采購組織結(jié)構(gòu)課件

采購組織結(jié)構(gòu)1.采購管理組織設(shè)置的原則采購管理部門應(yīng)該依據(jù)以下原則進(jìn)行設(shè)置：部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的性質(zhì)和規(guī)模相適應(yīng)部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)采購目標(biāo)、方針相適應(yīng)部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的管理水平相適應(yīng)第一節(jié)概述如果企業(yè)規(guī)模較小，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)較單一，設(shè)置單一的采購部門并直接向總經(jīng)理匯報(bào)工作較好一些企業(yè)的規(guī)模較大，如大型的跨國公司或國內(nèi)的大型國有企業(yè)，還有一些企業(yè)業(yè)務(wù)較多、管理繁雜。這樣的企業(yè)可以設(shè)置獨(dú)立的采購部門體系，并向分管采購的副總經(jīng)理匯報(bào)工作對(duì)于一些規(guī)模大、產(chǎn)品種類多、原材料需求差異性大、各子公司的地理位置距離遠(yuǎn)的企業(yè)，可采用較為分散的采購設(shè)置模式例如：總經(jīng)理行政副總經(jīng)理業(yè)務(wù)副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理倉儲(chǔ)生管管制采購制造品管隸屬于生產(chǎn)部2.采購組織在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的地位總經(jīng)理行政副總經(jīng)理業(yè)務(wù)副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理人事采購財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)中心生產(chǎn)管制倉儲(chǔ)制造品管隸屬于行政部總經(jīng)理人事副總經(jīng)理業(yè)務(wù)副總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理采購副總經(jīng)理生產(chǎn)管制倉儲(chǔ)制造品管隸屬于高級(jí)管理層第二節(jié)采購組織的類型1.分散型組織各預(yù)算單位自行開展采購活動(dòng)的一種采購實(shí)施形式。

優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)自主性、靈活性、多樣性

可在本地采購，受當(dāng)?shù)貧g迎有利于部門間競(jìng)爭(zhēng)

造成供應(yīng)商分散和混亂技術(shù)人員短缺，成本上升重復(fù)采購，分支間缺乏溝通缺乏財(cái)務(wù)控制過量的地方采購分散型采購組織的特點(diǎn)適用：擁有多樣化經(jīng)營單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司2.集中型采購組織由一個(gè)部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購活動(dòng)的采購實(shí)施模式。集中的采購組織結(jié)構(gòu)公司總部采購總部職能部門子公司A生產(chǎn)、市場(chǎng)/銷售子公司B生產(chǎn)、市場(chǎng)/銷售子公司C生產(chǎn)、市場(chǎng)/銷售優(yōu)缺點(diǎn)比較：優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)規(guī)模效應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省人員和工作量，有利于采購戰(zhàn)略的實(shí)施有利于財(cái)務(wù)管理利于更好的全面庫存管理和材料利用避免因?yàn)楣?yīng)短缺而引起集團(tuán)部門間的競(jìng)爭(zhēng)。上下級(jí)之間的抱怨對(duì)系統(tǒng)的反抗過高的管理費(fèi)用對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)較慢

