電子文件管理

電子文件歸檔與管理基于國家檔案局發(fā)布的檔案工作國家推薦標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》五、電子文件的積累與歸檔四、電子文件的憑證作用三、電子文件的種類和特征六、歸檔電子文件的管理與利用內(nèi)容介紹二、電子文件的產(chǎn)生和來源一、對電子文件的認(rèn)識

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB6一、對電子文件和電子檔案的認(rèn)識電子文件概念計(jì)算機(jī)上生成的具有參考、憑據(jù)和指導(dǎo)意義的信息都是電子文件，如視窗系統(tǒng)中的“文件”。

廣義上狹義上計(jì)算機(jī)上生成的具有特定“文件”屬性的信息才能稱之為電子文件。計(jì)算機(jī)中或網(wǎng)絡(luò)上不具備特定“文件“屬性的信息不能夠稱為電子文件。電子文件概念指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

GB/T18894-2002

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》一、表明其邏輯與物理屬性：數(shù)字代碼，用計(jì)算機(jī)生成和讀取二、表明其內(nèi)容屬性：符合“文件”要求的特定的來源和用途。原始材料的直接利用階段。

如人們直接在巖石上刻字。

原始材料的粗加工階段。

甲骨——竹簡——絹帛。紙質(zhì)文件階段。

輕便又廉價。電子文件階段。

以磁介質(zhì)和光介質(zhì)作為存貯工具的一種存貯方式。文件的歷史發(fā)展階段四個階段電子文件的發(fā)展過程階段采用計(jì)算機(jī)，形成電子文件，輸出成紙質(zhì)后成為正式文件－－“草稿性電子文件”

第一階段

紙質(zhì)文件為正本，電子文件為副本

輔助性電子文件階段第二階段電子文件為正本，紙質(zhì)文件為副本，電子文件法律效力被確認(rèn)，紙質(zhì)文件只在很少情況下被使用電子文件階段

第三階段無紙階段工作中不再使用紙質(zhì)文件，以往的紙質(zhì)已成為“文物”第四階段第一，文件與檔案之間己不再具有非常明顯的時間過程與空間異域的區(qū)分。第二，“檔案”的概念是特定管理方式的反映，是紙張時代“案卷加柜架”的表現(xiàn)。第三，文件與檔案原本就是同一事物。第四，電子文件與電子檔案概念的一體化，有利于文檔管理的一體化。電子時代文件與檔案的關(guān)系電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期并存。文件歸檔要遵循雙軌制原則，即電子文件和紙質(zhì)文件均要?dú)w檔電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理方法不同。不能拿傳統(tǒng)的管理理論、方法和標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)加于電子檔案的管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案可以相互轉(zhuǎn)換。數(shù)字紙質(zhì)數(shù)字紙質(zhì)不可盲目進(jìn)行，要有選擇、有步驟地進(jìn)行為利用者提供服務(wù)、電子檔案的不可靠性紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系文件的生命周期形成積累登記鑒定歸檔整理移交接收保管利用生命周期半現(xiàn)行期生成最后處理（銷毀或保存）非現(xiàn)行期現(xiàn)行期電子文件的生命周期

（TheLifecycleofRecords）

設(shè)計(jì)階段*明確保存文件所依靠的技術(shù)、規(guī)定歸檔的需求、保管期限

形成階段落實(shí)在設(shè)計(jì)階段提出的要求如電子文件的保管，文件類型等

使用階段電子文件形成后的整個使用期。在歸檔時，必須對歸檔系統(tǒng)進(jìn)行有效的監(jiān)督與控制，以防止影響電子文件的恢復(fù)、利用和可存取性電子文件管理的新理論與新思想一、文檔一體化理論二、文件連續(xù)體理論三、前端控制理論四、全程控制理論五、電子文件時代的來源原則－－背景記憶六、后保管時代

將檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作與管理中，即把規(guī)范化管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成、收集等階段，將電子文件與電子檔案管理統(tǒng)一起來，進(jìn)行規(guī)范化管理。

