電大辦公室管理精編復習資料(排版)

一,單項選擇題1．以下哪點不是辦公室事務管理的特征？（B．決策性）。A．服務性C．專業(yè)性D．主動性2．辦公室布置要留意（D）。A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對面放置C．打字,復印間離上司辦公室近些D．各種溝通,保密3．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不相宜的？（C）。A．打算一些放開的文件夾，貼上相應的標識條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要常常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件,資料保藏好以免丟失和泄密4．以下關于文員對辦公室布置的狀況，哪一個是錯誤的？（B）。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要留意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件,資料和物品，并貼上標識D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里，（D）的位置是上座。A．離入口最遠B．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶6．機的運用哪一項是不對的？（B）。A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C．不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人,保密文本7．在運用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)模浚ˋ）。A．接通電源可馬上復印操作B．選定復印紙后要抖松消退靜電C．選擇復印倍率來確定復印紙尺寸D．復印完畢應取下復印品和原稿8．以下關于錄音機的運用哪一項是不相宜的？（A）。A．錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ON”位置B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機內(nèi)話筒錄音，留意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時要防止雜音混入，可采納傳輸線錄音9．以下關于投影機的運用哪一項是不相宜的？（D）。A．安置窗簾遮擋室外光線B．與其他設備正確連接C．投影機要遠離熱源D．應設置電腦的桌面屏幕愛護功能10．以下哪些不是文員在打算辦公用品時的職責？（B）。A．訂購B．制造C．安排D．儲備11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不相宜的？（B）。A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾B．讓員工們隨意領取辦公用品C．通過訂購或訂購，可以提高交貨速度D．用庫存一覽表來儲備辦公用品12．以下文員的工作依次中，哪一項是正確的？（B）。A．沒有任何設想就應著手從事該項工作B．文員也應具有適當推斷狀況，機靈應對的應變實力C．上司分派兩項以上工作時，依據(jù)先來后到依次進行D．上司所指示的工作假如不合適，可以不實施13．文員依據(jù)“優(yōu)先依次”處理工作，以下哪一項是不相宜的？（D）。A.先將自己想做的工作以重要程度為標準分類B．其次以緊急程度和重要程度為標準分類C.同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率D．可以依據(jù)文員自己的習慣進行工作14．文員必需管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不相宜的？（C）。A．定好目標，把想做或須要做的事情寫下來B．盡量限制外來干擾，把重要工作支配在寧靜,有效的時間段里去做C．每天把工作支配得超出工作時間，給自己壓力D．對每一項工作作出支配，定好最終期限15．以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D）。A．定好目標，把想做或須要做的事情寫下來B．想方法加快處理郵件,信件和其他反復出現(xiàn)的事務C．開始工作之前要做好打算工作，就不會因遺忘某事而中途停頓D．把零散工作支配在寧靜,有效的時間段里去做16．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不相宜的？（C）。A．現(xiàn)金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C．標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢17．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不相宜的？（A）。A.傳達可以依據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見B．必要時可形成文字材料，照本宣科C．不可在一般,一般函件里傳達有隱私內(nèi)容的指示D．重要的指示，應當要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記18．文員必需具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不相宜的？（B）。A．擅長同他人合作，親密協(xié)作，步調(diào)一樣B．應當有自己的特性，盡可能使別人聽從自己C．配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D．公允地與同事共享成功的成果，分擔失敗的責任19．以下接打的行為中，哪一項是不相宜的？（C）。A．機旁隨時放著記錄單或便箋和筆，一有留言就能馬上記錄B．文員離開辦公室時，要支配別人替你接C．應隨時運用手機在飛機上,飯店里,大劇院等進行聯(lián)系D．假如已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系20．以下哪個接打的行為是不正確的？（A）。A．受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下請對方等待時，應把聽筒朝下放置21．文員在接打時，正確的做法是（B）。A．鈴響一聲就應接聽B．在機旁隨時放著記錄單和筆，一有留言就能馬上記錄下來C．文員接聽業(yè)務時，應首先讓對方報出姓名,單位D．文員替上司傳話時，應考慮對方的心情以個人的口吻轉(zhuǎn)達22．以下文員應遵守的禮儀中，哪一項是不相宜的？（B）。A.考慮打的時間是否合適B．打出，而對方無人接聽，等鈴聲響了二,三下可掛C.有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對待投訴先安撫他，以友善的看法表達歉意，并告知肯定立刻調(diào)查此事23．以下哪些標準不是文員分揀郵件應當遵守的？（C）。A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務標準分揀D．換郵件重要性分揀24．文員在拆郵件時，不正確的做法是（A）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應當把郵件分成最急件,次急件和一般件C．經(jīng)授權閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出，提示上司留意有關問題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好25．文員假如誤拆了非本公司的信，應當（A）。A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信放開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一樣？（D）。A．每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一樣B．取出郵件馬上返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D．應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（D）。A．時間B．便利C．經(jīng)濟D．愛好28．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印依次應當是（C）。A．國名,地址,部門,姓名B．姓名,地址，部門,國名C．姓名,部門,地址,國名D．姓名,國名,部門,地址29．機最好用來傳送以下哪種郵件？（D）。A．一般的圖紙B．機密文件C．很長的文件D．感謝信30．以下關于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）。A．上級先伸手后，下級才能相握B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點一下C．雙方有很多人時，可以交叉握手D．握手時應上身稍前傾，雙目凝視對方，微笑致意或問好31．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的狀況是以下哪一種？（A）A．初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領導的匿名信C．已做結(jié)案處理的D．沒有具體內(nèi)容的匿名信32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（C）。A．拆開后信紙在后,信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對寫信人的各項狀況逐項登記C．處理信件依據(jù)“分級負責,歸口辦理”原則，進行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦D．對問題困難,調(diào)查處理的時間較長的信件，應復信作說明和答復33．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?？