二、基礎(chǔ)信息的更新(汪益淬)

二、基礎(chǔ)信息的更新教育管理信息系統(tǒng)小學使用指南編寫組成員汪益淬（一）信息更新的含義、目的和意義、內(nèi)容1、“信息更新”的含義“信息更新”的含義就是指學校作為系統(tǒng)的建立者，對其中的信息根據(jù)實際情況的變化進行及時的修改和補充。在學年變化或者學期變化的過程中，信息更新是維持系統(tǒng)有效性的重要手段。2、信息更新的目的和意義信息更新的目的主要就是確保建立的教育管理信息系統(tǒng)能夠不斷地完善和發(fā)展。信息更新是確保信息系統(tǒng)有效運行的重要基礎(chǔ)。沒有信息的及時更新，信息系統(tǒng)就是“死的”，就不能發(fā)揮信息系統(tǒng)為決策和管理提供信息支持的作用。信息更新有助于掌握教育信息，為改進教育管理提供支持。通過信息更新也有助于校長和教師進一步意識到建立信息系統(tǒng)的意義和價值，并且有助于提升他們的管理能力，進而使他們的管理由“粗放型”向“精細型”轉(zhuǎn)化。為基礎(chǔ)教育年度統(tǒng)計提供相對準確、可靠的數(shù)據(jù)?？梢约皶r準確地了解學生的入學情況，從而為各級政府依法督促適齡兒童入學、控制學生失學、實現(xiàn)“普九”目標和鞏固“普九”成果提供第一手資料3、信息更新的內(nèi)容

班主任每學期初對班級資料夾中每張“小學生信息登記卡”的各項信息進行核對，按照發(fā)生變化的情況及時給予修訂。同時修改“班級學生注冊登記表”（表二）、“學校新生注冊表”（表一）中的相關(guān)內(nèi)容；整理、匯總學校、年級和班級的學生異動情況，并分別填寫“

-

學年第

學期學生異動情況統(tǒng)計表”（表四）；補充建立新信息，包括新招學生、轉(zhuǎn)學（入）、復(fù)學、留級（入）、調(diào)班（入）、降級（入）和跳級（入）等的學生；班主任根據(jù)學生異動或班級調(diào)整的情況，重新整理班級資料夾。（二）信息更新的方法1、對已建“小學生信息登記卡”中信息的更新“小學生信息登記卡”上的部分信息是動態(tài)的，如有變化應(yīng)及時更新。（1）“學生基本信息”欄目中信息的變化：如“健康狀況”上學期是“健康”，本學期有可能是“有慢性病”或“殘廢”。（2）“監(jiān)護人基本信息”欄目中信息的變化：監(jiān)護人的所有信息都有可能變化，如監(jiān)護人上學期是“父親”，本學期有可能是爺爺、叔叔或姑姑等，還有監(jiān)護人的職業(yè)、健康狀況、聯(lián)系地址和聯(lián)系電話也都有可能發(fā)生變化。（3）“家庭基本信息”欄目中信息的變化：家庭經(jīng)濟狀況、享受低保、學生現(xiàn)住址及電話號碼都有可能發(fā)生變化，應(yīng)根據(jù)變化及時更新。（4）學期末班主任填寫“小學生信息登記卡”背面的所有信息：本學期學生的學習成績、綜合評價、獎懲、獎（助）學金、缺勤記錄、就讀方式和享受“兩免一補”等信息，如有遺漏，新學期開學后必須補填。2、班級學生注冊登記表、學校新生注冊表的更新

根據(jù)更新后的“小學生信息登記卡”上的信息對“班級學生注冊登記表”和“學校新生注冊表”上相應(yīng)的信息進行更新。3、學籍異動及相關(guān)表格的更新

