行政機關公文格式及行文規(guī)則課件(定稿)

行政機關公文格式及行文規(guī)則葉世發(fā)導語行政機關公文是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。

國家行政機關公文寫作與處理的主要法規(guī)和制度1、《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）2、《國家行政機關公文格式》3、《貴州省行政機關公文處理實施細則》（黔府發(fā)〔2003〕16號）主要內(nèi)容一行政機關公文格式及常見錯誤二行政機關行文規(guī)則三行政機關公文概述行政機關公文概述公文的特點公文的種類公文的定義行政機關公文概述

（一）定義行政機關公文是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。（二）特點鮮明的政策性法定的權威性嚴格的規(guī)范性較強的時效性命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要行政機關公文概述（三）種類命令

適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。行政機關公文概述公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告

適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。行政機關公文概述通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。行政機關公文概述報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。請示

適用于向上級機關請求指示、批準。批復

適用于答復上級機關請示事項。行政機關公文概述意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。行政機關公文概述行政機關公文格式及常見錯誤公文的結構公文的要素公文的版式（一）公文版式公文用紙及版面尺寸

A4紙型，210mm×297mm頁面設置上白邊：37±1mm

下白邊：35±1mm

左白邊：28±1mm

右白邊：26±1mm排版規(guī)格一般每頁22行，每行28字，正文用三號仿宋字。頁面版心210mm297mm下白邊：35±1mm上白邊：37±1mm切口：26±1mm訂口：28±1mm公文結構文頭主體文尾眉首主體版記眉首（文頭）眉首由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程序、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素組成。眉首與主體之間用一條紅色反線隔開，寬度與版心相同。上行文機密★1年0000001畢節(jié)地區(qū)××局文件特急×××〔2011〕×號答發(fā)人：×××上行文發(fā)文機關標識上邊緣距版心上邊緣80mm。發(fā)文機關標識與紅色反線距離為35mm。機密★1年0000001畢節(jié)地區(qū)××局文件特急×××〔2011〕×號下行文發(fā)文機關標識上邊緣距版心上邊緣25mm。畢節(jié)地區(qū)××局×××〔2011〕×號平行文秘密特急三號仿宋字體三號楷體字√√發(fā)字號位置錯誤發(fā)文機關標識不規(guī)范沒有紅色反線發(fā)文機關標識距版心上邊緣不足80mm。？國家行政機關公文紅色反線沒有五角星緊急程度位置錯誤發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文字號的年份要用拉伯數(shù)字完整填寫，不能把“1997”寫成“97”；括號要用六角括號“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；序號前不加“第”字，不加虛位。發(fā)文字號在發(fā)文機關標識下2行，用3號仿宋體字，居中排布。如：畢路呈〔2011〕3號畢署辦通〔2011〕57號（一）發(fā)文字號用“（）”，序號前加“0”。用“[]”、“【】”用黑體字序號前加虛位與紅色反線距離過寬。與紅色反線距離過緊。簽發(fā)人（二）上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側，發(fā)文字號左空1字，簽發(fā)人右空一字。簽發(fā)人用3號仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。簽發(fā)人應為單位主要負責人或主持工作的負責人。

畢節(jié)地區(qū)×××局畢節(jié)地區(qū)×××委文件畢節(jié)地區(qū)×××辦簽發(fā)人：××××××

畢地×呈〔2011〕號×××畢節(jié)地區(qū)×××局關于印發(fā)×××的通知

各縣市：有多個簽發(fā)人時眉首需注意的細節(jié):絕密和機密級公文應當標明份數(shù)序號。密級公文若不標識保密期限，則絕密按30年保密，機密按20年保管，秘密按10年保管。主體公文標題主送機關公文正文附件說明成文時間印章附注主體（一）標題公文的標題由發(fā)文機關名稱、事由、文種組成。紅色反線下空2行，用小標宋體字居中排布。標題既要注重結構完整，又要注重準確精煉。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。沒有發(fā)文機關名稱，濫用書名號生造文種“總結”不是法定文種，應以“通知”形式印發(fā)。文種混用標題轉(zhuǎn)發(fā)層次太多，顯得繁瑣，不夠簡潔。提示：在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標題寫得簡明些?？梢圆扇煞N辦法解決一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。標題不精煉，濫用書名號，字體字號不規(guī)范。與紅色反線靠得太近，不夠美觀。與紅色反線靠得太近，不夠美觀。如：畢節(jié)地區(qū)××局關于請求解決離退休干部每年一次性生活補助經(jīng)費的請示提示：標題需分行時，一個詞語或有機聯(lián)系在一起的一個詞組不能分開。

主送機關標注位置：在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字體，加行時仍須頂格。如主送機關名稱過多，導致公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，用主送或分送注明。（二）主送機關除領導特別要求外，公文一般不得主送領導同志個人。請示性公文不能多頭主送。！注意主送領導同志個人（三）正文正文在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。內(nèi)容較多時，分層序碼的規(guī)范順序依次是：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”。把好四關第一第二第三第四把好政策關把好文字關把好體例關把好校核關（四）附件說明附件在正文下空一行居左空2字用3號仿宋體標識。附件序號用阿接伯數(shù)字。（如：附件：1.××××）附件名稱后不加標點符號。（五）成文時間成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期為準。電報以發(fā)出日期為準。行政機關公文成文日期用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“〇”。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間居右空4字。行政機關公文成文時間用阿拉伯數(shù)字?！敛皇鸢l(fā)文機關名稱。（六）印章加蓋印章應上距正文2mm—4mm，端正，居中，下壓成文日期，印章用紅色。當印章下弧無文字時，用下套。當印章下弧有文字時，有中套。印章相切隨意排布×

