1熱身2.2回顧議程2.3制定、回顧會議的熱身定義：在會議剛開始時將與會者很快的分成小組，大家分享主意、問題或信息。例如：本次會議我想到的一些問題和疑慮……為此次會議我事先準(zhǔn)備了……我對此次會議的期望……15熱身定義：在會議剛開始時將與會者很快的分成小組，15會議基本規(guī)則定義：統(tǒng)一與會人員的行為規(guī)則，使會議進(jìn)展得更為有效。但并不用來扼殺創(chuàng)造力和自然力。例如：會議中不接任何電話不隨便打斷別人的發(fā)言和意見發(fā)言機(jī)會均等保密性要求……16會議基本規(guī)則定義：統(tǒng)一與會人員的行為規(guī)則，使會議進(jìn)展得更16會議的角色會議角色職責(zé)主持人/協(xié)調(diào)員會議的主持、溝通與指引書寫員把會議中的討論建議寫到紙板上以引導(dǎo)討論記錄員將會議中達(dá)成的共識予以記錄計(jì)時員控制會議時間17會議的角色會議角色職責(zé)主持人/協(xié)調(diào)員會議的主持、溝通與指引書會議執(zhí)行3.1每次討論議程中的一個議題3.2制定一個恰當(dāng)?shù)臅h進(jìn)展速度3.3用合適的方法展開討論3.4保證討論不偏題3.5管理與會者的參與度3.7階段性總結(jié)及結(jié)束討論3.6檢測決策18會議執(zhí)行3.1每次討論議程中的一個議題3.2制定一個恰當(dāng)不受歡迎的會議請列出你參加過的會議中令你煩惱的5件事情。會議特征離題準(zhǔn)備不足值得懷疑的效率注意力分散與會者發(fā)言羅嗦會議持續(xù)時間長缺乏參與令人煩惱程度83％77％74％68％62％60％51％一組數(shù)據(jù)：19不受歡迎的會議請列出你參加過的會議中令你煩惱的5件事情。會議處理困難的會議如何激發(fā)討論如何處理困境如何協(xié)調(diào)沖突詳細(xì)信息請參見教材20處理困難的會議如何激發(fā)討論詳細(xì)信息請參見教材20會議結(jié)束4.1對作出的決策進(jìn)行總結(jié)4.2在行動計(jì)劃上達(dá)成一致－需要作些什么事？－由誰來做？－什么時候完成？4.3起草下次會議的議程4.4評估會議的有效性：－哪些方面做得好－哪些方面可以改進(jìn)4.5感謝每個人的貢獻(xiàn)與參與21會議結(jié)束4.1對作出的決策進(jìn)行總結(jié)4.2在行動計(jì)劃上達(dá)成如何評價會議1、會議目標(biāo)清晰2、選擇適合的設(shè)備和房間布置3、采用適當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)方式4、保證與會小組在會議議程、時間、目標(biāo)和基本規(guī)則上達(dá)成一致5、不允許小組匆忙得出結(jié)論，推出作出判斷并尋找替代方案22如何評價會議1、會議目標(biāo)清晰22如何評價會議6、在把各種觀點(diǎn)和看法統(tǒng)一前，先通過頭腦風(fēng)暴展開討論；7、當(dāng)信息較分散、決策缺乏支持時，應(yīng)尋求與會小組的一致意見；8、當(dāng)看法和行為不一致、提不出意見或會議看來沒有什么成效時，就要檢查與會人員之間的相互作用；9、堅(jiān)持作出行動的承諾，而這些行為在應(yīng)做什么、如何跟進(jìn)、誰負(fù)責(zé)任等方面都是很具體的；10、評價每次會議，以尋求日后會議的改進(jìn)步驟。23如何評價會議6、在把各種觀點(diǎn)和看法統(tǒng)一前，先通過頭腦風(fēng)暴展開目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備第二部分會議進(jìn)行的流程第三部分會議后的記錄及跟進(jìn)第四部分團(tuán)隊(duì)解決問題的技巧24目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備24會議跟進(jìn)5.1迅速派發(fā)會議記錄5.2把會議議程、會議記錄和其他重要文件歸檔5.3執(zhí)行會議中達(dá)成的共識5.4安排時間做下次會議的會前計(jì)劃25會議跟進(jìn)5.1迅速派發(fā)會議記錄5.2把會議議程、會議記錄會議記錄示例標(biāo)準(zhǔn)格式包含內(nèi)容（ActionPoints）26會議記錄示例2627272828目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備第二部分會議進(jìn)行的流程第三部分會議后的記錄及跟進(jìn)第四部分團(tuán)隊(duì)解決問題的技巧29目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備29問題哪里來目標(biāo)沒有達(dá)成問題就出現(xiàn)了。