辦公室管理通識(shí)

辦公室管理經(jīng)英10-1黎燕翔辦公室工作的范圍辦公室管理特點(diǎn)：辦文辦文流程規(guī)范辦公室的日常事務(wù)管理辦公室企業(yè)文化第一講公文寫作的特點(diǎn)公文語(yǔ)言要求撰寫公文第二講如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)？請(qǐng)示的格式意向書通知和邀請(qǐng)函第三講第一講：辦公室工作的范圍對(duì)內(nèi)：一、企業(yè)管理1．各類公司證件年檢管理2．各類人員崗位證書年檢復(fù)檢3．貸款卡保存及年檢4．公司宣傳資質(zhì)資料制作及發(fā)放，各類先進(jìn)評(píng)選5．企業(yè)資料庫(kù)數(shù)據(jù)建立及完善（含公司業(yè)績(jī)、人員業(yè)績(jī)的編制）6．投標(biāo)工作組織及標(biāo)書制作7．公司辦公設(shè)備管理及維修8．公司網(wǎng)站維護(hù)及更新9．各級(jí)公章管理對(duì)內(nèi)：二、辦公文檔管理及打印1．公司各類文件管理2．合同管理3．消防工程驗(yàn)收意見書存檔4．竣工資料、圖紙管理5．文件打印復(fù)印管理6．曬圖出圖管理7．印制名片8．刻制印章9．電腦和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)對(duì)內(nèi)：三、人事社保1．招聘考核管理，人員檔案管理2．辦理社保關(guān)系增加減少四、統(tǒng)計(jì)1．固定資產(chǎn)投資季報(bào)、年報(bào)（需臺(tái)賬）—重慶市調(diào)查大隊(duì)2．建筑業(yè)企業(yè)季報(bào)及年報(bào)—江北區(qū)建委3．建筑業(yè)快速調(diào)查月報(bào)—國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部對(duì)內(nèi)：五、公司行政1．辦公用品采購(gòu)并出庫(kù)2．辦公環(huán)境保持3．其他行政雜事六、向各部門傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)意圖，上傳下達(dá)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行溝通七、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience對(duì)外：