（1）“留級（出）”、“留級（入）”學生信息的更新某生留級時，他的學籍異動信息在“班級學生注冊登記表”和“小學生信息登記卡”中的更新應(yīng)按如下方法填寫：如：2006—2007學年的五年級某某學生，在2006—2007學年第二學期末決定留級，應(yīng)在該生“小學生信息登記卡”的“學籍異動信息”中2006—2007學年五年級第二學期的相應(yīng)“類別”欄內(nèi)填寫“留級（出）”，2007—2008學年“年級”一欄仍填五年級，在第一學期學籍異動“類別”欄內(nèi)填寫“留級（入）”。如下表所示：在本班“2002年班級學生注冊登記表”中“學籍異動記錄”欄內(nèi)的五年級第二學期應(yīng)填寫“留級（出）”；新的班主任要把該生的基本信息補填在的“2003年班級學生注冊登記表”中的最后，并在“學籍異動記錄”的五年級第一學期欄內(nèi)填寫“留級（入）”?！爱厴I(yè)后復(fù)讀”的學生，把他們的基本信息也同樣補填在新的畢業(yè)班級“班級學生注冊登記表”中的最后，并在“學籍異動記錄”的六年級第一學期欄內(nèi)填寫“留級（入）”。（2）“休學”和“復(fù)學”學生信息的更新休學的學生在其相應(yīng)學年學期的各表欄目內(nèi)填寫“休學”，在規(guī)定時間內(nèi)復(fù)學后，在新的“班級學生注冊登記表”中應(yīng)把他的基本信息補填進去，他的“小學生信息登記卡”應(yīng)從原班級拿到新班級并在各表的學籍異動欄內(nèi)填寫“復(fù)學”?！傲魇Ш蠓敌！钡膶W生，也按照復(fù)學學生對待。（3）“轉(zhuǎn)學（出）”和“轉(zhuǎn)學（入）”學生信息的更新

轉(zhuǎn)學手續(xù)辦理程序若學生確需轉(zhuǎn)學，分兩種情況按以下程序辦理轉(zhuǎn)學手續(xù)。小學生學籍管理的上級主管部門可以是縣教育局也可以是學區(qū)，依當?shù)貙嶋H情況而定。第一種情況轉(zhuǎn)入學校和轉(zhuǎn)出學校的上級主管部門不同時，學生的轉(zhuǎn)學程序：第一步：先征得原就讀學校口頭同意后，從接收學校開具“甘肅省普通中小學轉(zhuǎn)學接收函”（樣表附后）；第二步：持“甘肅省普通中小學轉(zhuǎn)學接收函”到接收學校的上級主管部門簽注審批意見；第三步：將審批后的函帶到原就讀學校存檔，由原就讀學校開具“甘肅省普通中小學轉(zhuǎn)學介紹信”（樣表附后）；第四步：學生或家長持轉(zhuǎn)學介紹信到原就讀學校的上級主管部門再簽注審批意見；第五步：將審批后的轉(zhuǎn)學介紹信交接收學校存檔，并辦理入學手續(xù)。第二種情況轉(zhuǎn)入學校和轉(zhuǎn)出學校的上級主管部門相同時，學生的轉(zhuǎn)學程序：第一步：先征得原就讀學?？陬^同意后，從接收學校開具“甘肅省普通中小學轉(zhuǎn)學接收函”（樣表附后）；第二步：持“甘肅省普通中小學轉(zhuǎn)學接收函”到接收學校的上級主管部門簽注審批意見；第三步：將審批后的函帶到原就讀學校存檔，由原就讀學校開具“甘肅省普通中小學轉(zhuǎn)學介紹信”（樣表附后）；第四步：將轉(zhuǎn)學介紹信直接交接收學校存檔，并辦理入學手續(xù)。轉(zhuǎn)學（入）學生的注冊和建卡：第一種情況：轉(zhuǎn)學（入）的學生來自不同代碼的學校，根據(jù)其轉(zhuǎn)學（入）的年級，在本校該年級新生注冊表中進行學號編碼（在現(xiàn)有學生學號編碼的基礎(chǔ)上順延）。然后由班主任為其建卡，在班級注冊登記表中補填該生的信息，并在學籍異動欄內(nèi)填寫“轉(zhuǎn)學（入）”。第二種情況：轉(zhuǎn)學（入）的學生來自同一代碼的學校，可以按本校學生對待，將其原“小學生信息登記卡”轉(zhuǎn)入本班。（這種情況主要是指由使用同一學校代碼的教學點或村小轉(zhuǎn)入的學生，也就是我們平常所說的從掛靠學校中轉(zhuǎn)入的學生）。轉(zhuǎn)學（出）學生在各表中相應(yīng)年級學籍異動欄內(nèi)填寫“轉(zhuǎn)學（出）”。如果接收學校與原就讀學校使用同一代碼，則將該生的“小學生信息登記卡”直接帶到接收學校；如果接收學校與原就讀學校不使用同一代碼，則該生“小學生信息登記卡”仍保留在原班級資料夾中。（4）“死亡”和“退學”學生信息的更新