（C）。A．幫助簽到B．分發(fā)資料C．作會議記錄時離開會議室接聽D．短暫保管與會者的物品34．文員進行會議的支配和打算時，不應當做的是（D）。A．文員依據(jù)上司的指示，應事先調(diào)查時間支配對參與者是否便利B．什么日期,時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C．會議場所的選擇，要依據(jù)會議時間長短,花費多少作確定D．文秘人員必需協(xié)作會議議程，具體檢查各項工作35．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）。A．加入自己的主觀意見B．不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一樣但意思完全一樣D．對所記內(nèi)容作評論36．會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應（D）。A．忽視B．不征求主持人意見，停止筆錄C．征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機D．征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機37．上司確定參與某個會議時，文員不應當（A）。A．只在便箋上寫好會議名稱B．除了送來的資料外，也必需收集其他上司有必要的資料C．假如是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地狀況和交通所耗費的時間D．和上司先充分溝通，避開在會議進行中遇到聯(lián)系38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（C）。A.口字型B．教室型C．圓桌型D.U字型39．以下關于交互式會議的功能中，哪一項是不具備的？（A）。A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報數(shù)功能40．有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務？（B）。A．打算資料B．發(fā)表意見C．現(xiàn)場服務D．會議或會談記錄41．文員依據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？（D）。A．假如用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打確認B．告知你或上司的聯(lián)系，以便有變化時可馬上通知C．對方越忙越必需早一點聯(lián)絡D．假如上司出差，可以在他回來的當天支配約會42．文員制作日程支配支配表時，以下哪一種狀況應避開？（D）。A．上司沒有經(jīng)過文員而確定的日程支配支配，也必需填寫在支配表上B．假如表上的空白處太少，可以運用速記符號或自己能夠了解的簡單符號C．制作日程支配支配表時，要留意上司改變思索的時間和路途上的時間D．日程支配支配筆記本假如已經(jīng)運用一年以上，可以廢棄43．在某些狀況下，文員在支配日程支配表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是駕馭足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。A．社交的實力B．說話的技巧C．聽話的實力D．聽寫的實力44．以下關于確認上司日程支配支配的行為中，哪一項是不相宜的？（A）。A．以方式確定面談或開會的重要預定支配，不用再以書面形式確認B．上司和文員必需在周末核對下周的行動支配，每天早上核對當天的行動支配C．假如會議的主辦者是上司，就要確認（至少在舉辦日的二,三天前）會議室D．會議,面談所必需的文件及資料，在前一天就打算好45．文員應當為上司的商務旅行作很多打算工作，以下哪一項是不相宜的？（B）。A．打算旅行支配和旅館信息B．代替上司制定約會支配C．為商務洽談收集資料D．把上司商務旅行時須要帶的行李列出清單46．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不相宜的？（D）。A.與人聯(lián)系要登記對方姓名（同時告知你的姓名），需再打弄清疑點應找同一人B．首先要了解火車運行時間，上司對鋪位的要求C.假如預訂須要有保證，應事先申明，假如想取消預訂，也要在結(jié)帳之前打D．不肯定要弄到確認旅館預訂的或其他書面形式的證明47．上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？（D）。A．首先搞清晰上司想作什么樣的支配B．辦理預訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時要登記對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應找同一個人D．不必提前在取票前或動身前再用予以確認48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（D）。A．有更多的機會體會到文員在工作,知識,實力上的從屬性B．到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當時機提示上司用餐C．對上司的健康管理包括預防,治療,病后調(diào)理各階段D．應酬須要更換衣服，這是上司個人的須要，不必賜予幫助49．以下關于名片的運用方式，哪項是錯誤的？（D）。A．文員應在任何時候,任何場合攜帶名片B．向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺．假如對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意D．各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（D）。A．不作聲，等無人時查字典B．作推斷，用同偏旁的字音讀C．不用讀，只稱呼姓即可D．請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”51．以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較相宜的？（D）。A．用后跟著地走路B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿態(tài)，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52．社交場合很講究次序禮儀，一般（B）。A.以右為次B以右為尊C以后為次D．以左為尊53．當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（D）。A．向上司報告B．送禮C．寫信D．查證消息的牢靠性54．文員幫助實行宴會時，不用考慮（D）。A.宴會的形式與氣氛B．交通是否便利C.有無停車場D．有無休息室55．以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？（C）。A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳實行C．工作餐是非正式宴請形式，早,午,晚實行均可D．午宴一般不設固定席位，以便于客人社交56．以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（D）。A．用叉,匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜愛的食物C．口內(nèi)含有食物與人說話D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的運用方法是正確的（C）。A．中途離座，把餐巾放在椅子上B．用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角D．塞入衣服領口里59．以下文員應遵守的參與宴會的禮儀中，哪一項是不相宜的？（C）。A．應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑,紅,白等純色為宜B．白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D．文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目視對方以示敬意60．上司參與各種應酬和會議，有時須要更換服裝，文員應（A）。A．通知上司家人把衣服送達B．自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D．去買新的服裝61．以下關于說話的要領中，哪一項不相宜？（B）。A．語句要簡短B．由過程先說C.利用重復的效果D．說話時考慮時間,地點,場合,對象因素，運用模糊語言62．接受忠告的正確反應是（D）。A．以煩躁的傾聽B．盡量把責任推給別人C．應辯解說：“那是因為……”D．切勿感情用事63．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應當忌諱的話題64．將同文多頁沿邊取齊后勻稱錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。A.騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見章65．值班人員不應當做以下哪類事情？（A）。A．簽發(fā)文件B．分發(fā)會議通知C．詢問狀況D．傳達指示66．文員要做好檔案收集，應當收集的文書資料是（A）。A．下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位內(nèi)部相互抄送的文件材料D．本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（A）。A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷68．文書立卷歸檔要求遵守肯定的制度，包括以下方面（B）。A．歸檔內(nèi)容,歸檔時間,保密要求B．歸檔范圍,歸檔時間,歸檔耍求C．收集范圍,歸檔時間,管理制度D．