內(nèi)部控制視角下職業(yè)院校招投標(biāo)流程優(yōu)化管理解析

4/4內(nèi)部控制視角下職業(yè)院校招投標(biāo)流程優(yōu)化管理解析陳霞摘要：從內(nèi)部控制的角度，采取明確人員業(yè)務(wù)分工、標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)信息公開、聚集假設(shè)干重點(diǎn)環(huán)節(jié)、完善績(jī)效考核制度等流程優(yōu)化措施，加強(qiáng)制衡與監(jiān)督，以改良當(dāng)前職業(yè)院校招投標(biāo)工作中的薄弱環(huán)節(jié)。教育期刊網(wǎng)://jyqkw關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；招標(biāo)；流程；優(yōu)化；內(nèi)部控制作者簡(jiǎn)介：陳霞，女，常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處高級(jí)會(huì)計(jì)師，主要研究方向財(cái)務(wù)管理。中圖分類號(hào)：G718文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1674-7747〔2023〕05-0033-022023年度，江蘇省公共財(cái)政教育支出〔包括教育事業(yè)費(fèi)、基建經(jīng)費(fèi)和教育費(fèi)附加〕1368.86億元，比上年增長(zhǎng)8.35%。隨著教育經(jīng)費(fèi)投入的逐年增加，職業(yè)院校在基建工程、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、教學(xué)、科研設(shè)備采購(gòu)及大宗效勞工程等方面投入的占比越來越大。招標(biāo)投標(biāo)的采購(gòu)方式標(biāo)準(zhǔn)了職業(yè)院校的采購(gòu)活動(dòng)，極大地提高了采購(gòu)資金的使用效率和工程采購(gòu)的質(zhì)量。近年來，在職業(yè)院校招投標(biāo)管理過程中也確實(shí)存在一些需要完善的地方。如果不加以完善，容易損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益或者他人合法權(quán)益，給教育事業(yè)造成不必要的損失。因此，從內(nèi)部控制角度，進(jìn)一步完善職業(yè)院校招投標(biāo)流程、加強(qiáng)事前和事中的制衡與監(jiān)督顯得尤其重要。一、當(dāng)前職業(yè)院校招標(biāo)投標(biāo)流程的薄弱環(huán)節(jié)根據(jù)我國(guó)《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，一個(gè)招標(biāo)工程一般有如下環(huán)節(jié)：提交立項(xiàng)申請(qǐng)、制作招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、資格審定、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、公示結(jié)果、合同簽定、工程〔設(shè)備〕驗(yàn)收等。招標(biāo)各環(huán)節(jié)都有其相應(yīng)的管理規(guī)定，但在實(shí)際操作中常會(huì)有各種各樣的疏漏，往往產(chǎn)生中標(biāo)人并不是最理想的投標(biāo)單位、合同簽訂有遺漏細(xì)節(jié)、實(shí)施過程質(zhì)量得不到保證等問題。因此，剖析這些薄弱環(huán)節(jié)非常重要?！惨弧痴袠?biāo)詢價(jià)渠道不標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備〔工程〕使用部門在提出招投標(biāo)立項(xiàng)申請(qǐng)和經(jīng)費(fèi)來源預(yù)算方案時(shí)，對(duì)擬購(gòu)設(shè)備的性能、品牌、及是否適應(yīng)教學(xué)使用等知道的并不具體，只是簡(jiǎn)單訴求工程完成后要到達(dá)某些功能。他們的市場(chǎng)調(diào)研方式往往是先向兄弟學(xué)校了解相同設(shè)備的采購(gòu)價(jià)格及使用情況，而后向假設(shè)干供給商咨詢相應(yīng)工程價(jià)格。在此過程中，供給商也會(huì)通過其他途徑來打探該工程的預(yù)算情況，所以常常出現(xiàn)幾個(gè)企業(yè)的投標(biāo)價(jià)與工程的預(yù)算非常接近的情形。