采購管理制度

采買管理制度【最新資料，WORD文檔，可編寫】采買管理制度總則1.1為規(guī)范公司商務(wù)采買工作，特擬定本制度。1.2本制度適用于公司的商務(wù)采買/招標(biāo)活動（含辦公用品、工程、設(shè)施設(shè)施維修/保護等項目）。采買/招標(biāo)原則2.1嚴(yán)格履行詢議價程序2.1.1采買/招標(biāo)活動，必定由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的招標(biāo)書（含項目完成時間、質(zhì)量要求及查收標(biāo)準(zhǔn)等）；2.1.2采買/招標(biāo)活動，必定有三家以上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商供應(yīng)報價，同時應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進行背景檢查，并如實記錄；2.1.3在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等要素的基礎(chǔ)上，由管理部聯(lián)合采買項目需求部門、財務(wù)部進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最后價格及采買/招標(biāo)要求；2.1.4臨時性應(yīng)急采買/招標(biāo)的項目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話報告，經(jīng)授權(quán)確認(rèn)后，能夠先予推行，但應(yīng)于項目推行之日起五個工作日內(nèi)，補充完滿相關(guān)審批程序。2.2采買會審、合同會簽制度2.2.1采買/招標(biāo)活動，必定各相關(guān)部門共同參加，調(diào)研匯總各方建議，形成書面的評估報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，并確認(rèn)最后中標(biāo)單位；2.2.2采買業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人依照采買項目招標(biāo)書相關(guān)要求，擬定《合作協(xié)議》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審核；2.2.3采買業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與中標(biāo)單位溝通并確認(rèn)《合作協(xié)議》，報公司領(lǐng)導(dǎo)贊同后，予以執(zhí)行。2.3職責(zé)分別2.3.1采買人員不得單獨推行貨物、工程項目和服務(wù)的查收；2.3.2采買/招標(biāo)過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由管理部、項目需求部門依照合同要求及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與供應(yīng)商協(xié)商完成；2.3.3財務(wù)部負(fù)責(zé)對項目采買/招標(biāo)過程中，相關(guān)花銷的審查及評估程序合法性的監(jiān)控。2.4一致性原則2.4.1采買人員采買的物品或服務(wù)必定與采買單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致；2.4.2在市場條件不能夠滿足采買部門要求或成本過高的情況下，采買人員應(yīng)及時反響信息，由項目需求部門綜合評估，改正采買單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，再次向供應(yīng)商發(fā)出采買要約。2.5廉潔制度全部采買人員必定做到：2.5.1自覺保護公司利益，努力提高采買質(zhì)量，降低采買成本，提高采買效率；2.5.2加強學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，加強法治看法；2.5.3廉潔自律，不能夠向供應(yīng)商議取或收受回扣；2.5.4嚴(yán)格按采買制度和程序做事，自覺接受督查；2.5.5工作仔細仔細，不出差錯，不因自己工作失誤給公司造成損失；2.5.6努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采買業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)施及市場信息。采買程序3.1供應(yīng)商的選擇3.1.1供應(yīng)商必定擁有合法資質(zhì)（供應(yīng)商評估過程中，參加招標(biāo)單位應(yīng)提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明）；3.1.2對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，管理部應(yīng)較全面地認(rèn)識掌握供應(yīng)商的管理情況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同相關(guān)部門對供應(yīng)商如期進行評估和審計；3.1.3在選擇供應(yīng)商時，必定進行詢議價程序和綜合評估；供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)檢查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、過去的服務(wù)對象及客戶議論情況，供應(yīng)商的報價不能夠作為唯一決定的要素；3.1.4為保證供應(yīng)渠道的暢達，防范不測情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在此間進行交互采買。