歸檔范圍,時間限度,歸檔材料要求69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍,（A）和歸檔要求。A．歸檔時間B．歸檔憑證C．歸檔模式D．歸檔歷史推斷題1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨）2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）3．在陽光光明的教室和會議室內(nèi)運用投影機，效果不受影響。（×）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一樣則是典型的工作。（∨）5．文員第一次做一項工作時應當快一些，假如錯誤可以再做一遍。（×）6．擅長合作指每一個文秘人員都要虛心,謹慎，對同事敬重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）7．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應當一同鎖入抽屜。（×）8．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎當心，支票簿與印章應當一起保藏，以避開被盜用冒領。（×）9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或削減，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（×）10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最終一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應當變成上司的語氣。（×）11．假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應當叫上司接過，告知上司要找的人立刻就會來聽，讓上司直接與對方通話。（∨）12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜愛的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（∨）13．文員應避開不必要的通信和郵寄，盡可能常見的聯(lián)系集中起來分批進行。（∨）14．文員在工作時間如須要補妝，應隨時隨地進行。（×）15．文員在工作時間如須要補妝，應當去洗手間。（∨）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（×）17．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應當站起來與來訪者講話。（×）18．假如須要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者便利的時間，查看上司的時間表，假如這一時間有空，就可答應下來。（×）19．假如會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（×）20．假如會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員馬上換手握住室內(nèi)的門把手，以輕快的步伐進入室內(nèi)，輕輕關上門。（∨）21．假如會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（∨）22．介紹地位相同的人時，應依據(jù)到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（∨）23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）24．文員作介紹，若年齡,地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（∨）25．同時介紹很多人時，可從右至左，按依次介紹。（∨）26．假如是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，假如以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證明某一天你曾給某人支配了某件工作等。（∨）27．為來自外地的與會者支配賓館住宿，最便利的支配是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（×）28．假如上司不打算參與某個會議，應馬上將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）29．假如會議氣氛驚慌，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，看法親善，溫順緩慢地端出茶點，以消退驚慌的氣氛。（∨）30．會議租用的設備，文員必需確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（×）31．代表會議依法定期召開，與會代表必需達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應細致核對出席人數(shù)。（∨）32．假如上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的狀況，文員應把有關資料輸入電腦，打算交往提示文件。（∨）33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠支配辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作確定。（∨）34．假如不當心發(fā)生日程支配支配重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己確定優(yōu)先依次。（×）35．上司自己支配的約會忘了事先告知你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己支配的那一位。（×）36．文員因為已經(jīng)打過，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了?！白鲞^某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（×）37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（×）38．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應當問明上司的意思，因為或許那是件必需取消原定約會的重要事情。（∨）39．探望長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（∨）40．當上司要求文員幫助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來幫助他解決私人的事務。（∨）41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應當主動,樂意地去幫助。（∨）42．假如是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（∨）43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（×）44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（∨）45．當與人擦肩而過，或越過長輩,上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（∨）46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（∨）47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必需有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的爭論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（∨）49．用叉,匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早支配，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（×）51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點,時間,形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（∨）52．雞尾酒會一般要支配好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（×）53．口頭語言視時間,場合,對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文靜些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（×）54．要發(fā)問或有意見時，應當?shù)壬纤菊f完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。假如上司不加采納，應勸服上司。（×）55．假如要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別運用表示方法，以避開因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（V）56．合適的話題可以有雙方都感愛好的,有共同利益的話題,比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）57．凡是單位撤消，原公章應馬上停用，不用通知有關單位。（×）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必需一樣，可以出具空白介紹信。（×）60．值班人員要細致填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉(zhuǎn)交有關部門處理。（×）61．