問題事情的現(xiàn)狀事情應(yīng)該出現(xiàn)的狀況解決問題消除屏障30問題哪里來目標(biāo)沒有達(dá)成問題就出現(xiàn)了。問題事情的現(xiàn)狀事情應(yīng)該出問題陳述/確定屏障信息事實(shí)、觀點(diǎn)、見解、預(yù)感、傳聞屏障的一邊：“問題”事情目前的狀況屏障的另一邊：“解決”事情應(yīng)該出現(xiàn)的狀況S癥狀O目標(biāo)C原因C條件SCOC31問題陳述/確定屏障信息屏障的一邊：“問題”屏障的另一邊：“解計(jì)劃行動結(jié)果問題問題解決計(jì)劃的核心問題是目標(biāo).決策的核心因素同樣也是目標(biāo).想要解決某個問題的時候，通常這樣開始：我們的目的是什么？32計(jì)劃行動結(jié)果問題問題解決計(jì)劃的核心問題是目標(biāo).想要解決32Important(重要)NotImportant(不重要)Urgent(緊急)NotUrgent(不緊急)Crisis危機(jī)Urgentproblems急迫的問題Increasevolume增進(jìn)產(chǎn)量Planwithdeadlines有時間限期的計(jì)劃Suddenvisitors不速之客Sometelephonecall某些電話Somelettersandreports某些信件與報告Necessarybutnotimportantmeetings必要而不重要的會議Routines煩瑣的工作Somephonecalls某些電話Someletters某些信件Timewasters浪費(fèi)時間之事Interestingactivities有趣的活動HobbyMagazines看消閑雜志Preventive預(yù)防Improveproductivity改進(jìn)產(chǎn)能Buildrelationship建立人際關(guān)系Developopportunity發(fā)掘新機(jī)會Planning,rest規(guī)劃、休閑Family與家人一起Sports運(yùn)動ABCD對問題進(jìn)行劃分33ImportantNotUrgent(緊急)NotUr區(qū)分事實(shí)信息與評價看法數(shù)據(jù)觀察數(shù)據(jù)過程數(shù)據(jù)結(jié)果數(shù)據(jù)客觀性科學(xué)性34區(qū)分事實(shí)信息與評價看法數(shù)據(jù)觀察數(shù)據(jù)過程數(shù)據(jù)結(jié)果數(shù)據(jù)客觀性科學(xué)頭腦風(fēng)暴法定義：是一種快速的收集各方面建議的方法目的：激勵創(chuàng)造力使每個人都投入聚集能量和激昂的氣氛把所有的建議與具體的人員分開35頭腦風(fēng)暴法定義：是一種快速的收集各方面建議的方法35頭腦風(fēng)暴法使用建議：

聆聽、不需爭執(zhí)從“思考”開始

把所有的事宜都記下來

不進(jìn)行評價在建議的基礎(chǔ)上提出越多的想法越好把所有的想法都能及時展示出來可以按順序每個人每一輪提出一點(diǎn)36頭腦風(fēng)暴法使用建議：36皮帶的用途37皮帶的用途37擴(kuò)散性思維與收斂性思維第一階段軟擴(kuò)散第二階段硬集中求新做事Whatif？Whynot？Whatassociationscanwefind？Whatrulescanwebreak？Whatassumptionsareatwork？Whatisthislike？Whatanalogycouldweuse？Whatmetaphorsuggestsitself？Supposetheproblemwereasolution？Willitwork？Canwedoit？Hasitbeentriedbefore？Doesitfitin？