適用：適用于下屬的經(jīng)營單位購買產(chǎn)品的相同或類似的公司3.集中/分散的采購組織結(jié)構(gòu)（混合型）在公司總部的管理層子上設(shè)立采購部門，同時(shí)各個(gè)經(jīng)營單位也有自己的采購部門。公司采購部門和各經(jīng)營部門采購有著明顯的分工。公司總部采購總部職能部門子公司A子公司B子公司C采購生產(chǎn)營銷采購生產(chǎn)營銷采購生產(chǎn)營銷這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購組織的有點(diǎn)，能夠做到分散和集中的有效結(jié)合。4.跨部門采購職能小組結(jié)構(gòu)采購組織中比較新穎的一種組織形式，其做法是在公司總部設(shè)立采購總部，同時(shí)在各經(jīng)營單位也分設(shè)采購部門，各經(jīng)營單位的采購經(jīng)理既負(fù)責(zé)本部門的采購，向本單位的主管匯報(bào)，同時(shí)也需要向CPO匯報(bào)以取得本部門的采購與公司的政策相適宜。這種組織體現(xiàn)了采購的靈活性。CEO部門1部門2部門3部門4首席采購總監(jiān)（CPO）采購經(jīng)理1采購經(jīng)理2采購經(jīng)理3采購經(jīng)理4各部門對(duì)甲類商品的采購需求各部門對(duì)已類商品的采購需求各部門對(duì)某類商品的采購需求…………b.虛擬采購組織一個(gè)具有中心緊密、外圍松散特征的結(jié)構(gòu)，能夠提高企業(yè)經(jīng)營層面上的集中度和靈活性。中心為采購專家組成的緊密核心，外圍是流動(dòng)的企業(yè)經(jīng)營方面的專家。核心層負(fù)責(zé)采購流程、采購戰(zhàn)略、職業(yè)發(fā)展以及采購過程中的員工招聘、培訓(xùn)和發(fā)展。采購部門結(jié)構(gòu)圖采購調(diào)研部門流程管理部門采購部一采購部二采購部三采購經(jīng)理采購主管庫存主管庫存計(jì)劃庫房主管第三節(jié)采購組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)采購組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)各個(gè)企業(yè)有所不同，如：采購部經(jīng)理采購課課長(zhǎng)稽催課課長(zhǎng)管理課課長(zhǎng)研究課課長(zhǎng)原料組組長(zhǎng)燃料組組長(zhǎng)設(shè)備組組長(zhǎng)辦公用品組長(zhǎng)維修組組長(zhǎng)鉛采購員鉛采購員化學(xué)品采購員電器采購員機(jī)械采購員某金屬制造公司組織表主要會(huì)按以下的角度來設(shè)計(jì)采購部門：1.按采購地區(qū)設(shè)計(jì)采購總部國際采購國內(nèi)采購東北地區(qū)華東地區(qū)華南地區(qū)歐洲地區(qū)美洲地區(qū)亞洲地區(qū)2.按物品類別設(shè)計(jì)

采購總部采購一部采購二部采購三部辦公用品電子零件采購部采購三課采購二課采購一課電子零件(包括集成電路、開關(guān)、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動(dòng)器、機(jī)黽器等）機(jī)械制品(包含塑料膠品、機(jī)器設(shè)備、模具等）工程發(fā)包事務(wù)用品維護(hù)機(jī)械維護(hù)水電某電子公司采購部組織表供應(yīng)處內(nèi)購課外購課接轄課資訊課結(jié)報(bào)組議價(jià)組訪價(jià)組綜合組履約組訂約組報(bào)關(guān)組驗(yàn)收組提貨組資訊組稽催組物料管理組某國防科技單位采購組織表4.混合式編組實(shí)際上采購組織設(shè)計(jì)時(shí)通常同時(shí)考慮多種因素。采購處內(nèi)購課原料課外購課主要原料助劑染料某人造纖維制造公司采購組織表采購作業(yè)方式之優(yōu)劣比較按作業(yè)方式來分可分為兩種：一貫式和分段式1.一貫作業(yè)的組織方式優(yōu)點(diǎn)：一位采購人員可綜理全部采購過程，權(quán)責(zé)相當(dāng)分明。符合規(guī)模經(jīng)濟(jì)的原則。和供應(yīng)商的關(guān)系良好。由于對(duì)供應(yīng)商有取舍的權(quán)力，故可增強(qiáng)及時(shí)交貨及改善品質(zhì)的管理效能。缺點(diǎn)：一位采購人員負(fù)責(zé)全部過程的各項(xiàng)作業(yè)，工作相當(dāng)繁復(fù)，且無法專精。采購案從頭至尾，全由一人包辦所有過程，使采購人員掌握生殺大權(quán)，難免滋生弊端。采購人員常因某一采購案件之羈絆，而無法進(jìn)行其他的案件，致采購?fù)瓿尚势汀?.分段式作業(yè)的組織方式優(yōu)點(diǎn)：每位采購員只負(fù)責(zé)采購過程中的一部分，熟能生巧，減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，并提高辦事效率。一方面是分工合作，另一方面則內(nèi)部牽制，除非全體人員沆瀣一氣，否則勾串不易。采購過程每一階段均由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，應(yīng)可提升采購作業(yè)的品質(zhì)。缺點(diǎn)：采購過程由不同人員分段處理，發(fā)收轉(zhuǎn)接手續(xù)較多，延誤時(shí)效。各自為政，無人負(fù)責(zé)；且購用之間，接手人員太多，徒增聯(lián)系上的困難。采購人員的工作滿足感比較低，因其對(duì)任何采購案件均無完整之決定權(quán)。第四節(jié)、采購組織的職責(zé)

