秘書案例分析(新)

案例分析目錄小玉求職….........3領(lǐng)導(dǎo)測評秘書二十題………….9一位政府機(jī)關(guān)秘書的自述….14蘇珊一日…………21飯店經(jīng)理秘書的一天………..36華盛頓與秘書的對話………..46歷經(jīng)四代的輔政元老………..50“總統(tǒng)的化身”…..56諸葛亮《隆中對》的啟示….61陳毅市長換秘書………………67收集檔案不及時

損失土地五十畝……………….72一張紙條………..76一字之差誤人前途………….7914.秘書須有“過濾術(shù)”……………..8415.保密工作二則…..9016.以色列特工的招術(shù)…………….9817.網(wǎng)絡(luò)入侵者……..10218.

貫徹誰的要求….10519.

辦理一封來信，保護(hù)桂林風(fēng)景………….109跑題………………115主持人為何“罷工”……….118中共中央一支筆——胡喬木……..121香格里拉案例….127硅谷的秘書……..136楊修之死…………140小玉求職秘書素養(yǎng)

小玉是一位剛滿十九歲的漂亮姑娘，高中畢業(yè)后因高考落榜，便到省城來求職。她再三思量，覺得自己長得不錯，口齒伶俐，適合去做秘書工作。于是，她翻閱大報小報，幾乎每張報紙都能看到各種企業(yè)招聘秘書人才的廣告，她喜出望外。便津津有味地閱讀起來：某國際投資有限公司聘英文秘書一名，女性，25歲以下；中英文說寫流利，良好的人際關(guān)系；熟練中英文電腦處理；英語大專畢業(yè)；有兩年以上外資企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。某公司招聘辦公室秘書兼總務(wù)，女性，大專畢業(yè)，兩年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，具有較強(qiáng)的英語聽、說、寫作能力以及一定的財務(wù)經(jīng)驗(yàn)。某集團(tuán)公司聘高級文秘，大學(xué)本科或?qū)？飘厴I(yè)，具有較強(qiáng)文字表達(dá)能力，熟練資料分類存檔。有專業(yè)知識及合資企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮。

某汽車配件公司聘文秘，要求品貌端正，大專畢業(yè)，年齡在20-28歲，男女不限。要略懂電腦操作，曾從事人事管理工作，能講流利的廣州話及普通話，懂英文或日語（最好是外語學(xué)院畢業(yè)）。某首飾廠聘秘書，大專以上學(xué)歷，有良好英語能力和熟悉電腦者，有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，有獨(dú)立處事能力，能與人融洽相處。小玉把一則又一則的招聘廣告從頭到尾，越看越泄氣。各種招聘秘書的廣告，對應(yīng)聘的涉外秘書要求很具體，她僅有年齡和容貌是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。經(jīng)過幾天的認(rèn)真考慮，小玉決定報考秘書職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校，繼續(xù)學(xué)習(xí)，提高自己的素質(zhì)。

1.男女都可以當(dāng)秘書。20世紀(jì)70年代以來，世界女性秘書迅猛增長，日本女性秘書占絕對優(yōu)勢，美國的秘書大軍，低層次的女性秘書竟占90%以上，法國女性秘書也占了半邊天。于是有人預(yù)言，將來的秘書是女性的世界。其實(shí)，日本的中、高級秘書，男性占90%以上。這五則招聘秘書的廣告，也有60%是男女不限的。男女秘書各有優(yōu)勢：女秘書性格溫和，舉止文雅，富有人情味，善于交際，工作耐心、細(xì)致、辦事謹(jǐn)慎；而男性秘書精明干練，辦事能力強(qiáng)，思想活躍，處事果斷，能吃苦耐勞。企業(yè)需要男性或女性秘書，完全可以按工作需要而定。2.要有較強(qiáng)的文化和專業(yè)素質(zhì)。五則招聘廣告都毫不例外地要求應(yīng)征秘書工作者要有大專以上學(xué)歷。要求應(yīng)征者懂一門外語，有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，諳熟資料分類存檔，懂得電腦操作，等等?！痉治觥坑行┥嫱饷貢鴮χ形膶W(xué)習(xí)不大重視，中文寫作水平很低，是不能適應(yīng)需要的，即使是在三資企業(yè)工作，使用母語說話、寫作、工作的機(jī)會仍然是最多的。一個合格的涉外秘書，應(yīng)該是“中文要好，外語過關(guān)”，哪一個方面不好是蹩腳的。另外，值得注意的是，有一家招聘的是“辦公室秘書兼總務(wù)”，要求應(yīng)征者有“一定的財務(wù)經(jīng)驗(yàn)”，另一家要求“曾從事人事管理工作”。應(yīng)征者既能當(dāng)秘書又能兼做財務(wù)、人事工作。一身兼數(shù)職，這是某些企業(yè)追求辦事效率所采取的措施。這說明社會需要一專多能的新型秘書。３．要有很強(qiáng)的工作能力。涉外企業(yè)渴望招聘到工作經(jīng)驗(yàn)豐富、成熟老練的涉外秘書。五則招聘廣告不約而同的要求應(yīng)征者要具備二、三年工作經(jīng)驗(yàn)或從事過某種工作，至少也具有獨(dú)立處事的能力，安排會議，處理文件，接待來訪等等，都能應(yīng)付自如。４．要有良好的人際關(guān)系。秘書部門是人際關(guān)系密集的地方，上下溝通，左右聯(lián)系，迎來送往，都得與人打交道，都要處理好彼此間的關(guān)系。秘書工作輻射性很強(qiáng)，許多工作需要幾個部門合作才能完成，秘書不善于與同事合作，不能與他人融洽共處，也就無法做好工作。在三資企業(yè)當(dāng)秘書，人際關(guān)系更加復(fù)雜。中外雙方領(lǐng)導(dǎo)人由于思維方式、思想方法、管理方法等不同，常常產(chǎn)生這樣或那樣的矛盾。涉外秘書要熟悉中外雙方領(lǐng)導(dǎo)人的工作作風(fēng)和管理方法，了解外方的風(fēng)土人情，協(xié)調(diào)好中外雙方領(lǐng)導(dǎo)人之間的矛盾。中外雙方職工由于生活方式、工資待遇不同也會發(fā)生矛盾，消除人際間彼此不和產(chǎn)生的內(nèi)耗。這就要求涉外秘書必須有很高的協(xié)調(diào)藝術(shù)能夠處理好方方面面的人際關(guān)系。

領(lǐng)導(dǎo)測評秘書二十題秘書素養(yǎng)

在領(lǐng)導(dǎo)的心目中秘書怎樣才算合格？美國著名的管理學(xué)家K?亞歷克

?麥肯齊在其所著《時間管理》一書中，提出20道測評題目：

1.秘書知道你在組織中的職責(zé)范圍和全部活動嗎？他是否了解你的目標(biāo)和意向？以及怎樣將目標(biāo)和意向同組織的總目標(biāo)結(jié)合？

2.假如你離開機(jī)關(guān)3~4周，你是否深信你的秘書仍能認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理你的公事和私事？3.他是幫助你安排活動日程、協(xié)調(diào)約會，使你如期踐約，一切都不用你催促和煩神？他本人是不是一個很會安排自己時間的人？

4.如果別人不提醒他，他能否主動執(zhí)行和堅決完成人交給他的工作？5.他對待你的同事、來訪者和客戶是否有禮貌？他能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎？

6.他是一個富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎？他能否提出一些新的設(shè)想和建議供你參考？他能否經(jīng)常采用新的方法來改進(jìn)你的工作和他自己的工作？他是否能制訂新的工作制度或工作程序？他的工作有條理嗎？7.他是一個機(jī)智的人嗎？他能否主動地解決一些問題而不麻煩你？他害怕困難嗎？8.他能否提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率？他能否及時發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導(dǎo)人正等著看的文件？他能否及時地從其他領(lǐng)導(dǎo)處取來你正需要的文件？

9.他所具備的秘書基本技能(例如文件歸檔、速記、和聽電話的態(tài)度）是否無可指責(zé)？10.他在危急關(guān)頭是否沉著？在緊急狀態(tài)下是否冷靜？當(dāng)你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，他是否仍能平靜地像平常那樣繼續(xù)工作？

11.他對你的忠誠值得你信賴嗎？你能把一些公和私的機(jī)密信息資料委托給他嗎？

12.他是否有較廣的閱讀面和知識面？他是否能經(jīng)常提醒你自己注意單位及與個人事務(wù)有關(guān)的出版物？13.他是否成為本單位的一個有價值的信息來源？而這些信息靠你自己是很難獲得、不便獲得或不能獲得的？

14.他是否有個人進(jìn)修計劃？他是否參加管理方面的課程或討論，參與管理方面的活動？他是否要求更多地了解你的單位、你的工作、你的顧客，或者你的行業(yè)？15.他發(fā)言是否清晰？他能否以書面或口頭的方式簡要地向你匯報情況？

16.他是否不計時間地將每天的工作做完？他是否根據(jù)需要自愿在夜間或周末加班？

17.他能否像管理者那樣，必要時將自己未做完的工作委托給別人，并督促他人完成？18.在你沒有插手的情況下，他能否替你處理好每日的例行公事？

19.他能否記住一些重要日期（如紀(jì)念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等），代你為上級、家庭或顧客安排好慶祝活動？

20.在調(diào)研工作中他是否稱職？如能否收集資料、調(diào)查某件事情的經(jīng)過，并寫出有關(guān)事實(shí)、有分析、有建議的調(diào)查報告等？

一位政府機(jī)關(guān)秘書的自述

屈指算來，我的秘書生涯有近三年時間了。三年來，從一名秘書專業(yè)畢業(yè)生成長為一名文字秘書業(yè)務(wù)骨干，其中的甘苦，決不是只言片語可以表白的?，F(xiàn)在追憶起來，給我磨礪機(jī)會最多的是1998年上半年。那時，區(qū)政府剛換屆不久，新一屆區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)班子成員大部分來自基層，對他們來說還有一個“適應(yīng)”的過程，區(qū)政府辦公室的文字工作任務(wù)也異常繁重。