面對突發(fā)事務，值班人員有時在領導人未指示前就要實行臨時應急措施。（×）62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度,請示報告制度和平安,保密制度，但沒有崗位責任制度。（×）63．列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（∨）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（∨）65．檔案是指運用過的,文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢,具有保存價值的文書。（∨）66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級,期限。（×）67．文書部門立好的案卷，必需逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（×）68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（×）簡答題1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？受意：是指文員接受和領悟上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應留意的事項：——專心傾聽,細致記錄,弄清意圖,及時實施。2．文員進言是指什么進言具有什么作用方法和要求是什么？P36—37進言:是指文員主動對上司提出意見,建議,指責或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用,補缺作用,增進關系作用。進言的方法和要求：⑴適事⑵適時⑶適地⑷適度3．來信受訪的范圍包括哪些受理與處理的程序和基本要求是什么？(1)受理的范圍是:國家機關,主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工,群眾直接給機關,單位領導的信件.(2)及時拆封.拆封時,不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報告上司,還要以有效方式通告有關單位緊急處理.拆開后在裝訂時,信紙在前,信封在后,要一并裝訂.()(3)細致閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領導標明信中的重點,或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗''或"可與前信印證"等.供應領導復信所須要的資料.()(4)逐項登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的狀況,結(jié)果和立卷存檔號等具體記載,便于統(tǒng)計,查找和催辦.(5)細致處理.處理信伺:應當依據(jù)"分級負責,歸口辦理"的原則,進行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.()(6)及時復信.復信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對組織的信任.復信可實行收信人(單位)復信,或承辦人(單位)復信兩種方式進行.()4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應留意哪些要點？確定時間,地點時要留意什么？p170—17(1)要獲得上司的許可；(2)假如用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打給對方的文秘人員以確認(3)要正確告知對方赴約者的姓名,職務,目的,時間,地點,方式(早餐會,午餐會等),所須要的時間等等；(4)約定好以后，肯定要向上司匯報，并填寫在日程支配支配表』：。還應打算約會所須要的文件資料(5)星期一早上,周末,即將下班之前,午餐前后不要支配約會；(6)對方的休息日,節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要支配約會；()公司有重大活動的那一天不宜支配約會；(8)地點選擇對方比較便利的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格,是否須要保密,是否須要就餐等因素。5．文員利用提示系統(tǒng)提示上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)(()（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設置日程表,報警系統(tǒng),一周支配以及其他提示事項,文員3.應當隨著狀況的變化不斷編排和修改輸人的信息.(3分)4.人工提示系統(tǒng)的做法:設置基本辦公日程表(5.,固定活動日期一覽表(,6.運用提示性備忘錄(,打算約會表((),打算特殊提示卡(<),打算交往提示文件((.6．文員所作的完整的會議記錄應當包括哪些事項？p1371）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名,蓋章；（3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人,主席；（7）出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關的資料；（10）下次會議預定日期。7．提高會議效率可以有哪些做法？p156—159遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；削減會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；限制會議經(jīng)費；分析會議成本。8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234（1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；假如上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及依次，要直接向指示工作的人報告，依次基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及依次整理好，肯定要簡短,扼要,流暢；困難的報告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。9．辦公室人員為了勸服對方接受自己的看法應當怎么做，要領有哪些？讓對方接受自己的看法而沒有牽強的感覺；用語言和看法去打動別人；清晰的知道最想說什么；了解并探討對方的立場和意向；以懇切的看法為對方著想而發(fā)言。10．單位印章主要有哪些？印章的刻制和運用有哪些規(guī)定？p1)單位印章,套印章，鋼印,領導人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種狀況:一種是由上級主管機關刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準,公安部門登記后由特地刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一運用,其他印章也應專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負責人批準,并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領用人,蓋章人等項具體登記；功日蓋印章必需做到用力勻稱,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必需加蓋單位公章方能有效。11．依據(jù)2000年《國務院行政機關公文處理方法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？1)命令(令)；(2)確定；(3)公告;通告；(4)通知,通報；(5)議案；(6)報告；(7)請示；(8)批復:意見；(9)函；(10)會議紀要。12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。1)版頭,發(fā)文字號,印刷依次號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；<4)公文標題；<5)主送機關；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機關,成文日期,機關印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。13．文員依據(jù)單位須要向外或向內(nèi)發(fā)文，須要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。1)擬稿.(2)核稿.是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實(3)簽發(fā).指機關領導人對文稿的最終審定,簽字發(fā)出(4)編號.已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5)繕印.對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清,復印或排版印制.(6)校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機關印章.(8)登記(9)分發(fā).指對打算發(fā)出的文件:進行分裝和發(fā)送.14．什么是文書的立卷特征通?？梢砸罁?jù)哪幾種特征立卷？p265—267(1)文秘或檔案人員把文書依據(jù)某些共同特征組合成案卷,稱為"立卷特征"；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時,須要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。設計題1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜,儲物架,書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌,電腦,機，還給了她新的文件架,文具用品盒,各種筆,膠水,剪刀,參考書,須要翻譯的資料,公司印章,印盒,墨水,復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。