專題調(diào)研成果報告

專題調(diào)研成果報告：新時代加強(qiáng)城建檔案安全管理的重要性（征求意見稿）德州市城建檔案館習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要?！背浞终f明了檔案工作的重要性和做好檔案工作的重大意義。檔案之于人類，既是寶貴的文化遺產(chǎn)，也是真實的生活記錄；城建檔案之于城市，則是建設(shè)發(fā)展的見證者、歷史記憶的記錄者以及城市文化的傳承者。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳年印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)口號）的通知文件，在檔案體制機(jī)制、檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系、支持保障力度等個方面做了明確規(guī)定。檔案的密級為密級別，城建檔案更是被國家列為涉密檔案，因此，我們必須高度重視城建檔案的安全管理工作，強(qiáng)化城建檔案保密意識，規(guī)范建設(shè)檔案庫房，接收進(jìn)館檔案齊全完整，開展數(shù)字化掃描加工，實現(xiàn)信息化管理和異地安全備份。把現(xiàn)有的城建檔案綜合管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，探討基于框架下的城建檔案（包括地下管線、聲像檔案）三維化、立體化、全覆蓋的城市全景模式，力爭實現(xiàn)智慧城建檔案館的奮斗目標(biāo)，譜寫新時代城建檔案安全管理新篇章。本文以德州市城建檔案館近幾年的實際工作為主線，從城建檔案接收存檔、檔案庫房功能完備、城建檔案安全保障三項主題內(nèi)容，研究闡述在新時代實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的背景下，加強(qiáng)城建檔案安全管理的重要性。一、城建檔案接收存檔是保障檔案安全管理的關(guān)鍵要保證檔案的安全，就必須把工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的竣工檔案應(yīng)收盡收、盡可能完整齊全的移交進(jìn)館，避免散落在社會上，由于保管條件差等客觀因素，發(fā)生丟失、損壞等主觀現(xiàn)象，造成無法彌補、挽回不了地巨大損失。（一）以檔案種類齊全為管理基礎(chǔ)住建部把城建檔案劃分為大類，要求各市在接收移交檔案時必須做到齊全完整、分類準(zhǔn)確。市城建檔案館成立年來，始終注重城建檔案的收集、積累。一是嚴(yán)格執(zhí)行“兩書一證”制度，通過接收、征集等多種渠道，逐漸豐富館藏檔案。目前館藏檔案大類萬余卷。二是健全管理制度，提高管理水平。在原有的制度的基礎(chǔ)上補充完善了工程檔案收集內(nèi)容，制定了建設(shè)工程檔案管理程序。明確了檔案工作人員的崗位職責(zé)，并將所有職責(zé)、制度匯編成冊，便于管理和社會監(jiān)督。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)抓基礎(chǔ)管理。我們始終堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的原則，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化對工程竣工檔案的整理立卷、審查驗收。為了使社會各界多了解城建檔案工作，使建設(shè)單位按時移交竣工檔案，我們對建設(shè)單位采取開工前宣傳、施工中指導(dǎo)、竣工后督導(dǎo)相結(jié)合的辦法，為竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范提供了技術(shù)保障。（二）以檔案整理規(guī)范為管理標(biāo)準(zhǔn)按照《城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（卜《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（）要求，在城建檔案整理上做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。一是前期整理階段：主要查看整卷材料并剔除多余重復(fù)件；根據(jù)材料要求排序；去除釘書針等鐵質(zhì)用品；貼補、托裱票據(jù)等材料；使用打碼器在案卷的下角打印頁碼；輸入卷內(nèi)目錄并打?。蝗斯な謱懢砥?。二是中期組卷階段：將工程竣工檔案按卷立檔，文字卷要求線裝，采用三孔一線裝訂，圖紙卷不裝訂，案卷編目實行流水編號；填寫備考表內(nèi)容：整理人、檢查人和日期，各項內(nèi)容按實際情況填寫。