接受工商、建委系統(tǒng)、安監(jiān)系統(tǒng)、技術(shù)監(jiān)督局、建筑業(yè)協(xié)會(huì)、勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)、社保局管理，并完成其規(guī)定的工作。辦公室日常事務(wù)管理改進(jìn)辦公室的日常事務(wù)工作處理突發(fā)事件完成督促檢查工作制定工作計(jì)劃確定承辦期限對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估概述一改進(jìn)辦公室的日常事務(wù)工作（一）基本思路：重新安排、修改、替換、合并、精簡(jiǎn)（二）工作程序：定義、評(píng)價(jià)、分析、改進(jìn)、實(shí)施（三）基本步驟：1.我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）？2.應(yīng)在何處（改進(jìn)的目標(biāo)）？3.如何到達(dá)該處（改進(jìn)的方法）？二處理突發(fā)事件（一）突發(fā)事件的類型：1.火災(zāi)；2.傷??；3.疾??；4.炸彈威脅或恐慌。（二）處理突發(fā)事件的原則：1.快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展；2.以為為本，保護(hù)公眾利益；3.公開透明，真誠(chéng)面對(duì)公眾；4.重塑形象，置之死地而后生；（三）工作流程：1.及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)；2.查找問題的原因；3.成立臨時(shí)指揮中心；4.控制源頭，釜底抽薪；5.召開新聞發(fā)布會(huì)；三完成督促檢查工作（一）秘書監(jiān)督工作的特點(diǎn)有：復(fù)雜性、原則性、時(shí)限性和權(quán)威性。（二）原則有：-實(shí)事求是地原則；-主動(dòng)性的原則；-分層次落實(shí)原則；-實(shí)效性原則；-督查和幫辦相結(jié)合的原則；（三）監(jiān)督方法有：-書面督查；-電話督查；-專項(xiàng)督查；-會(huì)議督查；-調(diào)研督查；（四）工作程序：交辦、立項(xiàng)、登記、轉(zhuǎn)辦、承辦、催辦、檢查、辦結(jié)、辦結(jié)回告、審核、立卷、歸檔；（五）注意事項(xiàng)：1.實(shí)事求是；2.授權(quán)督查；3.時(shí)限要求；4.辦實(shí)事；5.謙虛謹(jǐn)慎。四制定工作計(jì)劃（一）辦公室工作計(jì)劃的種類1.按照時(shí)間序列可分為：長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃。2.按幅度和范圍可分為：政策型計(jì)劃、目標(biāo)型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、方法型計(jì)劃、程序型計(jì)劃五種。（二）計(jì)劃的內(nèi)容和要求1.每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)；2.每一項(xiàng)任務(wù)數(shù)量要求和質(zhì)量要求；3.每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源；4.每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人和負(fù)責(zé)人；5.在計(jì)劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量；（三）制定工作計(jì)劃的工作順序1.制定工作計(jì)劃的程序：估量機(jī)會(huì)—>確定目標(biāo)—>確定工作計(jì)劃的前提條件—>擬定可行方案—>評(píng)價(jià)備選方案—>選擇方案—>擬定分計(jì)劃—>編制預(yù)算。2.編制常見的工作計(jì)劃：長(zhǎng)的工作計(jì)劃中都要指明一段時(shí)期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時(shí)做，由誰(shuí)做等具體問題，它是在為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)實(shí)狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。五確定承辦期限（一）承辦期限的內(nèi)容：謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復(fù)時(shí)間規(guī)定，許多企業(yè)都對(duì)行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費(fèi)的時(shí)間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。（二）承辦期限制度：謂承辦期限制度就是針對(duì)時(shí)效性指定的規(guī)則，是在時(shí)效性上指導(dǎo)人們行動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)，它要求人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)的形象、效率和信譽(yù)。（三）指定承辦期限對(duì)頂?shù)墓ぷ鞒绦?.調(diào)查本單元或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定。2.時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。3.確定同一任務(wù)的不同承辦周期。4.確定同一任務(wù)緊急情況下不同的承辦周期。六對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估（一）辦公室工作評(píng)估的意義：1.提高了管理工作的效率；2.明確了組織機(jī)構(gòu)的建制；3.促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任；4.有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作；（二）評(píng)估工作的程序：1.對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理：（1）建立一套完成的目標(biāo)體系；（2）確定目標(biāo)；（3）組織實(shí)施；（4）檢查評(píng)估；2.對(duì)辦公室工作進(jìn)行量化管理：是指在組織開展工作過程中，運(yùn)用科學(xué)方法對(duì)各項(xiàng)工作項(xiàng)目做出工作定額來(lái)實(shí)行定量考核的管理方法。3.對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估：目標(biāo)必須是明確并可以考核的。包括：（1）數(shù)量目標(biāo)評(píng)估；（2）質(zhì)量目標(biāo)評(píng)估；辦公室管理特點(diǎn)：辦文1、收文：1.1來(lái)文類別：㈠機(jī)要收文㈡?zhèn)髡骐妶?bào)㈢上級(jí)來(lái)文（信函形式、部門轉(zhuǎn)發(fā)）㈣請(qǐng)示報(bào)告㈤部門抄報(bào)區(qū)政府文件㈥群眾來(lái)信㈦?yún)^(qū)長(zhǎng)信箱㈧市長(zhǎng)熱線㈨辦公室收文㈩領(lǐng)導(dǎo)批辦件（十一）會(huì)議文件△呈送件（不登記但必須當(dāng)日送出）、兩辦制發(fā)的各類文件。辦公室管理特點(diǎn)：辦文1.2收文流程1、審查：看報(bào)送的公文體例和主題都是否正確，內(nèi)容是否合適，是否加蓋公章等。確認(rèn)簽收。2、登記：⑴手書登記（收文時(shí)間、文號(hào)、來(lái)問單位等要素要全，注意來(lái)文的全文標(biāo)題要登記齊全）⑵加蓋收文專章※注意：涉密的如何處理、群眾來(lái)信如何處理？辦公室管理特點(diǎn)：辦文2、擬辦：2.1審查：確定辦理類別（掛不同批閱單）2.2C6錄入：打印批閱單2.3呈送辦公室主任簽署擬辦意見※注意：辦公室收文由秘書股股長(zhǎng)簽署擬辦意見，辦公室主任不在時(shí)由各分口主任對(duì)收文簽署擬辦意見，電報(bào)及涉密類收文一件一辦，特殊情況下根據(jù)來(lái)問內(nèi)容可請(qǐng)示主管主任先轉(zhuǎn)出再擬辦。3、呈辦：3.13.2電報(bào)和急件秘書科直接辦理3.3催辦（如何催辦各科室）※注意 按擬辦先后順序，領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)跳躍辦理；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示可酌情先行交辦。急辦件速辦理。辦公室管理特點(diǎn)：辦文4、交辦：4.1領(lǐng)導(dǎo)批完直接轉(zhuǎn)出文：秘書科辦理4.2領(lǐng)導(dǎo)批示要結(jié)果的文：交由督查室，加蓋條形章，限定時(shí)限，通知單位轉(zhuǎn)出?！⒁猓好芗晦D(zhuǎn)出；5、追蹤：6、歸檔：辦文流程規(guī)范1、擬稿：