“死亡”和“退學”學生應(yīng)在“班級學生注冊登記表”和該生“小學生信息登記卡”中的學籍異動欄內(nèi)填寫“正常死亡”或“非正常死亡”及“退學”，其“小學生信息登記卡”保留在原班級資料夾中，排放在最后。三、信息的匯總

信息的匯總主要由系統(tǒng)軟件功能自動完成或者運用Excel功能來完成。手工信息的匯總主要設(shè)計了每學期之間“學生異動情況統(tǒng)計表”（表樣附后），學校、年級和班級通用此表，對于有計算機設(shè)備的學校，學生的信息錄入系統(tǒng)后，手工填寫表也可由系統(tǒng)自動產(chǎn)生；對于沒有計算機設(shè)備的學校暫時還需手工統(tǒng)計填寫。“

/

學年第

學期學生變動情況統(tǒng)計表”（表四）要每學期填寫一次，新學期開學后兩周內(nèi)完成。數(shù)據(jù)的填寫與“小學生信息登記卡”及其他表冊相吻合。表中各項信息填寫說明：

1、“本學期初學生數(shù)”：指本學期開學時本班注冊的學生數(shù)。如果本班是一年級新生，則本行數(shù)字為實際招收的新生數(shù)加上留級（入）的學生數(shù)。2、“上學期初學生數(shù)”：指上學期初填寫“

/

學年第

學期學生變動情況統(tǒng)計表”中的“本學期初學生數(shù)”。3、上學期初到本學期初期間學生的增減變化數(shù)：上學期初到本學期初期間學生的增減變化數(shù)=本學期初學生數(shù)-上學期初學生數(shù)=增加的學生數(shù)（轉(zhuǎn)學入＋復(fù)學＋留級入+調(diào)班入+降級入+跳級入+新招學生）－減少的學生數(shù)（轉(zhuǎn)學出+休學＋留級出＋調(diào)班出＋降級出+跳級出+退學＋死亡+畢業(yè)學生）。上學期初到本學期初期間學生的增減變化數(shù)，用正負數(shù)表示，如果減少學生數(shù)大于增加學生數(shù)其結(jié)果為負數(shù)。如：上學期初到本學期初期間學生的增減變化數(shù)4人=本學期初學生數(shù)有54人－上學期初學生數(shù)50人=增加的學生數(shù)8人（轉(zhuǎn)入5人＋留級入2人＋復(fù)學1人）－減少的學生數(shù)4人（轉(zhuǎn)出2人+退學1人+留級出1人）。4、“有生理缺陷的學生數(shù)”和“殘廢的學生數(shù)”：按本班“小學學生信息登記卡”上學生“健康狀況”中“有生理缺陷和殘廢”數(shù)統(tǒng)計。

5、“新招學生、畢業(yè)學生、轉(zhuǎn)學（入）、轉(zhuǎn)（出）、退學、復(fù)學、休學、留級（出）、留級（入）、降級（出）、降級（入）、跳級（出）、跳級（入）、調(diào)班（出）、調(diào)班（入）、正常死亡和非正常死亡”數(shù)：均按本班“小學生信息登記卡”中的記錄匯總。另外需要說明：

①此表可分別用于學校、年級、班級統(tǒng)計學期之間學生異動情況。在表頭“□”內(nèi)打“√”選擇使用范圍，如“學?！鼻暗摹啊酢眱?nèi)打“√”，表示學校的“/學年第學期學生異動情況統(tǒng)計表”；“班級”前的“□”內(nèi)打“√”，表示班級的“/學年第學期學生異動情況統(tǒng)計表”。②在學校使用時，增加與減少欄目中的“調(diào)班（入）=調(diào)班（出）”、“降級（入）=降級（出）”、“跳級（出）=跳級（入）”；在年級使用時，增加與減少欄目中的“調(diào)班（入）=調(diào)班（出）”。③學校、年級、班級使用“

/學年第

學期學生異動情況統(tǒng)計表”的方法有所不同。學生異動情況統(tǒng)計（班級用）步驟:第一步：每一學期在“小學生信息登記卡”上及時記錄學生的異動情況，并在“班級學生注冊登記表”中相應(yīng)欄目注明異動情況；第二步：在新學期初，核對班級整個資料夾中學生的“異動”情況；第三步：在“班級學生注冊登記表”中記錄學生的“異動”情況；第四步：在新學期開學后兩周內(nèi)，根據(jù)“班級學生注冊登記表”中的異動記錄，分別統(tǒng)計各項異動數(shù)據(jù)，并填寫“

