第四章 會(huì)議活動(dòng)策劃

會(huì)展策劃張延會(huì)議活動(dòng)策劃第四章第一節(jié)會(huì)議活動(dòng)概述1.會(huì)議的概念2.會(huì)議的要素3.會(huì)議的籌備1.會(huì)議的概念

會(huì)議是人們懷著各種不同的目的，有組織的聚集在一起的議事活動(dòng)。2.會(huì)議的要素

1.主辦者主辦者分三種：（1）協(xié)會(huì)等會(huì)員主辦者。（2）雇主主辦者。（3）主辦者是為公眾舉辦會(huì)議，常常成為公共研討會(huì)。2.承辦者可以是某一具體單位，也可是市某一會(huì)議的主要負(fù)責(zé)人。3.與會(huì)者參與會(huì)議的人通常稱(chēng)為與會(huì)者。有些特殊的與會(huì)者要特別關(guān)注。如貴賓（VIP）、國(guó)際與會(huì)者、行為障礙者、老年與會(huì)者等。3.會(huì)議籌備會(huì)議籌備邏輯上按以下步驟進(jìn)行：（1）主辦者決定舉行一個(gè)會(huì)議（2）選擇或聘請(qǐng)承辦者（3）指定籌劃委員會(huì)（4）確定會(huì)議目標(biāo)（5）選擇會(huì)址（6）選擇發(fā)言者（7）市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)（8）舉行會(huì)議然而，在實(shí)際操作過(guò)程中，具體的會(huì)議根據(jù)其規(guī)模，主辦組織的結(jié)構(gòu)不同而有所區(qū)別。第二節(jié)會(huì)議活動(dòng)策劃1.確定會(huì)議目標(biāo)和訴求2.選擇召開(kāi)會(huì)議的形式3.會(huì)議的流程與設(shè)計(jì)4.組織與主持會(huì)議1.確定會(huì)議目標(biāo)和訴求

（1）明確召開(kāi)會(huì)議的主要原因（2）根據(jù)原因確定會(huì)議目標(biāo)（3）再度審核會(huì)議的原因和目的2.選擇召開(kāi)會(huì)議的形式

（1）兩方會(huì)議（2）非正式會(huì)議（3）集思廣益會(huì)議（4）緊急委員會(huì)（5）常設(shè)委員會(huì)（6）正式會(huì)議（7）展示會(huì)議（8）公開(kāi)會(huì)議3.會(huì)議的流程與設(shè)計(jì)

會(huì)議的議程一般包括以下幾個(gè)方面：（1）主席的開(kāi)場(chǎng)白（2）介紹基本情況（3）自由發(fā)言，討論問(wèn)題（4）整合意見(jiàn)，得出結(jié)論（5）會(huì)議結(jié)束4.組織與主持會(huì)議

包括以下幾個(gè)方面：（1）會(huì)議時(shí)間的確定（2）會(huì)議地點(diǎn)的確定（3）會(huì)議規(guī)模的確定（4）與會(huì)人員的篩選（5）會(huì)議主持與設(shè)計(jì)第三節(jié)會(huì)議活動(dòng)策劃方案1.一日會(huì)議的策劃方案2.簡(jiǎn)便的三日會(huì)議策劃方案1.一日會(huì)議的策劃方案

事件序號(hào)時(shí)間活動(dòng)地點(diǎn)18:30am注冊(cè)登記大廳29:00am全體大會(huì)大會(huì)廳39:45am并行會(huì)議（靈活安排）410:30am休息大廳510:45am并行會(huì)議（靈活安排）611:30am自由活動(dòng)712:00am午餐大會(huì)廳81:30pm討論會(huì)1見(jiàn)“討論會(huì)安排”92:30pm并行會(huì)議見(jiàn)“并行會(huì)議安排”103:15pm休息113:30pm討論會(huì)2見(jiàn)“討論會(huì)安排”124:30pm自由活動(dòng)135:00pm全體大會(huì)大會(huì)廳146:00pm招待會(huì)大會(huì)廳

2.簡(jiǎn)便的三日會(huì)議策劃方案

適用于規(guī)模20~75人的會(huì)議。見(jiàn)書(shū)本P87第四節(jié)會(huì)議活動(dòng)策劃的相關(guān)事務(wù)1.資源中心2.文化活動(dòng)3.休息區(qū)4.紀(jì)念禮品5.影像紀(jì)錄

1.資源中心

資源中心是對(duì)各種可以組合或單獨(dú)進(jìn)行的活動(dòng)的統(tǒng)稱(chēng)，其目的是為了向與會(huì)者提供一個(gè)常規(guī)會(huì)議之外分享信息的組織形式。

2.文化活動(dòng)