小李應當怎么?P13)放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放須要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應當放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌,技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，協(xié)商合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好打算。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P121)(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂支配；<4)預訂食宿；<5)迎接來賓；<6)協(xié)商日程；<7)支配會談；<8)陪伴參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室,餐飲,停車場等，某企業(yè)打算在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，探討第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售支配，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責支配。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應當考慮哪些問題？(P23)(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結(jié)束的預定時刻)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡處,號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,號碼(必要時可附上地圖)；(8)留意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。4．文秘人員如何主持會議？應留意哪些細微環(huán)節(jié)？(P145)文秘人員假如在會議上要發(fā)言,應當先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下,作一個總結(jié)結(jié)構的構思,簡略登記發(fā)言的要點,條理清晰,重點突出.即使是即席發(fā)言,呀要想好了再說,講什么,怎么講,哪些可以敘述,哪些必需強調(diào),都事先有個框架.這樣才能使你的發(fā)言清晰明白,富有感染力.會議上應始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和開心熱誠的表情,用規(guī)范的言語和抑揚頓挫的洪亮聲調(diào)說話,并限制發(fā)言的時間,必要時可用目光掃視聽眾,以引起他們的留意,也可以在某些時候坐一停頓,以給聽眾思索余地.雖然文秘人員的會議通常是非正式的,進行過程中還是要加以引導.要求別人回答時.一次只叫一位發(fā)言人,并緊緊圍繞議程或主題依次進行.假如探討稿偏離了主題,應當提示各位時間有限.在某件事上有不同意見的時候,不必進行正式的投票,表示接受或反對這些意見的即可.假如是一位助手,你給他安排一些日常的工作人，提示一下解決問題的方法,再問他有沒有問題即可.在很多人參與的會議上,不要當眾指責某人.應當給其他與會者發(fā)言的機會,細致傾聽他們的意見.最終,對探討和任何確定了的事進行總結(jié),同意大家的相識.每位參與會議的人都要做好筆記,特殊是任務安排或作出關于各種程序的確定時.主持會議,則要作好筆記并把每次會議機要的打印件存放進一個特地的文件夾,假如日后出現(xiàn)問題,可以查看筆記,證明某一天你曾給某人支配了工作等.5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，確定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應當如何打算和開好這次座談會？(P150)(1)座談會邀請對象必需是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者,能獨立思索,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<3)座談會上,文秘人員應與主持人親密協(xié)作；<4)主持人負責引導,組織,可不做記錄；(5)具體的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定,可長可短；(7)會場應打算些飲料,茶點,邊吃邊談,可使氣氛輕松。6．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應當做些什么工作？(P134)(1)要替搭車回去的人支配車子(2)在接待處短暫代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領,冒領(3)有留話時,切記務必傳達(4)檢查會場有無物品遺漏(5)要為參與會議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必需加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動,必需還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并整理妥當,倒去垃圾(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關緊門窗并上鎖。7．科達公司召開中層干部擴大會議，參與人員為總經(jīng)理,副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理,辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參與會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天,一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議驚慌支配午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。(P161)(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支2)G-------參與會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參與會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參與會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參與會議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支,現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)8．文秘人員在單獨或伴同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)(1)整理好旅行過程中全部的單據(jù),憑證,送上司批閱,簽字后向財務部門報銷,或者結(jié)算預支的出差費用(2)回到公司上班后,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報.假如是與上司同行的,可依據(jù)上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準,然后存檔備案(3)盡快復原正常工作和生活狀態(tài),接著做旅行前未完的工作(4)把在出差時結(jié)識的有關人士,單位等狀況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中賜予扶植和照看的有關部門和人員,分別去函或去電表示感謝。9．文員應當為上司的商務旅行作很多打算工作，在打算國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？(P186)履行哪些職責？(P118)(1)打算旅行支配和旅館信息.旅行支配表要說明動身和到達地點,是乘飛機還是汽車,火車或輪船,動身和到達的日期及時間,座位狀況,旅館狀況.(2)制定約會支配.約會支配表包括:城市名和省(州)名(假如是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時間,與上司約會者的姓名,公司和地址,號碼.(3)為商務洽談收集資料.(4)確定旅行用品.把上司作商務旅行時須要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行支配手冊或旅行社代辦人信息.為每件:行李打算識別標簽.(6)支配差旅費.(7)建立旅行——旅館信息資料庫.隨時與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充溢自己的資料庫.(8)辦理旅行保險,如意外損害保險等。10．某公司成立三周年，打算實行大型宴會，辦公室人員應當如何做好打算，要做哪些工作？(P126)(1)客人的選擇.確定名單,再請上司核定.(2)確定時間.假如是涉外宴請,宴請時間應當依據(jù)國際慣例,征詢客人的意見,要避開選擇對方的重大節(jié)假日.(3)會場的選擇.要考慮宴會的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預算費用等,考慮宴會的形式與氣氛等。11．文秘人員常常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈禮前必需搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清晰贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習慣等;(3)在日歷上應當清晰地標明節(jié)日活動支配以引起上司的留意.