-黨政公文，正文應(yīng)附“岳陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)文呈批單”。

-擬文觀點(diǎn)明確、文字精練、格式正確。

-擬文和修改文件時(shí)，必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水筆，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅墨水筆。

-各部門不得對(duì)外行文。2、核稿：

-各部門起草文件，部門領(lǐng)導(dǎo)人要認(rèn)真把關(guān)，簽署姓名和時(shí)間，交院辦核稿。辦文流程規(guī)范3、會(huì)簽和簽發(fā)

送院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽和簽發(fā)的公文文稿，應(yīng)是審核、修改并謄清后的稿件。公文內(nèi)容涉及兩個(gè)及兩個(gè)以上部門的，應(yīng)先交相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后，再交院辦核稿，不能直接送主管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。黨政聯(lián)合發(fā)文須經(jīng)有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，由黨委書記、院長(zhǎng)聯(lián)合簽發(fā)。4.印制。

公文的印制由秘書科負(fù)責(zé)監(jiān)督，實(shí)行“誰(shuí)呈報(bào)，誰(shuí)印制”的原則。需要以局名義印發(fā)的公文，經(jīng)過辦文程序批準(zhǔn)印發(fā)的，由呈報(bào)單位或科室承擔(dān)印制任務(wù)。印制文件要嚴(yán)格按照秘書科提供的印制標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)進(jìn)行，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報(bào)科室付印。辦文流程規(guī)范7.蓋章。

以局名義發(fā)送的公文，一律加蓋局印章，并經(jīng)局長(zhǎng)、黨委書記同意簽發(fā)。秘書科印章管理人員要對(duì)印制的公文與文稿檢查校對(duì)無(wú)異后方可用印。

8.分發(fā)。

按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見，根據(jù)公文要求發(fā)紙介文件或電子文件。電子文件由局政務(wù)信息專管員負(fù)責(zé)制作、發(fā)布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規(guī)定渠道和發(fā)放范圍分發(fā)報(bào)送。9.歸檔。

凡以局名義產(chǎn)生的文件（含資料、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、專項(xiàng)匯報(bào)等）都一律歸檔。各基層單位和機(jī)關(guān)各科室代局?jǐn)M的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負(fù)責(zé)存檔，存檔內(nèi)容為：（1）領(lǐng)導(dǎo)批示原件；（2）文件簽發(fā)單；（3）紙介公文2份；（4）word格式電子文本。辦公室企業(yè)文化【簡(jiǎn)介】

“辦公室文化”是企業(yè)文化的一部分。如果把企業(yè)文化比作場(chǎng)面宏大、大開大閡的宏篇巨制（大企業(yè)）或者是結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、脈絡(luò)清晰、風(fēng)格獨(dú)到的小型制作（小企業(yè)）,辦公室文化就是典型的“室內(nèi)肥皂劇”。

辦公室文化的標(biāo)志１．辦公室里的事情不管大小都是自己的份內(nèi)之事。辦公室不是旅店,而是每天上班時(shí)間自己的家,完成自己的規(guī)定的那份工作是理所當(dāng)然的事情。幫助辦公室做其他事情是情理之中的事情,而且每個(gè)人都愿意去做。