加蓋印章應上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。○○當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

（七）附注附注是對公文的有關內(nèi)容作補充說明。常見的附注內(nèi)容是聯(lián)系人、聯(lián)系電話和附件報送方式。請示件應標明聯(lián)系人和聯(lián)系電話附注在成文日期下空一行居左空2字加圓括號版記（文尾）主題詞抄送機關印發(fā)機關和印發(fā)時間

1、主題詞是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標引公文主題內(nèi)容的詞，主要作用是便于電腦存儲和文件檢索。按規(guī)定，一份文件主題詞不能超過5個。順序是先標類別詞，再標類屬詞。各主題詞之間空1格，不加標點。另外，主題詞表中沒有的詞，叫“自由詞”，在必須標注時，應在該詞后加“△”符號。

2、附注主要用于說明其他項目不便說明的事項。可以解釋名詞術語，可以說明發(fā)至級別。請示應注明聯(lián)系人姓名和電話。附注應加括號，位置居左空2格，在成文時間下一行。TextTextTextText文尾部分主題詞應在國家行政機關公文主題詞表中標引，確需生造的，應加“△”注明。（一）主題詞（二）抄送抄送是將文件分發(fā)或報送給有必要知悉文件內(nèi)容的機關。注意：公文抄送中沒有抄報一詞，不論抄送上級、下級、平級機關，一律用抄送。公文一般不抄送領導同志個人。（三）印發(fā)機關和印發(fā)時間印發(fā)時間是公文付印的時間，與成文時間有時相同，有時不同。行文規(guī)則公文運轉(zhuǎn)過程中常見的問題：越級行文報送領導同志個人多頭主送發(fā)文主體不規(guī)范（七）行文規(guī)則公文行文方向上行（請示、報告）泛行（通告、布告）平行（函）下行（通知、通報）越級行文存在問題原因分析一、認識不到位長期以來，一些部門和單位領導重視不夠，從事文秘工作的同志對公文規(guī)范化缺乏足夠認識，存在重實體輕程序，重內(nèi)容輕格式的現(xiàn)象，只圖問題得到解決，至于解決問題的途徑、程序、方式方法則無關緊要，反映到公文處理工作中，就是錯誤地認為公文格式只不過是形式而已，是軟指標，公文格式不規(guī)范、報送和辦理程序倒流、混亂、顛倒、隨意性大。

二、學風不嚴謹

《國家行政機關公處理辦法》、《國家行政機關公文格式》、《貴州省行政機關公文處理實施細則》、《畢節(jié)地區(qū)行政公署辦公室公文運轉(zhuǎn)和辦理的辦法》已經(jīng)施行了很多年，但一此地方和部門分管和從事文秘工作的同志對這些制度的內(nèi)容仍然不夠清楚，掌握不熟練，不能了熟于心，公文處理工作完全依照慣例、經(jīng)驗和想當然的進行操作。究其原因，一是單位和部門對公文法規(guī)的學習、宣傳和推行組織、監(jiān)督不力；二是從事公文處理的同志沒有主動系統(tǒng)深入地鉆研業(yè)務知識，業(yè)務水平提高較慢。三、機制不健全個別縣（市、區(qū)）和地直單位的辦公室，沒有切實發(fā)揮對本機關及下級機關公文處理工作的管理、指導、監(jiān)督等職能，上報行署的文件，沒有經(jīng)過秘（文）書科（股）或辦公室對公文的格式、文種、要素、內(nèi)容等進行復核把關，導致文件格式和內(nèi)容五花八門，個別縣（市、區(qū)）和部門經(jīng)過多次糾正后仍不能按要求報送，出現(xiàn)這些現(xiàn)象，是沒有制定出一套嚴格的公文審核把關制度或執(zhí)行制度不嚴格造成的。

四、其它原因一是部分文秘人員對公文處理的規(guī)則和規(guī)定掌握不全面；二是文稿校核不嚴謹，沒有對全部要素進行認真核對或推敲；三是信息不對稱，未能及時了解各方面的新情況、新動態(tài)；四是缺乏責任心，尤其是多重校核時，存在依賴思想，認為別人已經(jīng)把關或有人最后把關，自己可以偷個懶。

做好公文處理工作的幾點體會一、要領導高度重視行署辦公室和一些部門近年來制發(fā)公文和辦理公文的水平不斷提高，關鍵因素就是領導十分重視這項工作。2009年5月，行署專員辦公會專題研究了公文處理工作，要求行署各位領導和地直各部門領導都要重視和支持做好公文處理工作；行署張吉勇專員和吳勇常務副專員多次對公文處理工作作出批示和提出意見；行署秘書長王開俊同志親自過問、親自研究部署，每月簽發(fā)一期《公文辦理情況通報》，幫助解決公文處理工作中存在的問題；行署副秘書長黃采軍同志定期調(diào)度公文處理工作，組織文秘科室負責人開會討論研究和督導檢查；這次會議的召開，就充分體現(xiàn)了行署辦公室領導和大方縣政府、政府領導對公文處理工作的重視和關心。二、要強