某公司員工公寓物業(yè)管理方案

xx物業(yè)管理方案xx公司員工公寓物業(yè)管理方案房地產(chǎn)E網(wǎng)編制：xx市xx物業(yè)管理有限公司200X年6月24日倍訊易目錄一、xx公寓基本概況 3二、存在的主要問題 41、人員管理方面 42、安全管理方面 43、清潔方面 54、商鋪管理方面 55、公共設(shè)施管理方面 56、人員配置方面 5三、主要管理措施 61、入住管理方面 62、人員管理方面 83、安全管理方面 94、保潔管理方面 95、康樂管理方面 106、公共設(shè)施方面 10四、建立聯(lián)合管理制度 10五、管理目標(biāo) 11六、人員配置 121、組織機(jī)構(gòu)圖 122、相關(guān)說明 12七、管理處工作運(yùn)行機(jī)制 13八、費(fèi)用預(yù)算 141、開辦費(fèi) 142、人工費(fèi) 153、辦公費(fèi) 154、維修費(fèi) 165、稅金及其它不可預(yù)見的費(fèi)用 166、總管理成本 16九、管理酬金 16一、xx公寓基本概況xx公司的員工公寓位于xx南油B區(qū)，共有三棟，分別是19棟、56棟和66棟，全部為xx公司的自有產(chǎn)權(quán)。除66棟的一層為商鋪對(duì)外出租外，樓上居住的都是xx公司的員工。19棟共有兩個(gè)單元樓，一層相互連接，二層共用平臺(tái)，跨越窗戶后可相互來往，二層以上相互獨(dú)立。其中西側(cè)屬xx公司，共有七層，一層為xx公司的報(bào)刊閱覽室和員工俱樂部，其它每層有7個(gè)房間，居住的都是xx公司的中層管理人員，其中七層居住的都是女員工。56棟位于19棟的西側(cè)，與19棟中間相隔一條馬路。該樓共有兩個(gè)單元門，也為七層，樓內(nèi)設(shè)計(jì)的都是套間，居住的都是xx公司的高級(jí)管理人員。兩個(gè)單元門的入口處分別安裝有一個(gè)監(jiān)控?cái)z像頭，但監(jiān)視器位于19棟樓的房管員值班處。66棟距離56棟和19棟較遠(yuǎn)，位于兩棟樓的北側(cè)，呈東西走向，也為七層。但該樓的一層為11個(gè)商鋪，都已對(duì)外出租，二至七層每層有11個(gè)房間，全部為普通員工宿舍，且都為男員工。在管理方面，xx共安排有10人對(duì)三棟樓進(jìn)行管理，其中房管員兼保安、維修共7人，俱樂部管理員1人，保潔2人。他們的具體分工和管理狀況是：19棟白天有一名房管員領(lǐng)班兼維修工在出入口值班，其它時(shí)間無人管理；56棟和66棟的出入口分別有三名房管員24小時(shí)分三班進(jìn)行值守；19棟的報(bào)刊閱覽室和員工俱樂部每天晚上有一名管理員到場開門為員工提供娛樂服務(wù)，白天不開放。在保潔方面，共安排有兩名保潔員，其中一名負(fù)責(zé)19棟和56棟的清潔，另一名負(fù)責(zé)66棟的衛(wèi)生。二、存在的主要問題通過了解和現(xiàn)場查看、走訪，三棟樓存在有以下主要問題：1、人員管理方面（1）由于疏于管理，進(jìn)入樓內(nèi)的防盜門鑰匙很多員工的家屬都有（不排除離職的員工也有），她們經(jīng)常進(jìn)出及使用樓內(nèi)的水、電視、空調(diào)等設(shè)施而無人阻止，不但浪費(fèi)xx公司的資源，隨便的進(jìn)出也帶來了嚴(yán)重的安全隱患。（2）經(jīng)常有人在樓內(nèi)打麻將和賭博，不但影響了其他人員的休息，而且還因此發(fā)生過爭吵，影響了員工之間的安定團(tuán)結(jié)，進(jìn)而對(duì)工作也會(huì)產(chǎn)生影響。2、安全管理方面（1）安全基礎(chǔ)設(shè)施落后。