Havewegottheresources？Isthetimingright？Whocanhelp？Howmuchwillitcost？Supposeitfails？38擴(kuò)散性思維與收斂性思維第一階段第二階段求新做事Whatif開發(fā)一個模型對模型的要求：簡單，最多只有五、六個步驟用明白實(shí)用的語言來表達(dá)一旦你建立了模型，你必須堅(jiān)持使用它直到它成為你思維中天然的一部分39開發(fā)一個模型對模型的要求：39期望安裝同時進(jìn)行導(dǎo)致軟件測試和分配安裝需要很長時間安裝指引重要級低安裝指引沒有準(zhǔn)備安裝指引作用缺乏精細(xì)部份沒有在停產(chǎn)時安排人員安裝相同的員工做測試和安裝工作沒有被認(rèn)知或得到肯定相同的員工做測試和安裝工作沒有被認(rèn)知或得到肯定安裝指引重要極低僅項(xiàng)目負(fù)責(zé)人檢查更新安排表理解有困難簡潔的安排表難于理解安裝指引重要級低沒有及時跟進(jìn)安裝跟進(jìn)有困難由加班人員完成在精細(xì)部份結(jié)構(gòu)復(fù)雜國內(nèi)范圍協(xié)調(diào)安排有困難辦事處職權(quán)有限更新變化輸出模式維修與補(bǔ)充在停時優(yōu)先安排舊軟件能正常運(yùn)行不理解收益安裝非重要領(lǐng)域延誤安裝軟件的原因—結(jié)果圖魚骨圖40期望安裝同時進(jìn)行導(dǎo)致軟件測試安裝指引安裝指引安裝指引精細(xì)部份問題樹增加銷售改善銷售策略改善營銷策略降低單位成本銷售隊(duì)伍組織銷售隊(duì)伍組織技術(shù)基礎(chǔ)促銷策略產(chǎn)品質(zhì)量包裝消費(fèi)者廣告策略原材料的獲得生產(chǎn)程序分銷系統(tǒng)41問題樹增加改善銷改善營降低單銷售隊(duì)伍組織銷售隊(duì)伍組織技術(shù)基礎(chǔ)MINDMAPPINGMINDMAPPING練習(xí)請各小組挑選一個目前遇到的問題并用魚骨圖或問題樹進(jìn)行分析。43練習(xí)請各小組挑選一個目前遇到的問題并用魚骨圖或問題樹進(jìn)行分“施樂”問題解決六步曲找出和挑選問題分析問題制定解決方案挑選和計(jì)劃解決方案實(shí)施方案評價方案我們要解決什么問題？是什么阻礙了我們達(dá)到所期望的狀態(tài)？我們怎樣改變？哪個方案最好？我們有沒有根據(jù)計(jì)劃去做我們完成得怎么樣？44“施樂”問題解決六步曲找出和挑選問題分析問題制定解決方案挑選六頂思考帽子白色思考帽子：白色顯得中立而客觀。白色思考帽代表客觀的事實(shí)與數(shù)字。我們有什么信息？我們需要得到什么信息？紅色思考帽：紅色暗示著憤怒、狂暴與情感。紅色思考帽代表情緒上的感覺、直覺和預(yù)感?，F(xiàn)在你感覺這個怎么樣？但你不必可以去證明你的感覺。黃色思考帽子：黃色是耀眼的、正面的。黃色思考帽代表樂觀，包含著希望與正面思想。為什么這個值得做？利益是什么？為什么可以做這件事情？它為什么會起作用？45六頂思考帽子白色思考帽子：白色顯得中立而客觀。白色思考帽紅色黑色思考帽子：黑色是陰沉、負(fù)面的。黑色思考帽也就是考慮事物的負(fù)面因素，它是對事物負(fù)面因素的主義、判斷和評估。這是真的嗎？它會起作用嗎？缺點(diǎn)是什么？它有什么問題？問什么不能做？綠色思考帽子：綠色是草地，生意盎然、肥沃豐美。綠色思考帽子代表創(chuàng)意與創(chuàng)造性的想法。有什么不同的想法？新的想法、建議和假設(shè)是什么？可能的解決辦法和行動過程是什么？選擇是什么？藍(lán)色思考帽子：藍(lán)色是冷靜的，它也是天空的顏色，在萬物上方。我們走了多遠(yuǎn)？下一步采取什么？藍(lán)色思考帽子代表思維過程的控制與組織。它可以控制其他思考帽子的使用。六頂思考帽子46黑色思考帽子：黑色是陰沉、負(fù)面的。黑色思考帽也就是考慮事物的謝謝大家！47謝謝大家！47演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！高效會議的操作技巧高效會議的操作技巧目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備第二部分會議進(jìn)行的流程第三部分會議后的記錄及跟進(jìn)第四部分團(tuán)隊(duì)解決問題的技巧50目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備1討論1：

