辦公環(huán)境維護管理制度

襄陽市英姿商貿(mào)有限公司制度與規(guī)范辦公環(huán)境維護I理制度第一章總則第一條目的：為規(guī)范員工日常行為，維護公司辦公環(huán)境衛(wèi)生，創(chuàng)造整潔有序的工作氛圍與和諧的人際關(guān)系，特制定本管理規(guī)范。第二條適用范圍：襄陽市英姿商貿(mào)有限公司全體員工。第三條原則：公司全體員工必須嚴格遵守，它是評價員工個人行為標準的依據(jù)。第二章著裝方面第三條上班著裝應(yīng)得體，干凈整潔。條凡涉及從事對外聯(lián)系、對外接待及對外大型社會活動等有關(guān)公司公共形象的員工，必須著整潔的職業(yè)正裝，商場專柜人員必須按照各商場或?qū)９褚蠼y(tǒng)一著裝。第三章維護整理整潔第五條辦公桌椅管理1、桌椅擺放整齊、表面無灰塵、雜物；2、離開座位時，桌面資料、文件等擺放整齊；下班后，桌面僅擺放電話、筆筒、文件框、水杯，且需擺放整齊；3、座位桌面的中央放置電腦顯示器，文件框統(tǒng)一放在電腦顯示器左側(cè)，電話、筆筒等放在電腦顯示器的右側(cè)，不得用物品遮擋電腦顯，立式電腦主機箱應(yīng)放置于辦公桌下面;4、辦公桌下面放置推柜、紙簍、計算機主機、電源插座，不應(yīng)有其他物品；5、員工離開辦公桌或會議室，應(yīng)將座椅歸位；6、注意保持地面清潔，若有物品或垃圾掉落地面應(yīng)及時清理；第1頁共13頁制度與規(guī)范襄陽市英姿商貿(mào)有限公司制度與規(guī)范7、推柜上不得堆放物品。第四條文件柜及文件管理1、文件柜擺放整齊，保持整潔、無灰塵、無雜物；2、不同規(guī)格尺寸的文件夾應(yīng)分別擺放；3、工作時不使用的文件夾應(yīng)保管于文件柜中，并擺放整齊；4、文件夾的夾脊需注明標識，標識需清楚且便于查找；5、不使用的文件應(yīng)及時清理銷毀。第五條辦公設(shè)備的管理1、辦公設(shè)備包括：顯示器、傳真機、復印機、打印機、電腦主機等；2、使用傳真機、打印機或復印機后，使用者需將稿件帶走，并同時清理所產(chǎn)生的錯誤報告、廢紙等，不得堆放于辦公設(shè)備上或附近；3、由人事行政部行政專員負責辦公設(shè)備的日常檢查及維修維護；4、辦公設(shè)備表面應(yīng)保持整潔并不得放置物品；5、有節(jié)能功能的設(shè)備在暫時不使用時應(yīng)調(diào)整為節(jié)能狀態(tài)；第六條辦公環(huán)境管理1、辦公區(qū)域內(nèi)的〃地面、墻面、天花板、窗臺、門窗、玻璃、電源開關(guān)、空調(diào)、燈、消防箱、滅火器、看板、標語”如出現(xiàn)破損等問題，發(fā)現(xiàn)后應(yīng)及時向人事行政部反饋，由行政專員負責及時處理；2、各部門辦公垃圾下班前統(tǒng)一放置大垃圾桶，大垃圾桶內(nèi)的垃圾由衛(wèi)生區(qū)域負責值日部門統(tǒng)一清理至辦公樓下物業(yè)垃圾歸集處；3、公共走廊區(qū)域及辦公通道范圍內(nèi)禁止堆放任何物品；4、辦公區(qū)域內(nèi)所使用的纜線應(yīng)有效捆扎并布置于地板卡槽內(nèi)；第2頁共13頁制度與規(guī)范襄陽市英姿商貿(mào)有限公司制度與規(guī)范5、下班時要關(guān)閉門窗、照明設(shè)備及其他辦公設(shè)備電源，并需在離開時檢查門禁。第七條會議室使用管理1、公司各部門使用會議室應(yīng)提前一日到人事行政部辦理預約登記手續(xù)，行政專員可根據(jù)輕重緩急調(diào)整使用，如臨時取消預約，應(yīng)及時通知行政專員，行政專員在會前需提前半日完善以下事項：1）保證會議室衛(wèi)生清掃整潔，無污漬垃圾；2）會議室桌椅擺放整齊，完好無損且數(shù)量符合會議參會人數(shù)使用；3）會議室辦公設(shè)備完好無損，正常使用；4）會后對參會部門使用后的清掃、清潔工作進行監(jiān)督檢查，并詳細記錄反饋部門主管。