各棟樓都采用的是用鑰匙開啟的普通防盜門，員工通過私配或離職時(shí)未交，再加上房管員兼職、事務(wù)較多，經(jīng)常不在門崗，外人可尾隨進(jìn)入，等于已為盜賊打開了方便之門。（2）安全基礎(chǔ)配套設(shè)施不夠。56棟和66棟的防盜網(wǎng)已有許多地方銹蝕和損壞而未進(jìn)行修復(fù)，安全性能大打折扣；特別是19棟，更是連防盜網(wǎng)都沒有。通過了解，樓內(nèi)已發(fā)生多次員工財(cái)物被盜現(xiàn)象，絕大部分都與此原因有關(guān)。（3）人員結(jié)構(gòu)特殊，缺少物業(yè)管理概念，安全教育和管理不到位。員工使用電器設(shè)施未加控制，導(dǎo)致近期一員工宿舍因使用電爐而發(fā)生火災(zāi)，幸而沒有造成嚴(yán)重后果。在19棟的公共走廊還發(fā)現(xiàn)有許多的電線外露，且接頭較多，縱橫交錯(cuò)，電線也有些老化現(xiàn)象，都造成一定的安全隱患。（4）為每個(gè)房間配備的電視和空調(diào)已超過規(guī)定的使用年限而未進(jìn)行定期安全檢測，很容易在使用過程中發(fā)生火災(zāi)或其它安全事故。（5）56棟安裝的監(jiān)控裝置經(jīng)常處于關(guān)機(jī)狀態(tài)，即使打開效果也不好。（6）沒有對(duì)來訪人員進(jìn)行查驗(yàn)和登記。（7）每層居住的人員比較多，但滅火器配置數(shù)量過少，如66棟每層只有2個(gè)。3、清潔方面（1）公共墻面的灰塵和污垢很久沒有清理，特別是室內(nèi)，由于住的人較多且收拾的不夠，加上又時(shí)常有人做飯，顯得臟、亂、差。（2）地面比較黑，沒有定期進(jìn)行清洗。（3）防盜網(wǎng)腐蝕的鐵銹對(duì)大廈的外觀有一定的影響。4、商鋪管理方面（1）有部分商鋪超范圍和亂擺亂賣現(xiàn)象。（2）招牌沒有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，安裝的比較亂。5、公共設(shè)施管理方面（1）陽臺(tái)和樓梯的鐵護(hù)欄以及防盜網(wǎng)部分地段銹蝕，不但影響了整體環(huán)境，也帶來了安全隱患。（2）安全、指引、疏散圖等各種服務(wù)標(biāo)識(shí)很少。（3）公共照明有多處沒有燈或燈壞沒有及時(shí)修復(fù)。（4）66棟商鋪的屋檐棚已有些破損，下雨時(shí)有些地方漏雨。6、人員配置方面由于三棟樓相互獨(dú)立和比較分散，而且基礎(chǔ)設(shè)施落后和日常事務(wù)較多，目前的人員配置相對(duì)就較少，又沒有專職的維修和保安人員，通過現(xiàn)場觀查，房管員值班處經(jīng)常出現(xiàn)空崗現(xiàn)象。三、主要管理措施要想將xx公司的員工公寓管理好，讓員工住的安心、舒心、省心，除在安全方面加大基礎(chǔ)設(shè)施的投資和管理力度外，公共設(shè)施和衛(wèi)生的管理也非常重要。物業(yè)公司在接管后將成立專門的管理處，并通過規(guī)范的管理制度和嚴(yán)格的管理手段來對(duì)以下各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行管理。1、入住管理方面（1）公寓居住人員入住管理①居住人員持xx公司開出的《居住證明》和工作證、身份證及一吋免冠照片兩張到管理處辦理入住手續(xù)。