為何有效的會議技巧對職業(yè)人士至關(guān)重要？隨著事業(yè)的發(fā)展，你認(rèn)為你的工作中花在會議上的時間比例將會增加還是減少，原因是什么？討論2：你平均每周開多少個會議？平均每個會議的時間是多少？會議的時間占了你整體工作時間的比例為多少呢？你參加的會議是否每一個都是有效的？會議怎么樣才算有效？51討論1：討論2：2會議通常什么地方會出錯會議前：通知未能及時發(fā)出，無流程、無準(zhǔn)備會議目標(biāo)及目的不明確召集不好，后勤不好來錯人會議中“三走”：開小會沒有階段性總結(jié)會議時間過長沒有會議記錄會議后：走題、走人、走神52會議通常什么地方會出錯會議前：通知未能及時發(fā)出，無流程、無會議通常什么地方會出錯會議后：沒有跟蹤行動要點(diǎn)根本無行動計(jì)劃沒有執(zhí)行已達(dá)成的共識53會議通常什么地方會出錯會議后：沒有跟蹤行動要點(diǎn)4請?jiān)u價一下大家以往主持或參加過的會議。80分以上：恭喜你，你參加了一個高質(zhì)量的會議60分以上：會議效果不錯50分以上：會議效果尚可50分一下：會議質(zhì)量不盡如人意，需要作出努力54請?jiān)u價一下大家以往主持或參加過的會議。80分以上：恭喜你，你何為有效的會議會議前：明確會議目的制定并發(fā)放會議議程確定并檢查會議的時間、地點(diǎn)以及設(shè)備邀請適當(dāng)與會者，給予與會者足夠的時間評價及建議會議議程55何為有效的會議會議前：明確會議目的6何為有效的會議會議中：與會者清楚會議目標(biāo)有效的會議領(lǐng)導(dǎo)與會者充分溝通、表達(dá)意見會議有建設(shè)性、氣氛良好有效總結(jié)與會者的意見、決定、提出的問題及行動要點(diǎn)有效記錄會議有效控制時間確定如何跟進(jìn)、追蹤行動要點(diǎn)決定下次會議日期56何為有效的會議會議中：與會者清楚會議目標(biāo)7何為有效的會議會議后：與會者執(zhí)行并追蹤行動要點(diǎn)57何為有效的會議會議后：與會者執(zhí)行并追蹤行動要點(diǎn)8會議流程圖計(jì)劃開始執(zhí)行結(jié)束跟進(jìn)58會議流程圖計(jì)劃9會議計(jì)劃1.1明確會議的目標(biāo)與收獲1.2清晰會議的與會者1.3選擇用以下方法達(dá)到會議目的－頭腦風(fēng)暴－報告－分析信息何數(shù)據(jù)－表決、決策1.4設(shè)計(jì)會議議程，對每一項(xiàng)議題設(shè)置起始時間1.5把會議議程提前發(fā)給與會者1.6安排會議室和設(shè)備59會議計(jì)劃1.1明確會議的目標(biāo)與收獲1.2清晰會議的與會者會議議程定義：議程是會議的計(jì)劃和流程目的：提高會議效率、使會議的收益有所改善內(nèi)容包括：目的預(yù)計(jì)時間議題會議角色方法收益會議開始前回顧議程并調(diào)整議程60會議議程定義：議程是會議的計(jì)劃和流程11會議議程會議議程樣本練習(xí)一61會議議程會議議程樣本12目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備第二部分會議進(jìn)行的流程第三部分會議后的記錄及跟進(jìn)第四部分團(tuán)隊(duì)解決問題的技巧62目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備13會議開始2.1熱身2.2回顧議程－會議目的－預(yù)期結(jié)果－討論議題－采用方法－時間安排2.3制定、回顧會議的基本規(guī)則2.4明確與會者的角色：－主持人/協(xié)調(diào)員－書寫員－計(jì)時員－記錄員63會議開始2.1熱身2.2回顧議程2.3制定、回顧會議的熱身定義：在會議剛開始時將與會者很快的分成小組，大家分享主意、問題或信息。例如：本次會議我想到的一些問題和疑慮……為此次會議我事先準(zhǔn)備了……我對此次會議的期望……64熱身定義：在會議剛開始時將與會者很快的分成小組，15會議基本規(guī)則定義：統(tǒng)一與會人員的行為規(guī)則，使會議進(jìn)展得更為有效。