2、使用部門應(yīng)在會議前及時將標牌狀態(tài)調(diào)整為〃已預約〃，會議開始后狀態(tài)調(diào)整為〃使用中“，結(jié)束后應(yīng)及時恢復為“閑置”狀態(tài)，會后使用部門應(yīng)完善以下事項：1）會前對會議室進行檢查，桌椅擺放是否整齊、衛(wèi)生環(huán)境是否整潔并記錄對相關(guān)責任部門進行反饋；2）對會議期間產(chǎn)生的垃圾、茶水污漬等清掃干凈；3）對會議室桌椅擺放整齊全部歸位；4）會議室辦公設(shè)備電源關(guān)閉，并檢查完好。第/僚餐廳衛(wèi)生管理1、餐廳就餐時段：早餐08：50前，午餐12：00-13：00間微飯，8：50后及12：00前嚴格不允許在餐廳微波爐熱飯及就餐，違規(guī)一次按10元/次處罰；2、每日在公司餐廳就餐員工，應(yīng)在就餐后清理就餐殘渣、污漬，保證桌面使用后的清潔干凈；3、就餐員工需對微波爐托盤及爐壁上澗出的湯汁進行清理，保證微波爐的整潔干凈；第3頁共13頁制度與規(guī)范襄陽市英姿商貿(mào)有限公司制度與規(guī)范4、就餐員工需對餐廳的地面進行清掃，保證地面干凈無污漬，椅子擺放整齊歸位。5、每日由餐廳衛(wèi)生檢查值班部門對餐廳衛(wèi)生清潔工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)清潔不到位的相關(guān)責任人要求其重新清掃，達到標準為止（詳見附件三《辦公室餐廳衛(wèi)生檢查值班表》及附件四《餐廳衛(wèi)生檢查記錄表》）；第^條空調(diào)維護^用1、各辦公室的空調(diào)由各部門主管負責空調(diào)的使用與管理；2、空調(diào)使用要求：季節(jié)開機室溫空調(diào)設(shè)定溫度夏李>30℃>26℃冬季<8℃<20℃注：開機室溫以空調(diào)調(diào)節(jié)器上顯示的溫度為標準。3、合理的空調(diào)開關(guān)時間：早上8:00-12:00；下午13:00-17:10（下班提前20分鐘關(guān)閉空調(diào)），特殊情況（如公司召開會議或有客人來訪等）除外。4、凡違反〃空調(diào)使用要求〃開啟使用空調(diào)的部門責任人處罰50元/次，凡出現(xiàn)下班忘關(guān)空調(diào)的責任人處罰100元/次。第十條衛(wèi)生間衛(wèi)生管理維護1、衛(wèi)生間的日常衛(wèi)生維護由辦公室各部門輪流值日，對衛(wèi)生間的門、地面、垃圾桶、便池進行清掃、清潔，沖洗，并由值日部門將辦公室垃圾清理到樓下物業(yè)垃圾回收桶；2、凡值日部門未按規(guī)定時間及標準清理衛(wèi)生間，對部門相關(guān)責任人按10元/次處罰。（詳見附表二《衛(wèi)生間清潔值班表》）第四章儀規(guī)范第4頁共13頁制度與規(guī)范襄陽市英姿商貿(mào)有限公司制度與規(guī)范第十一條電話禮儀1、電話鈴響3聲以內(nèi)必須接聽電話，語氣要熱忱親切，不生硬，語速適中。用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時間，避免耗時占線的現(xiàn)象。2、接打電話應(yīng)先問候〃早上好〃或〃下午好〃或〃您好〃，接打電話過程中要使用文明用語。3、電話、手機鈴聲的音量應(yīng)調(diào)整適當，音量不得過大，不應(yīng)影響他人工作。4、提倡幫助周圍不在座位的同事接聽電話，并記錄來電信息、。5、不允許員工使用公司設(shè)備及資源撥打私人電話。6、會議中應(yīng)將移動電話設(shè)置到振動或關(guān)閉狀態(tài)，不得接打電話。7、凡上述規(guī)定違反一項按10元/次處罰；第十二條工作行為舉止1、不做任何損害公司利益的事情；2、會見客人，應(yīng)起立迎接、握手致意、示意就座；3、與客人同行，注意為客人領(lǐng)路；4、客人來訪時，前臺應(yīng)電話通知被訪人員，被訪人員須到前臺處引領(lǐng)。會談結(jié)束后，被訪人員需將客人送至電梯間；5、未經(jīng)允許，不得將來訪客人帶入辦公區(qū)域；6、參加會議時應(yīng)提前到會、認真聽會、做好記錄，不看與會議無關(guān)的材料，不打斷或影響他人發(fā)言、不打瞌睡、不做雜事，不頻繁進出會場，不遲到、不早退；7、工作時間內(nèi)，不做與工作無關(guān)的事情：不閑聊、不看與工作無關(guān)的書籍/報刊/雜志/網(wǎng)站、不玩電腦游戲；8、辦公區(qū)域內(nèi)必須保持安靜，不得高聲喧嘩，不得影響他人工作；第5頁共13頁制度與規(guī)范襄陽市英姿商貿(mào)有限公司制度與規(guī)范9、播放多媒體文件應(yīng)使用耳機，不得影響其他人工作；10、節(jié)約用紙，除對外使用或需存檔的文件外，盡量兩面用紙。