對(duì)外而言：選擇/管理供應(yīng)商，和供應(yīng)商保持良好的關(guān)系；

對(duì)內(nèi)而言：控制采購流程；保證采購質(zhì)量和交貨周期，能夠滿足公司生產(chǎn)和市場(chǎng)的需要。

供應(yīng)商選擇與評(píng)價(jià)協(xié)調(diào)各分采購部門的采購工作與企業(yè)其他部門溝通，制定采購計(jì)劃，且將重要的采購計(jì)劃報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)制定采購制度和設(shè)計(jì)合理的采購流程控制采購風(fēng)險(xiǎn)完成采購人員的培訓(xùn)和組織的調(diào)整共同商品的訂貨和結(jié)算處理1.采購總部的職責(zé)2.下級(jí)采購部門的職責(zé)執(zhí)行采購總部制定的采購計(jì)劃，組織具體的采購活動(dòng)；對(duì)于本部分特有物品的采購，尋找合適的供應(yīng)商，并且和供應(yīng)商進(jìn)行談判；核對(duì)請(qǐng)購單所購物料的技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；市場(chǎng)信息的收集，價(jià)格變化的調(diào)查分析。采購相關(guān)人員的職責(zé)1.采購經(jīng)理（1）擬訂采購部門工作方針與目標(biāo)；（2）負(fù)責(zé)主要原料或物料之采購；（3）編制年度采購計(jì)劃與預(yù)算；（4）簽核訂購單與合約；（5）采購制度之建立與改善；（6）撰寫部門周報(bào)或月報(bào)；（7）主持采購人員教育訓(xùn)練；（8）建立與供應(yīng)商的良好關(guān)系；（9）督導(dǎo)采購部門全盤業(yè)務(wù)及人員考核；（10）主持或參與采購相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。2.采購科長(zhǎng)（1）分派采購人員及助理的日常工作；（2）負(fù)責(zé)次要原料或物料之采購；（3）協(xié)助采購人員與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等；（4）采購進(jìn)度之追蹤；（5）審核一般物料采購案；（6）市場(chǎng)調(diào)查；（7）供應(yīng)商之考核。3.采購員（1）經(jīng)辦一般性物料采購；（2）查訪廠商；（3）與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等；（4）確認(rèn)交貨日期等；（5）一般索賠案件之處理；（6）處理退貨；（7）收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。一位從事家電配件銷售的朋友頗有感觸地說，現(xiàn)在的采購人員花樣翻新，供應(yīng)商無所適從。據(jù)他介紹，P公司的采購員A是一位“高手”，為此，此采購員常常受到公司的表彰。A的“高招”是：一方面采取多家同時(shí)供應(yīng)的方式，挑起供應(yīng)商之間對(duì)回扣的攀比；另一方面又大肆壓低供應(yīng)商的配件價(jià)格，以獲取公司的高額獎(jiǎng)金和表彰。供應(yīng)商由于回扣不斷增高而價(jià)格又不斷降低的壓力，無法對(duì)配件生產(chǎn)進(jìn)行“精耕細(xì)作”，導(dǎo)致配件質(zhì)量的不斷下降，而企業(yè)由于只憑表象來評(píng)采購人員，在一定程度上助長(zhǎng)了采購人員的暗箱操作，損害了企業(yè)的利益。思考：企業(yè)的采購人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)？企業(yè)如何評(píng)估采購人員，又如何杜絕采購過程中的“回扣”問題？能力方面價(jià)值分析能力預(yù)測(cè)能力表達(dá)能力專業(yè)知識(shí)品質(zhì)方面臨財(cái)不茍得敬業(yè)精神虛心與耐心采購人員應(yīng)具備的能力和品質(zhì)附：采購人員應(yīng)掌握的知識(shí)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律概念采購談判竟標(biāo)與評(píng)價(jià)客戶關(guān)系管理有效采購技術(shù)供應(yīng)商的差異管理法律常識(shí)采購的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)國際貿(mào)易及風(fēng)險(xiǎn)分析合同模式及管理異國文化背景差異多文化背景團(tuán)隊(duì)的協(xié)同采購及篩選策略的培訓(xùn)戰(zhàn)略供應(yīng)商關(guān)系管理采購流程電子化管理采購合同電子化供應(yīng)商資料的電子化管理思考題：在特定條件下如何選擇恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)單一產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)多種產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)，產(chǎn)品之間相互關(guān)聯(lián)多種產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)，產(chǎn)品之間沒有聯(lián)系遇到以上情況時(shí)，該如何選擇采購組織？五、采購授權(quán)為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)成目標(biāo)，一個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)會(huì)授與采購部門下列四種決策權(quán)。供應(yīng)商之選擇；交易價(jià)格及條件之決定；采購規(guī)范之確認(rèn)；與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。某衛(wèi)浴器材公司采購職務(wù)權(quán)限表授