包括看戲劇、芭蕾舞演出、音樂(lè)會(huì)、歌劇，以及參觀博物館和展覽等。大型會(huì)議活動(dòng)一般講文化活動(dòng)列入會(huì)議的策劃方案或者作為自由活動(dòng)時(shí)間的可選項(xiàng)目。

3.休息區(qū)在會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)者長(zhǎng)需要從會(huì)議的忙亂和慌張中抽身出來(lái)，放松一會(huì)，休息區(qū)是為與會(huì)者提供的這樣一個(gè)場(chǎng)所。

4.紀(jì)念禮品對(duì)與會(huì)者贈(zèng)送適當(dāng)?shù)亩Y品是現(xiàn)代會(huì)議常用的一個(gè)做法。

5.影像紀(jì)錄現(xiàn)代會(huì)議注重媒體報(bào)道，重要的會(huì)議往往還進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)直播。2.詢(xún)問(wèn)法1.1問(wèn)卷訪(fǎng)問(wèn)法（1）網(wǎng)上會(huì)展搭載的調(diào)研（2）門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的會(huì)展頻道搭載的調(diào)研（3）郵寄問(wèn)卷1.2小組焦點(diǎn)訪(fǎng)談使參與者對(duì)主題進(jìn)行充分和詳盡的討論，通過(guò)這種方法，參展商可以對(duì)定價(jià)、銷(xiāo)售手段、產(chǎn)品性能等主題進(jìn)行深入研究。1.3深度訪(fǎng)談法適用于兩類(lèi)人群：（１）參會(huì)的重要官員、學(xué)者和企業(yè)高層管理者。（２）參觀者。casestudy**公司張家界培訓(xùn)會(huì)接待方案一、方案總覽**公司財(cái)務(wù)經(jīng)理培訓(xùn)是2009年度公司培訓(xùn)計(jì)劃的一個(gè)重要部分，以提高與會(huì)人員的專(zhuān)業(yè)技能為直接目標(biāo);同時(shí)市場(chǎng)情況的急劇變化也是對(duì)這次培訓(xùn)的產(chǎn)生提出緊迫要求.所以會(huì)議的組織必須按照?qǐng)F(tuán)結(jié)、有序、高效的要求進(jìn)行。二、會(huì)址選擇張家界國(guó)際大酒店三、行程安排6.15、代表自行抵達(dá)/專(zhuān)人接機(jī)，入住張家界國(guó)際大酒店6.16-6.18、酒店會(huì)議.6.19、早晨8：30赴森林公園，游覽世界自然遺產(chǎn)——武陵源風(fēng)景區(qū)，游黃石寨（黃石寨）、摘星臺(tái)、金鞭溪、千里相會(huì)、水繞四門(mén)；住亙立國(guó)際大酒店6.20、游天子山、賀龍公園、十里畫(huà)廊、索溪峪；住張家界國(guó)際大酒店6.21、早餐后送代表赴機(jī)場(chǎng).casestudy住房四星級(jí)張家界國(guó)際大酒店、準(zhǔn)四星級(jí)亙立國(guó)際大酒店入住日期：2001年6月15日離店日期：2001年6月21日人數(shù)：50-60人房間數(shù)量：25間標(biāo)準(zhǔn)間、2間商務(wù)套房、1間豪華套房餐飲早餐自助餐，午餐、晚餐為中式圍席就餐地點(diǎn)：新良大酒中餐廳、百花園餐廳，金葉賓館中餐廳會(huì)議室張家界國(guó)際大酒店3樓大會(huì)議室3天人數(shù)：50-60人擺臺(tái)：課桌式用車(chē)金龍滿(mǎn)天星29座1臺(tái)、豐田柯斯特19座1臺(tái)、別克商務(wù)車(chē)1臺(tái)、別克轎車(chē)一臺(tái)線(xiàn)路：機(jī)場(chǎng)——酒店——市內(nèi)活動(dòng)——武陵源——機(jī)場(chǎng)四、項(xiàng)目可行性分析1、選址可行：針對(duì)企業(yè)培訓(xùn)會(huì)議選址，選址地張家界具有良好的文化背景與社會(huì)環(huán)境，會(huì)議酒店擁有豐富的接待經(jīng)驗(yàn)和良好設(shè)施.2、行程可行：培訓(xùn)與獎(jiǎng)勵(lì)旅游結(jié)合進(jìn)行，專(zhuān)業(yè)會(huì)議接待與專(zhuān)業(yè)旅游服務(wù)相輔相成.前三天緊張培訓(xùn)提高員工專(zhuān)業(yè)技能，最后兩天集體活動(dòng)增進(jìn)團(tuán)隊(duì)友誼，加強(qiáng)企業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，增強(qiáng)員工榮譽(yù)感.3、價(jià)值可行：整體安排目標(biāo)明確，功能突出，能全面達(dá)成預(yù)期效果.

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