辦公室日常工作中辦公自動(dòng)化的運(yùn)用,計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)論文

辦公室日常工作中辦公自動(dòng)化的運(yùn)用,計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)論文摘要：辦公室管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分,傳統(tǒng)辦公室管理需使用大量的人力,而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,當(dāng)代化辦公室管理已無(wú)須大量人力,結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),還能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室管理的辦公自動(dòng)化,在提高辦公室管理水平的同時(shí)還能加強(qiáng)辦公室內(nèi)部各部門(mén)間的溝通與溝通,以促進(jìn)辦公室管理進(jìn)一步發(fā)展。本文簡(jiǎn)單闡述了辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程,分析了辦公室管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件的條件及優(yōu)化措施,希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供借鑒。本文關(guān)鍵詞語(yǔ)：辦公室管理;辦公自動(dòng)化;企業(yè)發(fā)展;辦公自動(dòng)化,簡(jiǎn)稱(chēng)OA,是伴隨社會(huì)信息化發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型辦公方式,是指將當(dāng)代化辦公與計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)功能進(jìn)行互相結(jié)合而施行辦公的方式方法,包括人機(jī)兩大要素,可實(shí)現(xiàn)文字處理、文檔管理、信息溝通和決策支持等功能。近年來(lái),辦公自動(dòng)化技術(shù)不斷發(fā)展,其功能也逐步從原來(lái)簡(jiǎn)單的文字校對(duì)發(fā)展成為現(xiàn)今的信息檢索、數(shù)據(jù)分析等方向。辦公自動(dòng)化在辦公室管理中的應(yīng)用有效提高了辦公室管理的效率,促進(jìn)了辦公室管理的信息化發(fā)展。1、辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程1.1、起步階段辦公自動(dòng)化最初是以構(gòu)造化數(shù)據(jù)處理為中心,以文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)為基礎(chǔ),來(lái)進(jìn)行文件處理以及檔案資料管理。在這里階段,辦公自動(dòng)化并未對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)與應(yīng)用,尚不是真正意義上的自動(dòng)化。1.2、應(yīng)用階段發(fā)展至應(yīng)用階段,由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引進(jìn),包括互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等,辦公自動(dòng)化發(fā)展成為以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作為中心的系統(tǒng)化技術(shù),可實(shí)現(xiàn)文件、信息的分享與互動(dòng),實(shí)現(xiàn)了辦公工作的革命性變化,有效提高了辦公工作的效率,提高了管理與組織形式的規(guī)范性。1.3、發(fā)展階段到發(fā)展階段,辦公自動(dòng)化逐步成熟,其應(yīng)用也從原來(lái)的行政辦公信息服務(wù)逐步延伸至組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)。同時(shí),隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,辦公軟件愈發(fā)重視客戶的需求,為了能更好地知足客戶需求,辦公自動(dòng)化的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大,應(yīng)用技術(shù)水平也不斷提高,為辦公室管理提供了越來(lái)越多的便利,促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的普及與深切進(jìn)入應(yīng)用。1.4、發(fā)展方向在將來(lái)的發(fā)展中,隨著數(shù)字技術(shù)的不斷成熟,辦公自動(dòng)化勢(shì)必會(huì)朝數(shù)字化方向發(fā)展,也就是講,辦公業(yè)務(wù)都會(huì)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中開(kāi)展,不僅需要互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及相關(guān)軟硬件的支持,而且還需要物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持。2、辦公室管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化的條件人、機(jī)兩大要素是辦公室管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)條件,除此之外,辦公室管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化還需使用其他平臺(tái),并建立相應(yīng)的制度。