當(dāng)時，政府辦公室Z主任剛從基層調(diào)任過來，原秘書科W科長晉升為分管文字秘書業(yè)務(wù)的副主任；辦公室兩名秘書中，另一位幾個月前才從教育系統(tǒng)轉(zhuǎn)崗過來，因而一些重要的文字業(yè)務(wù)便“歷史”地落在我的肩上。這對一年半以來以前還是某大學(xué)秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的我來說，既是一個難得的機(jī)遇，又是不小的挑戰(zhàn)。其中有一天，對我來說，挑戰(zhàn)實(shí)在太大了。

那是1998年3月中旬的一個星期一。上周因W副主任要趕在星期日下午外出開會，我倆便在周末加了一天半班交L副區(qū)長審閱。星期一上午上班時，我感覺比較輕松，因?yàn)閰^(qū)政府和辦公室領(lǐng)導(dǎo)都沒有向我交辦任何事項，看來，上午只要將L副區(qū)長的講話稿交文印室印發(fā)，我就逍遙無事了?？墒牵?dāng)我到L副區(qū)長辦公室取講話稿時，他指出：文稿大體上可以，但有兩部分要作些修改，另外要增加一段內(nèi)容，并囑我在當(dāng)天下午下班之前再交他審閱一遍。

令來如山倒，我趕緊著手修改。到八點(diǎn)半前后，Z主任找到我，說剛剛接到市里的電話，市委督查組本周內(nèi)要來我區(qū)開展小康區(qū)建設(shè)工作督查，在星期三上午下班之前要先報送一個關(guān)于小康區(qū)建設(shè)的綜合性匯報材料。我區(qū)小康建設(shè)起步較早，從1991年開始部署到1997年基本建設(shè)小康區(qū)，前后歷時六年多。而我在1996年才參加工作，要獨(dú)立完成這一綜合性匯報材料，必須查閱大量資料，并爭取有關(guān)部門的支持。于是我遵照Z主任的意見，打電話找到區(qū)農(nóng)經(jīng)委、統(tǒng)計局、檔案局等部門的有關(guān)負(fù)責(zé)同志，落實(shí)好數(shù)據(jù)、材料等資料平源，還找出一堆自己平時搜集的區(qū)內(nèi)外相關(guān)資料。等我心里有一點(diǎn)譜、準(zhǔn)備著手?jǐn)M稿時，已近十點(diǎn)鐘了。我把提綱交Z主任敲定后，正要請區(qū)長審查，區(qū)長剛好放下話筒，對我說：“小石，我們一道到C鎮(zhèn)看看合資企業(yè)的情況，現(xiàn)在就走。”

區(qū)長在C鎮(zhèn)H鎮(zhèn)的引導(dǎo)下，先后考察了五家合資企業(yè)。每到一處，區(qū)長都認(rèn)真聽取企業(yè)有關(guān)批示，或就企業(yè)負(fù)責(zé)人的匯報，深入生產(chǎn)現(xiàn)場詢問產(chǎn)銷情況，并作出有關(guān)批示，或就企業(yè)發(fā)展提出一些指導(dǎo)性意見。這些，我都盡快、盡詳?shù)赜浟讼聛怼Ｏ挛缥妩c(diǎn)十分左右，已過下班時間了，L副區(qū)長才從會場出來，回到辦公室。我從他那兒取回講話稿，在文字上稍加處理，便交給文印室付印，并組織幾名同事裝訂。待講話稿裝訂完畢，中央電視臺的《新聞聯(lián)播》節(jié)目已結(jié)束了。我草草了頓工作餐，仍舊回辦公室，準(zhǔn)備起草那份匯報材料。我泡了一杯有些發(fā)苦的濃茶，抱上那堆尺把高的資料，將自己關(guān)在小會議室里，專心致志地起草那個“大塊頭”文稿，累了喝上一大口濃茶，困了抽上一支香煙，餓了便沖一碗方便面。到初稿結(jié)束時，已近次日凌晨三點(diǎn)。那種如釋重負(fù)的感覺實(shí)在太讓人感動，以至于好長時間以后，我都難以忘懷。那一天，從早上七點(diǎn)四十進(jìn)辦公室，至次日凌晨三點(diǎn)鐘放下筆，期間大約十九個小時，我?guī)缀醵际翘幱诰o張的工作狀態(tài)。放在平時，肯定是W副主任負(fù)責(zé)修改L副區(qū)長的那篇講話稿；肯定是W副主任陪區(qū)長下鄉(xiāng)視察；肯定是由W副主任主筆起草這個“大塊頭”文稿，我只會充當(dāng)個“配角”罷了。

現(xiàn)在再回想那天的“拼命三郎”狀，真的不足一提，因?yàn)樵谡畽C(jī)關(guān)的文字秘書工作中，類似這樣的情形實(shí)在太多了。我又記起，曾有人以“一杯茶、一支煙、一張報紙看半天”之類的刻薄話來形容機(jī)關(guān)工作的“清閑”，事實(shí)上，就我的秘書經(jīng)歷而言，幾乎每一天都是繁忙而有價值的。

【分析】

從這個案例可以看出秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)：

1.秘書必須具有不辭辛勞、自我犧牲、無私奉獻(xiàn)的精神，做到早上班，晚下班，節(jié)假日常加班。只有這樣，才能適應(yīng)緊張而繁忙的工作需要。輕輕松松、舒舒服服，按部就班，是當(dāng)不好秘書的。秘書必須具有很強(qiáng)的文字表達(dá)能力，會撰寫各種文字材料，包括匯報稿、講話稿和新聞稿，等等。

3.秘書必須具有快速成文的過硬工夫，做到下筆成文，出手成章。只有這樣，才能適應(yīng)工作時效性強(qiáng)的特殊要求。

4.秘書必須具有良好的身心健康，具有強(qiáng)健性的體魄，頑強(qiáng)的意志，堅韌的毅力，良好的心理承受能力。

女秘書工作——典型的一日important蘇珊小姐為一家飲料公司地區(qū)分公司的行政助理，她了解成功并沒有絕對的保證，不過繼續(xù)不斷的進(jìn)修并增進(jìn)自己的技能與條件，則是絕對必要的。作為一位進(jìn)修秘書課程的專校夜校生而言，對其行業(yè)的進(jìn)階應(yīng)有旺盛的事業(yè)心。她接受要求,詳述她一天的工作實(shí)況，以供有志從事秘書工作者對辦公室內(nèi)的各項活動，所遭遇的問題與突發(fā)事件以及秘書必須面臨的職責(zé)有一個較清晰的觀念。她的看法幾乎與凱勒女士的上述一席話不約而同。蘇珊說：“當(dāng)我擔(dān)任速記員的工作時，我的日常工作較易描述，現(xiàn)在我所擔(dān)任的責(zé)任較前為重，有許多緊急事件需待處理，我發(fā)覺我日常工作幾乎無定規(guī)定制可言。不過典型的情況是：聽寫口授、謄清文件、安排訪客的會見事宜、接聽電話、準(zhǔn)備行程表（我的上司經(jīng)常做業(yè)務(wù)旅行）、處理郵件以及各項交辦事項?！碧K珊從事秘書工作的背景對蘇珊的背景作一簡單的描述，將有助于讀者了解她何以在20來歲的年齡就擔(dān)任一個負(fù)有重責(zé)的職位。蘇珊18歲畢業(yè)于美國高級中學(xué)，然后接受1年的秘書專業(yè)課程訓(xùn)練。結(jié)業(yè)以后，蘇珊對她的未來計劃一無決定，曾經(jīng)向一個就業(yè)輔導(dǎo)機(jī)構(gòu)登記，其后6個月內(nèi)，她擔(dān)任過好些臨時性工作，事后她說：“這6個月我獲得不少寶貴經(jīng)驗(yàn)。我學(xué)會了如何適應(yīng)不同的雇主與工作環(huán)境。”蘇珊的一位友人，有一天告訴她，一家飲料公司有一個速記員的缺額。經(jīng)過了好幾次測驗(yàn)和兩度面談之后，蘇珊總算被雇用了。在她進(jìn)入這家飲料公司工作6個月后，她到大專夜間部就讀。她所修習(xí)的課目有信函寫作、高級秘書業(yè)務(wù)、市場學(xué)及市場調(diào)查、政治學(xué)及國際關(guān)系、心理學(xué)及人群關(guān)系、推銷術(shù)及廣告學(xué)，她目前在這家公司服務(wù)已6年多，并且數(shù)度獲得晉升。蘇珊寫這篇描述她一天工作的記載時，她擔(dān)任該公司營業(yè)部經(jīng)理邁克先生及廣告部經(jīng)理懷特先生兩人的執(zhí)行秘書已有一年半的時間。她已接獲通知，將升任邁克經(jīng)理的行政經(jīng)理，并且當(dāng)她訓(xùn)練杜娜小姐擔(dān)任懷特經(jīng)理的秘書而獨(dú)立作業(yè)時，即行生效。

蘇珊選擇星期四這一天作為示范，說明一位秘書典型的一日。這一天，邁克經(jīng)理已因公出差，而懷特經(jīng)理正準(zhǔn)備遠(yuǎn)行。蘇珊告訴我們：“這是典型的一日，兩位經(jīng)理同時出差是常有的事。時間正好相近，這一天確實(shí)相當(dāng)忙，致使我速記了一些文件，準(zhǔn)備過幾天再行謄正。”蘇珊一天工作實(shí)錄（辦公時間從上午9：00到下午5：00，中間有1小時午餐時間，兩次咖啡小憩各15分鐘）。8：30

抵達(dá)辦公室。整理儀容，檢查辦公用品與文具。整理懷特經(jīng)理辦公室及檢查邁克經(jīng)理辦公室。8：55

檢視手中的工作，開始謄正昨天聽寫的兩封信，盡快送請懷特經(jīng)理簽名。完成信稿放入簽名卷夾中，置于懷特經(jīng)理案頭。（信件宜如此慎重處理，以免他人窺視）9：15

拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直接作答的，懷特經(jīng)理到達(dá)辦公室，囑我到他辦公室作大約5分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討論的事項，因他即將于下午遠(yuǎn)離，公差兩星期。向懷特經(jīng)理報到，聽寫時，兩度因電話而中斷，然后繼續(xù)做筆記?；氐睫k公桌后，回復(fù)一緊急電話。請杜娜小姐聽第二個電話。她正接受

訓(xùn)練，一旦我擔(dān)任邁克經(jīng)理的行政經(jīng)理后，即將為懷特經(jīng)理工作。懷特

經(jīng)理把他的旅行計劃交給我，交代他外出期間要我處理的事情，并電告

杜娜小姐，以她能協(xié)助我工作表示高興。懷特經(jīng)理當(dāng)面囑咐如有需要可

找她幫忙，以完成交辦事項，因?yàn)樗牢疫€得替邁克經(jīng)理做不少事。9：50

回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復(fù)在懷特經(jīng)理辦公

室接聽的電話。撿出必須由懷特經(jīng)理過目的航空信件。無特別緊要的待復(fù)函件，摘記幾項待辦事項，俟第二件郵件到來再處理。接聽幾通電話，其中一通為一位盛怒的客戶B先生打來的，他要求與邁克經(jīng)理直接講話，他不相信邁克經(jīng)理已經(jīng)外出，最后我才婉轉(zhuǎn)問明原委，并應(yīng)允他立即查明，盡快打電話告訴他。10：10

決定前往征信所，核對B先生的帳目，請杜娜小姐照顧我的辦公室，并告訴懷特經(jīng)理我要到征信所去，征信所事忙一時無法查對，答應(yīng)中午以前打電話告訴我。10：20

回到辦公桌，記下征信所午前會來電話，不然，我應(yīng)打電話去問?？Х刃№瑫r間，但已無法分身了。告訴杜娜小姐旅行信用證書的用法并叫她到出納室。稍后并告訴她登記月支賬的方法。杜娜小姐回來后，將準(zhǔn)備交由她接替的工作：復(fù)制文件、校對、正式信件的打法、推銷員所報費(fèi)用數(shù)字的核對等，一一交代。杜娜小姐從出納室?guī)Э罘祷剞k公室，在我面前點(diǎn)清，當(dāng)她交錢給懷特經(jīng)理時也將當(dāng)面點(diǎn)清，這一點(diǎn)很重要。一旦點(diǎn)清無訛，以后再有差錯就無須負(fù)責(zé)。10：40

開始謄清懷特經(jīng)理口授信件。文書中心來電話說，他們?yōu)閼烟亟?jīng)理

打的推銷業(yè)務(wù)會議議程表，因?yàn)槭旅?，無法如期在今天完成。我決定無

論如何明天一定要做完（我通常都較實(shí)際需要時間提前幾天，以防臨時

趕不及，但我并沒有明白告訴他們）。11：10

打好數(shù)封信函請懷特經(jīng)理簽名，并影印其中部分信函，我在他辦公

室時，懷特經(jīng)理接聽一通私人電話，決定提早于3：00，而不是原定的5：00動身，因此，我至少必須在2：30左右為他準(zhǔn)備好應(yīng)帶的公事包。11：15

回到辦公桌，打三通電話分別通知同仁，將原定4：00召開的會議提前到2：00。懷特經(jīng)理應(yīng)帶的文件幾乎都已備齊，為了慎重起見再檢查

一遍，并通知杜娜小姐作實(shí)地見習(xí)。征信所來電話，告知客戶B先生的帳目詳情，既得完整資料，自可回

復(fù)B先生電話。一面打電話，一面教杜娜小姐留心為懷特經(jīng)理所準(zhǔn)備應(yīng)帶

的文件。與B先生通電話，他似乎很滿意。將經(jīng)過記下準(zhǔn)備告知邁克經(jīng)理，

并將這種作業(yè)程序告知杜娜小姐，當(dāng)我的上司遠(yuǎn)行其間我都將所有重要電

話，訪客談話摘要記錄以及函件也做札記。懷特經(jīng)理的公文包已準(zhǔn)備妥當(dāng)，

只等最后一份資料。11：45

整理檔案并與同人開會后，開始處理邁克經(jīng)理的信件，他希望當(dāng)天能知道來信大致內(nèi)容。懷特經(jīng)理提早離開辦公室去進(jìn)午餐，當(dāng)他經(jīng)過我的辦公室時，交給我一份簡短的備忘錄。說是回到辦公室時再由他簽名，我的案頭始終準(zhǔn)備好一本筆記簿。翻開空白的一頁，以備不時之需。將備忘錄立即謄正。并置于懷特經(jīng)理辦公室的簽字卷夾內(nèi)。第二批郵件到達(dá)，很快地過目一遍，其中有一件需要懷特經(jīng)理立即注意，從檔案中找到有關(guān)資料附于來信之后，一并置于懷特經(jīng)理辦公桌上的“速件”卷夾內(nèi)。12：15

正準(zhǔn)備在辦公桌進(jìn)食三明治時，接待員通知一位客戶要見邁克經(jīng)理，假如邁克經(jīng)理此時尚在辦公室，照例會留訪客進(jìn)午餐，于是決定請客人到我們的餐廳用膳，巧遇市場調(diào)查部門的高先生，一并邀他同桌進(jìn)食，請來客在訪客名薄上簽名。杜娜小姐通常都在1：00整吃午餐，征求她是否能改變計劃，暫時照顧一下我的辦公桌，留一便條與懷特經(jīng)理，告知他我去何處。1：15

重回辦公桌，高先生仍陪著客戶并將代為送客。將進(jìn)餐時與客戶談話要點(diǎn)記下，留供邁克經(jīng)理參考，并將來客姓名記入訪客名單中。杜娜小姐將她接聽的電話告訴我，即去進(jìn)餐。并說在半小時內(nèi)回辦公室。1：30

懷特經(jīng)理囑我聽寫午餐時留在他桌上的緊急來信的回函，他要我替他

的太太辦一些私人事情，問他假如我請杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？他表示同意。1：40

將緊急信件謄正，請懷特經(jīng)理簽名，并以副本一份納入其辦公包中。

檢查是否有致邁克經(jīng)理緊急郵件，其中有一封須于晨間轉(zhuǎn)寄資料時一并轉(zhuǎn)致，在懷特經(jīng)理離開后立刻準(zhǔn)備，杜娜小姐餐畢返回辦公室。囑她備妥懷特經(jīng)理的最后資料。2：00

懷特經(jīng)理的三位同事到達(dá)辦公室，他囑我作筆錄，杜娜小姐則招呼所

有的電話，使我們不致受到干擾。2：20

三位同事離去，懷特經(jīng)理希望盡快將會議記錄謄正，討論一些其他事

項。2：30

重回辦公桌，請杜娜小姐謄正我在會議中所作的筆錄，告訴她如果有

少數(shù)的字看不清不必?fù)?dān)心，不妨從頭至尾快讀一遍，將有疑問的字句圈

記出來，一并來問我。將懷特經(jīng)理的公文包準(zhǔn)備妥帖。2：45

答復(fù)杜娜小姐所提出的會議筆錄上的幾個疑點(diǎn)，她開始謄正。繼續(xù)處

理第二批來信，并備妥寄給邁克經(jīng)理的資料。3：00

懷特經(jīng)理離開辦公室，他能準(zhǔn)時而且諸事齊備地動身，總算松了一口氣，繼續(xù)整理信件。接到邁克經(jīng)理的長途電話，他將延后兩天回來，并囑轉(zhuǎn)告辦公室有關(guān)同仁，他已打電報給原先約好會面的某些客戶，邁克經(jīng)理

希望立即寄給他已打字完成的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。3：15

察看杜娜小姐謄正我的筆錄的速度，已接近完成。告訴她完成后盡可

以休息了。打電話給文書中心，是否可派人協(xié)助我打字，答案是無人可派，與營業(yè)部兩位領(lǐng)班（邁克經(jīng)理也是他們的上司）聯(lián)系，能否派兩位打字員來，一位說很難幫忙，另一位說3：30之后可能派出兩位打字小姐。一切準(zhǔn)備

妥當(dāng)，在向她們有所指示之前，首先向兩位打字小姐說明所有的資料必須

在今晚付郵。如果他們中任何一位必須5：00離開，現(xiàn)在就告訴我，以便

找人替手。兩人都說可以留下。杜娜小姐也完成了初稿，并且協(xié)助下一步

工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感謝她的這番好意。3：45

交代完畢，兩位打字員與杜娜小姐以全速進(jìn)行工作，我把杜娜小姐的

初稿復(fù)核一遍并作少數(shù)更動之后，也參加工作。4：00

工作在忙碌中順利進(jìn)行。第三批郵件到，其中有兩封限時信是給懷特經(jīng)理的，一封今晚即行轉(zhuǎn)寄，另一封我自己可以處理。4：15

接獲通知說兩位客人來拜訪邁克經(jīng)理，盡管心里不歡迎這種干擾，但是必須去見他們。正準(zhǔn)備去招呼他們時，兩位借調(diào)來的打字員中有一位告訴我，她不習(xí)慣在這種緊迫情形下趕工，要求免除這項工作。我設(shè)法安慰她，告訴她盡可能地做，而不要一心想到它是一件緊迫的工作。我要她坐在我的寫字臺旁邊，一方面以電話告訴接待員說，我稍遲幾分鐘便來，并請她打電話給營業(yè)部門的一位領(lǐng)班暫時招呼一下來訪的客人。重新安慰了打字員，告訴她我了解她的感受，并請她可安心工作，不要在心理上受到干擾。假如在她必須離開的時刻而沒能做完，我并不責(zé)怪她，于是這位打字員重新去打字。我則前往接待室，那位領(lǐng)班正在與一位訪客交談，而我則招呼另外一位，并將他們的來意記錄下來，以便轉(zhuǎn)告邁克經(jīng)理。4：40

