物業(yè)資料之文件資料管理程序模板

1.目的規(guī)范公司和各管理處/部門(mén)資料文件資料文件資料的管理，確保資料文件資料文件資料處于受控狀態(tài)。2.范圍適用于公司各管理處/部門(mén)資料文件資料文件資料的管理。3、定義無(wú)4.職責(zé)部門(mén)/崗位工作職責(zé)頻次/時(shí)間總經(jīng)理審批公司紅頭資料文件，必要時(shí)對(duì)各管理處/部門(mén)收到的外來(lái)公文提出處理建議或意見(jiàn)。1個(gè)工作日分管負(fù)責(zé)人必要時(shí)對(duì)分管管理處、部門(mén)收到的外來(lái)公文提出處理建議或意見(jiàn)。1個(gè)工作日管理處/部門(mén)負(fù)責(zé)人審批以本管理處/部門(mén)名義發(fā)布的資料文件。對(duì)本管理處/部門(mén)收到的外來(lái)公文提出處理建議或意見(jiàn)。及時(shí)經(jīng)辦人員編制需發(fā)布的資料文件、辦理資料文件規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)。及時(shí)資料文件管理員資料文件的管理、監(jiān)控。及時(shí)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)公司級(jí)行政資料文件、其他資料文件、外來(lái)公文的管理、監(jiān)控及時(shí)5.方法及過(guò)程監(jiān)控5.1資料文件的分類(lèi)5.1.1行政資料文件：公司級(jí)人事任免、獎(jiǎng)懲確定、對(duì)內(nèi)外發(fā)文等以紅頭資料文件形式發(fā)布，公司日常往來(lái)函、公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要、5.15.15.15.2資料文件的號(hào)碼及格式5.2.1公司級(jí)行政資料文件編號(hào)方法為：物總字【年度】序號(hào)，序號(hào)為三位數(shù)。須經(jīng)紅色資料文件頭編號(hào)（小四宋體）資料文件名稱(chēng)（小二號(hào)黑體、加粗）資料文件內(nèi)容（小四號(hào)宋體）簽署人（四號(hào)宋體）（小四號(hào)宋體）***物業(yè)服務(wù)管理有限公司（小四號(hào)宋體，中文數(shù)字）二○○五年六月七日5.2.2部門(mén)級(jí)行政資料文件編號(hào)方法為：部門(mén)/管理處簡(jiǎn)稱(chēng)【年度】序號(hào)，序號(hào)為三位數(shù)。部門(mén)/管理處簡(jiǎn)稱(chēng)如：辦公室、品質(zhì)、財(cái)務(wù)、經(jīng)管、世貿(mào)、城花、都花、新城、美樹(shù)、水晶城、東麗湖、西青，如增加新部門(mén)/管理處物業(yè)公司資料文件（小三號(hào)黑體、加粗）資料文件編號(hào)（四號(hào)黑體）資料文件名稱(chēng)（小二號(hào)黑體、加粗）資料文件內(nèi)容（小四號(hào)宋體）（小四號(hào)宋體）***物業(yè)服務(wù)管理有限公司（小四號(hào)宋體）部門(mén)/管理處名稱(chēng)（小四號(hào)宋體）簽名：（小四號(hào)宋體，中文數(shù)字）二○○五年七月十五日注：業(yè)務(wù)部門(mén)資料文件的字體須符合以上要求，字號(hào)可依據(jù)具體狀況確定，但須保持資料文件各部分字號(hào)大小的溝通協(xié)調(diào)性。5.2.5.2.3*****組織架構(gòu)/職位說(shuō)明書(shū)（三號(hào)黑體、加粗）部門(mén)/管理處簡(jiǎn)稱(chēng)—年度—編號(hào)（每年從01開(kāi)始）（小四黑體）資料文件內(nèi)容（宋體）編制：審核：審批：（宋體）年月日年月日年月日（宋體）5.2.3資料文件表頭樣式***（管理處/部門(mén)名稱(chēng)）管理制度編號(hào)******（部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)）-***名稱(chēng)版本*/0第頁(yè)共頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期年月日*.管理處/部門(mén)可依據(jù)需要將管理制度分為“顧客關(guān)系”、“環(huán)境”、“職能”、“平安”、“工程”等類(lèi)別，并通過(guò)資料文件編號(hào)予以區(qū)分，如：小區(qū)新城“客戶(hù)關(guān)系”類(lèi)資料文件編號(hào)為“******（新城）-***（**：為序號(hào)，從01開(kāi)始）”。*.版本監(jiān)控：按體系資料文件監(jiān)控方法執(zhí)行。5.3資料文件的發(fā)布5.3.1所有資料文件均需經(jīng)過(guò)審批后方可發(fā)布。通過(guò)宣揚(yáng)欄5.3.2重要資料文件送達(dá)開(kāi)發(fā)商、業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)及相關(guān)業(yè)務(wù)單位時(shí)，須請(qǐng)對(duì)方在《資料文件發(fā)放簽收表》簽收，并保存5.4資料文件的更改5.4.1資料文件如需更改，須由原資料文件擬定部門(mén)進(jìn)行更改并按資料文件原審批程序重新報(bào)批。5.5外來(lái)資料文件的處理5.5.1當(dāng)管理處收到外來(lái)公文需處理時(shí)，填寫(xiě)《資料文件處理表》，由管理處負(fù)責(zé)人提出處理建議或意見(jiàn)，同時(shí)抄送辦公室、品質(zhì)管理部，必要時(shí)報(bào)相關(guān)職能部門(mén)提出處理建議或意見(jiàn)后進(jìn)行處理，處理完后由資料文件管理員5.5.25.6資料文件的存檔依照《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》執(zhí)行。5.7電子文檔的管理依照《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》執(zhí)行。5.8資料文件的保密5.8.15.8.25.8.3有權(quán)閱讀保密資料文件的公司職員6.支持性資料文件******4.2.4-*7.質(zhì)量記錄表格******4.2