從文件形成（包括形成前）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式。

將對文件、檔案的管理與控制提前到它們的設(shè)計(jì)與形成之前電子文件管理的新理論與新思想

電子文件的來源與紙質(zhì)文件的來源相比，具有更高的技術(shù)性和一定的間接性一、文檔一體化理論二、文件連續(xù)體理論三、前端控制理論四、全程控制理論五、電子文件時代的來源原則－－背景記憶六、后保管時代

指電子文件全程管理的過程。它涉及到電子文件前端控制、電子文件的利用和保存等每一項(xiàng)具體工作過程。

提出：電子時代的文件實(shí)體保管已不再是檔案工作中的首要環(huán)節(jié)了。取而代之的是電子文件的鑒定、控制工作，并在盡可能長的時間里為政府和社會提供利用。6二、電子文件產(chǎn)生的條件和來源6

1.電子計(jì)算機(jī)

2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)條件第一代：電子管

1946——1957第二代：晶體管

1958——1964第三代：中小規(guī)模集成電路

1965——1971第四代：大規(guī)模集成電路

1972——計(jì)算機(jī)的誕生與發(fā)展數(shù)據(jù)處理過程控制人工智能或智能模擬網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用科學(xué)計(jì)算或數(shù)值計(jì)算計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用領(lǐng)域CAD（輔助設(shè)計(jì)）CAM（輔助制造）CAI（輔助教學(xué)）CIMS（計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng)）第一，微型化(或體積微型化)

第二，網(wǎng)絡(luò)化(或資源網(wǎng)絡(luò)化)

超導(dǎo)計(jì)算機(jī)：納米計(jì)算機(jī)、光計(jì)算機(jī)、量子計(jì)算機(jī)、DNA計(jì)算機(jī)第三，智能化(或處理智能化)

計(jì)算機(jī)的發(fā)展趨勢什么是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)：

凡是將公布在不同地理位置上的具有獨(dú)立性能的多臺計(jì)算機(jī)、終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，再配有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)軟件，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)資源共享的系統(tǒng)，叫計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生什么是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)：

凡是將公布在不同地理位置上的具有獨(dú)立性能的多臺計(jì)算機(jī)、終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，再配有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)軟件，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)資源共享的系統(tǒng)，叫計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)建立的主要目的是實(shí)現(xiàn)資源共享網(wǎng)絡(luò)上的計(jì)算機(jī)是獨(dú)立的“自治計(jì)算機(jī)”

網(wǎng)絡(luò)上的計(jì)算機(jī)必須遵循網(wǎng)絡(luò)協(xié)議計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基本特征按網(wǎng)絡(luò)的地理覆蓋范圍分類：

1.局域網(wǎng)LAN(不超過10公里)2.城域網(wǎng)MAN(幾十公里以內(nèi)）

3.廣域網(wǎng)WAN（一個地區(qū)、一個國家，甚至于橫跨幾個洲的洲際間網(wǎng)絡(luò)）按網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)分類：

星型、樹型、總線型、環(huán)型、網(wǎng)狀型

按網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分類：

工作組網(wǎng)絡(luò)、部門網(wǎng)絡(luò)、企業(yè)網(wǎng)絡(luò)、校園網(wǎng)絡(luò)、黨務(wù)網(wǎng)、政府網(wǎng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的分類網(wǎng)絡(luò)工作站點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備網(wǎng)絡(luò)通訊介質(zhì)局域網(wǎng)廣域網(wǎng)連接到網(wǎng)絡(luò)上的、能夠利用網(wǎng)絡(luò)資源的計(jì)算機(jī)服務(wù)器工作站非屏蔽電纜線屏蔽電纜線同軸電纜光纜無線連接網(wǎng)卡集線器和打印共享器調(diào)制解調(diào)器中繼器交換機(jī)路由器網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成61.辦公領(lǐng)域2.生產(chǎn)領(lǐng)域3.電子商務(wù)來源1.辦公領(lǐng)域中電子文件的產(chǎn)生辦公自動化(OfficeAutomation簡稱OA)20世紀(jì)60年代：數(shù)據(jù)處理20世紀(jì)70年代：應(yīng)用廣泛20世紀(jì)50年代：簿記功能事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)(初級階段)

由單機(jī)或多機(jī)組成。負(fù)責(zé)文字處理、表格編制、文檔管理、行文管理等事務(wù)管理型辦公自動化系統(tǒng)(中級階段)