但并不用來扼殺創(chuàng)造力和自然力。例如：會議中不接任何電話不隨便打斷別人的發(fā)言和意見發(fā)言機(jī)會均等保密性要求……65會議基本規(guī)則定義：統(tǒng)一與會人員的行為規(guī)則，使會議進(jìn)展得更16會議的角色會議角色職責(zé)主持人/協(xié)調(diào)員會議的主持、溝通與指引書寫員把會議中的討論建議寫到紙板上以引導(dǎo)討論記錄員將會議中達(dá)成的共識予以記錄計(jì)時員控制會議時間66會議的角色會議角色職責(zé)主持人/協(xié)調(diào)員會議的主持、溝通與指引書會議執(zhí)行3.1每次討論議程中的一個議題3.2制定一個恰當(dāng)?shù)臅h進(jìn)展速度3.3用合適的方法展開討論3.4保證討論不偏題3.5管理與會者的參與度3.7階段性總結(jié)及結(jié)束討論3.6檢測決策67會議執(zhí)行3.1每次討論議程中的一個議題3.2制定一個恰當(dāng)不受歡迎的會議請列出你參加過的會議中令你煩惱的5件事情。會議特征離題準(zhǔn)備不足值得懷疑的效率注意力分散與會者發(fā)言羅嗦會議持續(xù)時間長缺乏參與令人煩惱程度83％77％74％68％62％60％51％一組數(shù)據(jù)：68不受歡迎的會議請列出你參加過的會議中令你煩惱的5件事情。會議處理困難的會議如何激發(fā)討論如何處理困境如何協(xié)調(diào)沖突詳細(xì)信息請參見教材69處理困難的會議如何激發(fā)討論詳細(xì)信息請參見教材20會議結(jié)束4.1對作出的決策進(jìn)行總結(jié)4.2在行動計(jì)劃上達(dá)成一致－需要作些什么事？－由誰來做？－什么時候完成？4.3起草下次會議的議程4.4評估會議的有效性：－哪些方面做得好－哪些方面可以改進(jìn)4.5感謝每個人的貢獻(xiàn)與參與70會議結(jié)束4.1對作出的決策進(jìn)行總結(jié)4.2在行動計(jì)劃上達(dá)成如何評價會議1、會議目標(biāo)清晰2、選擇適合的設(shè)備和房間布置3、采用適當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)方式4、保證與會小組在會議議程、時間、目標(biāo)和基本規(guī)則上達(dá)成一致5、不允許小組匆忙得出結(jié)論，推出作出判斷并尋找替代方案71如何評價會議1、會議目標(biāo)清晰22如何評價會議6、在把各種觀點(diǎn)和看法統(tǒng)一前，先通過頭腦風(fēng)暴展開討論；7、當(dāng)信息較分散、決策缺乏支持時，應(yīng)尋求與會小組的一致意見；8、當(dāng)看法和行為不一致、提不出意見或會議看來沒有什么成效時，就要檢查與會人員之間的相互作用；9、堅(jiān)持作出行動的承諾，而這些行為在應(yīng)做什么、如何跟進(jìn)、誰負(fù)責(zé)任等方面都是很具體的；10、評價每次會議，以尋求日后會議的改進(jìn)步驟。72如何評價會議6、在把各種觀點(diǎn)和看法統(tǒng)一前，先通過頭腦風(fēng)暴展開目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備第二部分會議進(jìn)行的流程第三部分會議后的記錄及跟進(jìn)第四部分團(tuán)隊(duì)解決問題的技巧73目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備24會議跟進(jìn)5.1迅速派發(fā)會議記錄5.2把會議議程、會議記錄和其他重要文件歸檔5.3執(zhí)行會議中達(dá)成的共識5.4安排時間做下次會議的會前計(jì)劃74會議跟進(jìn)5.1迅速派發(fā)會議記錄5.2把會議議程、會議記錄會議記錄示例標(biāo)準(zhǔn)格式包含內(nèi)容（ActionPoints）75會議記錄示例2676277728目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備第二部分會議進(jìn)行的流程第三部分會議后的記錄及跟進(jìn)第四部分團(tuán)隊(duì)解決問題的技巧78目錄第一部分會議前的準(zhǔn)備29問題哪里來目標(biāo)沒有達(dá)成問題就出現(xiàn)了。