電話鈴響，原來是懷特經(jīng)理從機(jī)場打來的，他忘了一件必須攜帶的重要包裹（我不覺自言自語地說：“哦！真糟糕！”），所幸離他起飛時間

還早，我希望能趕得及送給他。立即打電話到西聯(lián)信差服務(wù)處，告訴他們

時間急迫，他們答應(yīng)在5：00之前派人來辦公室，將包裹交與接待員，并

且告訴她西聯(lián)公司即將派人來取。4：45

一位打字員已完成她的緊急任務(wù)，我們一塊兒校對后，我問她能否接替杜娜小姐未完的工作。而杜娜小姐將2：00的會議記錄用復(fù)寫紙打字謄清，因?yàn)檫@是密件不能假手于打字員。打電話告訴母親我會晚一些吃晚飯，7：00左右才能到家。也關(guān)照杜娜小姐及兩位打字員打電話回家。5：00

接待員來電話，告訴我西聯(lián)公司的信差已取走了包裹，總算又舒了一口氣。兩位打字員都已打好了字，我們一起檢查一遍，他們在5：25離開辦公室。對于她們的全力幫忙而致謝意，并記下來明天早晨第一件事是向她們的主管致謝。5：30

辦公室只剩下我與杜娜小姐兩人，杜娜小姐繼續(xù)整理會議記錄的謄清稿。當(dāng)她完成后，告訴她處理郵件的程序，并且解釋我整天保存邁克經(jīng)理的封袋的原因。會議筆錄原稿將送給懷特經(jīng)理。當(dāng)杜娜小姐清理她的寫字臺，并在她的日歷上記下明天待辦事項之際，我急速趕辦邁克經(jīng)理交代之事，將其納入一牛皮紙信封，量過重量之后，貼上足夠的郵票，即將投郵。6：15

接懷特經(jīng)理電話，說信差已將包裹送到。杜娜小姐問我還需要幫忙的事，我告訴她通常我喜歡每天做好歸檔工作，看樣子今天只好破例了。我從不讓該做的事積壓到第二天，因而我把他記在行事歷上作為明天緊急待辦事項。囑杜娜小姐共同再檢查一遍。盡管時間已晚，我仍然把許多“應(yīng)辦事項”記在行事歷上，以便打電話給文書中心有關(guān)懷特經(jīng)理交辦之事。

蘇珊為我們述說這個典型的星期四活動日程時，說：“不要以為我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對必要時才這樣做，我以為我必須時時有所準(zhǔn)備，以迎接這種情況的發(fā)生?！蔽覀儐査骸疤K珊，你能不能舉出兩項使你得以從容不迫地忙過這個‘典型’的一天的秘訣？”她略一沉思，接著回答說：“我想第一是我能專心致志，心無旁騖；其次便是自動自發(fā)的精神，不管我的雇主是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作?！闭埬慊卮鹂戳恕芭貢ぷ鳌湫偷囊蝗铡焙蟮膯栴}：蘇珊是什么學(xué)歷？她的工作經(jīng)歷是怎樣的？蘇珊上班先干什么？下班前做什么？蘇珊是怎樣接聽和打出電話？蘇珊是怎樣處理信函的？蘇珊是怎樣接待來訪者的？蘇珊是怎樣安排惠特經(jīng)理出差的？蘇珊是怎樣處理出差在外的麥克經(jīng)理的事務(wù)的？蘇珊是怎樣對待杜娜小姐的？蘇珊是怎樣對待其他同事的？通過這個案例的學(xué)習(xí)，你對秘書職業(yè)有何認(rèn)識，有什么感想？

飯店經(jīng)理秘書的一天

“超豪華”飯店位于美國肯特市頓橋鎮(zhèn)一個美麗的廣場——圣安廣場附近。這是一個非?，F(xiàn)代化的飯店，它有100個雙人房間和60個單人房間，所有房間都裝有電話、電視機(jī)、空調(diào)機(jī)和電腦，并附有現(xiàn)代化的浴室。飯店雖裝飾得富麗堂皇，但也處處透出舊時的豪華。這里有兩個餐廳，其中一個對外部客人開發(fā)。飯店附有休息室、電視會議室、禮品小賣部等，并且有公共的地址網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。因?yàn)樗且粋€豪華級旅館網(wǎng)的成員之一，所以它與屬于這一往來的其他飯店可以用電腦互聯(lián)網(wǎng)直接聯(lián)系，客人們可住在任何一個飯店而直接向網(wǎng)絡(luò)中其他飯店訂房間。這里有完善的會議服務(wù)設(shè)施，一個大會議事可以召開大型會議或聚會，并有一些工作用的房間和小會客室。除此以外，它的停車場也可以同時容納100輛汽車。瑪麗小姐是飯店經(jīng)理T.K.T.格羅烏的秘書，她的同事有：餐廳經(jīng)理庫克先生、帳目會計什克什伍斯夫人、房間管理員韋恩夫人接待員威廉姆斯夫人和格羅夫人、電信管理員及電腦操作員葛納登夫人、貝茲小姐和貝克小姐（有時她們還要兼管接待）?，旣惖墓ぷ魇怯山?jīng)理直接安排的，她并不直接負(fù)責(zé)哪一個具體崗位，但是在繁忙的一天中，她幾乎要和所有的崗位打交道。今天，瑪麗的工作是從安排客座開始的。在她的辦公桌上擺著拉羅夫先生給經(jīng)理的信，信中寫道：“我和我的妻子準(zhǔn)備下周到頓橋和威爾士旅行，要在這里訂一個雙人帶浴室的房間，時間從星期二到星期六。在這里我有一些公事要辦，而我的妻子則向隨便游玩，買東西。我們希望星期五晚上招待幾個朋友，請您幫助訂一張八個座位的桌子。我們可能在下午到達(dá)，但還沒有最后決定乘坐火車還是汽車。請用信件通知我們你的決定?！痹谶@封信的空白處，經(jīng)理用他潦草的字跡指示說；“已訂好215房間，請趕快寫信回答拉羅夫顯示。費(fèi)用為每人每天15英鎊，外加服務(wù)費(fèi)15%，包括導(dǎo)游費(fèi)用。星期五晚上已訂燭光室。”看到這些指示后，瑪麗計算了大概的費(fèi)用，走到計算機(jī)旁，草擬了一封給拉羅夫先生的回信。上午，瑪麗小姐還安排了其他幾項客座?？咸乜ぢ殬I(yè)女子聯(lián)合會秘書蘇妮姬來信要求提供150至180人年度聚餐會的場所。為舉行娛樂活動，要求提供一架鋼琴和演員化裝間。經(jīng)理指示希望落實(shí)餐桌布置以及酒類供應(yīng)的問題（飯店提供，還是客人自己帶來），要求瑪麗提前一星期安排與蘇妮姬的約會。納桑國際公司要在這里召開一次會議，約有30名代表出席。房間的安排很傷腦筋：有些人要帶夫人同來；有些人愿意兩人和住房間；而另一些人則堅持要單人房間。接待也很麻煩，有些人可能自己開車來，要安排停車場；而另一些人則要求去火車站接。經(jīng)理指示：1.落實(shí)一份最后的代表名單，一定按字母順序排列，以方便其他職員。具體形式：代表號姓名房間號（單人/雙人）是否合住交通工具火車到達(dá)時間附注

2.要與出租車公司訂好去接站的汽車（租得越少越好），最好按代表到達(dá)時間恰當(dāng)組織。馬桑公司經(jīng)理馬桑先生也來了以封信。他已訂好下月7—8號來“超豪華”飯店住宿?，F(xiàn)在他又計劃在9—11號去巴黎出席一個貿(mào)易會議，然后依次去阿姆斯特丹、慕尼黑、里昂和羅馬作公務(wù)旅行，每處停留三天。他希望能通過這里的飯店網(wǎng)絡(luò)向其他五個城市的豪華飯店訂房間。經(jīng)理要求瑪麗擬好文稿，交貝茲小姐用電子郵件與其他飯店聯(lián)系，并把預(yù)訂結(jié)果寫信通知馬桑先生的秘書。上午，格羅烏經(jīng)理收到了老朋友約翰的信。約翰是飯店的前任經(jīng)理，現(xiàn)已調(diào)任巴黎飯店經(jīng)理。他發(fā)現(xiàn)那里的會議設(shè)施不夠豪華級標(biāo)準(zhǔn)，希望格羅烏找一些頓橋飯店的材料寄去。當(dāng)然，格羅烏先生只是向瑪麗口述了信的大概內(nèi)容，具體措辭要瑪麗自己去斟酌。

1.了解一下電子計算機(jī)在飯店管理中的作用、價錢等情況，找一些有關(guān)這方面的書。2.給韋恩夫人寫一個備忘錄，告訴她可以考慮換用新型的被褥，因?yàn)樵S多家庭已居使用了。要求韋恩夫人準(zhǔn)備一個有關(guān)材料。

3.專門為旅館的會議設(shè)施寫一個廣告。

4.貝克小姐代表電腦操作員提出工作時間太長的書面抗議。要瑪麗與她們談一下，準(zhǔn)備一個勞資關(guān)系的報告，看看是否要加入，到哪里才能找到合適的人選。

經(jīng)理走后，瑪麗就專注于這些調(diào)查報告，顯然，它們都要耗相當(dāng)多的時間和精力才可能完成。然而她的工作常常被一些其他的事情岔斷，因?yàn)樵诮?jīng)理外出的情況下，她要負(fù)責(zé)與經(jīng)理有關(guān)的應(yīng)答?，旣惖墓ぷ魇欠泵Φ?，但她為自己的工作感到自豪。她是這家飯店的“老”秘書了，曾經(jīng)為三位經(jīng)理服務(wù)，他們都很賞識她的工作能力和服務(wù)熱情。今天，瑪麗非常高興，因?yàn)楦窳_烏在口述給前任經(jīng)理約翰的復(fù)信中，再次感謝他留下了這么一位好秘書。比如，納桑國際公司的秘書打來電話，對公司會議的安排提出五點(diǎn)特殊要求：一位發(fā)言者要8毫米規(guī)格的幻燈機(jī)；9號的會議要用錄像設(shè)備；主席的夫人需要特殊的食譜；宴會上首席的女士們需要鮮花；宴會前要找一個攝影師拍照?，旣惏堰@些要求記錄在案，留交經(jīng)理明天處理。