由具有通信功能的多機(jī)網(wǎng)絡(luò)組成。有完善的信息數(shù)據(jù)庫。能處理日常運(yùn)營所需要的數(shù)據(jù)(信息)流。輔助決策型辦公自動化系統(tǒng)(高級階段)

綜合了事務(wù)型和管理型的全部功能。具有由專家系統(tǒng)和人工智能組成的決策功能。辦公自動化系統(tǒng)的模式是一個動態(tài)的、開放的、發(fā)展的系統(tǒng)，是文檔數(shù)字化、無紙辦公以及文件傳輸?shù)碾娮踊M的實(shí)現(xiàn)過程2.生產(chǎn)領(lǐng)域中電子文件的產(chǎn)生計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造(Computer-aideddesignCADComputer-aidedmanufacturingCAM)

60-70年代：三維CAD興起，模具界廣泛應(yīng)用80年代：向開放性、智能化方向邁進(jìn)50年代：二維CAD取代圖板，造福工業(yè)生產(chǎn)工業(yè)制圖：汽車制造、精密零件、模具、設(shè)備工程制圖：建筑工程、裝飾設(shè)計(jì)、水電工程、環(huán)境藝術(shù)設(shè)計(jì)、土木施工服裝行業(yè)：服裝制板、輕紡及服裝設(shè)計(jì)電子工業(yè)：印刷電路板設(shè)計(jì)航空航天：飛機(jī)模型、模具電影、動畫、廣告、娛樂CAD與CAM的應(yīng)用與特點(diǎn)應(yīng)用甩掉圖板、節(jié)省設(shè)計(jì)時間、降低制造成本、設(shè)計(jì)自動化、縮短生產(chǎn)周期、提高工作效率特點(diǎn)

是發(fā)生在開放網(wǎng)絡(luò)Internet上的

商家與商家、商家與消費(fèi)者之間的商業(yè)貿(mào)易3.電子商務(wù)中電子文件的產(chǎn)生電子商務(wù)ElectronticCommerce/InternetCommerce簡稱(EC/IC)電子合同：通過數(shù)據(jù)電文達(dá)成的非紙質(zhì)的數(shù)字化合同電子支付：是一種電子信息傳遞，支付方式有銀行卡、電子貨幣、電子支票、網(wǎng)上銀行3.電子商務(wù)中電子文件的產(chǎn)生電子商務(wù)活動中產(chǎn)生大量的電子文件我國2005年施行《電子簽名法》作用：1.身份識別。2.加密技術(shù)。3.對認(rèn)證機(jī)構(gòu)、電子商務(wù)信息實(shí)現(xiàn)有效管理產(chǎn)生的電子文件以電子證據(jù)形式存在如：合同、提單、保險(xiǎn)單、發(fā)票等6三、電子文件的種類和特征6四種不同的分類方式一、磁記錄文件

以各種數(shù)碼磁帶、磁盤、記憶磁芯、磁泡、磁卡、磁鼓等為載體的文件。二、光記錄文件

以新型載體和新記錄方式形成的文件，如光盤，而且正在發(fā)展，新的種類還將產(chǎn)生。1.按電子文件載體劃分一、社會性電子文件

OA電子文件，多以文本、圖像、音像形式存在二、科技性電子文件

CAD/CAM電子文件，多以光柵圖或矢量圖存在三、家庭性電子文件

電子郵件、電子相冊、家庭個人寫作作品等2.按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域劃分一、文本文件

占用空間小。如文件格式TXT，DOC等，二、圖像文件通過掃描、拍攝形成，占用空間較大。如文件格式

JPG，TIF等，圖像文件可通過光學(xué)字符識別OCR轉(zhuǎn)換成文本文件。三、圖形文件

計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)產(chǎn)生的，如CAD，CAM的技術(shù)圖紙四、語音文件

如WAV，MP3等五、視頻文件

攝像機(jī)拍攝的或者是錄像帶轉(zhuǎn)換的文件，占用空間非常大，如文件格式MPG、AVI等3.按電子文件的格式劃分一、簡單文件

僅由一種格式組成，如TXT文件二、復(fù)合文件

含有圖形（簽名）或數(shù)據(jù)（統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或表格）的文件。如含圖形的WORD三、復(fù)雜文件