問題事情的現(xiàn)狀事情應(yīng)該出現(xiàn)的狀況解決問題消除屏障79問題哪里來目標(biāo)沒有達(dá)成問題就出現(xiàn)了。問題事情的現(xiàn)狀事情應(yīng)該出問題陳述/確定屏障信息事實(shí)、觀點(diǎn)、見解、預(yù)感、傳聞屏障的一邊：“問題”事情目前的狀況屏障的另一邊：“解決”事情應(yīng)該出現(xiàn)的狀況S癥狀O目標(biāo)C原因C條件SCOC80問題陳述/確定屏障信息屏障的一邊：“問題”屏障的另一邊：“解計(jì)劃行動結(jié)果問題問題解決計(jì)劃的核心問題是目標(biāo).決策的核心因素同樣也是目標(biāo).想要解決某個問題的時候，通常這樣開始：我們的目的是什么？81計(jì)劃行動結(jié)果問題問題解決計(jì)劃的核心問題是目標(biāo).想要解決32Important(重要)NotImportant(不重要)Urgent(緊急)NotUrgent(不緊急)Crisis危機(jī)Urgentproblems急迫的問題Increasevolume增進(jìn)產(chǎn)量Planwithdeadlines有時間限期的計(jì)劃Suddenvisitors不速之客Sometelephonecall某些電話Somelettersandreports某些信件與報告Necessarybutnotimportantmeetings必要而不重要的會議Routines煩瑣的工作Somephonecalls某些電話Someletters某些信件Timewasters浪費(fèi)時間之事Interestingactivities有趣的活動HobbyMagazines看消閑雜志Preventive預(yù)防Improveproductivity改進(jìn)產(chǎn)能Buildrelationship建立人際關(guān)系Developopportunity發(fā)掘新機(jī)會Planning,rest規(guī)劃、休閑Family與家人一起Sports運(yùn)動ABCD對問題進(jìn)行劃分82ImportantNotUrgent(緊急)NotUr區(qū)分事實(shí)信息與評價看法數(shù)據(jù)觀察數(shù)據(jù)過程數(shù)據(jù)結(jié)果數(shù)據(jù)客觀性科學(xué)性83區(qū)分事實(shí)信息與評價看法數(shù)據(jù)觀察數(shù)據(jù)過程數(shù)據(jù)結(jié)果數(shù)據(jù)客觀性科學(xué)頭腦風(fēng)暴法定義：是一種快速的收集各方面建議的方法目的：激勵創(chuàng)造力使每個人都投入聚集能量和激昂的氣氛把所有的建議與具體的人員分開84頭腦風(fēng)暴法定義：是一種快速的收集各方面建議的方法35頭腦風(fēng)暴法使用建議：

聆聽、不需爭執(zhí)從“思考”開始

把所有的事宜都記下來

不進(jìn)行評價在建議的基礎(chǔ)上提出越多的想法越好把所有的想法都能及時展示出來可以按順序每個人每一輪提出一點(diǎn)85頭腦風(fēng)暴法使用建議：36皮帶的用途86皮帶的用途37擴(kuò)散性思維與收斂性思維第一階段軟擴(kuò)散第二階段硬集中求新做事Whatif？Whynot？Whatassociationscanwefind？Whatrulescanwebreak？Whatassumptionsareatwork？Whatisthislike？Whatanalogycouldweuse？Whatmetaphorsuggestsitself？Supposetheproblemwereasolution？Willitwork？Canwedoit？Hasitbeentriedbefore？Doesitfitin？Havewegottheresources？Isthetimingright？Whocanhelp？Howmuchwillitcost？Supposeitfails？87擴(kuò)散性思維與收斂性思維第一階段第二階段求新做事Whatif開發(fā)一個模型對模型的要求：簡單，最多只有五、六個步驟用明白實(shí)用的語言來表達(dá)一旦你建立了模型，你必須堅(jiān)持使用它直到它成為你思維中天然的一部分88開發(fā)一個模型對模型的要求：39期望安裝同時