2.1、通信平臺(tái)辦公室管理中所使用的信息、資料、文件等均源于企業(yè)內(nèi)部的各基礎(chǔ)部門(mén),為了能實(shí)現(xiàn)資源的分享與傳輸,就必須建立相應(yīng)的通信平臺(tái),將企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)聯(lián)絡(luò)起來(lái),為辦公自動(dòng)化提供信息支持。2.2、信息發(fā)布平臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)層在做出某項(xiàng)決策之后,需盡快發(fā)布此決策信息,以使各基礎(chǔ)部門(mén)能迅速貫徹與執(zhí)行。傳統(tǒng)辦公室管理形式對(duì)于小企業(yè)而言仍適用,但若企業(yè)規(guī)模較大,采取傳統(tǒng)方式傳達(dá)信息消耗損費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng),不利于信息的及時(shí)發(fā)布與貫徹執(zhí)行。而利用辦公自動(dòng)化的信息發(fā)布平臺(tái),則可迅速將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策發(fā)布出去,日常可以用于發(fā)布某些重要通知。2.3、工作流程自動(dòng)化針對(duì)某些重復(fù)性較高,而技術(shù)含量不高的工作,可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完成,如處理日常公文、收發(fā)文件、請(qǐng)示報(bào)告等。另外,還能夠利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)監(jiān)督和跟蹤某些工作流程,以保證工作質(zhì)量,提高工作效率。2.4、文檔自動(dòng)化管理傳統(tǒng)辦公室管理主要采取手工方式對(duì)文檔進(jìn)行管理與檢索,此辦公方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力,而且還無(wú)法保證辦公效率。再者,隨著企業(yè)的發(fā)展,企業(yè)的文檔量不斷加大,若未進(jìn)行良好管理,或管理方式不恰當(dāng),不但會(huì)導(dǎo)致文檔丟失,而且還會(huì)增加文檔檢索的難度。而文檔自動(dòng)化管理,通過(guò)利用辦公自動(dòng)化中的各個(gè)軟件,可采取Word、Excel等方式將文檔保存起來(lái),并建立文件夾,使文檔能分門(mén)別類(lèi)地被放置,有利保存文檔,也有利于檢索后期文檔。2.5、輔助辦公輔助辦公所牽涉的內(nèi)容較多,諸如會(huì)議、車(chē)輛、書(shū)刊、物品等的管理均可利用辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn),日常辦公可以利用辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn),必要的是須先輸入這些信息,或采取專(zhuān)門(mén)的管理軟件,與辦公自動(dòng)化施行聯(lián)動(dòng)。2.6、信息集成不管是哪個(gè)單位,其都擁有大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng),華而不實(shí)也包括單位的信息源,為實(shí)現(xiàn)以企業(yè)信息源為基礎(chǔ)的自動(dòng)化管理,就需對(duì)辦公自動(dòng)化與業(yè)務(wù)系統(tǒng)施行集成,確保相關(guān)工作人員能迅速獲取整體信息,以提高其反響速度與決策的科學(xué)性。2.7、分布式辦公分布式辦公是針對(duì)規(guī)模較大的企業(yè)或單位而言,此類(lèi)企業(yè)或單位通常擁有較多的分支機(jī)構(gòu),常需跨地區(qū)或移動(dòng)辦公,此時(shí)就需分布式技術(shù)的支持。3、辦公室管理當(dāng)中應(yīng)用辦公自動(dòng)化的優(yōu)化措施現(xiàn)辦公室管理中對(duì)于辦公自動(dòng)化的應(yīng)用已非常廣泛,應(yīng)用形式也多種多樣,包括應(yīng)用于簡(jiǎn)單的辦公事務(wù)、信息管理、管理決策支持、云計(jì)算應(yīng)用和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用等,促進(jìn)了辦公室管理的自動(dòng)化發(fā)展,也提高了管理水平。但在實(shí)際應(yīng)用的經(jīng)過(guò)中,為了能充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的作用,還需對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化。3.1、重視人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)辦公室管理人員是辦公室管理的生力軍,也是辦公室管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化效率與效果的核心,業(yè)務(wù)能力及技能水平會(huì)直接影響辦公室管理中辦公自動(dòng)化的開(kāi)展與應(yīng)用。以互聯(lián)網(wǎng)與電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化,具有更新快、技術(shù)要求高等特征,辦公室人員若無(wú)法緊跟辦公自動(dòng)化發(fā)展,不能知足辦公自動(dòng)化開(kāi)展的需求,就會(huì)影響辦公自動(dòng)化應(yīng)用的效果,也無(wú)法充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的作用。另外,辦公自動(dòng)化不但要求辦公人員把握當(dāng)代化硬件與軟件設(shè)備的使用方式方法,而且還要求辦公人員了解一定的管理、統(tǒng)計(jì)、社會(huì)等學(xué)科知識(shí)。