②房管員對(duì)資料核對(duì)無誤后，將證明和身份證的復(fù)印件留下存檔，工作證和身份證原件返還給居住人員；如提交的資料有問題，居住人員須提交正確的資料后再行辦理；③房管員提供《治安消防責(zé)任書》和《居住人員情況登記表》指導(dǎo)居住人員簽署或填寫，同時(shí)對(duì)公寓的管理規(guī)定要點(diǎn)向來人說明；④居住人員資料簽署完畢和對(duì)公寓的管理規(guī)定清楚后，房管員帶領(lǐng)居住人員到相應(yīng)的房間看房和正式入住。⑤居住人員正式入住后，向房管員交納一定的押金，并與房管員辦理鑰匙和物品的移交手續(xù)，同時(shí)領(lǐng)取《居住卡》。（2）公寓居住人員清退管理①居住的人員如違反公寓管理規(guī)定，管理處有權(quán)取消其居住資格，并為其辦理清退手續(xù)。收到xx公司行政部送交的員工離職函后，管理處有權(quán)按照離職函的說明隨時(shí)為相應(yīng)的人員取消其居住資格，并為其辦理清退手續(xù)。②清退的人員，與房管員辦理完畢物品、鑰匙和《居住卡》等交接手續(xù)后，憑押金條領(lǐng)取押金。（3）商鋪?zhàn)鈶羧胱」芾恝僮鈶艋虼砣顺謝x公司已簽署完畢的《房屋租賃合同》和身份證原件，以及xx公司同時(shí)開出的《租賃入住通知書》原件到管理處辦理入住手續(xù)；②房管員對(duì)資料核對(duì)無誤后，將《房屋租賃合同》和身份證的復(fù)印件，以及《租賃入住通知書》的原件留下存檔，《房屋租賃合同》和身份證原件返還給租戶；如有提交的資料問題，租戶須提交正確的資料后再行辦理；③房管員提交以下資料指導(dǎo)租戶簽署或填寫：A、《物業(yè)管理協(xié)議》一式三份；B、《治安消防責(zé)任書》一式三份；C、《商戶經(jīng)營管理公約》一式三份D、《門前三包協(xié)議》一式三份E、《租戶情況登記表》一式一份。④租戶簽署或填寫正確后，房管員將《物業(yè)管理協(xié)議》、《治安消防責(zé)任書》和《商戶經(jīng)營管理公約》各一份原件交給租戶留存，交一分給xx公司，其它資料存檔同，然后開出《收費(fèi)確認(rèn)單》交給租戶交費(fèi)；⑤租戶交完費(fèi)后，房管員領(lǐng)租戶一起到現(xiàn)場收鋪；⑥租戶如對(duì)商鋪的情況沒有異議，辦理鑰匙領(lǐng)用手續(xù)后即可進(jìn)行裝修或經(jīng)營，并開始計(jì)算管理費(fèi)；⑦租戶如對(duì)商鋪的情況提出異議，房管員須按《房屋租賃合同》的約定立即安排維修人員進(jìn)行修理和整改，完畢后通知租戶重新驗(yàn)鋪，滿意后再辦理鑰匙領(lǐng)取手續(xù)和裝修手續(xù)，管理費(fèi)也從領(lǐng)取鑰匙時(shí)開始計(jì)算。（4）商鋪?zhàn)鈶敉朔抗芾碜鈶舨还苋魏卧蛱岢鐾俗馍暾?qǐng)，或合同到期后不想再續(xù)簽租賃合同，將按以下程序進(jìn)行辦理：①租戶須最低提前一個(gè)月向xx公司提出退租或不再續(xù)簽租賃合同的申請(qǐng)；②xx公司如審批同意后，向管理處發(fā)出《解除合同通知書》，并通知租戶到管理處辦理相關(guān)退租手續(xù)；如不同意，則通知管理處派人留意該戶的經(jīng)營行為；③管理處接到《解除合同通知書》后，派人監(jiān)督租戶搬離商鋪內(nèi)自己的物品，完畢后勘驗(yàn)房屋使用狀況，如沒有問題，為租戶結(jié)清各項(xiàng)費(fèi)用和押金并收回商鋪鑰匙；如有問題，由租戶修復(fù)或補(bǔ)償修復(fù)費(fèi)用后再為租戶結(jié)清各項(xiàng)費(fèi)用和押金并收回商鋪鑰匙；④上述手續(xù)辦理完畢后，管理處在《解除合同通知書》上寫明辦理結(jié)果的具體情況，將副件向xx公司發(fā)回，同時(shí)通知租戶到xx公司辦理解除合同的其它手續(xù)。