集團公司發(fā)票及銷售出庫單管理規(guī)定

集團公司發(fā)票及銷售出庫單管理規(guī)定1目的規(guī)范發(fā)票的開具、審批、保管，加強對發(fā)票的管理和監(jiān)督。2范圍適用于集團公司采購發(fā)票及銷貨發(fā)票的管理。3程序活動1采購發(fā)票采購發(fā)票是企業(yè)從外部購買原材料、機器設(shè)備及低值易耗品等取得的合法憑證。發(fā)票、入庫單、過磅單、化驗單、結(jié)算單的客戶名稱、物資名稱、數(shù)量、計量單位、規(guī)格型號必須相符，如有不符，財務(wù)不予接收。企業(yè)購貨取得的所有防偽稅控專用發(fā)票及運輸發(fā)票抵扣聯(lián)，一律要求票面不折疊、不簽字、不涂抹、不粘貼、不裝訂，密碼要清潔，傳遞時將抵扣聯(lián)撤出單獨保存，發(fā)票簽字齊全后，再將抵扣聯(lián)連同發(fā)票一起交給財務(wù)部。4發(fā)票在稅務(wù)部門的抵扣期限為90天,凡是發(fā)票在2個月內(nèi)未能辦理及審批完畢的，經(jīng)辦人需提前將抵扣聯(lián)送達財務(wù)部門進行認(rèn)證抵扣，此類發(fā)票必須由財務(wù)人員明確標(biāo)注“已抵扣”，方可進行傳遞審批。已認(rèn)證的發(fā)票必須先辦理入庫手續(xù)，并于認(rèn)證當(dāng)日起一個月內(nèi)將發(fā)票傳遞至財務(wù)部。發(fā)票辦理手續(xù)由各單位、部門專人按程序傳遞，審批手續(xù)結(jié)束后需登記入賬的發(fā)票必須在當(dāng)月25號前傳遞到財務(wù)部。3.1.6發(fā)票簽批時間：1）發(fā)票驗收（各企業(yè)倉庫）、總經(jīng)理簽字12天2）XX供銷、技術(shù)中心、運輸事業(yè)部簽字4天3）分管副總裁/總裁助理簽字7天4）財務(wù)審核簽字3天5）總裁辦審核簽字3天3.L7發(fā)票審核的諸環(huán)節(jié)不得無故拖延、扣押，對在審核中發(fā)現(xiàn)問題的應(yīng)及時處理。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格審核程序，縮短審核時間（因出差或其他事宜不能按時履行職責(zé)時，應(yīng)安排清楚）。發(fā)票傳遞員建立健全傳遞記錄，并有傳遞人員簽字，防止遺失或漏缺。凡違背以上規(guī)定者，出現(xiàn)問題后給予責(zé)任人50-200元罰款，由此導(dǎo)致公司經(jīng)濟損失的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)損失。財務(wù)部每月末將付款超過三個月未來發(fā)票的供應(yīng)商，按經(jīng)辦人所在單位分類匯總提報給各企業(yè)（部門）總經(jīng)理，要求經(jīng)辦人說明詳細原因由總經(jīng)理簽字認(rèn)可，并在一周內(nèi)回復(fù)，財務(wù)部將回復(fù)情況匯總上報執(zhí)行總裁批示。2銷貨發(fā)票2.1銷貨發(fā)票的開具2.1.1除XX水泥普通發(fā)票由銷售部門開具外，其他企業(yè)的發(fā)票均由財務(wù)部開具。3.2.1.2稅收軟件的結(jié)帳日期為月末最后一天，每月26-30（31）日這段時間內(nèi)，無特殊情況，一律不得開具增值稅專用發(fā)票（水泥零售除外）。發(fā)票的反饋,用戶帶款提貨且錢貨兩清的銷售業(yè)務(wù)，發(fā)票開具部門直接向用戶開具發(fā)票；錢貨當(dāng)時不能兩清的銷售業(yè)務(wù),由經(jīng)辦人在發(fā)票記賬聯(lián)上簽字，同時填寫“發(fā)票收執(zhí)反饋單”。3.2.2.2.采用特快方式郵寄發(fā)票的必須保留郵寄存根；3.2.2.3.易貨業(yè)務(wù)由經(jīng)辦人在發(fā)票記帳聯(lián)上簽字；3.2.2.4.發(fā)票收執(zhí)反饋單返回日期（以財務(wù)部收到日期為準(zhǔn)）：省轄范圍內(nèi)15天，省轄范圍外30天；.公司內(nèi)部企業(yè)互開發(fā)票，可不開具發(fā)票收執(zhí)反饋單，但須在發(fā)票記賬聯(lián)上簽字；3.2.2.6.“發(fā)票收執(zhí)反饋單”一式兩聯(lián)，第一聯(lián)存根，第二聯(lián)“回執(zhí)單”由經(jīng)辦人交用戶簽收后，返公司開票人按編號兩聯(lián)合并統(tǒng)一裝訂留存。3.2.3銷售出庫單管理產(chǎn)品出庫單開具由各企業(yè)銷售部門負責(zé)，出庫單一式七聯(lián)：一聯(lián)存根、二聯(lián)財務(wù)、三聯(lián)憑此聯(lián)結(jié)算、四聯(lián)運費結(jié)算、五聯(lián)隨貨同行、六聯(lián)倉庫、七聯(lián)出門證。產(chǎn)品出庫時，一律蓋產(chǎn)品出庫專用章（XX球管、XX管件由銷售部門蓋章，其它企業(yè)由財務(wù)部蓋章）。