三是后期核查階段：重點審查能否實現(xiàn)工程報送責(zé)任書的登記，并且能夠通過報送責(zé)任書記錄自動生成項目信息；實現(xiàn)從工程報建登記到移交整編之前統(tǒng)一的流程管理，可根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行流程的定制和再造；實現(xiàn)工程報建登記及業(yè)務(wù)指導(dǎo)登記功能，工程報建登記可進(jìn)行坐標(biāo)數(shù)據(jù)的標(biāo)記；實現(xiàn)對檔案預(yù)驗收的辦理登記，發(fā)放整改通知書和驗收意見書；實現(xiàn)對檔案接收的辦理登記，發(fā)放移交目錄和接收證明書；實現(xiàn)在檔案接收環(huán)節(jié)能夠進(jìn)行電子檔案的導(dǎo)入和審核功能；實現(xiàn)驗收意見書、竣工檔案合格證等業(yè)務(wù)證件的套打；實現(xiàn)工程的動態(tài)跟蹤管理，即每個工程進(jìn)入到哪個環(huán)節(jié)和正在辦理的狀態(tài)。（三）以符合歸檔要求為管理目標(biāo)依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（）規(guī)定，仔細(xì)做好工程檔案的歸檔管理工作。一是把經(jīng)過整理符合進(jìn)庫存檔的檔案，直接接收業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能模塊流轉(zhuǎn)過來的工程項目信息，不用進(jìn)行重復(fù)的信息著錄和登記；實現(xiàn)對檔案管理的各個環(huán)節(jié)：著錄、標(biāo)引、裝盒、打印、上架入庫、補卷等整理編目的管理與控制，并打印、輸出有關(guān)信息。二是實現(xiàn)對電子文件以及實體檔案的工程（項目）級、案卷級、文件級的集成化著錄與管理；上傳電子文件格式采用雙層格式，除后臺保存外還需統(tǒng)一轉(zhuǎn)為一份利用格式副本，使利用文件與原檔案電子文件分離管理，保證電子檔案的查閱安全，可控制電子文件的在線打印、瀏覽，以及離線下載后版權(quán)控制（加密打開、限制時間、次數(shù)等）。三是著錄工作完成后系統(tǒng)自動生成卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、脊背、備考表等；提供規(guī)定的必備目錄打印以及任意目錄匯編、打印功能；提供入庫審核功能，能夠進(jìn)行總登記號的分配，并能進(jìn)行案卷自動裝盒以及相關(guān)的信息自動生成。四是進(jìn)行單獨的案卷盒創(chuàng)建、打印、裝卷以及信息調(diào)整功能；檔號的處理能夠按照規(guī)則自動生成不同流水方式的檔號，并具有檔號標(biāo)引分類及著錄詞典管理的服務(wù)功能。五是可實現(xiàn)入庫后檔案從項目級到文件的補錄和修改功能，可進(jìn)行樹結(jié)構(gòu)和列表結(jié)構(gòu)兩種方式展現(xiàn)，并能進(jìn)行隨意切換；能夠進(jìn)行案卷的鑒定銷毀信息登記。二、檔案庫房功能完備是提升檔案安全管理的手段要保證館藏檔案的管理安全，還要依賴于功能強(qiáng)大完備、館房設(shè)計先進(jìn)的檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。（一）嚴(yán)格庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使館藏檔案“高枕無憂”檔案館房的建設(shè)必須遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)。根據(jù)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)一），城市建設(shè)檔案館等專門檔案館的新建、擴(kuò)建、改建工程項目，應(yīng)當(dāng)依照該建能齊全、設(shè)施完善、經(jīng)濟(jì)實用，滿足城建檔案收集、整理、保管、利用等工作需要。具體指標(biāo)如下：設(shè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，地制宜，合理確定建設(shè)規(guī)模和水平，做到功設(shè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，地制宜，合理確定建設(shè)規(guī)模和水平，做到功市級檔案館建筑面積指標(biāo)單位：平方面積指標(biāo)項目fj——一類二類三類檔案庫房???對外服務(wù)用房???檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房???辦公室用房???附屬用房???總計???注：表列各類用房指標(biāo)分配見附錄二，使用系數(shù)為。館藏檔案數(shù)量超過萬卷的市級檔案館，檔案庫房面積指標(biāo)可在市級一類的基礎(chǔ)上，按照本標(biāo)準(zhǔn)的計算方法等比增加。寒冷和嚴(yán)寒地區(qū)的總面積指標(biāo)可以在原來基礎(chǔ)上增加％~%?？h級檔案館建筑面積指標(biāo)單位：平方面積指標(biāo)項目j——_一類二類三類檔案庫房???對外服務(wù)用房???檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房???辦公室用房???附屬用房???總計???注：表列各類用房指標(biāo)分配見附錄三，使用系數(shù)為。館藏檔案數(shù)量超過萬卷的縣級檔案館，檔案庫房面積指標(biāo)可在縣級一類的基礎(chǔ)上，按照本標(biāo)準(zhǔn)的計算方法等比增加。