2、人員管理方面（1）對(duì)所有的居住和商戶經(jīng)營的人員進(jìn)行登記造冊；（2）建立相應(yīng)的人員、物品出入、入住等管理制度；（3）實(shí)行《居住卡》制度，所有居住的人員一人一證，定期更換，如有遺失，可重新申請(qǐng)補(bǔ)辦，如有借用情況出現(xiàn)，則進(jìn)行處罰，從而更有效的嚴(yán)密監(jiān)控進(jìn)出的人員，加強(qiáng)對(duì)外來人員進(jìn)出登記以及物品的出入管理；（4）新入住的人員和商戶必須持xx公司行政部的《居住證明》才能到管理處辦理入住手續(xù)，并及時(shí)簽訂各種入住資料和建立檔案資料。（5）為能適時(shí)的掌控居住人員和各商鋪的經(jīng)營人員的現(xiàn)狀，居住人員和商戶在辦理入住手續(xù)，必須按管理處的要求填寫《情況登記表》和提供近照、身份證明等資料。3、安全管理方面（1）居住人員和商戶在辦理入住手續(xù)時(shí)，管理處就與其簽訂《治安消防責(zé)任書》。（2）安排一名專職巡邏保安每天24小時(shí)對(duì)三棟樓的治安和消防安全進(jìn)行定點(diǎn)巡視，特別是對(duì)晚上就寢后的秩序加強(qiáng)巡查管理。對(duì)違反管理規(guī)定侵犯居住人員和商戶安全的行為發(fā)現(xiàn)后及時(shí)制止，以維護(hù)大家的共同利益。特別加強(qiáng)商戶裝修時(shí)的安全管理，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)制止并進(jìn)行處罰。（3）巡邏保安每天都要對(duì)消防栓、滅火器、熱水器等公共設(shè)備設(shè)施的狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修，確保都處于有效使用狀態(tài)。（4）巡邏保安每天不定時(shí)對(duì)各房間進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題后按公寓管理制度進(jìn)行處罰。（5）定期對(duì)居住的人員和商戶開展安全、消防教育和培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的安全意識(shí)。（6）每年安排一次消防綜合演習(xí)，盡可能的組織所有的人員都參與。（7）建立各種安全處置預(yù)案。4、保潔管理方面（1）建立清潔巡檢制度和房間值日制度，安排每個(gè)房間的居住人員按值日排班進(jìn)行打掃衛(wèi)生，房管員每天對(duì)房間的情況進(jìn)行檢查和記錄，如發(fā)現(xiàn)有問題，按規(guī)定進(jìn)行處罰。（2）建立房間內(nèi)務(wù)管理規(guī)定，督導(dǎo)居住的人員共同搞好房間的衛(wèi)生。（3）安排保潔員每天早、中、晚三次的衛(wèi)生清理，還要不定時(shí)對(duì)公共區(qū)域的衛(wèi)生進(jìn)行保潔，并將垃圾桶內(nèi)的垃圾及時(shí)清理到預(yù)定地點(diǎn)。（4）制訂地面的清洗和墻面的保潔計(jì)劃，定期對(duì)地面和墻面進(jìn)行清洗和保潔。5、康樂管理方面（1）俱樂部和閱覽室實(shí)行《居住卡》進(jìn)入制度，只對(duì)持有該卡的人員開放；（2）建立相應(yīng)的操作規(guī)程，指導(dǎo)使用人員正確的使用各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備，以防發(fā)生危險(xiǎn)和對(duì)設(shè)備設(shè)施造成損壞。（3）建立相應(yīng)的管理制度，對(duì)違反制度的人員有權(quán)給予相應(yīng)的處罰。