第6章設(shè)計報表

第六章設(shè)計報表教學內(nèi)容使用向?qū)?chuàng)建報表2報表分類31在報表中計算和匯總4使用設(shè)計器編輯報表33這一章我們將學習到下面的知識6.1報表概述報表是Access中的一個重要對象，可通過控制報表的外觀和尺寸，按照一定的格式顯示和打印數(shù)據(jù)。報表對象的作用如下：打印輸出格式化的數(shù)據(jù)；對數(shù)據(jù)進行分組、計算和統(tǒng)計；可以打印輸出標簽以便于郵寄或其它目的；可以轉(zhuǎn)換為PDF、XPS或其他格式的文件。6.1報表概述報表用于對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行汁算、分組、匯總和打印。如果希望按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，使用報表是一種理想的方法。6.1.1報表的結(jié)構(gòu)報表由節(jié)組成。默認情況下創(chuàng)建的報表包含有頁面頁眉、主體、頁面頁腳，此外還可以包含有報表頁眉、組頁眉、組頁腳、報表頁腳。6.1.1報表的結(jié)構(gòu)（1）主體：是報表的關(guān)鍵部分，是顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域。（2）頁面頁眉：在每頁頂端打印輸出，通常用來顯示數(shù)據(jù)的列標題。（3）頁面頁腳：在每頁底端打印輸出，通常用于插入頁碼、日期、完成本頁的匯總情況等。（4）組頁眉：分組后才會出現(xiàn)此節(jié)。（5）組頁腳：與組頁眉對應。（6）報表頁眉：僅在報表的首頁打印輸出，主要用于顯示報表封面的信息。（7）報表頁腳：在報表結(jié)尾顯示一次。使用報表頁腳顯示整個報表的計算匯總或其他的統(tǒng)計數(shù)字信息。組頁眉報表頁眉頁面頁眉頁面頁腳主體6.1.2報表視圖在Access2010環(huán)境下，報表主要有4種視圖類型：設(shè)計視圖：用于創(chuàng)建和編輯報表的結(jié)構(gòu)布局視圖：用來根據(jù)實際報表數(shù)據(jù)調(diào)整布局并設(shè)置報表布局及控件屬性報表視圖：用于查看報表的設(shè)計結(jié)果打印預覽視圖：用于查看報表的頁面數(shù)據(jù)輸出形態(tài)6.1.2報表視圖可在這四種報表視圖中切換進行不同視圖下該報表的查看。4種視圖之間的切換方式是：打開某個報表，單擊“開始”選項卡上的“視圖”選項組中的“視圖”選項下的“”按鈕，選擇要查看的視圖。除了利用導航窗格的視圖命令按鈕外，打開某個報表對象后，狀態(tài)欄的右側(cè)也有各種視圖按鈕，可以快速切換視圖按鈕。6.1.3報表的分類報表主要分為以下四種類型：縱欄式報表表格式報表圖表報表標簽報表縱欄式報表（1）縱欄式報表：縱欄式報表以垂直的方式顯示記錄。在主體節(jié)內(nèi)可以顯示表中的一條或多條記錄，每行顯示一個字段，行的左側(cè)顯示字段名，行的右側(cè)顯示字段值。表格式報表（2）表格式報表是以行列的方式來顯示數(shù)據(jù)，其中行方式顯示記錄，列方式顯示字段。表格式報表的字段名稱不是顯示在主體節(jié)中，而是放在頁面頁眉中顯示，這樣輸出報表時各字段名稱只在報表的每頁上方顯示一次。圖表報表（3）圖表報表是以圖表的方式來顯示表或查詢中的數(shù)據(jù)，使用它可以更直觀的反映數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。標簽報表標簽報表是一種特殊類型的報表，主要用于制作物品標簽、客戶標簽等。小結(jié)：報表和窗體的區(qū)別報表和窗體有許多共同之處:它們的數(shù)據(jù)來源都是基礎(chǔ)表、查詢和SQL語句，創(chuàng)建窗體時所用的控件基本上都可以在報表中使用，設(shè)計窗體時所用到各種控件操作也同樣可以存報表的設(shè)計過程中使用。報表與窗體的區(qū)別在于用途不同：在窗體中可以輸入數(shù)據(jù)，在報表中則不能輸入數(shù)據(jù)，報表的主要用途是按照指定的格式來打印輸出數(shù)據(jù)。報表處不能進行數(shù)據(jù)輸入外，可以完成窗體的所有工作，也可以把窗體保存為報表，然后再報表視圖中自定義窗體控件。報表與窗體的另一項區(qū)別在于計算的處理方式：窗體采用計算字段，通過窗體中的字段進行計算；報表則以分組記錄為依據(jù)，將每頁的結(jié)果值或者整份報表的輸出結(jié)果統(tǒng)計出來。6.2創(chuàng)建報表Access2010主要提供了3種創(chuàng)建報表的方法：空報表、報表向?qū)?、報表設(shè)計?？請蟊硎遣捎靡环N所見即所得的方式創(chuàng)建報表；利用“報表向?qū)А惫δ軐⒆詣由蓤蟊?；報表設(shè)計是在設(shè)計視圖下創(chuàng)建報表。6.2.1空報表報表工具提供了最快速創(chuàng)建報表的方式，因為它會立刻生成報表，而不提示任何信息。報表將顯示指定數(shù)據(jù)源中的所有字段。報表工具可能無法創(chuàng)建完美的用戶最終所需報表，但對于迅速查看數(shù)據(jù)源卻極有幫助。點擊報表組中的空報表按鈕可以快速建立一個空白報表，表明報表的建立可從一個空白報表入手，在建立了空白報表的同時，右側(cè)出現(xiàn)字段列表，可提供空白報表的多個數(shù)據(jù)源的字段選擇，進而使得空白報表稱為一張滿意的報表。6.2.1空報表【例6-1】通過“學生”表和“班級”表，使用“空報表”創(chuàng)建“學生基本信息”報表。（1）在“創(chuàng)建”功能區(qū)的“報表”工具中選擇“空報表”命令。（2）在右邊“字段列表”窗格中依次將“學生”表中的學號、姓名、性別、出生日期等字段拖動到主體區(qū)中，拖動時會出現(xiàn)十字圖標。（3）按相同方法將“班級”表中的字段拖動到報主體區(qū)中。（4）單擊“保存”按鈕，將報表名稱存為“學生基本信息”。6.2.2使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表