寒冷和嚴(yán)寒地區(qū)的總面積指標(biāo)可以在原來基礎(chǔ)上增加％?%。德州市城建檔案館新館房于年開工建設(shè)，年竣工使用。新館房在初始設(shè)計時，我們嚴(yán)格按照檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范設(shè)計建設(shè)。為了體現(xiàn)創(chuàng)新建設(shè)和打造亮點特色，在庫房設(shè)計，特別是防磁庫房上取得新突破，展現(xiàn)新思路，并成功應(yīng)用到實際建設(shè)中。自年建成使用四年來，效果非常好。目前，該防磁庫房在我省檔案行業(yè)館房建設(shè)中具有創(chuàng)新性，在各市城建檔案館第一家運行使用。檔案館建設(shè)項目主要由房屋建筑、場地和專用設(shè)施組成。、檔案館房屋建筑。主要由檔案庫房、對外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公室用房等主要功能用房和附屬用房及建筑設(shè)備組成。（）檔案庫房由紙質(zhì)檔案庫、音像檔案庫、光盤庫、縮微拷貝片庫、母片庫、珍藏庫、實物檔案庫、書資料庫、其他特殊載體檔案庫和過渡間組成。（）對外服務(wù)用房由服務(wù)大廳（含門廳、寄存處、飲水處等）、接待室、查閱登記室、目錄室、開放檔案閱覽室、未開放檔案閱覽室、縮微檔案閱覽室、音像檔案閱覽室、現(xiàn)行文件閱覽室、現(xiàn)行文件保管室、展覽廳、報告廳、對外利用復(fù)印室和利用者休息室、餐廳、公共衛(wèi)生間組成。（）檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房由中心控制室、接收檔案用房、整理編目用房、保護(hù)技術(shù)用房、拍洗印用房、縮微技術(shù)用房、信息化技術(shù)用房組成。、檔案館場地。主要由人員集散場地、道路、停車場和綠化用地等組成。、檔案館專用設(shè)施。主要包括檔案專用運輸設(shè)備、檔案裝具、檔案保護(hù)技術(shù)設(shè)備、縮微設(shè)備、專用信息化設(shè)備。（二）智能化監(jiān)控系統(tǒng)，讓館藏檔案有了“電子眼睛”檔案館房應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行防火規(guī)范，檔案庫等重要用房達(dá)到“九防”要求，安裝智能化監(jiān)控系統(tǒng)，設(shè)置火災(zāi)自動報警設(shè)施和相應(yīng)的滅火設(shè)施。要適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求據(jù)辦公自動化及安全、保密等要求綜合布線、預(yù)留接口，通訊與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施應(yīng)滿足工作需要。檔案館建筑應(yīng)符合國家公共建筑節(jié)能設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，并采用節(jié)能設(shè)備。德州市城建檔案館房安裝運行的智能化監(jiān)控系統(tǒng)，配備了門禁、報警、高清攝像頭、高壓細(xì)水霧滅火、溫濕度自動調(diào)節(jié)、通風(fēng)消毒等智能監(jiān)控先進(jìn)設(shè)施。定期對庫房衛(wèi)生和設(shè)備進(jìn)行了安全大檢查，仔細(xì)做好檔案庫房、服務(wù)用房的安全管理。嚴(yán)格按照“九防”要求，對個庫房內(nèi)的空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)和消毒機(jī)進(jìn)行了全面檢修，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。年對檔案管理室的館庫監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行了功能擴(kuò)展和管理升級，增加了監(jiān)控數(shù)量和視頻記錄備份，庫房實行門禁系統(tǒng)管理，進(jìn)出庫房時有鑰匙和門禁卡雙重保障，保證了庫房內(nèi)溫濕度的準(zhǔn)確和設(shè)備正常運行，保障了館藏檔案的歸集管理、安全保存和提供利用。（三）庫房安全運行管理，為檔案發(fā)揮作用“保駕護(hù)航”檔案庫房與其他各類用房之間應(yīng)有分隔，各部門間的檔案傳送線路應(yīng)安全順暢，內(nèi)外聯(lián)系應(yīng)避免交叉。檔案館圍護(hù)結(jié)構(gòu)應(yīng)滿足保溫、隔熱、溫濕度控制、防潮、防水、防日光、防紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物和防盜等防護(hù)要求。檔案庫房的安全運行管理應(yīng)符合以下原則：、庫區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管要求和經(jīng)濟(jì)性，設(shè)置不同類型的庫房和確定柱網(wǎng)、層高與載荷，珍貴檔案存儲應(yīng)設(shè)珍藏庫。、庫區(qū)內(nèi)應(yīng)設(shè)工作人員更衣室，其余附屬用房不應(yīng)設(shè)在庫區(qū)內(nèi)。