含有多種數(shù)據(jù)類型，如含有多個媒體（聲音、動畫、視頻等）的文件PPT。4.按電子文件的組成方式劃分6電子文件的八個特征漢字的處理：外碼內(nèi)碼（二進(jìn)制代碼）圖形的處理：二維一維像素“1”或“0”（二進(jìn)制代碼）聲音的處理：聲波電波數(shù)字信號影像的處理：畫面（25幀/秒、30幀/秒）像素聲音顏色、亮度、飽和度電子文件的數(shù)字化信息特征特征一紙質(zhì)檔案的數(shù)字化包括文字、圖紙、圖片、照片等

技術(shù)處理瀏覽照片紙質(zhì)檔案的數(shù)字化過程拍照掃描phototshopOCR壓縮01010101錄音錄像檔案的數(shù)字化過程010101模/數(shù)轉(zhuǎn)換ADC錄音錄像數(shù)/模轉(zhuǎn)換DAC調(diào)制解調(diào)器analogdigital010101

一是數(shù)字編碼二是硬件三是軟件四是技術(shù)設(shè)備的更新五是加密六是壓縮技術(shù)七是兼容性問題信息在加工、存儲、傳遞、檢索過程中；軟件在運(yùn)行過程中；載體在更換過程中；都受到標(biāo)準(zhǔn)的制約對設(shè)備的依賴性對標(biāo)準(zhǔn)的依賴性特征二電子文件對設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性一是肉眼對載體無識別能力二是載體上的信息記錄密度極大三是載體上的信息往往在存儲時對其進(jìn)行了壓縮或加密特征三電子文件載體的非直讀性物理結(jié)構(gòu)電子文件的存在形式邏輯結(jié)構(gòu)電子文件的表現(xiàn)形式特征四電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性及對元數(shù)據(jù)的依賴性指文件信息存儲在載體上的位置及分布情況。如正文、批示等在載體上的存儲位置指文件自身的結(jié)構(gòu)。如章節(jié)構(gòu)成、各頁的先后順序等。物理結(jié)構(gòu)邏輯結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。是描述電子文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息及整個管理流程，又能夠被計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。特征四電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性及對元數(shù)據(jù)的依賴性《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》

(2008年國家檔案局下發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))標(biāo)識信息背景信息內(nèi)容信息結(jié)構(gòu)信息期限和條件信息日志信息元數(shù)據(jù)《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》

(2008年國家檔案局下發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))標(biāo)識信息元素子元素1、來源信息1.1文件號1.2發(fā)文字號1.3全宗號1.4全宗名稱1.5組織沿革1.6類別號1.7類別名稱1.8案卷號1.9案卷名稱1.10分類號1.11檔號2、位置2.1當(dāng)前位置2.2存儲位置3、時間3.1形成時間3.2處理時間3.3歸檔時間標(biāo)識信息背景信息內(nèi)容信息結(jié)構(gòu)信息期限和條件信息日志信息元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)據(jù)分層索引電子文件元數(shù)據(jù)分層索引－－背景信息元素子元素背景信息4、機(jī)構(gòu)4.1機(jī)構(gòu)屬性4.2機(jī)構(gòu)類型4.3機(jī)構(gòu)代碼4.4機(jī)構(gòu)名稱4.5部門類型4.6門名稱5、操作者5.1作者類型5.2個人ID5.3個人名稱5.4職位名稱5.5電子簽名6、文件處理6.1處理類型6.2處理描述元素子元素背景信息7、行為依據(jù)7.1依據(jù)名稱7.2條款及其內(nèi)容8、版本8.1版本編號8.2版本說明9、關(guān)聯(lián)9.1關(guān)聯(lián)文件ID9.2關(guān)聯(lián)類型9.3關(guān)聯(lián)描述10、文種11、稿本12、重要程度13、緊急程度14、文件大小15、文件頁數(shù)16、文件份數(shù)電子文件元數(shù)據(jù)分層索引元素子元素內(nèi)容信息17、題名17.1主標(biāo)題17.2可選標(biāo)題18、覆蓋范圍18.1時間范圍18.2行政區(qū)域19、主題詞20、內(nèi)容描述21、附件22、語種標(biāo)識信息背景信息內(nèi)容信息結(jié)構(gòu)信息期限和條件信息日志信息元數(shù)據(jù)《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》