（4）定期對(duì)各項(xiàng)康樂設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行檢查，確保都處于有效使用和安全狀態(tài)。6、公共設(shè)施方面（1）建立《房屋維修和保養(yǎng)計(jì)劃》，定期對(duì)樓體、地面、樓梯、護(hù)欄、給排水系統(tǒng)等進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保樓的整體安全性；（2）制定和張貼各種服務(wù)標(biāo)識(shí)，如消防圖、方位指示圖、警示標(biāo)語等，方便商戶的經(jīng)營和顧客的引導(dǎo)；（3）認(rèn)真聽取居住人員和商戶的意見，及時(shí)解決他們提出的問題和困難，為他們的居住和經(jīng)營活動(dòng)提供盡可能的方便。四、建立聯(lián)合管理制度由于本物業(yè)產(chǎn)權(quán)的特殊性，管理起來需各方大力配合，聯(lián)合管理。才能達(dá)到管理目的。為了能更好和更有效的管理好這三棟樓，建議做以下幾方面的整改：1、對(duì)19棟的陽臺(tái)全部安裝防盜網(wǎng)。2、對(duì)所有老化的線路進(jìn)行更換，特別是19棟。3、對(duì)所有的防盜網(wǎng)進(jìn)行檢查，達(dá)不到安全要求的予以更換。4、對(duì)所有銹蝕的護(hù)欄、防盜網(wǎng)、鐵門、鐵窗等進(jìn)行一次全面的除銹和防銹處理。5、對(duì)所有的用電線路及電器進(jìn)行一次安全檢測。6、公寓的管理制度經(jīng)過雙方協(xié)商，審核通過后，物業(yè)公司有權(quán)對(duì)違反制度的人員進(jìn)行處罰；如違反制度的人拒絕接受處罰或生事，通報(bào)xx公司進(jìn)行處罰。7、物業(yè)公司對(duì)已制訂的制度進(jìn)行修訂和補(bǔ)充時(shí)，但需報(bào)送xx公司備案。8、建議將現(xiàn)在的四個(gè)出入口防盜門全部改裝成電子門禁系統(tǒng)，形式可為密碼式或IC卡式，從長期考慮，不但可以節(jié)省管理成本，還可大大提高樓的整體安全性。9、為減輕xx公司管理負(fù)擔(dān)，物業(yè)公司可以代理房屋的出租等事宜。五、管理目標(biāo)物業(yè)公司通過嚴(yán)格的規(guī)范的管理制度和嚴(yán)格的管理措施，并在xx公司的大力支持下，可在半年內(nèi)逐步達(dá)到如下管理和服務(wù)目標(biāo)：1、年度重大安全事故發(fā)生率為0；注：“重大安全責(zé)任事故”是指以下幾種情況──失職或玩忽職守引發(fā)的火災(zāi)；──失職或玩忽職守引發(fā)的水浸；──居住人員的意外死亡事故。2、報(bào)修處理及時(shí)率達(dá)90%以上；3、有效投訴的處理率達(dá)到100%；4、各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)PPDCA循環(huán)環(huán)率100%%；5、保潔檢查合格率率在80%以上。六、人員配置1、組織機(jī)構(gòu)圖主任主任1名保安兼房管15名保潔2名綜合維修工1名俱樂部管理員1名2、相關(guān)說明（1）管理處共設(shè)人員員20人。（2）設(shè)主任1名，負(fù)負(fù)責(zé)三棟樓日日常事務(wù)的綜綜合管理，監(jiān)監(jiān)管各工作人人員的狀況，處處理居住人員員和商戶的入入住手續(xù)辦理理等工作。