當使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表時，“報表向?qū)А睍崾局付ㄏ嚓P(guān)的數(shù)據(jù)源、選擇字段和報表版式等。根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭蟊碓O(shè)計基本操作，加快了創(chuàng)建報表的過程。由“報表向?qū)А痹O(shè)計生成的報表，用戶還可以在“設(shè)計視圖”中進一步修改，得到更加完善的報表。6.2.2使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表【例6-2】使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建“學生成績報表”。（1）在“創(chuàng)建”功能區(qū)的“報表”工具中選擇“報表向?qū)А泵睿瑥棾觥皥蟊硐驅(qū)А泵?。?）在“表/查詢”下拉列表框中指定“成績”表作為報表的數(shù)據(jù)源并選定字段。（3）指定分組級別。（4）選擇字段對記錄進行排序，并進行匯總。（5）確定報表的布局方式（6）為報表指定標題，輸入“學生成績表”，保存并預覽。6.2.3使用“圖表”工具創(chuàng)建圖表報表【例6-3】使用“圖表”工具創(chuàng)建“學生政治情況統(tǒng)計”圖表報表。具體操作步驟如下：（1）指定數(shù)據(jù)源（2）指定圖表的數(shù)據(jù)字段（3）選擇圖表類型（4）指定圖表中的布局方式（5）指定圖表標題（6）保存并退出6.2.5創(chuàng)建標簽報表標簽是一種可以快速查找和定位的工具，Access中的標簽報表完全根據(jù)標簽紙的大小靈活進行布局。通過已有的數(shù)據(jù)源，利用標簽報表的獨特特性，可以方便快捷地創(chuàng)建大量標簽式的信息報表。在制作標簽時，一般先用標簽向?qū)瓿沙醪街谱鳎缓笤凇皥蟊碓O(shè)計”視圖中進行格式布局修飾。【例6-5】使用“學生”表，創(chuàng)建標簽報表。6.3在使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表6.3.1創(chuàng)建簡單報表例6-6：通過設(shè)計視圖創(chuàng)建“學生課程成績”報表，以行的形式顯示“學號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”等數(shù)據(jù)。（P103）6.3.2報表的排序、分組和計算排序與分組功能可以在創(chuàng)建報表時，對報表數(shù)據(jù)分類匯總。1.排序記錄例6-7：將例6-6學生課程成績進行排序。（P104）2.分組記錄例6-8：將例6-6按學號進行分組（P105）3.在報表中實現(xiàn)計算例6-9：將例6-6再統(tǒng)計出每個學生的平均成績和總成績。（P106）Sum（[成績]）Avg（[成績]）4.報表常用函數(shù)（P107的表6-1）6.3.3創(chuàng)建主/子報表例6-10：創(chuàng)建學生信息主報表，根據(jù)學生信息查詢學生成績的子報表。（P107）步驟：1）創(chuàng)建學生信息主報表2）“設(shè)計”——控件組“子窗體/子報表”——主體區(qū)域單擊3）選擇字段4）確定主報表與子報表連接字段5）切換到瀏覽視圖6.3.4創(chuàng)建多列報表6.3.4創(chuàng)建多列報表【例6-11】使用“教師”表，創(chuàng)建多列報表。（1）使用“報表向?qū)А泵?，?chuàng)建一個單列的“教師”報表。（2）選擇“報表設(shè)計工具”中的“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，將“列”選項卡中的“列數(shù)”設(shè)置為2。注意：如列寬空間不夠?qū)⒉荒芏嗔酗@示。6.4打印報表1.頁面設(shè)置2.在報表中添加日期和時間3.在報表中添加頁碼4.打印報表ACCESS提供了多種預定義報表格式，這些格式可以統(tǒng)一地更改報表中所有文本的字體、字號及線條粗細等外觀屬性。6.4打印報表6.4.1設(shè)置報表格式6.4.2添加日期和時間添加日期和時間

在報表中添加日期和時間、頁碼和分頁符對ACCESS2010來說是很容易的事。在ACCESS2010有其專門控件來完成。6.4.3添加分頁符和頁碼Page和Pages是內(nèi)置變量，[Page]代表當前頁號，[Pages]代表總頁數(shù)。6.4.5使用節(jié)報表中的內(nèi)容是以節(jié)劃分的。每一個節(jié)都有其特定的目的，而且按照一定的順序輸出在頁面及報表上。在“設(shè)計視圖”中，節(jié)代表各個不同