/

學年第

學期學生異動情況統(tǒng)計表”。“填表人”一般指班主任。“審核人”指校長或者學校指定的其他負責人。學生異動情況統(tǒng)計（年級用）

這項工作需要由年級組長或教導(dǎo)處負責完成。此表可統(tǒng)計有兩個或兩個以上的平行班級的年級匯總數(shù)據(jù)，將各班級的“

/

學期第

學期學生異動情況統(tǒng)計表”匯總即可。年級“

/

學期第

學期學生異動情況統(tǒng)計表”匯總表中：“調(diào)班（入）=調(diào)班（出）”。“填表人”一般指年級組長?！皩徍巳恕敝感ｉL或者學校指定的其他負責人。學生異動情況統(tǒng)計（學校用）

此表由校長或校長指定的其他負責人完成。一般在新學期開學初可以召集負責統(tǒng)計年級學生異動情況的教師（班主任），共同匯總學校學生異動的數(shù)據(jù)，把各年級或各班的“

/

學年第

學期學生異動情況統(tǒng)計表”匯總即可。學?！?/p>

/

學年第

學期學生異動情況統(tǒng)計表”匯總表中：“調(diào)班（入）=調(diào)班（出）”、“降級（入）=降級（出）”、“跳級（出）=跳級（入）”；“留級（入）－留級（出）=畢業(yè)班留級（入）。作為學校統(tǒng)計表使用時，本學期學生人數(shù)＝上學期初學生數(shù)＋增加的學生數(shù)（轉(zhuǎn)學入＋復(fù)學＋留級入+調(diào)班入+降級入+跳級入+新招學生）－減少的學生數(shù)（轉(zhuǎn)學出+休學＋留級出＋調(diào)班出＋降級出+跳級出+退學＋死亡+畢業(yè)學生）。如本學期初有208人=上學期初200人＋增加學生數(shù)59人（新招45人+轉(zhuǎn)學入3人＋復(fù)學1人+留級入5人+調(diào)班入5人）－減少學生數(shù)51人（畢業(yè)40人+轉(zhuǎn)學出2人+退學1人+調(diào)班出5人+留級出3人）。填表人：指校長或由校長指定的專人。審核人：指學區(qū)區(qū)長（主任）。四、信息的管理

信息的管理分為紙質(zhì)信息和電子信息管理兩部分。（一）紙質(zhì)信息的管理

紙質(zhì)信息采用資料夾來存放。資料夾有學校資料夾和班級資料夾兩種，分別存放不同的表格。學校有兩個資料夾，一個保存學?；拘畔⒌怯洷?、各年級的“

年學校新生注冊表（小學表一）”和每學期學校的“

-

學年第

學期學生異動情況統(tǒng)計表（小學表四）”。另一個保存各級檢查時填寫的“學校執(zhí)行情況監(jiān)測評價表”和轉(zhuǎn)學、休學、復(fù)學、退學等手續(xù)。班級資料夾中保存“

-

學年第

學期學生異動情況統(tǒng)計表”（表四）、“

年學生班級注冊登記表（小學表二）”和每個學生的“小學生信息登記卡（小學表三）”。1、資料夾的保管要求將各班級的資料夾和學校資料夾統(tǒng)一由校長負責，教導(dǎo)主任或?qū)W校學籍管理員（專人）保管。當學期初和學期末班主任填寫和整理班級資料夾時，將班級資料夾發(fā)給班主任，填寫完整后經(jīng)校長或教導(dǎo)主任審核無誤，交學校學籍管理員集中保管。班主任更換時通過校長或?qū)９苋藛T審核，雙方簽字后移交給新的班主任，確保表格不遺失，數(shù)據(jù)不遺漏。若專管人員短期離崗時，須委托他人保管，要有交接記載（可設(shè)交接記錄薄），確保表格不遺失。若專管人員調(diào)離或調(diào)換時，要有交接手續(xù)，雙方校驗并簽收。校外人員查閱時要經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)同意。1、學校資料夾的整理：學校資料夾內(nèi)資料的插放順序為：首頁插放“學校