２．每個(gè)人都十分關(guān)心公司的發(fā)展,把自己的喜怒哀樂與公司的起伏緊密地聯(lián)系在一起。在公司有困難的時(shí)候,大家不是想著怎么躲開以及各奔前程,也不是袖手旁觀,更不是幸災(zāi)樂禍,而是集思廣益、齊心協(xié)力,共同度過難關(guān)。３．辦公室里有一種樂觀向上的精神,不是把上班作為一種掙錢的負(fù)擔(dān),而是作為一種樂事,員工星期日的時(shí)候不會(huì)再抱怨明天一大早就要上班。４．團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。每個(gè)部門和每個(gè)人之間有良好的交流。每個(gè)人在工作中取得了成績(jī)大家都真心地祝賀他。在一個(gè)人工作上甚至生活上遇到困難的時(shí)候,有多只手伸出來(lái)幫助他。每個(gè)人在這個(gè)集體中都不會(huì)感到孤獨(dú)。５．營(yíng)造相互教育,共同提高,一種濃厚的學(xué)習(xí)氣氛,每個(gè)人都樂于把自己學(xué)到的東西與他人共享。辦公室文化的形成（1）

這種文化的形成首先是管理者的責(zé)任。這與經(jīng)理人的個(gè)人風(fēng)格、公司的管理風(fēng)格等有重要關(guān)系。如果經(jīng)理就不是一個(gè)善于溝通的人,最好不要期望下屬會(huì)塑造得好；如果經(jīng)理是一個(gè)喜歡搞辦公室政治,把自己的“烏紗帽”看作第一位的人,辦公室里就一定充滿阿諛奉承；如果經(jīng)理喜歡偏聽偏信,喜歡小報(bào)告,辦公室里就一定是謊言迷漫、大家勾心斗角、面和心不合。于是,就不可能有一個(gè)愉快的心境,辦公室的文化就會(huì)成為封建文化、文革文化,最終倒霉的一定是董事會(huì)和管理者。

形成一種好的文化氛圍不是一朝一夕的事情,管理者必須為此作出最大的努力。好的習(xí)慣都是在日常的工作中一點(diǎn)一滴積累起來(lái)的。為此,管理者首先需要以身作則,同時(shí),還要注意日常對(duì)員工的教育和引導(dǎo)。對(duì)于那些新來(lái)的人,要讓他們懂得在這里工作就應(yīng)該盡快地融入到這個(gè)“家庭”之中,對(duì)于那些不能融入的人,要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題的所在并采取措施。對(duì)于那些為了自己的利益破壞良好氛圍者,需要強(qiáng)有力的培訓(xùn)手段或其它教育方法或懲罰。不可以因“一塊臭肉壞了滿鍋湯”。

辦公室文化的形成（2）

成功的企業(yè)盡人皆知,只因它們不乏特別之處,使得人們樂意與之做生意。這些企業(yè)的員工似乎很敬業(yè),總是一刻不停地幫顧客忙。他們經(jīng)常翻出新花樣,提供恰好合顧客心意的新產(chǎn)品或服務(wù)。因此,人們總是頻頻光顧它們。當(dāng)然,所有這些特色均建立在企業(yè)員工的能力、品性、執(zhí)著的干勁、創(chuàng)新和奉獻(xiàn)精神的基礎(chǔ)上。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)喜歡制定使命和遠(yuǎn)景說明書,原因也就在此。因?yàn)槭姑瓦h(yuǎn)景說明書有助于企業(yè)把握發(fā)展方向,使員工對(duì)企業(yè)的發(fā)展心中有數(shù)。員工的這種參與正是成功企業(yè)的卓越之處,也是成功企業(yè)一切行動(dòng)的基石。因此,如果經(jīng)理人不想在上班的時(shí)候總是看到一張張緊繃的臉,不愿聽到下屬們無(wú)端的爭(zhēng)吵,而希望有一個(gè)輕松愉快的環(huán)境,就必須從自身做起。首先創(chuàng)造并維護(hù)一種良好的辦公室文化,辦公室的效率就會(huì)發(fā)揮到很高,每一個(gè)公司、包括管理者才會(huì)有空間有發(fā)展。趕快看看你的辦公室文化吧,如果你還有機(jī)會(huì)塑造和選擇的話,趕快,就從現(xiàn)在開始。第二講公文寫作的特點(diǎn)1.公文寫作是受命性的寫作