(2008年國家檔案局下發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))電子文件元數(shù)據(jù)分層索引標(biāo)識信息背景信息內(nèi)容信息結(jié)構(gòu)信息期限和條件信息日志信息元數(shù)據(jù)《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》

(2008年國家檔案局下發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))元素子元素結(jié)構(gòu)信息23、格式23.1文件類型描述23.2文件格式及版本23.3模板23.4載體類型23.5載體規(guī)格24、軟件環(huán)境24.1操作系統(tǒng)名稱和版本24.2操作系統(tǒng)文件24.3數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)24.4信息處置平臺25、硬件環(huán)境25.1配置要求25.2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境電子文件元數(shù)據(jù)分層索引標(biāo)識信息背景信息內(nèi)容信息結(jié)構(gòu)信息期限和條件信息日志信息元數(shù)據(jù)《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》

(2008年國家檔案局下發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))電子文件元數(shù)據(jù)分層索引元素子元素期限和條件信息26、權(quán)限管理26.1密級26.2公開范圍26.3使用條件27、安全設(shè)置27.1數(shù)字水印27.2加密方法27.3CA28、處置28.1保管期限28.2處置行為28.3預(yù)處置時間標(biāo)識信息背景信息內(nèi)容信息結(jié)構(gòu)信息期限和條件信息日志信息元數(shù)據(jù)《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》

(2008年國家檔案局下發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))電子文件元數(shù)據(jù)分層索引元素子元素日志信息29、保管日志29.1事件類型29.2事件時間29.3事件描述29.4預(yù)期行為29.5預(yù)期行為時間30、使用日志30.1使用類型30.2使用者30.3使用時間30.4使用描述存儲位置不固定，可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給一個或多個接收者還可以把電子文件的內(nèi)容分解后通過不同的路徑傳遞，存儲在不同的地點(diǎn)和不同的設(shè)備進(jìn)行處理，需要時再裝配。特征五電子文件的信息與載體相分離性一方面一是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)過于復(fù)雜，缺陷太多二是眾多黑客進(jìn)行技術(shù)交流，破解防范技術(shù)三是有效的網(wǎng)絡(luò)安全防范方法已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出電子計(jì)算機(jī)專家的知識、技能。特征六電子文件的信息共享性及不安全性一個終端上的電子文件也可以發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，供大家閱讀另一方面任何人可以到網(wǎng)絡(luò)終端上閱讀某個設(shè)備上的同一個電子文件(不加限制)造成信息易更改的原因：一是磁介質(zhì)的可重寫性。二是磁介質(zhì)都具有隨機(jī)讀取的功能，任意定位（除磁帶外的）。三是由于電子文件與載體的可分離性，在傳遞或更換載體時不留痕跡。特征七電子文件信息的易更改性特征八電子文件非實(shí)體歸檔的可能性在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。（非實(shí)體歸檔）把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔物理歸檔6四、電子文件的憑證作用1.電子文件不再有固定的載體2.電子文件不再具有特定的字跡3.電子文件易于修改，改動后不留痕跡4.電子文件制作過程的虛擬化使對其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)5.電子文件的遷移需要改變其格式或結(jié)構(gòu)6.電子文件的簽署技術(shù)還不成熟和普及影響電子文件原始性的因素什么是電子文件的“原始性”

對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確實(shí)是當(dāng)時由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，就認(rèn)為它是原始的?！霸夹浴备拍?/p>

它允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。與紙質(zhì)文件原始性的區(qū)別1.簽署技術(shù)：光筆簽名、數(shù)字簽名（密鑰）2.認(rèn)證技術(shù)：利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證，認(rèn)證電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時是否一致，從而證明這份文件的原始性和真實(shí)性。3.身份驗(yàn)證：用于電子文件訪問權(quán)限的控制4.防火墻：防御外部攻擊5.防寫措施：如光盤的“只讀”6.加密技術(shù)：對稱密碼算法和非對稱密碼算法維護(hù)電子文件原始性的技術(shù)措施加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理電子文件制作過程要職責(zé)分明建立電子文件全過程管理制度建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)既包括系統(tǒng)中自動記錄（日志管理），也包括人工的記錄維護(hù)電子文件原始性的管理措施一、電子文件具有法律效力的重要法理依據(jù)－－合法性、有效性、真實(shí)性