（3）設(shè)保安兼房管員員15名，其中中3個(gè)出入口每每個(gè)設(shè)一崗，每每崗三班運(yùn)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)共需9人，負(fù)責(zé)進(jìn)進(jìn)出人員和物物品的查驗(yàn)；；每班設(shè)帶班班1人，負(fù)責(zé)查查房、頂崗和和日常安全問問題的處理；；每班設(shè)替補(bǔ)補(bǔ)1人，負(fù)責(zé)休休息、生病人人員替換。（4）設(shè)綜合維修工11人，負(fù)責(zé)三三棟樓所有的的日常維修和和保養(yǎng)事宜。（5）設(shè)俱樂部管理員員1名，負(fù)責(zé)俱俱樂部和閱覽覽室的管理。（6）設(shè)2名保潔員，11名負(fù)責(zé)66棟，另1名負(fù)責(zé)19棟和56棟。七、管理處工作運(yùn)運(yùn)行機(jī)制在具體運(yùn)作中，管管理處主任是是日常工作的的指揮者，同同時(shí)又是監(jiān)督督檢查者，各各項(xiàng)指令下達(dá)達(dá)后，各責(zé)任任人員即開始始執(zhí)行，執(zhí)行行過程中的信信息通過反饋饋渠道回到指指揮機(jī)構(gòu)，供供主任做出校校正、判斷、總總結(jié)。在整個(gè)個(gè)過程中，主主任還要從檢檢查、評(píng)比結(jié)結(jié)果中發(fā)現(xiàn)管管理中存在的的問題，并加加以糾正，做做到有布署、有有檢查、有總總結(jié)，從而保保證管理的有有效性。xx物業(yè)公司xx物業(yè)公司居住人員、商戶服務(wù)地點(diǎn)責(zé)任員工報(bào)告投訴命令反饋下達(dá)指令執(zhí)行管理處反饋回訪各項(xiàng)任務(wù)報(bào)修在上述過程中，最最重要就是反反饋渠道這一一環(huán)節(jié)，這個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)包括硬硬件和軟件兩兩方面。硬件件方面，主要要是嚴(yán)格按照照ISO90001國際質(zhì)質(zhì)量保證體系系的控制方式式進(jìn)行控制。軟軟件方面，在在安全管理的的控制上，管管理處按照巡巡查制度，及及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題題并解決問題題。在內(nèi)部管理上，管管理處主任定定期與不定期期的舉行各種種會(huì)議，會(huì)議議的內(nèi)容就是是反映情況、溝溝通信息、協(xié)協(xié)調(diào)關(guān)系和解解決問題。要要求每位員工工都是信息收收集員，無論論是居住人員員或商戶的要要求和希望，還還是樓內(nèi)各類類動(dòng)態(tài)現(xiàn)象的的出現(xiàn)；無論論是居住人員員或商戶的細(xì)細(xì)小變化，還還是物業(yè)設(shè)備備的異常反應(yīng)應(yīng)等等，凡是是對(duì)服務(wù)和安安全質(zhì)量產(chǎn)生生影響的，在在自己職權(quán)和和能力范圍內(nèi)內(nèi)解決不了的的，都將作為為信息及時(shí)反反映給管理處處主任，以便便及時(shí)作出處處理。八、費(fèi)用預(yù)算1、開辦費(fèi)序號(hào)名稱數(shù)量單價(jià)合計(jì)備注1服裝40套2008000冬裝、夏裝各2套套2電腦2臺(tái)450090003打印機(jī)1臺(tái)150015004辦公桌3張60018005辦公椅3張2808406對(duì)講機(jī)9部1800162007電話機(jī)2部801608傳真機(jī)1部180018009文件柜2個(gè)1000200010維修工具1