文學(xué)性作品的寫作，往往受作者個(gè)人思想和情感的控制，而公文寫作則不然，作者在寫公文時(shí)必須遵照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以機(jī)關(guān)或組織的集體意志為旨?xì)w。公文內(nèi)容到底寫什么，什么時(shí)間完成，需遵從領(lǐng)導(dǎo)的安排，或依據(jù)決策層和全體成員的意愿，在機(jī)關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)人的授意下進(jìn)行“遵命”寫作。因此，這種文章帶有明顯的“為人作嫁”、“代機(jī)關(guān)立言”的性質(zhì)。寫作者在公文寫作過程中，不能自作主張，抒發(fā)己見，任意發(fā)揮，隨意鋪陳，這些需求都是由公文寫作的受命性特點(diǎn)決定的。因此，公文寫作動(dòng)機(jī)只能是根據(jù)公務(wù)活動(dòng)的客觀需要，由領(lǐng)導(dǎo)集體或負(fù)責(zé)人作出自覺安排，一般不允許帶有個(gè)人的隨意性和自發(fā)性。2.公文寫作是實(shí)用性的寫作

公文寫作是為了某項(xiàng)工作的需要，或?yàn)榻鉀Q公務(wù)活動(dòng)中的某一些實(shí)際問題，具有很強(qiáng)的實(shí)用性和功效性。因此，在寫作過程中，不必拘泥于字句的華美，只要能夠表情達(dá)意，將要表達(dá)的東西講清楚就行。有人說，寫公文就是講“官話”、“套話”，就是寫“八股文”，其實(shí)，這就是公文區(qū)別于其它文章的典型特點(diǎn)。公文寫作的特點(diǎn)3.公文寫作是時(shí)限性的寫作

公文寫作受時(shí)間的嚴(yán)格約束，公文起草者在日常公文的起草中都受著十分嚴(yán)格的時(shí)間限制。有時(shí)一份公文必須在幾天，或一兩天內(nèi)撰寫出來(lái)。一旦遇到緊急情況，從接受公文撰寫任務(wù)到草擬成文只有一兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間。這就對(duì)公文寫作者提出了很高的要求，不僅要求他擁有敏銳的反應(yīng)能力，同時(shí)還需要有很好的寫作功底。要達(dá)到這點(diǎn)，并非一日之功，需要長(zhǎng)期的訓(xùn)練和積累，所謂“熟能生巧”。4.公文寫作是法定性的寫作

之所以說公文寫作是法定性的寫作，主要是從兩方面來(lái)談的。首先，從公文的作者來(lái)看，它必須是法定的作者。所謂法定的作者，是指依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的國(guó)家機(jī)構(gòu)和其他社會(huì)組織（統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)），公文內(nèi)容代表的是機(jī)關(guān)意志，它必須以機(jī)關(guān)的名義或法定代表人的名義制發(fā)。公文的撰寫者雖然是個(gè)人，但他必須代表集體意志來(lái)寫作。其次，從公文的內(nèi)容來(lái)看，由于公文是公務(wù)活動(dòng)的溝通媒介，任何公務(wù)活動(dòng)都必須符合各項(xiàng)法律和法規(guī)，而不能與法律相沖突，因此，公文的內(nèi)容必須合法，不得在公文寫作中出現(xiàn)任何與法律法規(guī)相違背的內(nèi)容。公文一旦寫作完成，就具有一定的施政效力。這就要求公文的撰寫者在掌握本系統(tǒng)、本單位的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的基礎(chǔ)上，還有必要掌握一定的法律知識(shí)，做到在公文撰寫中，有違于法律的話不寫，有悖于法規(guī)的事不做。依法定句，依法行文。公文寫作的特點(diǎn)5.公文寫作是定向性的寫作

任何文章都有一定的讀者對(duì)象，即寫作學(xué)上所衰落的受體。公文的受體是顯在的，具有明確的指向性。公文寫作時(shí)一般要具體寫明“主送機(jī)關(guān)”、“抄送機(jī)關(guān)”或在附注中表明閱讀對(duì)象，諸如上行文的讀者是上級(jí)機(jī)關(guān)，下行文的讀者是隸屬的下級(jí)機(jī)關(guān)，平行文是同一組織系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位。公文寫作這種受體的定向性是由公文的工具性功能所決定的。正因如此，公文寫作時(shí)就要考慮到不同的受體對(duì)象，選擇不同的公文文種，運(yùn)用不同的表達(dá)方式，考慮不同的與其措詞。公文語(yǔ)言要求 公文的語(yǔ)言，受制于公文的性質(zhì)、內(nèi)容、功能，有明晰、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)樸、莊重的鮮明特點(diǎn)。撰寫公文時(shí)，應(yīng)按公文語(yǔ)言的要求選詞造句，組段成篇，使公文語(yǔ)言更好地為表達(dá)內(nèi)容服務(wù)。LOGO公文語(yǔ)言要求的特點(diǎn)

明晰，就是意思明白、清楚，不晦澀，無(wú)歧義。公文要在辦理公務(wù)中發(fā)揮有效的作用，從語(yǔ)言方面看，首先是要讓人看得懂，能清楚地理解你的意思。如果晦澀難懂、語(yǔ)有歧義，必然會(huì)影響公務(wù)的有效辦理。一、明晰

如何使公文語(yǔ)言具有明晰性?