雖然這是一個外國飯店經(jīng)理秘書工作的案例，但它對我國飯店經(jīng)理秘書的工作仍有借鑒意義。

1.飯店經(jīng)理秘書必須具有良好的記憶力。從本案例可以看出，飯店經(jīng)理秘書的工作是繁雜而瑣碎的。其基本任務(wù)是：處理來往信件、應(yīng)答電話與來訪、聽取經(jīng)理指示、草擬文書與信件、安排約會與客人住宿、文件和信件的存檔管理，以及協(xié)調(diào)辦公室各種事務(wù)。此外，秘書還要完成經(jīng)理臨時交辦的其他事項。所有這些，光靠腦子記是不行的，因主再好的記憶力也會有失誤，而秘書小小的失誤，就可能導(dǎo)致一場災(zāi)難。有經(jīng)驗(yàn)的秘書決不僅僅相信自己的記憶，而總是隨身帶一個記事本，把各種事項隨時記下來。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在有“商務(wù)通”、“文曲星”、“小秘書”之類的電子記憶工具，秘書更要學(xué)會使用，以彌補(bǔ)自己記憶力的不足。

[分析]2.飯店經(jīng)理秘書必須提高辦事效率。從本案例可以看出，飯店經(jīng)理秘書的工作頭緒繁多，如果不注意統(tǒng)籌安排、科學(xué)運(yùn)籌，就可能降低辦事效率，造成誤時誤事。聰明的秘書，總是根據(jù)事情的輕重緩急，把它們分成A、B、C三類，先完成最緊急、最重要的A類事項，再完成比較急、比較重要的B類事項，最后完成一般性的C類事項。這樣，就可以避免遺忘和延誤重要而緊急的事項，大大提高工作效率。飯店經(jīng)理秘書必須善于運(yùn)籌時間。對于秘書來說，時間是她的惟一資本。如果能夠合理地利用時間，哪怕從每一小時中擠出幾分鐘，累積起來，就能從一星期中擠出可觀的幾小時。將它用來學(xué)習(xí)，擴(kuò)展自己的知識和才能，就能不斷提高自己的工作效率。下面提幾點(diǎn)節(jié)約時間的建議：一是有效地利用你的桌子和抽屜。除了手頭正做的工作之外，決不要在桌子上亂堆放各種材料。最好用一些分類的活頁夾存放你暫時不處理的文件，依次放在抽屜里備用。二是有條不紊地工作。盡量把一些準(zhǔn)備工作做好，以免幾件事情擠在一起，造成手忙腳亂。

同時，要熟悉本單位各部門的情況，以便于歸口辦理。

三是安排計劃要考慮到實(shí)際情況，并留不余地，準(zhǔn)備好應(yīng)急措施。

四是善于和同事合作。如果你的同事為了一件限期完成的工作在加班，要盡量去幫忙，決不能一下班就不管別人。這樣，當(dāng)你遇到難處時就一定會得到別人的幫助與合作從而提高工作效率。華盛頓與秘書的對話喬治.華盛頓是北美獨(dú)立戰(zhàn)爭和組織者、領(lǐng)導(dǎo)者，大陸軍的總司令，后來成為美國的第一任總統(tǒng)，并在第二屆總統(tǒng)競選中獲得連任，是美國婦孺皆知的人物，素有“國父”之稱。在1789年華盛頓剛剛當(dāng)選為美國聯(lián)邦政府總統(tǒng)時，美國的國家機(jī)構(gòu)還不健全，白宮辦公廳是后來才組建的。一位總統(tǒng)如果需要幫手只能自己支付薪金，而國會是不會為總統(tǒng)的私人秘書提供起碼的經(jīng)費(fèi)的。因?yàn)閲鴷J(rèn)為內(nèi)閣成員們可以向總統(tǒng)提供他所需要的全部意見，其他的助手總統(tǒng)是不必要的，面對繁雜的事務(wù)工作，華盛頓不得不自費(fèi)雇請了一位秘書。但是這個秘書卻經(jīng)常上班遲到。而且每次遲到都會為自己找出理由。有一次，這個秘書上班又來晚了，他解釋說他的手表慢了。華盛頓非常嚴(yán)厲地說：“要么你換一塊手表，要么我換一名秘書。”秘書工作的好壞要以是否讓領(lǐng)導(dǎo)人滿意為標(biāo)準(zhǔn).什么時候領(lǐng)導(dǎo)人需要,什么時候秘書就要開始工作.在為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的過程中，既有瑣碎的日常事務(wù)，又有繁重的突擊性任務(wù)，而且事事都與領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)，都領(lǐng)導(dǎo)工作作風(fēng)的體現(xiàn)。因此秘書人員一定要有勤奮的工作作風(fēng)，具體體現(xiàn)在四個方面：一是腿勤。要多深入基層，了解情況。在秘書崗位上，看得多，聽得多，見識廣，但往往容易眼高手低。因此多到基層了解情況，不但可以廣泛接觸群眾，而且還可以克服眼高手低的“秘書職業(yè)病”。要大膽地問，直到弄清楚為止，不能有所顧慮。多問是為了多了解信息，有利于工作。三是手勤。要勤記錄，勤整理，勤寫作。秘書要養(yǎng)成隨手做記錄的習(xí)慣。四是眼勤。這里包括兩層意思：一要多看文件、資料、書、雜志，接受各種信息；【分析】二是要在待人接物、參加會議、傾聽別人發(fā)言時，多觀察周圍情況，注意會場動態(tài)、群眾情緒等等，只有這樣才能獲取大量的、有用的信息。華盛頓的秘書與勤奮相反，而是懶散。他連起碼的按時上下班都不能堅持，更談不上有勤奮的工作作風(fēng)了。這樣的秘書被領(lǐng)導(dǎo)人“炒魷魚”是毫不奇怪的。

歷經(jīng)四代的輔政元老古代秘書古代用人，歷來都是一朝天子一朝臣.但三國時的劉放和孫資卻歷經(jīng)四代而不衰，當(dāng)權(quán)者不疑，同事者不妒，終其一生而未離權(quán)臣之位。這在中國歷史上不能不說是一個例外。漢末政治污濁，民不堪命。外有黃巾之起，內(nèi)有董卓之亂。董卓誅后，朝政仍然擅亂，矜功爭權(quán)，互相攻擊，不可一日。曹操挾天子以令諸侯，置秘書令，典尚書奏事。秘書一詞由此而起。公元205年，曹操任劉放為主簿記室，后與孫資俱為中秘書郎.曹操死后，魏文帝曹丕于公元220年即位，改秘書為中書，任劉放為中書監(jiān)，孫資為中書令，并加級晉爵，賜爵劉放關(guān)內(nèi)侯；三年后又晉爵劉放魏壽亭侯，孫資關(guān)內(nèi)侯。文帝死后，明帝明帝曹睿于公元227年即位，尤見寵任。故同加散騎常侍，晉爵劉放西鄉(xiāng)侯，孫資樂陽亭侯。明帝死后齊王曹芳于公元240年即位，以劉放、孫資決定大謀，加官晉爵幾近于一身。直到嘉平二、三年，劉放、孫資相繼逝世，分別謚敬侯、貞侯。

劉放、孫資在輔政工作中有“四不”：一是能力高超而不狂。在漢末群雄并起，勝負(fù)難分之際，劉放縱觀天下，便已看出“廢興不理”明確“去就之分”。劉放善寫文章，朝中詔命，多為劉放所為。明帝青龍元年（公元233年），孫吳遣將招誘公孫淵，明帝欲檄討之，滿朝大臣多以為不可，獨(dú)有孫資胸有成竹，主張檄討，果獲全勝。劉放、孫資文韜武略，可謂全才，每每加功晉爵。但他們深知古之至戒；“大臣太重者國危，左右太親者身蔽”，故從不以此為榮，始終以常人自詡。

二是品行卓越而不顯。劉放孫資既為中書監(jiān)、令，“內(nèi)圖御冠之計，外觀廟勝之劃”，往往都出自劉放、孫資二人。一般踞此參政大業(yè)者，往往多借此作為進(jìn)身之階，竊為“專利”，甚至忘乎所以，飛揚(yáng)跋扈，以示顯赫。而劉、孫二人卻從大局出發(fā)，“功高而居之以讓，勢尊而守之以卑”，提出“動大眾，舉大事，宜與群下共之；既以示明，且于探求為廣諒是每逢朝臣會議，劉放、孫資也很少先談自己的見解，多半都讓其他同僚各抒己見，然后”擇其善者推成之，終不顯已之德?！辈槐憩F(xiàn)自己，不嘩眾取寵。三是處事寬容而不偏。在一個群體之中，上至朝廷，下至黎庶，總有一些問題認(rèn)識不一，或發(fā)生分歧，或意見不合，甚至互相攻訐，導(dǎo)致成見。劉放、孫資從不偏執(zhí)一端，亦不介入此類爭持之中。在他們的調(diào)解之下，很多矛盾都得到化解。四是待人以誠而不虛。劉放、孫資既在朝中日進(jìn)，毀譽(yù)之聲亦日有所聞。有的無端妒害，有的構(gòu)造謗端，怨隙甚重。但他們從不計較，亦終無恨意。終使敵對者漸服，主動求釋宿憾。劉、孫二人認(rèn)為，倘使針鋒相對，陷入無聊的人事糾紛中，即使不兩敗俱傷，也會無端耗費(fèi)精力。這種以誠待人的作法，不僅化解了許多矛盾，也增進(jìn)了人與人之間的友誼?！痉治觥?/p>

劉放、孫資歷經(jīng)四帝，從武帝曹操、文帝曹丕、明帝曹睿到齊王曹芳，這些帝王不獨(dú)文韜武略各異，其性格氣質(zhì)也迥然不同。處在這樣一個多事之秋，而不失做人之道，又能適應(yīng)不同的環(huán)境，保全自己，誠為難能可貴。他們所以能立住腳跟，最根本的就是對上忠貞不渝，對下克己讓人，居高位而不為上，在下位而不為低；居寵思危。得意時不忘形；聰明洞察，處逆境不自餒。在眾說眾紜、是非混淆之中，能保持清醒的頭腦，博辯宏大，忘得失于身后；胸有成府，知成敗之因由。只有如此明智、忘我，才能大徹大悟，歷經(jīng)四朝而終無毀譽(yù)。研究劉芳、孫資成功的秘書之道，對照現(xiàn)實(shí)生活中人與人之間的新關(guān)系，不能不使人感到開闊、自由、超越。倘能像劉放、孫資一樣不快的一些瑣事，就一定能減輕潛伏在內(nèi)心深處的塊壘，在社會歷史這個大舞臺上扮演好秘書的角色.

