印章檔案管理制度

印章管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司日勺印章管理，避免不必要事件的發(fā)生,結(jié)合公司實際狀況，特制定本制度。第二條本制度合用于全公司范疇。第二章管理職責第三條印章保管人職責（一）印章原則上不得帶出辦公室，并應存柜加鎖。特殊狀況確需帶章外出辦理公務，報經(jīng)總經(jīng)理或分管副總批準后,應另有監(jiān)印人隨同用印人辦理；（二）印章保管人員需建立《印章使用登記表》，嚴格按印章使用程序蓋章，明確責任，保證印章的對的I使用和絕對安全,避免被濫用和盜用；（三）印章保管人員應注意印章的平常保養(yǎng)，并定期清洗，保證印跡清晰。第三章印章的使用第四條印章是指公司印發(fā)或辦理的文獻、合同、憑證等與公司權利義務有關的書面材料上,因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用日勺具有法律效力日勺印章。第五條使用印章,一律實行審批制度。經(jīng)領導批準后可蓋印，其權限分級掌握，使用哪級公章，由哪級領導批準，并由其負責。凡不符合用印規(guī)定，均應回絕蓋印。領導在審核通過后，加蓋印章，印章使用申請人需填寫《印章使用記錄》。第六條使用印章時，一律實行登記制度，注明用章事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。保管人應對蓋章歐I文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領導，妥善解決。嚴禁在空白的信箋、簡介信、合同上用印，印章保管人長期外出時須將印章妥善移送，以免貽誤工作。第四章印章的保管第七條公司的印章由總經(jīng)理指派專人保管。印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機關、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人等信息。第八條印章的借用印章借用須辦理手續(xù)，注明經(jīng)辦人、借用人、借用時間、借用理由等信息、。第九條印章的停用有下列狀況，公章必須停止使用：（-）機構變動要機構名稱變化；（二）上級部門告知變化印章圖樣；（三）印章使用損壞；（四）印章遺失或被竊，聲明作廢。第十條公章停用要提出解決措施，并報總經(jīng)理批準，及時將停用公章送制發(fā)機關封存或銷毀，建立公章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。第五章附則第十一條本制度由行政人事部負責解釋。第十二條本制度自公司審議通過后施行。檔案管理制度第一章總則第一條為加強公司對檔案改I收集、整頓、保管和運用工作,規(guī)范檔案管理工作,充足發(fā)揮檔案的作用，提高檔案保存質(zhì)量，結(jié)合公司實際狀況，特制定本制度。第二條本制度合用于全公司范疇。第二章管理職責第三條行政人事部為公司檔案歸口管理部門。第四條行政人事部負責檔案的收集、整頓、保管、運用和銷毀工作。第三章管理范疇第五條檔案的管理范疇重要是文獻材料，文獻材料重要涉及決策、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文獻，各類會議文獻、重要記錄、工作籌劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)等。第四章管理工作規(guī)定第六條檔案分類（一）一般狀況下按文獻內(nèi)容和性質(zhì)分為機密、非機密和緊急、非緊急兩類（二）檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多,前兩級不夠應用時得于小類之后另增長細類；（三）每一檔夾封面內(nèi)頁應設目次表,案件歸檔時依序編號，并以每一文獻一種目次編號為原則。第七條檔案名稱及編號（一）檔案各級分類應賦予名稱,其名稱應簡要扼要，以能充足表達檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不適宜籠統(tǒng)含混；（二）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表達；（三）檔案分類各級名稱經(jīng)擬定后，應編制《檔案索引表》，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列，以便查閱；（四）檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)擬定,不適宜任意修改，如確有修改必要，應事先審。第八條檔案文獻提交各子公司檔案室負責篩選、保管、分類、編號文獻，于每年年末提交到公司本部行政人事部，公司本部行政人事部負責公司本部檔案的管理工作，文獻提交時應注意：（-）檢查文獻的本文及附件與否完整；（二）文獻的解決手續(xù)與否完備；（三）提交文獻與否屬于歸檔的范疇；（四）建立健全的立卷歸檔制度，確立歸檔范疇、歸檔時間、保管期限；（五）在年末檢查齊全后提交至行政人事部。第九條歸檔與檔案清理（一）行政人事部在收到檔案后,按照以便查找的原則,有序地歸檔；（二）對所有公司檔案系統(tǒng)列排，保證保管期限，編制檔案目錄，按一定順序排列和寄存。第十條檔案保管期限時擬定（一）永久保存的檔案.公司章程.組織構造及多種規(guī)章制度.公司的核準文獻.政府的核準文獻.不動產(chǎn)所有權狀及其她債權憑證.多種資產(chǎn)管理的I有關記錄.多種投資管理的有關記錄.多種風險管理的有關記錄.重大談判、重大投資項目建議的記錄0.其他經(jīng)核定須永久保存的文書（二）長期保存.預算、決算書類.多種籌劃書.審核手續(xù)和考察報告.重要性管理規(guī)定、告知、會議紀要.其他經(jīng)核定須長期保存的文書（三）短期保存.期滿或解除之合約.一般性告知、規(guī)定、會議紀要、調(diào)查.結(jié)案后無長期保存必要者.其他經(jīng)核定為短期保存的文書第十一條鑒定與銷毀（一）根據(jù)國家檔案局及有關部門規(guī)定，編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期、短期三種；（二）平常鑒定工作由行政人事部,重要文獻由總經(jīng)理負責鑒定,對新入庫的檔案對的劃分保管期限；（三）對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存;辦理銷毀手續(xù),先經(jīng)行政人事部經(jīng)理審批,再由總經(jīng)理批準，方能銷毀；（四）銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字；（五）公司應采用嚴密管理措施，避免檔案失密和泄密。第十二條檔案的運用檔案的I運用由行政人事部經(jīng)理負責，其操作按如下方式：（一）公司內(nèi)檔案運用的方式有:提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料；（二）檔案管理部門應積極向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，重要方面為政策信息、管理信息等；（三）檔案室應接受公司有關部門、人員定題征詢規(guī)定；（四）根據(jù)國家檔案、記錄法律法規(guī)，做好公司檔案記錄工作；（五）政府有關部門依法執(zhí)行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。第十三