造成這種現(xiàn)象的主要原因與招投標(biāo)的管理模式無關(guān)，不管是集中模式〔在學(xué)?；蛐Ｍ庠O(shè)立專門的招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)，有獨(dú)立的工作人員和運(yùn)營(yíng)經(jīng)費(fèi)〕，還是兼管模式〔由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭成立招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，由兼職人員負(fù)責(zé)招投標(biāo)工作〕，只要是具體負(fù)責(zé)人員的專業(yè)化水平不夠，人員分工不明確，工作方式簡(jiǎn)單，工作責(zé)任心不強(qiáng)，很容易造成詢價(jià)不標(biāo)準(zhǔn)的情況?！捕痴袠?biāo)文件制作不嚴(yán)謹(jǐn)根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定，“在招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請(qǐng)書中，要求潛在投標(biāo)人提供有關(guān)資質(zhì)證明文件和業(yè)績(jī)情況，并對(duì)潛在投標(biāo)人進(jìn)行資格審查；國(guó)家對(duì)投標(biāo)人的資格條件有規(guī)定的，依照其規(guī)定。〞但是，在實(shí)際操作環(huán)節(jié)，特別是制作招標(biāo)文書時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)文件制作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，如在招標(biāo)書中寫明要求投標(biāo)單位提供某產(chǎn)品銷售授權(quán)證明書，實(shí)際上在本區(qū)域內(nèi)銷售授權(quán)證明書往往只有一家，那么就會(huì)導(dǎo)致開標(biāo)時(shí)發(fā)現(xiàn)其實(shí)只有一家單位符合條件，不符公開招標(biāo)條件，只能流標(biāo)。不但造成人力物力的浪費(fèi)，而且也影響工程的建設(shè)周期。這與招標(biāo)管理部門專業(yè)性強(qiáng)度不夠，或者工作責(zé)任心不夠有密切的關(guān)系。〔三〕評(píng)標(biāo)時(shí)間安排不合理根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定，“招標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時(shí)間前收到的所有投標(biāo)文件，開標(biāo)時(shí)都應(yīng)當(dāng)當(dāng)眾予以拆封、宣讀〞?！耙婪ū仨氝M(jìn)行招標(biāo)的工程，其評(píng)標(biāo)委員會(huì)的專家成員應(yīng)當(dāng)從評(píng)標(biāo)專家?guī)靸?nèi)相關(guān)專業(yè)的專家名單中以隨機(jī)抽取方式確定〞。但是對(duì)具體多長(zhǎng)時(shí)間通知評(píng)標(biāo)專家，并告之評(píng)標(biāo)事項(xiàng)沒有法律規(guī)定。職業(yè)院校評(píng)標(biāo)專家的產(chǎn)生一般是在學(xué)校各專業(yè)領(lǐng)域具有一定職稱以上的、有著豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員中遴選。而具體參與哪個(gè)工程的評(píng)標(biāo)人員只在開標(biāo)前才能接到邀請(qǐng)，并且評(píng)標(biāo)人員對(duì)所要參與評(píng)標(biāo)的工程往往一無所知，只有開標(biāo)時(shí)才能見到招標(biāo)文件，評(píng)標(biāo)專家才算接上了參與評(píng)審工程的“地氣〞。當(dāng)然，這從保密、或者從防止串標(biāo)等需求角度而言是有利的。但是，由于信息不公開、不透明、不對(duì)稱，沒有提前做好準(zhǔn)備，一方面，評(píng)標(biāo)專家對(duì)工程的訴求理解不到位；另一方面，對(duì)擬采購(gòu)設(shè)備的性能也不清楚，這樣導(dǎo)致評(píng)標(biāo)就只能停留在評(píng)分表所限定的幾個(gè)指標(biāo)上，容易“紙上談兵〞，評(píng)標(biāo)專家的專業(yè)化優(yōu)勢(shì)沒有被很好地利用，對(duì)工程評(píng)審的深度不夠?！