二、電子文件具有法律效力的現(xiàn)實(shí)障礙－－非直觀性、可分離性、環(huán)境依賴性

三、確保電子文件具有法律效力的策略－－技術(shù)控制、法律手段、社會環(huán)境電子文件法律效力的確立電子文件的法律效力最終需要通過立法來確立，但必須解決下列前提條件：

1.電子文件載體和信息的穩(wěn)定性提高

2.電子文件加密、認(rèn)證、簽署等信息安全技術(shù)的提高和普及應(yīng)用

3.有足以說明電子文件形成過程的信息記錄

4.有科學(xué)、合理的電子檔案管理體系和管理制度《中華人民共和國合同法》1999年實(shí)施《中華人民共和國電子簽名法》2004年8月28日人大通過，2005年4月1日施行《中華人民共和國電子簽章條例》國家行政法規(guī)2003年6月1日生效電子文件法律效力的確立基于電子簽名技術(shù)架構(gòu)的電子文件歸檔系統(tǒng)

一、應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。1、登記處理過程中相互銜接的責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者）2、登記處理過程中的各類操作者（如打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者）3、登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（如批示、簽名、印章、代碼等）4、登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證（5項(xiàng)）1、建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。2、設(shè)置符合安全要求的操作日記，隨時自動記錄實(shí)施操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。3、對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記4、對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。

二、應(yīng)采取可靠的安全保護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。

三、應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。四、應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證

是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。

是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證

五、電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策。主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。6五、電子文件的積累、登記、鑒定與歸檔69積累登記鑒定歸檔整理移交、接收保管利用具體要求生命周期701、草稿性電子文件處于“自生自滅”狀態(tài)。2、輔助性電子文件處于無人管理狀態(tài)。3、正式電子文件往往只進(jìn)行了邏輯歸檔。4、有些電子文件的存儲載體不安全，信息記錄格式不標(biāo)準(zhǔn)。5、對電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)，缺少登記。即背景信息收集不全。電子文件收集與積累的必要性一是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上

二是用存儲載體傳遞的電子文件兩種類型電子文件的收集積累是貫穿于電子文件處理的整個過程

直讀性機(jī)讀性紙質(zhì)文件電子文件文件自身電子文件本身程序類文件電子文件的收集積累過程

一、記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要確定是否保留。二、當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件收集積累的要求(12項(xiàng))

三、對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

對電子文件進(jìn)行實(shí)時收集和存儲的方法和過程

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件收集積累的要求(12項(xiàng))

四、對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

五、對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式。掃描文件以JPG、TIF為通用格式。電子文件收集積累的要求(12項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB六、對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

七、對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體文件以MPG、AVI為通用格式。

八、對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。電子文件收集積累的要求(12項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

九、對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則必須連同專用軟件一并收集。

十、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。電子文件收集積累的要求(12項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

十一、對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。十二、定期制作電子文件備份電子文件收集積累的要求(12項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件的登記要求(5項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件登記表GB/T18894-2002表A.1表A.2

一、每份電子文件要在《電子文件登記表》中登記。

一、每份電子文件要在《電子文件登記表》中登記。電子文件的登記要求(5項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB二、電子文件稿本代碼M—草稿性電子文件U—非正式電子文件F—正式電子文件三、電子文件類別代碼

T—文本文件

I—圖像文件

G—圖形文件

V—影像文件

A—聲音文件

O—超媒體鏈接文件

P—程序文件

D—數(shù)據(jù)文件電子文件的登記要求(5項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件登記表GB/T18894-2002表A.1表A.2

四、登記表應(yīng)與電子文件同時保存。電子文件的登記要求(5項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

五、電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。

一、電子文件的鑒定工作主要包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定。還包括確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限。電子文件的鑒定要求(4項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