3.2.3.1.用戶自提：提貨人在出庫單上簽字，由財務(wù)部（銷售部門）蓋產(chǎn)品出庫專用章，并留取出庫單的“憑此聯(lián)結(jié)算”聯(lián)于次日交銷售部門；.送貨：送貨人在出庫單上簽字，由財務(wù)部（銷售部門）蓋產(chǎn)品出庫專用章，并留取出庫單的“憑此聯(lián)結(jié)算”聯(lián)于次日交銷售部門，司機（或經(jīng)辦人）持出庫單的“憑此聯(lián)結(jié)算“聯(lián)、''隨貨同行”聯(lián)到用戶驗收后，將“隨貨同行”聯(lián)交用戶留下，同時將用戶簽字的''憑此聯(lián)結(jié)算“聯(lián)交公司銷售部門，銷售部門收到司機（或經(jīng)辦人）交回用戶簽字的“憑此聯(lián)結(jié)算”聯(lián)，在運費結(jié)算聯(lián)上簽字驗收，并將運費結(jié)算聯(lián)返給司機。XX水泥銷售出庫單管理：產(chǎn)品出庫單開具由銷售部門負責(zé)，出庫單一式三聯(lián)：一聯(lián)隨貨同行、二聯(lián)結(jié)算（商檢）、三聯(lián)運費。產(chǎn)品出庫時，電腦打印出庫專用章。.用戶自提：提貨人在“大宗物料”軟件上電子簽名;銷售部發(fā)放提貨卡；提貨人憑卡提貨，裝貨完畢出門時，在門禁系統(tǒng)刷卡打印三聯(lián)出庫單并全部帶走。.送貨：送貨人在“大宗物料”軟件上電子簽名，司機（或經(jīng)辦人）持出庫單的“結(jié)算（商檢）”聯(lián)、“隨貨同行”聯(lián)到用戶驗收后，將“隨貨同行”聯(lián)交用戶留下，同時將用戶簽字的“結(jié)算（商檢）”聯(lián)交公司銷售部門；“運費”聯(lián)司機留存。銷售部門收到司機（或經(jīng)辦人）交回用戶簽字的全部“結(jié)算（商檢）”聯(lián)后，在運費結(jié)算發(fā)票上簽字確認(rèn)。XX混凝土銷售出庫單管理：產(chǎn)品出庫單開具由銷售部門負責(zé)，出庫單一式七聯(lián)：一聯(lián)存根、二聯(lián)財務(wù)、三聯(lián)出庫、四連憑此聯(lián)結(jié)算、五聯(lián)隨貨通行、六聯(lián)出門證、七聯(lián)司機。產(chǎn)品出庫時由財務(wù)部蓋出庫專用章。.用戶自提：提貨人在出庫單上簽字，由財務(wù)部（銷售部門）蓋產(chǎn)品出庫專用章，并留取出庫單的“憑此聯(lián)結(jié)算"聯(lián)于當(dāng)日交銷售部門。.送貨：送貨人在出庫單上簽字，由財務(wù)部蓋產(chǎn)品出庫專用章，司機持出庫單的“憑此聯(lián)結(jié)算”聯(lián)、“隨貨同行”聯(lián)、司機聯(lián)到用戶驗收后，將“隨貨同行”聯(lián)交用戶留下,同時將用戶簽字的“憑此聯(lián)結(jié)算”聯(lián)交公司銷售部門，司機聯(lián)交給車隊統(tǒng)計。.2.4責(zé)任劃分3.2.4.1?本著“誰開票，誰負責(zé)”原則，出庫單的“憑此聯(lián)結(jié)算”聯(lián)（XX水泥為“結(jié)算（商檢）“聯(lián)）由銷售部門負責(zé)追回，“發(fā)票收執(zhí)反饋單”由開票人負責(zé)追回，并把每月”發(fā)票收執(zhí)反饋單”一式三份，一份填報部門留底，一份財務(wù)部，一份企劃部，于每月5號報出；3.2.4.2.各企業(yè)建立出庫單'憑此聯(lián)結(jié)算'聯(lián)、"運費結(jié)算”聯(lián)（XX水泥“結(jié)算（商檢）”聯(lián)）發(fā)放記錄，對發(fā)放、返回情況及時跟蹤，并將未按期返回、超期的匯總，于每月5日報運輸事業(yè)部、XX水泥報水泥南廠收款處，銷售部門在換取“運費結(jié)算”聯(lián)時，直接在“運費結(jié)算”聯(lián)上標(biāo)明超期時間，以利于運輸事業(yè)部、財務(wù)部扣除罰款。（XX混凝土不執(zhí)行該規(guī)定）3.出庫單“憑此聯(lián)結(jié)算“聯(lián)返回時間為：省轄范圍30天，省轄范圍外45天，到期未返回由運輸事業(yè)部按每天10元罰款；（XX混凝土不執(zhí)行該規(guī)定）采用￡1^開具的出庫單，由于出庫單打印紙有復(fù)寫功能，“憑此聯(lián)結(jié)算”聯(lián)必須由客戶親筆簽名，復(fù)寫簽字無效；（XX混凝土不執(zhí)行該規(guī)定）涉及與客戶對帳，出庫單”憑此聯(lián)結(jié)算”借出必須辦理審批手續(xù)，銷售部門要對借出的“憑此聯(lián)結(jié)算”聯(lián)及時追問。獎罰措施1）“發(fā)票收執(zhí)反饋單”返回時間必須按規(guī)定日期返回，未按規(guī)定日期返回的，發(fā)票金額在10萬元以下的，給予經(jīng)辦人200元罰款；發(fā)票金額在10—100萬元（含10萬元不含100萬元）的，給予經(jīng)辦人500元罰款；金額