時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境.(4)還應熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要專心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可.(5)要看對方的實際狀況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方.(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精致包裝紙重新包裝一下.(7)假如不是親自送禮,應當在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應打算一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標明價格范圍.(9)為了避開所送禮物的重復,文秘人員應當為全部接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌,技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，協(xié)商合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好打算。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P103)接受任務；了解來賓；制定支配；預定食宿；歡迎來賓；協(xié)商日程；禮節(jié)性探望；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪伴參觀巡游；互贈禮品；歡送來賓；接待小結(jié)。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？(P2233)了解清晰德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習慣等,求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物,較合適的生日禮物是有中國特色的,總經(jīng)理又比較喜愛的物品贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精致包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應當怎樣做？(P248)小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準,并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領用人,蓋章人等項具體登記；加蓋印章必需做到用力勻稱,使印章端正,完整。案例分析題1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的摯友陳小姐短暫代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并激勵她努力干，打算在蜜月回來后舉薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：…………..上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價是1.8，就說不行的。”上司當即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在禮儀方面還犯了哪些錯？參考答案：五個錯：(1)該問的沒有問(指對方狀況，手套的須要量)；(2)該記的沒有記錄(對方的姓名,公司,號碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；(4)不該說的卻說了(價格上的自作主見，不向上司請示)；(5)不懂得愛護自己(即使自己自作主見拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告知上司，使自己陷入被解雇的境地)。禮儀方面：（1）接時沒有自報家門；(2)不等對方說完，就“啪”掛上。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打，一邊拿過筆簽了字。打完，心不在焉地把全部的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有留意。她抽出全部的信紙，放在一邊，而把全部的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“敬愛的紅：……”，她意識到拆錯了信，匆忙看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應當由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐依據(jù)以往寫信的習慣，把收件人地址,姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。(P73)（1）不應當直接把信堆到桌上，并一邊打一邊簽字，而應當當面點清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領單”，特殊要寫清晰機要郵件,經(jīng)辦人等項目；如有污損還應當當面指出，以分清責任；（2）不應隨意打開全部的信，而應依據(jù)肯定的標準進行分類，允許拆封的信件應按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應的個人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應看信的內(nèi)容，應立刻重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當面交給對方并致歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應當按國外習慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。3．文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣揚的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領導的意見很不一樣，小曹無所適從，兩位領導也因此沖突加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種狀況小曹應當怎么辦？參考答案：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工,單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示；(2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領導都作了指示，假如張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)假如不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位協(xié)商一個方法遵照執(zhí)行；(5)假如沖突不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作說明。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關照過讓銷售科科特長理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參與定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到打算參與這次研討會，12日他正好回來，肯定會參與的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參與會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)覺是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？假如不正確，正確的做法應當是怎樣的？(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的,應制作簽收單,要求小李簽名,并注明時間(2)把上司親啟信件先保存下來,并通知發(fā)信人信已收到,告知對方何時可能得到答復(3)12日回來就參與會議不妥當,不宜在總經(jīng)理出差回來的當天支配活動(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復印一份,留待上司過目(5)發(fā)覺附件缺少,應當在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應及時打或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系(6)沒有訂購的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時,要先打印一份清單,注明收到的日期,請接受人員在上面簽字,并保存好。5．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天打算上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有肯定作用，他打算找總經(jīng)理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不興奮，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭吵，最終小林生氣地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平常工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來漸漸談，他們不信任，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖天地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干焦急，不知道怎么辦才好……你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應當怎么做才對？