電子文件的鑒定要求(4項(xiàng))二、歸檔前由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

參照紙質(zhì)文件包括背景信息和元數(shù)據(jù)歸檔范圍三、電子文件的鑒定要求(4項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。四、

電子文件保管期限和密級的劃分，參照紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致，應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注。電子文件的鑒定要求(4項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

電子文件的歸檔邏輯歸檔需要隨時進(jìn)行，物理歸檔一般一年一次或兩次

電子文件歸檔分兩步一、邏輯歸檔--實(shí)時進(jìn)行二、物理歸檔--定期進(jìn)行一、凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。電子文件的物理歸檔要求(8項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB電子文件的物理歸檔要求(8項(xiàng))

二、把應(yīng)歸檔的電子文件集中拷貝到耐久性好的載體上，一式3套：一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存，對于加密文件，要在解密后再拷貝。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB三、選擇存儲載體的優(yōu)先順序只讀光盤一次寫光盤磁帶可擦寫光盤硬盤不許使用軟盤和優(yōu)盤作為歸檔電子文件長期保存的載體高

低優(yōu)先級電子文件的物理歸檔要求(8項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB載體序號全宗號類別號密級保管期限存入日期電子文件的物理歸檔要求(8項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

四、存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，上面應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置禁止寫操作的狀態(tài)。

五、特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件電子文件的物理歸檔要求(8項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

六、將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。電子文件的物理歸檔要求(8項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB歸檔電子文件登記表GB/T18894-2002表A.4表A.5

七、對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的目錄。

八、歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。電子文件的物理歸檔要求(8項(xiàng))

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB6六、歸檔電子文件的管理與利用

一、歸檔電子文件的整理按DA/T22－2000《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的要求進(jìn)行。二、歸檔電子文件以件為單位整理。歸檔電子文件的整理（6項(xiàng)）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

三、同一全宗內(nèi)的電子文件按照下列方案進(jìn)行分類年度－保管期限－機(jī)構(gòu)（問題）保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）或者

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB歸檔電子文件的整理（6項(xiàng)）

四、按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體

T—文本文件

I—圖像文件

G—圖形文件

V—影像文件

A—聲音文件

O—超媒體鏈接文件

P—程序文件

D—數(shù)據(jù)文件電子文件類別代碼

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB歸檔電子文件的整理（6項(xiàng)）

五、電子文件著錄應(yīng)參照DA/T18－1999《檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行著錄，同時按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB歸檔電子文件的整理（6項(xiàng)）

2008年又頒布了《遼寧省檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》和《遼寧省照片、音頻和視頻檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB歸檔電子文件的整理（6項(xiàng)）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB歸檔電子文件的整理（6項(xiàng)）六、將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄文件形成單位檔案保管部門應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境檢驗(yàn)合格率達(dá)100%方可進(jìn)行交接移交前接收前歸檔電子文件的移交與接收（4項(xiàng)）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB一、二、檢驗(yàn)項(xiàng)目有：

1、載體無劃痕，是否清潔；

2、有無病毒；

3、核實(shí)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；

4、核實(shí)登記表、軟件、說明資料是否齊全；

5、對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊是否完整。歸檔電子文件的移交與接收（4項(xiàng)）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》的相應(yīng)欄目。歸檔電子文件的移交與接收（4項(xiàng)）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表GB/T18894-2002表A.3

歸檔電子文件的移交與接收（4項(xiàng)）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

三、檔案保管部門應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對電子文件逐一驗(yàn)收。不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作,并再次對其進(jìn)行檢驗(yàn)。歸檔電子文件的移交與接收（4項(xiàng)）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB

四、檔案保管部門驗(yàn)收合格后，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》的填寫、簽字、蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件生成單位，一份由檔案保管部門自存。歸檔電子文件的保管可存取性可用性目的保管環(huán)境、載體檢測保存技術(shù)環(huán)境、遷移存儲在載體上的信息能完整地通過計(jì)算機(jī)軟硬件平臺，以人們可以理解的方式顯示出來電子文件歸檔后形成的電子檔案能夠在以后的利用中得以恢復(fù)和還原，并準(zhǔn)確完整地以人們直觀理解的方式顯示出來

一、歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：1.歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2.單片載體