為此,必須重視辦公人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),以提高辦公人員的辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用能力。辦公人員需熟練把握常規(guī)辦公軟件的使用,包括Word、Excel、PPT等,同時(shí)還要能熟練運(yùn)用本專(zhuān)業(yè)的辦公軟件,如電子信息專(zhuān)業(yè)的C++、制圖專(zhuān)業(yè)的CAD、美工專(zhuān)業(yè)的Photoshop等。企業(yè)管理人員應(yīng)為辦公人員提供培訓(xùn)時(shí)機(jī),為辦公人員營(yíng)造良好的培訓(xùn)環(huán)境,以激發(fā)辦公人員主動(dòng)學(xué)習(xí),不斷提高本身的綜合素質(zhì)。例如,在引入新的辦公設(shè)備或辦公系統(tǒng)之后,可組織辦公人員進(jìn)行集中培訓(xùn),以了解新的辦公設(shè)備或系統(tǒng)的用處,并把握其操作方式。另外,還能夠通過(guò)以老帶新的方式,將新進(jìn)員工與老員工組成一對(duì)幫扶組,使新進(jìn)員工能盡快熟悉辦公環(huán)境,把握各類(lèi)辦公設(shè)備或系統(tǒng)的使用方式方法。針對(duì)表現(xiàn)好、進(jìn)步快的辦公人員,應(yīng)給予物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì),以鼓勵(lì)員工,不斷提高員工的整體辦公業(yè)務(wù)素質(zhì)。3.2、加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新辦公自動(dòng)化在歷經(jīng)多年發(fā)展之后,現(xiàn)已構(gòu)成了一個(gè)相對(duì)完善的網(wǎng)絡(luò)辦公體系。與此同時(shí),伴隨辦公室管理業(yè)務(wù)及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展,辦公自動(dòng)化必然也須進(jìn)行創(chuàng)新。就企業(yè)方面來(lái)看,辦公自動(dòng)化對(duì)于辦公室管理而言至關(guān)重要,要想持續(xù)發(fā)揮辦公自動(dòng)化在信息收集與查詢、決策支持等方面的作用,就必須逐步引入行業(yè)最先進(jìn)的技術(shù),以升級(jí)企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。例如,應(yīng)引進(jìn)容量大、運(yùn)行速度快且具強(qiáng)兼容性的硬件設(shè)備,以保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性;應(yīng)加強(qiáng)各項(xiàng)技術(shù)系統(tǒng)整合,以提高辦公室管理的辦公自動(dòng)化程度,為企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作提供技術(shù)支持。3.3、提高硬件質(zhì)量,改善硬件環(huán)境硬件設(shè)備是辦公室管理中開(kāi)展辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ),為能推動(dòng)辦公室管理的辦公自動(dòng)化進(jìn)程,就有必須提高硬件質(zhì)量,改善硬件環(huán)境。當(dāng)前,辦公自動(dòng)化主要依靠計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化設(shè)備等對(duì)文書(shū)、檔案進(jìn)行自動(dòng)化管理,硬件質(zhì)量的好壞直接影響著軟件運(yùn)行的安全性與穩(wěn)定性,進(jìn)而會(huì)影響辦公室的自動(dòng)化管理。因而,首先應(yīng)重視提高硬件質(zhì)量和改善硬件環(huán)境。不管是軟件,或是硬件,其都是由人操作的,為確保應(yīng)用效果,就有必要引導(dǎo)相關(guān)工作人員把握硬件設(shè)備的正確使用方式方法,培養(yǎng)其使用當(dāng)代化設(shè)備的意識(shí),并適當(dāng)引入性價(jià)比高、性能好的硬件設(shè)備,以促進(jìn)辦公自動(dòng)化工作順利開(kāi)展。3.4、提高文書(shū)檔案的安全性辦公自動(dòng)化雖然給辦公室管理帶來(lái)了很多便利,但同時(shí)也帶來(lái)了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。為此,必須采取針對(duì)性的有效措施,以確保辦公室信息的安全性。一般情況下,采取微縮技術(shù)將帶有印章、手跡或字跡模糊的文書(shū)進(jìn)行圖像性質(zhì)的文件轉(zhuǎn)換,再利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行加密,即可有效避免信息丟失或被篡改,同時(shí)此方式還能有效節(jié)約文書(shū)檔案的存儲(chǔ)空間,便于后期查閱。日常工作中可使用路由器或者防火墻設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全防備,并將內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離,以保證辦公室內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性,避免信息丟失或被竊取。除此之外,還要注意定期查殺病毒,以免信息遭到毀壞或泄露。4、結(jié)束語(yǔ)辦公室的管理水平與效果在很大程度上會(huì)影響單位的形象與管理效能。辦公自動(dòng)化是當(dāng)下辦公室管理的重要技術(shù)手段,為了幫助單位塑造良好的外在形象,提高單位的管理效能,就必須重視辦公管理中的辦公自動(dòng)化,一方面要從思想上重視辦公自動(dòng)化的地位與作用;另一方面要為辦公自動(dòng)化的應(yīng)用創(chuàng)造良好的外部條件,以加快辦公室管理自動(dòng)化的進(jìn)程,進(jìn)而既能夠提