(1)不能說"總經(jīng)理外出了,有什么事請跟我說吧",辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應細心傾聽,不應邊看報表邊聽；<3)對提重要建議的來訪者,應細致記錄,匯報上司；(4)應熱忱,不能對來訪者冷嘲熱諷；<5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié),宣揚政策；(6)應盡快為總經(jīng)理解圍,可以請保安或打110。6．東華公司辦公室人員小沈能講一口美麗的法語，小陳則很喜愛裝扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理囑咐擔當翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好打算。小沈和小陳除了在文本,資料等方面作了打算，還化了一番功夫進行了裝扮。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著艷麗，金耳環(huán),大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤打算茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五彩繽紛的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭吵起來，小沈站在古總一邊，指責客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關系？”小沈和小陳的穿著裝扮,言談舉止是否正確？正確的做法應當是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著裝扮不符合工作環(huán)境,不符合特定的會談工作要求;(2)沈的穿著突出自己,影響了古總經(jīng)理的形象;(3)陳的穿著裝扮干擾談判,影響工作,破壞工作場所寧靜；(4)陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿,使得談判一開始就不順當；<5)小沈應當對領導的作風,性格有所了解,有針對性地彌補領導的不足.古總經(jīng)理與客商爭吵,她應實行補救措施,可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些,使談判接著,而不是指責客商；(6)小沈受到上司指責,即使是過頭話,也應保持冷靜,不反對,應理解上司的難處.找適當?shù)臋C會,用適當?shù)姆绞秸f明狀況,溝通思想和感情。7．小李受上司托付在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。”然后，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李特別關切地詢問了客人所在公司的狀況，打聽客人的收入,福利和家庭狀況，而這位客人好像對這一切不很滿足，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應當怎么做才是正確的？(1)主人和客人之間,應當主人先伸手<2)在替客人拿行李前應征求同意:"我替你拿可以嗎(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司機開車,汽車的位次禮儀是"右為上,左為下;后為上,前為下";<5)客人應當坐后排,小李應當坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內(nèi)部狀況,個人收人,福利和家庭狀況等是不合適的話題;(7)應當與客人談一些合適的話題,如天氣,風土人情,新聞等;8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參與的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負責支配，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點四十五分必需準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)覺會議廳靠近喧鬧的公路，噪音很大。9日上午，大家正在驚慌地做著最終的打算工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點五特別了，放映機還沒有送到。劉小姐立刻打去問，對方回答機器已送出。眼看著各地方來賓已接連進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種狀況，應當如何處理？（2）假如放映機在十點特別還未送到，你還應當做些什么（3）從這件事中你得到了什么教訓？(1)請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想方法聯(lián)系送貨員;(2)假如聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報,懇求該如何辦;(3)立刻向總經(jīng)理報告,不得擅自確定調(diào)整會議議程;(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時<5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(或原租賃公司再送一臺);<6)召開大型會議,各種打算工作,包括音響,電子類裝置應至少提前一天支配;(7)租借會議廳應全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設施,包括噪音,停車場等問題;(8)不能僅憑聯(lián)系,應實地查看;(9)重要設備應考慮備用(或兩套方案).9．公司經(jīng)理在星期一早上告知文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清晰公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。始終到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。”星期四上午8：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了·10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不興奮。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉特別不滿。請問，小劉原委錯在哪些地方？正確的做法應當是怎樣的？(1)應當搞清銷售員的人數(shù)和姓名,打算這份名單(2)打印好書面通知(3)在三天內(nèi),當面發(fā)放通知或通知(中須要對方確認時間,地點,內(nèi)容等)到名單上的每個人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人留意(5)通知上應寫清會議的時間(開始到結(jié)束時間),地點(6)應具體寫清會議內(nèi)容,應做好哪些打算(7)應提前到會議室做好打算,做好簽到工作10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導一向不重視衛(wèi)生問題，假如他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會議通知經(jīng)局領導確定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的詢問開什么會議，言談中頗有些指責的意思。問題一：小萬錯在哪里？應當怎樣寫這份會議通知？過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參與，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組探討。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特殊是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組探討。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不敬重，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急狀況，他應實行什么措施？問題一:會議通知缺少主題(議題)；時間上缺少從幾點到幾點；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上,可進行說明說明；如本人不在,應請代收人(或秘書)簽字,打確認是否出席。問題二:會前打算工作的每個細微環(huán)節(jié)問題都應細致對待；小萬沒有細致校對材料；最終也沒能細致審查全部會議材料,加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿說明白一翻,作了自我檢討,最終扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按原來小組劃分綻開了探討。11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）市教委關于2003年招生工作的通知；（2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；（3）東方學院2003年招生工作支配；（4）東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；（5）市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；（6）東方學院院務會議關于調(diào)整系主任的確定；（7）東方學院關于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學院關于做好開學工作的通知；（9）東方學院各系關于開學打算工作的報告；（10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關于提高教學質(zhì)量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結(jié)；案卷一：1.