“總統(tǒng)的化身”外國秘書

美國白宮辦公廳前副主任迪弗，以其聰明才智博得了里根總統(tǒng)的賞識，里根長期以來把他作為知心人。迪弗對里根非常了解，甚至不亞于里根的夫人南希。他可以過目總統(tǒng)批閱的每一人份文件并提出自己的意見，可以在總統(tǒng)面前隨心所欲地對任何一件事發(fā)表自己的觀點(diǎn)，最終，總統(tǒng)往往采納他的意見。他可以左右里根總統(tǒng)作出重大人決定或其他方面的政策。例如在選擇共和黨代表大會基調(diào)發(fā)言人的問題上，他力排眾議，使自己意見占了上風(fēng)。再如貝克被任命為白宮辦公廳主任、前國務(wù)卿黑格的下臺和國家安全顧問的人選，均也出自迪弗的主意。在重要國際問題上，他同樣可以對總統(tǒng)施加影響。迪弗為維護(hù)和改善里根總統(tǒng)的形象立下了汗馬功勞，因此被人形象地稱作“總統(tǒng)的化身”

這位影響力如此之大的美國辦公廳前主任，身份是政府官員，實(shí)際上也是一名“官員秘書”。從事秘書工作的同志從其輔政工作中也能受到一些啟發(fā)。首先，要取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，成為領(lǐng)導(dǎo)的知心人。領(lǐng)導(dǎo)與秘書既是上下級關(guān)系，又是同志關(guān)系。秘書工作者一方面對領(lǐng)導(dǎo)的一言一行要用心領(lǐng)會，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求出色地完成交辦的各項任務(wù)；另一方面，對領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)、工作習(xí)慣以及興趣愛好等也必須了如指掌。要經(jīng)常征求領(lǐng)導(dǎo)對自己工作的意見，取得支持和指導(dǎo)。要同領(lǐng)導(dǎo)交心通氣，讓領(lǐng)導(dǎo)了解自己，使自己與領(lǐng)導(dǎo)親密無間。只有這樣，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，成為領(lǐng)導(dǎo)的知心人，才有可能當(dāng)上一名稱職的秘書。

【分析】

其次，要注重信息的收集并提出切實(shí)可行的方案，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。美國總統(tǒng)里根在一些重大的人事決定方面最終往往采納了迪弗的意見，一個很重要的原因，就是迪弗收集了各方面的信息和情況，權(quán)衡利弊，所以言之成理，持之有故。當(dāng)前，隨著高新技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都在深化改革，信息無所不在，無時不有。領(lǐng)導(dǎo)個人不可能對紛繁復(fù)雜的事物全都有所了解，也不可能詳盡地掌握變化多端的各種信息，因而有時決策缺乏科學(xué)性和準(zhǔn)確性。面對這浩瀚而又瞬息萬變的信息海洋，秘書必須及時地選擇、收集、積累和傳遞，并提出可行性方案供領(lǐng)導(dǎo)參考，使領(lǐng)導(dǎo)決策盡量建立于科學(xué)、準(zhǔn)確基礎(chǔ)之上。秘書收集的信息，提供的方案越多，領(lǐng)導(dǎo)決策失誤就越少，秘書工作的效率就隨之提高了。

第三，要大膽地、創(chuàng)造性地進(jìn)行工作，做一名“智能型”秘書。秘書既然是領(lǐng)導(dǎo)的助手和諍友，就要善于開動腦筋，多想辦法，出謀獻(xiàn)策，敢于向領(lǐng)導(dǎo)提建議和意見，替領(lǐng)導(dǎo)解憂排難，讓領(lǐng)導(dǎo)盡心大事盡心國事，盡量少犯錯誤，這是秘書最難能可貴的。閱讀每一份文件，處理每件公務(wù)，參與每一次討論，秘書都要有自己的主見，能在自己職權(quán)范圍內(nèi)處理的事情，就要全權(quán)負(fù)責(zé)處理好，不必再去請示領(lǐng)導(dǎo)。工作要有新意，要富于開拓精神，富于創(chuàng)造性。但這決不是說，秘書可以任意撇開領(lǐng)導(dǎo)，甚至凌駕于領(lǐng)導(dǎo)之上，自以為是，胡作主張，亂用權(quán)力。相反，領(lǐng)導(dǎo)的工作經(jīng)歷一般較長，經(jīng)驗(yàn)豐富，無論政策理論水平，還是文化修養(yǎng)、工作能力、工作方法，都值得秘書很好地學(xué)習(xí)。我們應(yīng)努力使自己成為一名現(xiàn)代的、具有知識、精力、能力等素質(zhì)的“智囊型”秘書，像迪弗一樣，成為“領(lǐng)導(dǎo)的化身”。諸葛亮《隆中對》的啟示古代秘書important

一代名相諸葛亮以其足智多謀成為中華民族千古傳頌的智慧化身。他一生致力于匡扶漢室大業(yè)，為實(shí)現(xiàn)魏吳蜀三足鼎立付出了全部心血，是蜀漢領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的砥柱人物。諸葛亮為劉備提出和實(shí)施過無數(shù)條建議方略，而其中有名的“隆中對”則是他從戰(zhàn)略角度提出的安邦定國之計，可以說影響了整整一個時代的歷史進(jìn)程。高臥隆中、躬耕隴畝的諸葛亮，為什么能提出如此重大的建設(shè)性決策建議呢？首先，諸葛亮所處的時代環(huán)境和政治地理環(huán)境為他觀察局勢變化，認(rèn)識時局潮流提供了條件。資料表明，在諸葛亮出山之前，曹魏、孫吳政權(quán)已相對強(qiáng)大，中華大地已較為明顯地呈現(xiàn)出“北曹南孫”的政治軍事格局，只是劉備尚處于兵弱勢孤之中，這一大局諸葛亮是比較清楚的，這是政治環(huán)境。同時，諸葛亮當(dāng)時所居的隆中接近兵家必爭的荊襄之地，離長江和漢水不遠(yuǎn)，客觀上為諸葛亮熟悉軍事謀略及其戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)提供了地理上的條件，

為他日后得心應(yīng)手地運(yùn)用“草船借箭”、“巧借東風(fēng)”等計做好了天文地理方面的鋪墊。隆中除了是政治、經(jīng)濟(jì)、軍事交合點(diǎn)外，還是文化、思想交流之地，云集著諸多賢人志士，如孔明交往的崔洲平、石廣元、孟公威、徐庶、司徽等人，都是很有思想見地的人物，他們經(jīng)?！皳糇蓝琛弊h論天下大事，交流各自的思想，這些對孔明密切觀察局勢變化，等待“匡扶擠世”起到了不可忽視的作用。其次，“隆中對”的產(chǎn)生與諸葛亮躬耕十年，苦心積累，磨礪自己關(guān)系極大。當(dāng)時隱居的諸葛亮，不同于陶淵明，阮藉等隱士，他不是逃避現(xiàn)實(shí)，而是在時刻靜觀時勢變化的同時，刻苦攻讀兵書、歷史，細(xì)心鉆研經(jīng)國之道，不斷充實(shí)和豐富自己，“以待天時”，是一個“面壁十年圖破壁”的有心人，他當(dāng)時的“高臥”正是為以后“出山”厚積“內(nèi)功”。

其三，“隆中對”的問世與諸葛亮收集大量而確鑿的社會信息，并實(shí)事求事地分析研究有著重大的關(guān)系?！堵≈袑Α芳s500字，其中前300字是對當(dāng)時天下形勢的概括和分析。諸葛亮廣泛收集了包括北方的曹操、江東的孫權(quán)、荊州的劉表、益州的劉璋、漢中的張魯?shù)雀鱾€勢力的情況，認(rèn)真分析了寄身新野、壯志不減的劉備所面臨的各個對手及其劉備自身的發(fā)展可能性，運(yùn)用他平時研究歷史、兵法及文化地理等各方面的廣博知識，向劉備提出了“避開強(qiáng)大的曹操和孫權(quán)，向力量薄弱的中西部發(fā)展，然后積蓄力量，乘虛進(jìn)兵中原”的戰(zhàn)略，以后的實(shí)踐證明，諸葛亮的興國戰(zhàn)略是完全正確的，這種天才的預(yù)見性根植于諸葛亮的十年研究、厚積薄發(fā)之中。歷史是一面鏡子。一些?？嘤谔岵怀龈哔|(zhì)量建議的秘書不妨從“隆中對”中吸取有益的啟示。啟示之一：秘書所處的環(huán)境和位置為廣泛了解政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的的情況提供了有利的條件：秘書跟隨各級領(lǐng)導(dǎo)，隨時隨地可以領(lǐng)略和學(xué)習(xí)到領(lǐng)導(dǎo)的工作藝術(shù)、決策規(guī)律及處理各種事務(wù)的方法；秘書廣泛接觸各個職能部門及社會各界賢能，可以請教和學(xué)習(xí)各方面知識，這些便利的條件是秘書人員積累知識、增長才干得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。身在“寶山”，眼到手到，勤于學(xué)習(xí)，一定以能夠達(dá)到“廣獵”知識的目的。【分析】啟示之二：秘書要辦文辦事，就必須樂于搜集和積累包括歷史、現(xiàn)實(shí)等方面的知識和情況，這是工作上的需要，要求秘書人員必須”積累“；秘書要接受領(lǐng)導(dǎo)的咨詢，隨時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)和建議等，就必須搞好調(diào)查研究，了解真實(shí)情況，分析問題的來龍去脈，做到吃透情況，心中有數(shù)，這是服務(wù)上的特點(diǎn)，要求必須“積累”。搞好知識上的積累和情況上的積累，就能達(dá)到“厚積”的目的。啟示之三：把握全局，客觀分析，學(xué)會尋找事物發(fā)展的規(guī)律，善于提出符合事態(tài)發(fā)展方向，有利于解決問題的具體途徑，注意從事物發(fā)展的方向處著眼，從決策操作的細(xì)致處入手，并充分運(yùn)用“廣獵”和“厚積”的知識與情況，就一定能夠提出高質(zhì)量、高水平的決策建議。總之，只要有效利用自身的周圍條件，把建議和意見箴言就一定能夠變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)實(shí)踐的決策。陳毅市長換秘書