語(yǔ)言是思想的載體，思想明晰，語(yǔ)言才可能明晰。就語(yǔ)言方面來(lái)講，要特別注意兩點(diǎn)：

1．選用含義確定、自己明白的詞語(yǔ)。選擇詞語(yǔ)，首先要選含義確定、自己明白的詞語(yǔ)。如果自己都不懂或似懂非懂，表達(dá)出來(lái)的意思至少也會(huì)含混不清、晦澀難懂。

2．要選通俗易懂的詞語(yǔ)。不要用過時(shí)、冷僻的詞語(yǔ)，更不能生造詞語(yǔ)。比如，計(jì)量單位，我國(guó)曾實(shí)行市制，現(xiàn)在實(shí)行公制，其名稱也應(yīng)相應(yīng)改變。在公文中現(xiàn)在就不應(yīng)該再用諸如尺、平方尺、斤，而應(yīng)該用米、平方米、公斤。重量單位公斤又稱為千克，因此兩者都可以用。生造詞語(yǔ)，是指由撰稿者自己造出來(lái)的，別人可能不理解它的意義和功能的詞語(yǔ)。

準(zhǔn)確，就是能恰如其分地說明情況、闡述做法、表達(dá)思想。這里有用詞、造句、構(gòu)段等問題，但最基本的是詞語(yǔ)的錘煉問題。

錘煉詞語(yǔ)的目的，就是要選用最恰當(dāng)、最能說明特定事物的詞語(yǔ)入文。二、準(zhǔn)確

錘煉詞語(yǔ)，在公文的撰寫中要注意以下幾點(diǎn)：

1．要認(rèn)真分辨詞類。詞，按照其在造句時(shí)所起的作用不同，可以分成實(shí)詞和虛詞兩大類。實(shí)詞能充當(dāng)句子成分，包括名詞、動(dòng)詞、形容詞、數(shù)詞、量詞和代詞。虛詞不能單獨(dú)充當(dāng)句子成分，包括副詞、連詞、介詞、助詞、語(yǔ)氣詞和嘆詞。各類詞因其性質(zhì)不同，其語(yǔ)法特點(diǎn)也不同。在公文撰寫中要做到用詞準(zhǔn)確，就要分清詞性，了解其語(yǔ)法特征，否則，選用時(shí)就容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。

2．要精心辨析詞義。漢語(yǔ)的詞匯非常豐富，這是我們民族語(yǔ)言發(fā)達(dá)的一個(gè)重要標(biāo)志。在公文的語(yǔ)言表達(dá)上要做到準(zhǔn)確，精心辨析和選用同義詞，就顯得十分重要。例如，公文中在講到收獲時(shí)常常用到成績(jī)、成果、成效、成就，這幾個(gè)詞就是同義詞。它們的基本意義一樣，但分量上和重點(diǎn)上就不相同?！俺煽?jī)”一般用于工作或?qū)W習(xí)中取得的具體收獲，如“他在期末考試中取得了優(yōu)良成績(jī)”?！俺晒眲t用在事業(yè)中取得了較大些的收獲，如“我們的勞動(dòng)取得了豐碩的成果”?！俺尚А眲t重于功效、效果，如“他們研制的新農(nóng)藥，殺滅稻田害蟲很有成效”?！俺删汀笔侵甘聵I(yè)上取得了很大的成績(jī)，如“我國(guó)的開放改革事業(yè)取得世界矚目的成就”。

簡(jiǎn)樸，就是要簡(jiǎn)明扼要、實(shí)事實(shí)說、直陳直敘，不冗長(zhǎng)繁雜，不浮華藻飾。

要使公文語(yǔ)言達(dá)到“簡(jiǎn)樸”的要求，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