、根據(jù)實際情況可進(jìn)行密集架導(dǎo)軌組（雙面）、密集柜（單面）的類型生成不同的結(jié)構(gòu)模型，其中密集架導(dǎo)軌組可實現(xiàn)滑動顯示效果。、能夠根據(jù)錄入的庫房數(shù)據(jù)和庫房密集架數(shù)據(jù)自動生成庫房、密集架模型，并且可進(jìn)行度全景查看和游覽功能，在虛擬庫房瀏覽視圖可實現(xiàn)全部案卷的模糊搜索。、能夠根據(jù)系統(tǒng)錄入的案卷信息自動生成案卷模型，并且如果案卷關(guān)聯(lián)上傳的電子文件信息，能夠以翻書的效果方式在系統(tǒng)中查閱。、智能化監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)包含溫濕度監(jiān)控模塊，可同溫濕度監(jiān)控設(shè)備做接口，能夠?qū)崟r的刷新和顯示庫房溫濕度信息，為庫房環(huán)境做預(yù)警，為館藏檔案保駕護(hù)航。三、城建檔案安全保障是強(qiáng)化檔案管理的有效途徑加強(qiáng)城建檔案安全保障管理的途徑，重點是建立“數(shù)字化城建檔案館”，開展館藏檔案數(shù)字化加工，運行好“德州市城建檔案綜合管理系統(tǒng)”平臺，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的異地備份，提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)新城建檔案管理新發(fā)展。（一）開展檔案數(shù)字化加工，建立運行信息系統(tǒng)一要制定城建檔案數(shù)字化加工要求。年開始，德州市城建檔案館對館藏全部檔案（約萬余卷）進(jìn)行數(shù)字化加工，部分檔案通過二次整理完善，著錄內(nèi)容實現(xiàn)了工程級、案卷級、文件級，掃描加工后的電子檔案與著錄的條目數(shù)據(jù)一一建立了對應(yīng)關(guān)系。本工程主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，涵蓋了目錄補錄、拆裝整理、掃描與圖像處理、保存格式存儲、文件目錄與全文的掛接、質(zhì)檢、后期整理等重要環(huán)節(jié)。館藏檔

案數(shù)字化加工硬件、軟件的配套，是“數(shù)字城建檔案館”建設(shè)工程的重要組成部分，它將滿足“數(shù)字城建檔案館”對電子文件著錄與描述、檢索與確認(rèn)、文件資源管理、電子文件真實與完整性保護(hù)及電子長期保存的要求。二要嚴(yán)格按照加工流程要求操作。、數(shù)字化處理要求：紙質(zhì)文檔經(jīng)過掃描、處理后應(yīng)達(dá)到以下要求：數(shù)字化文紙質(zhì)文檔經(jīng)過掃描、處理后應(yīng)達(dá)到以下要求：數(shù)字化文件的文件名應(yīng)與檔案實體的檔號保持一致，每份檔案文件與其圖像文件通過檔號加序號和圖像文件名的一致性，建立起一一對應(yīng)關(guān)系；采用硬件去噪處理，文字及線條清晰；增加手工去污處理工序，消除明顯的污斑；仔細(xì)校對文本文件掃描并經(jīng)識別后形成的文件，文件中的文本內(nèi)容須與原紙質(zhì)文本文件內(nèi)容一致，對不一致的地方進(jìn)行修改，正確率保證；頁面經(jīng)過校正，保持水平，傾斜度不大于度；頁邊經(jīng)過切除，消除黑邊和白邊；尊重原稿件，不得隨意添加圖元，對有效信號不得有涂改現(xiàn)象；對文檔影像頁進(jìn)行準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)命名，不亂頁、不倒頁，準(zhǔn)確入庫。、工程圖技術(shù)指標(biāo)：根據(jù)檔案工作對圖檔完整性、原始性要求高的特點需要對不同類型的檔采用不同的掃描方式。、領(lǐng)卷質(zhì)量保障：案卷進(jìn)出庫房進(jìn)行掃描加工的程序為：檔案管理科領(lǐng)卷核對—簽字—運輸—加工—審核入庫—移交錄入。其中領(lǐng)取檔案是錄入工作的第一步，必須由責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)精的人負(fù)責(zé)。領(lǐng)卷人憑領(lǐng)卷申請單在檔案庫領(lǐng)卷。領(lǐng)卷時必須仔細(xì)核對卷名、卷號、數(shù)量、質(zhì)量等，并仔細(xì)填寫領(lǐng)卷登記表、雙方簽字。領(lǐng)卷運送途中不得辦理其它事宜、不得人檔分離；檔案不得受潮、受污、受損、丟失。三要開發(fā)城建檔案綜合管理系統(tǒng)，各項功能符合國家標(biāo)準(zhǔn)。“德州市城建檔案綜合管理系統(tǒng)”，要求規(guī)范城建檔案管理的工作流程與組織方法，實現(xiàn)各種載體的城建檔案管理過程中各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的集中、協(xié)調(diào)、無縫管理與動態(tài)監(jiān)控，即實現(xiàn)建設(shè)工程的檔案報建登記、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)審核、預(yù)驗收、簽發(fā)兩書一證、檔案收集與移交、檔案整理、數(shù)字化