據(jù)《人民政協(xié)報》載，解放初期，陳毅擔(dān)任上海市市長，他身邊有兩個秘書。每當(dāng)陳毅在批文件、作決策時，很想知道秘書的意見和看法。但這兩個秘書總是說：“你的決定太英明了?！薄澳愕呐咎_了?！睂@種現(xiàn)象，陳毅起初只是皺眉頭，可事后檢查工作時，他發(fā)現(xiàn)這段時間里做了不少錯事，心里很不好受。他說，秘書恭維我雖然不是壞心，更不是有意害自己，但一個人聽不到不同意見，總是聽一些悅耳的恭維話，就難免要犯錯誤。于是，陳毅決定換秘書。他要求新調(diào)來的秘書，在敢干向他反映真實(shí)情況，的提出不同意見，不要只是唱贊歌。秘書們按照陳毅市長的要求努力去做，果然，后一段時間的工作比以前好多了?！痉治觥筷愐闶虚L換秘書的故事，對秘書人員至少有以下幾點(diǎn)啟示：啟示一：領(lǐng)導(dǎo)需要聽取不同的意見。中國有句古話：“智者千慮，必有一失；愚者千慮，必有一得?！比魏稳嗽诳紤]問題時，不可能總是正確的領(lǐng)導(dǎo)者也不例外。大凡事業(yè)有成的領(lǐng)導(dǎo)者，無一不是廣泛聽取意見，并擇其善者而從之。否則，就會像陳毅所說的：“一個人聽不到不同意見，總是聽一些悅耳的恭維話，就難免要犯錯誤?！泵貢藛T一定要懂得領(lǐng)導(dǎo)者的這種心理，積極提出各種意見和建議，充分發(fā)揮參謀作用。啟示二：秘書人員要敢于向領(lǐng)導(dǎo)者提出不同意見。有些秘書人員擔(dān)心提意見會得罪領(lǐng)導(dǎo)，不敢向領(lǐng)導(dǎo)者提不同意見，對領(lǐng)導(dǎo)者唯唯諾諾；即使有不同意見，也只是悶在心里，這種做法是不可取的。秘書人員如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者對某個文件批示不妥、某項決策不周或決策在執(zhí)行中有誤，應(yīng)當(dāng)及時提出來，同時拿出解決的辦法和建議。絕對不能惟領(lǐng)導(dǎo)意見是從，或?yàn)槿〉妙I(lǐng)導(dǎo)者一時歡心而故意恭維領(lǐng)導(dǎo)，這于工作、于領(lǐng)導(dǎo)、于自己，都沒有好處。啟示三：秘書向領(lǐng)導(dǎo)提建議時，應(yīng)當(dāng)講究方式方法。盡管領(lǐng)導(dǎo)者內(nèi)心希望秘書人員幫助自己多出主意、多提建議；但是，領(lǐng)導(dǎo)者同時又希望不要因此而損害自己的領(lǐng)導(dǎo)威信。如果兩者之間發(fā)生了矛盾領(lǐng)導(dǎo)者往往會選擇維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，而不采納正確意見。懂得了領(lǐng)導(dǎo)者的這種心理，秘書人員在向領(lǐng)導(dǎo)者提出參謀建議時，一定要講究方式方法，從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)者的威信出發(fā)，選擇恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)和場合，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式和語言，使領(lǐng)導(dǎo)者在愉快的心境中接納自己的意見，達(dá)到動機(jī)與效果的高度統(tǒng)一。在現(xiàn)實(shí)生活中，秘書人員大致有四種：第一種是堅持原則，光明磊落。對領(lǐng)導(dǎo)正確的決策認(rèn)真執(zhí)行，不折不扣，對領(lǐng)導(dǎo)者的錯誤主張也敢于提出不同意見，同時很注意提意見的策略。這些秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)者真正的好助手和好參謀。第二種是惟命是從，隨波逐流。他們工作勤勤懇懇，但過于謹(jǐn)小慎微，對領(lǐng)導(dǎo)者的決策或意見不辨是非曲直，不管正確與否，一味地執(zhí)行與盲從，有時明知領(lǐng)導(dǎo)有錯，也不進(jìn)行爭辯。這些同志盡管沒有壞心，但與助手、參謀的要求相去甚遠(yuǎn)。第三種是阿諛奉承，嘩眾取寵。有些秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)的意見看眼色行事，領(lǐng)導(dǎo)說好，他們就大唱頌歌；領(lǐng)導(dǎo)說孬，他們馬上就來個一百八十度大轉(zhuǎn)彎。這類秘書人員的用心顯而易見，就是希望博得領(lǐng)導(dǎo)者的歡心，達(dá)到向上爬的目的。第四種是助紂為虐，同流合污。有極少數(shù)品質(zhì)惡劣的秘書人員，不是為領(lǐng)導(dǎo)人出好主意、提好建議，而是出歪點(diǎn)子、壞主意，幫倒倒忙。他們?yōu)榱酥\求一已之私利，不惜將領(lǐng)導(dǎo)者拉下水，或與某些領(lǐng)導(dǎo)者同流合污。這類秘書人員“成事不足，敗事有余”，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的危險分子。這四種人中，只有第一種是可取的；秘書人員應(yīng)當(dāng)為此而努力。

收集檔案不及時

損失土地五十畝某區(qū)直屬機(jī)關(guān)在職干部80年代初期，將一塊面積近五十畝的土地借給西安市某肉聯(lián)廠。隨著事業(yè)的發(fā)展和員工的增加。90年代初，該機(jī)關(guān)想收回該廠所借去土地，但找遍了全機(jī)關(guān)的檔案材料，就是找不到有關(guān)當(dāng)時辦理集借地的手續(xù)的文件材料。據(jù)機(jī)關(guān)干部的幾位老同志回憶，當(dāng)時將土地付借給肉聯(lián)廠時，有關(guān)材料保管在老局長手中。時隔不久，老局長就調(diào)離了機(jī)關(guān)。由于當(dāng)時機(jī)關(guān)檔案室的工作人員沒有及時收集這些文件材料，造成了檔案的缺失。由于某機(jī)關(guān)拿不出證據(jù)，肉聯(lián)廠又不肯承認(rèn)，因而也就收不回那塊借出去的土地。該機(jī)關(guān)曾想借助法律，通過打官司的辦法討回，但苦于沒有檔案作為憑據(jù)，只好作罷，按土地市場價格估算，白白損失了幾百萬。該機(jī)關(guān)借出去的土地，最后落得了一個收不回來的結(jié)局，這是為什么？就是拿不出檔案材料作為憑證，空口無憑，對方自然不會拱手退還。從這件事中，暴露出該機(jī)關(guān)的檔案材料是不齊全、不完整的，檔案管理是一個薄弱的環(huán)節(jié)。機(jī)關(guān)檔案室是一個集中管理本單位檔案的機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)檔案室的收集工作十分重要。收集工作主要是指機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)單位內(nèi)文件材料的歸檔。1983年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中指出：“機(jī)關(guān)應(yīng)該建立健全文件材料的歸檔制度。機(jī)關(guān)活動中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理和立卷，并定期向檔案室歸檔?！薄痉治觥?/p>

1987年9月5日，第六屆全國人大常委會第二十二次會議通過的《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。”實(shí)踐證明檔案的收集工作十分重要，可以避免造成檔案垢缺失，否則檔案一旦缺失，所造成的損失是巨大的、難以彌補(bǔ)的。上面這一實(shí)例的教訓(xùn)是很說明問題的。一張紙條

某年七月，洪峰多次襲擊C市，該市從領(lǐng)導(dǎo)到群眾都處于高度緊張，高度戒備的狀態(tài)。某日，防汛總指揮部的電話鈴響了：長生橋附近的“巴耳垸”決口！接到報警，指揮部立即調(diào)兵遣將，奔赴現(xiàn)場。來到現(xiàn)場，之間大堤內(nèi)的“子堤”被河水撕開一丈多寬的口子，決口處洪水垂直落差近三米。見到何種情形，指揮長焦急萬分，趕緊指揮搶險隊伍用草袋灌土堵口。但是裝滿土的草袋一丟進(jìn)決口，就被湍急的洪水沖走了；后來指揮長采納一位老同志的建議，將裝滿大米的麻袋投入決口，想通過大米膨脹來堵住決口，也未奏效。眼看著一包包雪白的大米扔進(jìn)水里，秘書小胡悄悄地塞給指揮長一張紙條，上面寫著“該‘巴耳垸’面積十五畝，去年早稻總產(chǎn)量八千四百多公斤；該段大堤通過整治已達(dá)五十年一遇防洪工程標(biāo)準(zhǔn)”?？赐赀@個紙條，指揮長立即下令“停止堵口”。聽到命令，大家愕然。指揮長才慢慢道出原委。原來，投入水中用來堵口的大米已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過該垸去年早稻總產(chǎn)量，而且“巴耳垸”的決口并不會影響大堤的安危。事后，在抗洪搶險表彰大會上，胡秘書因參謀有方，得到了重獎。【分析】當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的決策出現(xiàn)偏差以后，如何處置？除了胡秘書的方法，還可設(shè)想出若干其他方式：（1）直截了當(dāng)?shù)叵蝾I(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言，要求領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)停止堵口的命令；（2）按照管理層次的原則，由秘書向辦公室負(fù)責(zé)人反映；（3）作壁上觀，認(rèn)為秘書只管服務(wù)，決策是領(lǐng)導(dǎo)者的事，“船翻了我是拉纖的，起火了我是住店的”。