1．實(shí)事求是，實(shí)話實(shí)說。不說假話，不說空話，不說套話。

2．?dāng)⑹抡f理，開門見山。主旨確定之后，就要話不離題。議論這個(gè)問題，你就對(duì)這個(gè)問題發(fā)表贊成或反對(duì)意見。

3．遣詞造句，惜字如金。一個(gè)詞能概括就不用兩個(gè)詞，三句話能交代清楚的就不用四句話。要反復(fù)修改，正如魯迅先生所說：“竭力將可有可無(wú)的字，句，段刪去，毫不可惜?！比?、簡(jiǎn)樸

莊重，就是端莊、鄭重，這是發(fā)文單位辦理公務(wù)的嚴(yán)正立場(chǎng)、嚴(yán)肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強(qiáng)烈的權(quán)威性和行政約束力的要求。

莊重，就是端莊、鄭重，這是發(fā)文單位辦理公務(wù)的嚴(yán)正立場(chǎng)、嚴(yán)肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強(qiáng)烈的權(quán)威性和行政約束力的要求。

公文在語(yǔ)言的運(yùn)用上要達(dá)到莊重，起碼要做到兩點(diǎn)：

1．要用規(guī)范的書面語(yǔ)言。公文的用詞造句，要符合現(xiàn)代漢語(yǔ)的規(guī)范要求。一般不要使用口語(yǔ)、方言、土語(yǔ)。如“改革開放后，農(nóng)民的錢包一年比一年脹，日子越過越好，就像吃甘蔗由尾吃到頭越吃越甜”。這是口語(yǔ)，要把這樣的意思寫入公文，得改為：“改革開放后，農(nóng)民的收入年年增加，生活越過越幸福?！边@是書面語(yǔ)言?？陬^語(yǔ)言和書面語(yǔ)言的意思雖然沒有什么差別，但后者要比前者來(lái)得端莊、鄭重。

2．恰當(dāng)?shù)厥褂脤Ｓ谜Z(yǔ)。在長(zhǎng)期的公務(wù)實(shí)踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用語(yǔ)，即公文特定用語(yǔ)?，F(xiàn)代的公文特定用語(yǔ)，已基本規(guī)范化、定型化，具有含義的確定性，它在準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇硎龉膬?nèi)容及格式的同時(shí)，還能自然地增強(qiáng)簡(jiǎn)明、莊重的語(yǔ)體風(fēng)格。四、莊重撰寫公文公文的格式規(guī)范是什么?

公文的格式規(guī)范，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等7個(gè)要素。置于公文首頁(yè)紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。撰寫公文

（1）公文的特點(diǎn)

作者的法定性作者的權(quán)威性效用的規(guī)定性體式的規(guī)范性制作的程序性（2）公文的作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用行為的規(guī)范性宣傳和領(lǐng)導(dǎo)作用聯(lián)系和知道作用依據(jù)和憑證作用第三講如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)？==》需請(qǐng)辦的文件可以分為三種類型：注批件、注辦件、函辦件。？什么是注批件？？什么是注辦件？？什么是函辦件？一：注批件。即直接注“請(qǐng)某某同志批示”的文件。辦理注批件要把握這樣幾點(diǎn)：一是對(duì)于請(qǐng)示的問題比較重大，不需要辦文部門協(xié)調(diào)、補(bǔ)充說明的，要注請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志批示。二是對(duì)于注請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示的請(qǐng)辦件，應(yīng)同時(shí)分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主管部門閱看，以便相互通氣，加快辦理速度。三是對(duì)于一些特殊件，如確需直接注請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示，可先同領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書聯(lián)系協(xié)調(diào)，然后再注請(qǐng)辦理。不能隨便直接注請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人批示。特別是有些請(qǐng)示，有關(guān)部門意見不一致，不便領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)的，更不能直接控請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人去批示。二：注辦件。就是注“請(qǐng)某某部門研辦”的文件。1.注辦方式包括：請(qǐng)某某部門研辦，請(qǐng)某某部門商某某部門研辦，請(qǐng)某某部門研處，請(qǐng)某某部門研究提出意見，請(qǐng)某某部門商某某部門研究提出意見。2.辦理注辦件要注意把握三點(diǎn)：（1）是注意“研辦”與“研究提出意見”的區(qū)別。對(duì)“研辦”件，承辦部門可以自行批復(fù)請(qǐng)示單位。注明“研究提出意見’，是表示征求意見，要求有關(guān)部門提出辦理意見供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦文參考，主辦者實(shí)際上是請(qǐng)示件的主送機(jī)關(guān)。（2）是請(qǐng)某某部門商某某部門研辦的件，兩個(gè)承辦部門，以前者為主，由前者牽頭承辦。牽頭單位應(yīng)當(dāng)充分征求商辦單位意見。如果兩個(gè)單位意見不一致時(shí)，應(yīng)將兩種意見同時(shí)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)酌定。（3）是注辦件的分送范圍要得當(dāng)。一般請(qǐng)部門研辦、研究提出意見的文件都應(yīng)當(dāng)分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志，使領(lǐng)導(dǎo)同志知道某文件已由某個(gè)部門承辦。如果主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)示有批示，可由辦文人員直接告知承辦單位。三、函辦件：