市教委關于2003年招生工作的通知；4.東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；5市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題:市教委,東方學院關于招生工作的通知,請示,批復。案卷二：2.東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；6.東方學院院務會議關于調(diào)整系主任的確定；7.東方學關于調(diào)整系主任的通知；8.東方學院關于做好開學工作的通知標題:東方學院關于招生工作,系主任調(diào)整,開學工作的會議紀要,確定,通知。案卷三：3.東方學院2003年招生工作支配；12.東方學院2003年度工作總結(jié)；標題:東方學院招生工作支配,年度工作總結(jié)。案卷四：9.東方學院各系關于開學打算工作的報告；10.東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；11.東方學院各系關于提高教學質(zhì)量的報告；標題:東方學院各系關于開學打算,加強學生思想工作,提高教學質(zhì)量的報告。12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理睬議記錄；（2）利華公司2003年銷售支配；（2）市工商局關于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄；（6）市物價局關于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理睬議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理睬議記錄；（11）市稅務局關于稅務自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。案卷一：1.利華公司2003年2月份經(jīng)理睬議記錄5.利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄8.利華公司2003年6月份經(jīng)理睬議記錄10.利華公司2003年8月份經(jīng)理睬議記錄標題:利華公司2003年經(jīng)理睬議記錄案卷二2.利華公司2003年銷售支配12.利華公司2003年銷售工作總結(jié)標題:利華公司2003年銷售工作支配,總結(jié)案卷三:3.市工商局關于年檢工作的通知;6.市物價局關于物價檢查的通知;11.市稅務局關于稅務自查的通知;標題:市工商局,物價局,稅務局關于年檢,物價,稅務自查的通知案卷四:4.利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函;7.香港凱福公司關于合'Y事宜給利華公司的復函;9.利華公司與香港凱福汀司會議紀要;標題:利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件,會議紀要13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰慧能干，在公司深受重用。她常常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱忱開朗，樂于助人，陳珍妮溫順沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好摯友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意始終不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)整心情。我們公司的成果倒不錯，我們經(jīng)理在今日上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。假如這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告知你具體狀況。但這次談判確實特別順當?！崩铥愐贿呎f，一邊沉醉在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都特別懊喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提示總經(jīng)理及時實行快速行動，也指責自己沒有時時留意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合,不分對象暢所欲言？（3）企業(yè)的機密有哪些？（4）秘書在日常工作中應當怎樣做好保密正作？(1)李麗在談話中無意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會,得到了這筆生意(2)即使是最好的摯友,也不可不分狀況暢所欲言,何況是競爭對手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德(3)企業(yè)的機密包括公司的生產(chǎn)流程,工藝技術,組織人事,資金運作,客戶資料,流通渠道等.上司正在考慮,探討而未作定論,未公開宣布的內(nèi)容.上司的隱私,疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故,人事爭端,內(nèi)部失竊,經(jīng)濟糾紛等(4)應做到不該說的不說,不該聽的不聽,不該記錄的不記錄,機密內(nèi)容用專用記錄本記并妥當保管,機密文件嚴密保管,自己的電腦設置密碼等。辦公用易耗品主要有：1．信封,紙張；2．軟盤,光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）,打孔機,裝訂機（包括裝訂線）,日期號碼機,切紙機,計算機,拆信器,碎紙機等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標簽紙,直尺,三角尺,透亮膠帶,粘膠帶,繩帶,圖釘,橡皮筋,大頭針,紙夾等。首先說明文員工作的步驟是什么？以及三者關系？文員工作分為三個步驟：支配,實施和檢查。1．支配的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思索以什么方法進行效率會最佳。2．實施的步驟，要留意：同時檢查是否依據(jù)當時所擬定的依次進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；協(xié)作上司預期的期限。3．檢查的步驟，要分析支配和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關系為：先作支配，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“支配——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要細致制定支配，然后依據(jù)這個支配去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的支配有所扶植和啟示。在依據(jù)“優(yōu)先依次”制定支配書時，要按以下三個步驟進行：1．將自己要做的事情分為：A.是否應當做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從支配中刪掉。2．對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商議,請示。五,從下列文員工作方法中，隨意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ南嘧R。1．請示方法和報告方法；2．支配方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領悟上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I悟上司在會議講話,文件批示,工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員推斷和領悟）和間接受意（即上司在平常隨意交談的狀況下，或與其他人員談話種就某一問題,某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要留意：（1）擅長領悟上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）留意傾聽，專心推斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明白意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要留意方式,看法；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。2．結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)驗過一件事情，使我充分相識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史,公司的現(xiàn)狀,公司的硬件和軟件配備,公司取得的成果。當時，我沒有閱歷，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有實力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，依據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿足的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。一,從文員工作的角度對比說明打