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文檔簡介
項(xiàng)目五
會展接待工作
項(xiàng)目五會展接待工作
任務(wù)一會展接待方案
一、會展接待的準(zhǔn)備(一)充分收集參加對象的情況1.參加對象的基本情況;2.參會的目的、意圖和背景;3.抵離時(shí)間和交通工具。任務(wù)一會展接待方案一、會展接待的準(zhǔn)備(二)參加對象信息的途徑和方法1.匯總回執(zhí)、報(bào)名表和申請表;2.查閱歷次會議活動的檔集資料;3.請有關(guān)部門提供情況;4.要求參加對象出示有效證件。任務(wù)一會展接待方案二、擬訂會展接待方案(一)會展接待的一般內(nèi)容1.接待方針2.接待規(guī)格1)迎接、宴請、看望、陪同、送別;2)會議活動過程中主辦方安排宴請、參觀、訪問、游覽、娛樂活動的次數(shù)、規(guī)模和隆重程度;3)主辦方確定的參加對象的食宿標(biāo)準(zhǔn)。3.接待內(nèi)容4.接待日程5.接待責(zé)任6.接待經(jīng)費(fèi)任務(wù)一會展接待方案二、擬訂會展接待方案(二)會展接待方案的寫法(1)標(biāo)題(2)正文(3)提交方案的會務(wù)工作機(jī)構(gòu)(4)提交方案的時(shí)間任務(wù)二接站程序
一、接站的意義會議接待人員前往機(jī)場、碼頭、車站迎接參加對象,這項(xiàng)工作叫做接站。
任務(wù)二接站程序二、接站工作的程序和要求(一)確定迎接規(guī)格(二)組織歡迎隊(duì)伍(三)樹立接站標(biāo)志(四)掌握抵達(dá)情況(五)熱情介紹任務(wù)二接站程序三、引導(dǎo)工作(一)引導(dǎo)工作的含義和意義引導(dǎo)是指會議活動期間會務(wù)工作人員為參加對象指引會場、座位、住宿的房間以及參加對象所要打聽的地方的路線、方向和具體的位置。引導(dǎo)雖然看似小事,但卻能給參加對象提供許多方便,使他們感到親切。(二)引導(dǎo)工作的要求負(fù)責(zé)引導(dǎo)的禮儀人員要統(tǒng)一著裝,熟悉會場的布局以及各種配套設(shè)施的情況。大型會議活動的禮儀人員迓要了解本地的交通、旅游、購物等情況,以備參加對象隨時(shí)咨詢。國際性會議的禮儀人員還要會熟練使用外語。任務(wù)三報(bào)到與簽到
一、報(bào)到工作(一)查驗(yàn)證件(二)登錄信息(三)接收材料(四)發(fā)放文件(五)預(yù)收費(fèi)用(六)安排住宿任務(wù)三報(bào)到與簽到二、會議簽到的作用和方式(一)會議簽到的作用1.便于統(tǒng)計(jì)實(shí)到人數(shù)2.檢查缺席情況3.留作紀(jì)念4.歷史憑證(二)會議簽到的方式1.簿式簽到2.表式簽到3.電子簽到任務(wù)四看望與會見
一、看望和會見的區(qū)別看望是禮節(jié)性的,主要起表示歡迎和慰問的作用;會見也具有禮節(jié)性,但主要起交換意見的作用。
任務(wù)四看望與會見二、看望與會見的安排及要求(一)確定出面人(二)安排時(shí)間和地點(diǎn)(三)通知(四)陪同和記錄任務(wù)五食宿安排
任務(wù)五食宿安排一、安排飲食(一)安排飲食的要求1.飲食衛(wèi)生2.規(guī)格適中3.照顧特殊任務(wù)五食宿安排一、安排飲食(二)安排飲食工作的程序1.制訂飲食工作的方案1)就餐標(biāo)準(zhǔn);2)就餐時(shí)間;3)就餐地點(diǎn);4)就餐形式;5)就餐人員組合方式;6)就餐憑證;7)保證飲食安全的具體措施。任務(wù)五食宿安排2.預(yù)訂餐廳1)餐廳大小是否能夠容納會議活動全部就餐人員。2)餐廳的衛(wèi)生條件是否達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3)飯菜品種和質(zhì)量否滿足要求。4)餐廳號會場和代表駐地的距離是否適當(dāng)。5)價(jià)格是否合理。任務(wù)五食宿安排3.印制和發(fā)放就餐憑證4.統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)5.商定菜譜6.餐前檢查7.餐后反饋任務(wù)五食宿安排二、安排住宿(一)安排住宿的要求1.住地相對集中2.距離會場較近3.設(shè)施齊全、確保安全4.合理分配、照顧特殊5.規(guī)格適中,勤儉節(jié)省任務(wù)五食宿安排(二)住宿安排工作的程序1.制訂住宿安排工作方案2.統(tǒng)計(jì)住宿人數(shù)3.分析參加對象的情況4.確定預(yù)訂房間的數(shù)量5.預(yù)訂賓館和房間6.分發(fā)房間鑰匙任務(wù)六作息時(shí)間安排
一、會議活動作思時(shí)間的構(gòu)成1.就餐時(shí)間。包括每天早、中、晚三餐的時(shí)間。2.每天上午、下午會議活動的開始、結(jié)束和休息時(shí)間。3.會議活動輔助活動的時(shí)間,如晚上的娛樂活動時(shí)間安排。4.茶歇時(shí)間。任務(wù)六作息時(shí)間安排二、安排作息時(shí)間的要求1.服從會議議題性活動的需要。2.勞逸結(jié)合,充分安排休息時(shí)間。3.會議作息時(shí)問表應(yīng)在與會者報(bào)到時(shí)分發(fā)。4.作息時(shí)間如有變化應(yīng)及時(shí)通知到每一個(gè)參加單位和每一位參加對象。任務(wù)六作息時(shí)間安排三、作息時(shí)間表的格式(一)標(biāo)題會議活動名稱(可用簡稱)加“作息時(shí)間”或“時(shí)間安排”。。(二)會議活動舉行日期位于標(biāo)題之下居中,寫明年份和開始、結(jié)束日期。外加圓括號(三)正文會議作息時(shí)間表一般以時(shí)間為線索,寫明就餐、開會、休息以及輔助活動的具體時(shí)間。(四)落款一般寫“××?xí)h秘書處”或“××?xí)h組委會”即可。任務(wù)七文藝接待
任務(wù)七文藝接待一、選好節(jié)目和影片(一)配合會議的主題(二)照顧對象的興趣(三
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