打印機紙槽內(nèi)不放紙。第十三條吸煙管理：吸煙人員需在指定場所吸煙，煙灰應(yīng)彈入煙缸內(nèi)，煙蒂應(yīng)在煙缸內(nèi)熄滅，嚴禁在辦公區(qū)域、會議室等非指定場所吸煙。第五章檢查制度第十四條為了更好的落實執(zhí)行本規(guī)范，特成立衛(wèi)生環(huán)境檢查工作小組:檢查小組成員：總經(jīng)理助理、貨品主管、財務(wù)主管、人事行政主管、企劃部主管。第十五條檢查時間1、辦公室餐廳環(huán)境衛(wèi)生由每日衛(wèi)生檢查值日部門負責監(jiān)督檢查，對每天中午就餐人員的餐后清掃清潔情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生不到位的情況下當天進行整改并清潔完畢，詳見附件三《辦公室餐廳衛(wèi)生檢查值日表》及附件四《餐廳環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄表》；2、行政專每周一次不定期對各公辦室的辦公環(huán)境進行檢查，對各部門員工著裝禮儀，桌面辦公維護，文件柜、各辦公區(qū)域衛(wèi)生狀況等進行檢查，詳見附件一《辦公區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境周檢查表》，檢查完畢在公司部門群通報并張貼；3、根據(jù)辦公區(qū)域檢查項目（見附件一《辦公區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境周檢查表》），工作小組每周五下午大掃除后統(tǒng)下進行檢查，并填寫衛(wèi)生檢查表并通報。4、凡上述1-3項，相關(guān)責任未檢查或未整改到位按10元/次/人進行處罰。第十六條衛(wèi)生檢查小組現(xiàn)場檢查時，如發(fā)現(xiàn)問題需下達整改通知單并限期整改到位；事后應(yīng)跟蹤整改效果，并形成檢查報告予以公示。第六章附則第十七條本規(guī)范由人事行政部負責制定，并經(jīng)總經(jīng)理審批通過自頒布之日起正式執(zhí)行。第6頁共13頁制度與規(guī)范襄陽市英姿商貿(mào)有限公司制度與規(guī)范附：1、《辦公區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境周檢查表》2、《辦公室衛(wèi)生間清潔值日表》3、《辦公室餐廳衛(wèi)生檢查值日表》4、《餐廳衛(wèi)生檢查記錄表》附件一：辦公區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境局檢查表受檢部門： 檢查日期：年月日項目檢查內(nèi)容檢查將分整改措施雌著裝上班著裝應(yīng)得體，干凈整潔。（2分）辦公區(qū)域桌椅擺放整齊、表面無灰。（1分）桌面資料、文件等擺放整齊；（2分）電腦顯示器，文件框或書立統(tǒng)一放在顯地器的左側(cè)，電話、筆筒等放在顯示器的右側(cè)，主機箱應(yīng)第7頁共13頁

放置座位下面。（1分）座位下面放置推柜、紙簍、計算機主機、電源插座，不應(yīng)有其他物品。（2分）桌柜上面不應(yīng)有雜物。（1分）辦公室垃圾應(yīng)及時清理干凈。（1分）。公共走廊區(qū)域及辦公通道范圍內(nèi)禁止堆放任何物品（1分）文件及文件柜文件柜擺放整齊，保持整潔、無灰塵、無雜物。（2分）不同尺寸的文件夾不能混放，應(yīng)分開擺放。（1分）不使用的文件應(yīng)及時清理銷毀。設(shè)備保持整潔并不得放置物品。辦公設(shè)備1、|'門窗明凈、清潔、無污漬；2、打印機、電話機清潔干凈無污跡；3、打印機上無雜物，廢紙等；辦公環(huán)境飲水機是否十凈無污漬；公告欄沒有過期的公告物品盆景