三種方式，哪種是恰當(dāng)?shù)?？一字之差誤人前途

戰(zhàn)士蔡某，原在廣州軍區(qū)某部分隊服役，于xx年12月退伍?；剜l(xiāng)后，蔡某持退伍證件，去四川省南充市復(fù)退軍人安置辦公室報道，誰知安置辦公室領(lǐng)導(dǎo)查閱檔案后說：“你的檔案沒到，按有關(guān)規(guī)定，退伍軍人必須有檔案才能入戶口，否則不予接收。如果超過3個月，即使找回檔案，也不予接收?！辈棠钞?dāng)即給連隊去信查詢檔案下落，可無人回信。XX年12月至第二年4月，他又多次給部隊去信，仍無回音。當(dāng)?shù)孛裾纸o部隊發(fā)公函查問，也如石沉大海。在這種情況下，蔡某被迫返回原部隊，部隊卻因檔案已經(jīng)寄出而不管他。后幾經(jīng)周折，蔡某終于在西充縣人武部找到了檔案。原來部隊在寄檔案的時候，誤將接收單位地址——四川“南充”寫成了四川“西充”。當(dāng)他取回檔案報到時，地方民政局卻在蔡某的介紹信上寫了“退回部隊，請部隊列為下批退伍”。其理由是：已經(jīng)超過了規(guī)定的3個月的限期。這樣，蔡某回鄉(xiāng)近兩年，生活、就業(yè)等問題無法解決。【分析】戰(zhàn)士退伍安置必須依據(jù)人事檔案進(jìn)行。人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以備考查的文件材料。無論人員的調(diào)動、任免，還是入黨入團(tuán)、晉升、調(diào)動，都要查閱人事檔案。隨著當(dāng)事人的工作變換，檔案也要變換管理部門。本案例中，南充市復(fù)退軍人安置辦公室按規(guī)定辦事，沒有接收蔡某是正確的。錯誤在于廣州軍區(qū)某部分隊管理人事檔案工作人員。由于他們粗心大意，將南充寫成西充，一字之差，使人事檔案的傳遞發(fā)生錯誤，才導(dǎo)致蔡某退伍兩年仍得不到安置。

人事檔案的傳遞工作是一項基礎(chǔ)性的工作。傳遞工作要求做到以下三點(diǎn)：1.

及時。為避免檔案工作人員管理脫節(jié)，檔案應(yīng)隨著人員調(diào)動或職務(wù)的變動而迅速地傳遞，避免“有人無檔”的現(xiàn)象發(fā)生。中央組織部下發(fā)的《轉(zhuǎn)遞干部檔案材料的通知》中明確指出：“干部檔案材料應(yīng)于干部調(diào)走后三天內(nèi)轉(zhuǎn)走，不得積壓?！币龅竭@一點(diǎn)，人事檔案部門發(fā)出調(diào)動和任免的通知時，應(yīng)抄送給協(xié)管機(jī)關(guān)和人事檔案管理部門，以便續(xù)填職務(wù)變動和轉(zhuǎn)遞檔案等。檔案管理部門和協(xié)管單位接到通知后，應(yīng)及時將有關(guān)人員的檔案轉(zhuǎn)給新的主管部門，若新的主管部門在某人報到后，未收到檔案，應(yīng)向其原主管，協(xié)管單位催要。本例中，當(dāng)?shù)孛裾纸o部隊發(fā)公函查問也是正確的。2.

正確。轉(zhuǎn)遞人事檔案必須在已確知有關(guān)人員新的主管、協(xié)管單位的情況下，按照縣及相當(dāng)于縣以上的各級黨委組織、人事部門可以直接相互轉(zhuǎn)遞人事檔案的規(guī)定，盡量直接將人事檔案轉(zhuǎn)遞至某人的新的主管單位。不要轉(zhuǎn)遞給某人的主管或協(xié)管單位的上級機(jī)關(guān)與下級機(jī)關(guān)，更不能盲目轉(zhuǎn)遞。3.安全。轉(zhuǎn)遞工作中應(yīng)確保人事檔案材料的安全，杜絕失密、泄密和丟失現(xiàn)象。轉(zhuǎn)遞人事檔案，不得以平信、掛號、包裹等公開郵件，必須經(jīng)過嚴(yán)格密封，以機(jī)密件通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或由轉(zhuǎn)出單位選政治可靠的人員專門遞送。轉(zhuǎn)走的檔案應(yīng)在轉(zhuǎn)出材料登記簿上登記，注明轉(zhuǎn)出時間、材料名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)出原因、機(jī)要交通發(fā)文號等；并在檔案底冊上注銷；填寫傳遞人事檔案通知單。人事檔案不準(zhǔn)本人自帶。凡是轉(zhuǎn)出的檔案均應(yīng)密封并加蓋密封章，嚴(yán)格手續(xù)，健全制度，保證絕對安全。秘書須有“過濾術(shù)”

一天，黨委書記把工會秘書小張叫到辦公室，問道：“你們工會是怎么回事？聽辦公室的同志說，就差你們的學(xué)習(xí)計劃沒有報上來了！剛才打電話找你們主席也找不到。上次常委擴(kuò)大會工會主席也沒有出席，你們工會這種拖拖拉拉的作風(fēng)要改一改了！”小張心里明白，工會主席最近因?yàn)閮鹤映霾睿O子患病住院，沒有參加上次會議，也耽誤了報學(xué)習(xí)計劃。在書記面前沒有機(jī)會解釋，只好回去向工會主席匯報：“黨委書記批評我們作風(fēng)拖拉，說您上次沒有參加會議，計劃也沒有交?！薄拔倚O子住院一個多星期了，哪有時間討論計劃？上次會議我不是向黨辦老李請了假嗎？這個書記也太官僚了!”案例提出了這樣一個問題：秘書應(yīng)該怎樣“上傳下達(dá)”？人們戲稱秘書的工作是“學(xué)學(xué)舌，跑跑腿”，秘書的這種“學(xué)舌”，就是向下傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，向上匯報下級情況。不論是“上傳”還是“下達(dá)”，都要忠實(shí)、準(zhǔn)確、客觀、全面。但是不是原封不動地傳達(dá)就叫忠實(shí)呢？答案是否定的。秘書小張就因?yàn)椴患舆^濾地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的批評，結(jié)果使工會主席對黨委書記的批評產(chǎn)生抵觸情緒，一定程度上影響了領(lǐng)導(dǎo)意圖的貫徹執(zhí)行。碰到領(lǐng)導(dǎo)批評下屬，秘書傳達(dá)時就要加以“過濾”。黨委書記是在不了解實(shí)情的情況下批評工會主席沒出席會議和沒按時報計劃的，這種批評明顯是失當(dāng)了。書記如果了解情況，也許就不會發(fā)火?！痉治觥窟@時，秘書應(yīng)該換一種方式傳達(dá)。比如，可以向工會主席說：“書記問您上次怎么沒出席會議，可能他不知道您已經(jīng)向黨辦請了假，要不要找機(jī)會向他說明一下？”“書記催交工作計劃，聽說就差我們了，看看什么時候我們把計劃定下來？”這樣，既傳達(dá)了書記的意見，又不至于加深誤解、激化矛盾，可以說，秘書在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見時，有時是需要適當(dāng)加以“過濾”的。

毫無疑問，秘書要忠實(shí)傳達(dá)指示，準(zhǔn)確地匯報情況，不能隨意加進(jìn)自己的意見，任意地闡發(fā)、解釋甚至曲解領(lǐng)導(dǎo)的意見。但是有的時候是需要“捏頭去尾”或變換方式的“過濾”，原封不動的“上傳下達(dá)”，反而會造成不良效果。比如以下情形是需要特別注意的：1．傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對下屬的批評。很多時候領(lǐng)導(dǎo)批評下屬是恰如其分、實(shí)事求是的，但是有時也會由于種種原因而造成批評失當(dāng)。這是，秘書就應(yīng)該做點(diǎn)調(diào)查，了解情況，然后淡化領(lǐng)導(dǎo)批評時的情緒化色彩。如果將領(lǐng)導(dǎo)帶濃重感情色彩的批評甚至有明顯失當(dāng)?shù)呐u照樣傳達(dá)，勢必會給貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖帶來困難。2．轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對另一領(lǐng)導(dǎo)的評論。領(lǐng)導(dǎo)有時會在秘書面前議論另一領(lǐng)導(dǎo)，遇到這種情況，秘書不要隨聲附和，更不要“堅決的站在領(lǐng)導(dǎo)一邊”。對這類評論，在被評論者面前，最好三緘其口，避而不談，如果確需將領(lǐng)導(dǎo)的意見轉(zhuǎn)達(dá)給另一領(lǐng)導(dǎo)時，必須進(jìn)行適當(dāng)?shù)摹斑^濾”，有選擇地轉(zhuǎn)達(dá)，不必也不能過細(xì)陳述具體意見，更不能添油加醋、大加渲染。3．向領(lǐng)導(dǎo)匯報下屬的意見。下屬的意見，特別是對領(lǐng)導(dǎo)的批評性和對工作的建議性意見，只要是善意的，都要及時地向領(lǐng)導(dǎo)反映，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，適時調(diào)整工作對策，改變工作作風(fēng)。但有時群眾可能由于不了解領(lǐng)導(dǎo)或由于見解不同而對領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生誤解，這是同樣需要“過濾”。如果沒有選擇地匯報，或?qū)τ谀承┬男鬲M隘的領(lǐng)導(dǎo)，這種匯報會無異于“打小報告”，其結(jié)果可能會造成領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間的矛盾。需要秘書加以“過濾”的情形是很多的，秘書在這其中應(yīng)小心翼翼，絕不能只是“學(xué)學(xué)舌”的傳聲筒。

保密工作案例案例一：與好朋友的談話