3.2采買程序3.2.1固定財富及其他零星物品的申請，由各使用部門報管理部一致申請。依照采買申請流程，由各相關(guān)部門審查，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)贊同后，方可交管理部采買人員推行采買。3.2.2采買/招標(biāo)活動，應(yīng)嚴(yán)格依照采買申請流程及標(biāo)準(zhǔn)要求，由各相關(guān)部門審批。項目采買申請中若是要素不明確者，應(yīng)予退回。3.2.3采買詢價、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財務(wù)及采買/招標(biāo)項目需求部門共同完成，報公司領(lǐng)導(dǎo)贊同。項目需求部門負(fù)責(zé)采買物品的功能及適用性（必要時可商請外面相關(guān)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查；3.2.4財務(wù)部門負(fù)責(zé)估量控制、價風(fēng)格查、合同付款條款的審查，管理部負(fù)責(zé)合同風(fēng)險條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采買檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反響及確認(rèn)售后服務(wù)事宜。3.2.5采買過程中發(fā)生變化時，項目需求部門出具采買改正申請，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，交管理部采買人員履行。3.2.6采買/招標(biāo)項目需求部門、管理部負(fù)責(zé)出具接收報告。3.2.7相關(guān)表格后附。3.3付款程序3.3.2大宗采買行為（采買/招標(biāo)單價在500元以上），應(yīng)要求供應(yīng)商供應(yīng)開戶行及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則上不予現(xiàn)金結(jié)算；3.3.3付款前，必定向供應(yīng)商索要發(fā)票，核對發(fā)票內(nèi)容可否和合同一致，并填寫發(fā)票明細單，部門負(fù)責(zé)人簽字，財務(wù)部審查，公司領(lǐng)導(dǎo)贊同后，由財務(wù)部核銷。違約辦理4.1采買人員應(yīng)積極跟進項目采買/招標(biāo)項目，確認(rèn)項目交付期，如可能出現(xiàn)延期，管理部應(yīng)及時通知相關(guān)部門；4.2貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提第一版面建議，報部門負(fù)責(zé)人審查，交管理部辦理。管理部接到建議后，將情況上報公司領(lǐng)導(dǎo)，并按投訴做緊急辦理，及時以書面形式報給供應(yīng)商，并電話通知，要求供應(yīng)商換貨、退貨或改正服務(wù)；4.3《合作協(xié)議》中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)益、義務(wù)、違約責(zé)任，及仲裁和解約條款；4.4管理部與供應(yīng)商協(xié)商不行的，或造成損失的，由財務(wù)部核算損失，管理部負(fù)責(zé)追索；追索不行，由法院裁決。審計督查5.1財務(wù)部負(fù)責(zé)對采買全過程進行財務(wù)督查、核查和審計；5.2在采買詢價、議價、合同簽署、合同履行和采買結(jié)算過程中，除有管理部、采買項目需求部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加外，財務(wù)部門要全程參加；5.3采買人員要自覺接受審計及針對采買活動的督查和質(zhì)詢；對采買人員在采買過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，將按公司相關(guān)制度予以制裁；情節(jié)嚴(yán)重，觸犯法律者，移送公安機關(guān)辦理。管理部附表一、《合同報批表》：合同報批表（付款類）合同種類：付款類申報種類：申報時間：合同編號：以下由申報部門填寫合同名稱內(nèi)容綱要合同標(biāo)的規(guī)格與數(shù)量價參照報價一付款方式報價單位格比參照報價二付款方式報價單位較參照報價三付款方式報價單位合同簽署價付款方式簽單位名稱法人代表約對洽談人姓名職務(wù)電話方業(yè)務(wù)情況資信情況合同責(zé)任人署名：年月日以下由各部門責(zé)任人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽署建議使用部門建議簽字：年代日管理部建議簽字：年代日總經(jīng)理建議署名：年月日注：本表須附以下資料一并報送相關(guān)部門：1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)資質(zhì)證明、贊同證復(fù)印件等：2、合同對方洽談人法人授權(quán)委托書。附件二、《項目/工程采買申請單》：項目/工程采買申請單申請部門申請人申請時間申請事由編號項目名稱規(guī)格/型號數(shù)量/