就是用函的形式通知有關(guān)部門研究提出辦理意見的文件。辦理函辦件要注意三點(diǎn)：一是請(qǐng)示件中的內(nèi)容涉及幾個(gè)部門，需要各方面征求意見，又不便于請(qǐng)某一個(gè)部門承辦的，辦公廳（室）可分別發(fā)函。函中可寫明：“現(xiàn)將某某請(qǐng)示轉(zhuǎn)去，請(qǐng)就某某方面的問題研究提出意見?！倍寝k公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)同志有批示的文件，而該批示不便于和承辦部門見面，就用發(fā)函的形式，并可以把“此件是領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的”這樣的消息向承辦部門傳遞過去。三是一些特急件，需要限定承辦部門在一定期限內(nèi)辦完，用函的形式可以說清楚。關(guān)于請(qǐng)示的格式主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。一、請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成。1．首部（1）標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《××縣人民政府關(guān)于××××××的請(qǐng)示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于開展春節(jié)擁軍優(yōu)屬工作的請(qǐng)示》。

（2）主送機(jī)關(guān)。請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)。每件請(qǐng)示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請(qǐng)示。

關(guān)于請(qǐng)示的格式其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語(yǔ)等部分組成。（1）開頭。主要交代請(qǐng)示的緣由。它是請(qǐng)示事項(xiàng)能否成立的前提條件，也是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級(jí)機(jī)關(guān)才好及時(shí)決斷，予以有針對(duì)性的批復(fù)。（2）主體。主要說明請(qǐng)求事項(xiàng)。它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求一件事。另外請(qǐng)示事項(xiàng)要寫的具體、明確、條項(xiàng)清楚，以便上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確批復(fù)。一、請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成。2．正文（3）結(jié)語(yǔ)。應(yīng)另起段，習(xí)慣用語(yǔ)一般有“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，“妥否，請(qǐng)批復(fù)”，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”或“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行”等。關(guān)于請(qǐng)示的格式一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

標(biāo)題寫明發(fā)文機(jī)關(guān)的，這里可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時(shí)間××××年××月××日。

一、請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成。3．落款四、撰寫請(qǐng)示應(yīng)注意的問題

請(qǐng)示的寫作首先要和“報(bào)告”文種相區(qū)別。在這個(gè)前提下：一要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中。二要做到材料真實(shí)，不要為了讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況，也不要因?yàn)闆]能認(rèn)真調(diào)查而片面地?cái)[情況，提問題；三要理由要充分，請(qǐng)示事項(xiàng)要明確、具體；四要語(yǔ)氣要平實(shí)，懇切，以期引起上級(jí)的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。意向書231意向書的結(jié)構(gòu)與寫法意向書的概念、特點(diǎn)意向書寫作注意事項(xiàng)意向書的概念

意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事物正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的意向性文書。意向書為進(jìn)一步正式簽訂協(xié)議奠定了基礎(chǔ)，是“協(xié)議書”或“合同”的先導(dǎo)，多用于經(jīng)濟(jì)技術(shù)的合作領(lǐng)域。意向書的特點(diǎn)其一是協(xié)商性；其二是靈活性；意向書不像協(xié)議、合同那樣，一經(jīng)簽約不能隨意更改，意向書比較靈活，在協(xié)商過程中，當(dāng)事人各方均可按各自的意圖和目的提出意見，在正式簽訂協(xié)議、合同前亦可隨時(shí)變更或補(bǔ)充，最終達(dá)成協(xié)議。其三是簡(jiǎn)略性；

意向書具有法力約束力。意向書的結(jié)構(gòu)與寫法意向書的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部1標(biāo)題

（1）項(xiàng)目名稱+文種