電子文件和電子檔案管理

電子文件和電子檔案管理電子文件是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列，從社會(huì)生活的角度來(lái)認(rèn)識(shí)，電子文件是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖象、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。隨著公司計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及和信息化建設(shè)步伐的加快，電子文件的生成量將會(huì)非?？捎^。但電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)將會(huì)給公司帶來(lái)嚴(yán)重問(wèn)題。一、電子文件歸檔管理上遇到的問(wèn)題在公司信息化建設(shè)過(guò)程中，因檔案工作者缺乏相關(guān)知識(shí)無(wú)法參與意見(jiàn)，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問(wèn)題。例如：一些部門的電子文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲(chǔ)器的容量問(wèn)題，造成新產(chǎn)生的電子文件不完整；有的存儲(chǔ)過(guò)于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件可能丟失；公司現(xiàn)未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法，但公司已經(jīng)部分采用了“無(wú)紙”辦公方式，由于對(duì)電子文件管理存在隱患，可能造成嚴(yán)重的后果。以上問(wèn)題，如果在電子文件歸檔時(shí)才考慮就已經(jīng)無(wú)法挽回了，下面對(duì)一些主要問(wèn)題進(jìn)行介紹：1、公司信息化建設(shè)是電子文件的生存基礎(chǔ)，也是引起電子文件管理問(wèn)題的根源，電子文件之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，其原因就在于公司信息化建設(shè)步伐的加快。信息化帶來(lái)的突出問(wèn)題是：辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)中，多數(shù)檔案工作者對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、公司信息化建設(shè)及電子文件了解甚少，缺少參與的能力?？梢韵胍?jiàn)，電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問(wèn)題不會(huì)少，例如從安全方面看，據(jù)計(jì)算機(jī)安全專家的調(diào)查，約有10％的局域網(wǎng)在新建立過(guò)程中就受到過(guò)病毒感染，運(yùn)行三年后從未發(fā)現(xiàn)過(guò)病毒的網(wǎng)絡(luò)只剩約10％。如果一些網(wǎng)絡(luò)只設(shè)計(jì)了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒(méi)有考慮對(duì)其進(jìn)行物理歸檔，一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件的丟失將難以避免。日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜，如果只限于單純的文字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中；又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開(kāi)了特殊環(huán)境就失去了可讀性。2、保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多影響電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性的因素很多，而能有效解決問(wèn)題的方法卻很少。實(shí)際工作中，影響這些性質(zhì)的因素有，從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范的程序化管理；收集電子文件時(shí)，忽略采集背景信息和元數(shù)據(jù)，一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數(shù)電子文件與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件之間未建立統(tǒng)一的管理方法；還有部分電子文件已實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，只對(duì)其進(jìn)行了邏輯歸檔；存儲(chǔ)電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實(shí)性的技術(shù)過(guò)于復(fù)雜，難以采用等。3、電子文件的制度尚不明確文件的制度效力都是以其載體來(lái)確定的，例如紙質(zhì)文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒(méi)有固定的載體，制定相應(yīng)的制度條文就有很大困難，但仍應(yīng)制定以光盤、磁盤、磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件管理制度。三、解決對(duì)策面對(duì)越來(lái)月多的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動(dòng)，針對(duì)電子文件管理中的問(wèn)題采取措施。以下是對(duì)電子文件管理所采取的一些主要措施：1、檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理各單位的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開(kāi)進(jìn)行的。鑒于電子文件的特點(diǎn)，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中，例如：按檔案工作要求制定“文件保管期限表”?？紤]檔案管理的要求，從文件生成起建立文件檔案，并且編制通用軟件包，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的統(tǒng)一管理。從對(duì)電子文件連續(xù)管理的角度看，按檔案管理的原則要求，從電子文件的形成、運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對(duì)已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施確保其信息的原始性、真實(shí)性和完整性；作為檔案長(zhǎng)期保管的電子文件應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或拷貝件一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應(yīng)當(dāng)從電子文件形成起，就進(jìn)行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳送，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上；具有保密要求的電子文件管理，必須符合公司的規(guī)定，要有必要的安全保密措施；涉密電子文件嚴(yán)禁上開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)。2、加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會(huì)更細(xì)致、周全，易于操作。公司應(yīng)制定“CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項(xiàng)制度標(biāo)準(zhǔn)，前者主要是對(duì)CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管進(jìn)行規(guī)范。后者則是對(duì)公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面作出較細(xì)致的規(guī)定。3、加強(qiáng)電子文件管理制度建設(shè)，逐步形成一套完善的電子文件管理體系。相當(dāng)?shù)姆ㄒ?guī)制度是電子文件管理的一個(gè)重要前提，目前電子文件管理不善，同沒(méi)有一個(gè)電子文件制度有著重要關(guān)系。因此，檔案行政管理部門應(yīng)會(huì)同公司各部門制定“電子文件管理辦法”，確認(rèn)電子文件的地位，明確檔案行政管理部門和公司相關(guān)部門的職責(zé)，統(tǒng)一電子文件的軟硬件設(shè)施，依規(guī)定管理電子文件；檔案行政管理部門應(yīng)逐步制定和完善電子文件全過(guò)程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化；為了承擔(dān)不久將要面臨的指導(dǎo)電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理任務(wù)，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)增設(shè)相應(yīng)的管理職責(zé)，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。4、加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，電子文件也大量地出現(xiàn)在人們面前。在這種情況下，檔案人員只懂紙質(zhì)檔案管理知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理知識(shí)，才能跟上公司發(fā)展的步伐，公司行政管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)相應(yīng)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)：一是分期、分批對(duì)檔案人員進(jìn)行電子文件和電子檔案管理的培訓(xùn)；二是定期召開(kāi)