菜摹彻こ瘫O(jiān)督落實(shí)不到位簽訂合同直至工程完工驗(yàn)收是國(guó)家教育經(jīng)費(fèi)有效使用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在實(shí)踐過程中，往往重視招投標(biāo)的過程，而容易無視合同簽訂和對(duì)工程實(shí)施的過程性監(jiān)督，或者容易產(chǎn)生監(jiān)督不到位、操作不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。例如，投標(biāo)方的附加義務(wù)沒有在合同中注明，或者沒有得到實(shí)施。在實(shí)踐操作時(shí)，有時(shí)簽訂合同的人員往往沒有參加評(píng)標(biāo)過程，對(duì)評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)討論的一些細(xì)小的環(huán)節(jié)并不清楚；有時(shí)在格式合同的簽訂時(shí)會(huì)忘記加上補(bǔ)充條款；有的中標(biāo)單位在投標(biāo)文件中提出每年可提供一些學(xué)生實(shí)習(xí)崗位、新生報(bào)到時(shí)可提供礦泉水、贊助一定數(shù)量的貧困生等。這些優(yōu)惠因?yàn)槿藛T變更而被遺漏，這也是工作人員不固定、分工不明確導(dǎo)致的。二、職業(yè)院校招標(biāo)投標(biāo)流程的優(yōu)化建議加強(qiáng)內(nèi)部控制，主要目的是防范和控制風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防腐敗和瀆職現(xiàn)象。根據(jù)內(nèi)部控制理論，在涉及單位相關(guān)利益主體和企業(yè)內(nèi)部各分工主體的利益被侵蝕時(shí)，應(yīng)以制衡的方式形成內(nèi)部控制，而涉及單位不同層次主體確定的責(zé)任目標(biāo)不被實(shí)現(xiàn)時(shí)，應(yīng)以監(jiān)督的方式形成內(nèi)部控制。［1］職業(yè)院校要加強(qiáng)招投標(biāo)流程的設(shè)計(jì)，特別是業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)，充分發(fā)揮事前和事中的制衡與監(jiān)督作用?！惨弧趁鞔_人員業(yè)務(wù)分工根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)〔試行〕》的規(guī)定，為發(fā)揮內(nèi)部控制的制衡作用，一方面，學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)崗位職責(zé)權(quán)限，對(duì)不相容崗位進(jìn)行職責(zé)別離；另一方面，要進(jìn)行流程再造，細(xì)化崗位職責(zé)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)招投標(biāo)人才隊(duì)伍建設(shè)，要加強(qiáng)對(duì)專兼職管理人員的培養(yǎng)，要加強(qiáng)對(duì)評(píng)標(biāo)專家隊(duì)伍的培養(yǎng)。既要加強(qiáng)法律法規(guī)培訓(xùn)，明確紀(jì)律要求，也要加強(qiáng)工程建設(shè)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，切實(shí)提升參與人員的業(yè)務(wù)水平，也要定期輪崗，防止腐敗的發(fā)生?！捕硺?biāo)準(zhǔn)招標(biāo)信息公開采取信息化、大數(shù)據(jù)的方式管理招投標(biāo)是必然趨勢(shì)。根據(jù)江蘇省教育廳《關(guān)于做好我省高校財(cái)務(wù)信息公開工作的通知》〔蘇教財(cái)〔2023〕15號(hào)〕文件要求，高校要明確財(cái)務(wù)信息公開內(nèi)容，包括儀器設(shè)備、圖書、藥品等物資設(shè)備采購(gòu)和重大基建工程的招投標(biāo)。同時(shí)，要明確公開時(shí)間和方式，高校須在預(yù)決算批復(fù)后10個(gè)工作日內(nèi)，以學(xué)校網(wǎng)站為主要載體，主動(dòng)充分向社會(huì)公