協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)需求分析

協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)需求分析【摘要】信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)作為新生產(chǎn)力的代表，發(fā)展日新月異，計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)在公共管理中的地位也變得越來越重要。計(jì)算機(jī)信息管理和內(nèi)的瞬時(shí)傳輸和高效共享成為可能。因此，為實(shí)現(xiàn)我單位內(nèi)部日常辦公、工作檔案、公文管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)施“內(nèi)部協(xié)同辦公管理平臺(tái)系統(tǒng)”，該于我單位(由于特殊原因，以下統(tǒng)稱“企業(yè)”)對某某建設(shè)、開發(fā)項(xiàng)】(一)系統(tǒng)總體規(guī)劃企業(yè)協(xié)同辦公基于“協(xié)同”的思想，將企業(yè)的內(nèi)外資一個(gè)電子化的內(nèi)外部協(xié)同工作的組織。而基于企業(yè)資源網(wǎng)狀管理體系的思想，傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)的內(nèi)涵，它以企業(yè)內(nèi)外資源的“協(xié)同”和系統(tǒng)各功能模塊觀和微觀上的認(rèn)識(shí)和分析，從而提升商業(yè)智能和核心競爭力。系統(tǒng)規(guī)劃的核心思想是：企業(yè)前期系統(tǒng)建設(shè)中不牽涉企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程重組，只是協(xié)助企業(yè)通過方便的流程自定義等功能進(jìn)行流程電子化，以及不斷根據(jù)實(shí)際需求去改變電子化流程。企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的總體范圍為以下幾方面的有機(jī)結(jié)合，最終以運(yùn)面向項(xiàng)目或任務(wù)組的協(xié)作平臺(tái)(日程/計(jì)劃)；工作流事務(wù)管理、業(yè)務(wù)審批、公文流轉(zhuǎn)提供了全面的知識(shí)文檔管理的框架，對企業(yè)的各類文檔(圖紙，策劃文檔，行銷資料，客戶合同等內(nèi)容)進(jìn)行規(guī)范化的流程管理，并允許用戶策層/員工、供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等各類系設(shè)置，自動(dòng)生成適合于個(gè)人工作內(nèi)部分，在系統(tǒng)架構(gòu)中起節(jié)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的結(jié)合知識(shí)管理思想實(shí)現(xiàn)了企檔)；專家管理(提供一個(gè)提問和回答的平臺(tái))；公共討論區(qū)(溝通的平臺(tái)，的情況。)行。全文檔管理，企業(yè)。能力，支持多種數(shù)據(jù)存物料管理層制定企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)，提供全面準(zhǔn)確的信息化數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程共享打下基礎(chǔ)。(一)系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則系統(tǒng)具有信息量大，信息種類繁多，用戶角色、權(quán)限管理復(fù)雜的特點(diǎn)，將完全基于標(biāo)準(zhǔn)的三層體系結(jié)構(gòu)，采用微軟公司先進(jìn)的.NET技術(shù)，包括基于.NET技術(shù)的開發(fā)工具和一系列基于.NET的微軟企業(yè)級服務(wù)器產(chǎn)品。為了保證用和修供多種安全檢查審計(jì)手段。使性實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的安全，傳輸時(shí)數(shù)據(jù)不被非法獲取、集成符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字證書。正確理解；通過、審計(jì)手段，進(jìn)一步保證系統(tǒng)處理的準(zhǔn)客戶/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)，隨著應(yīng)用水平的統(tǒng)應(yīng)能滿足新增的需求，而系統(tǒng)的體系結(jié)數(shù)種管理手段，以保發(fā)揮。的術(shù)發(fā)展的趨勢。本系統(tǒng)將完全基于微軟公司最先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu)分布式體的眾多成功案例。統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器設(shè)計(jì)目標(biāo)中所要求的功能，具有易(二)系統(tǒng)總體架構(gòu)VPN辦公系統(tǒng)用戶A并發(fā)<5(三)××公司協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)功能框架構(gòu)設(shè)計(jì)，我們設(shè)計(jì)方案涉及的作流、數(shù)據(jù)流、信息流上又具有一定的松耦、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)層幾個(gè)層次。應(yīng)用系統(tǒng)庫：各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫：存儲(chǔ)各業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息，以及各種代碼對照表、系統(tǒng)配置信息、系統(tǒng)用戶權(quán)限管理。信息以及數(shù)據(jù)交換過程中的其他的六個(gè)核心工作平臺(tái)即應(yīng)用中間件、消息中間件、動(dòng)態(tài)工作流平臺(tái)、智能表單應(yīng)用中間件：達(dá)到和各類外部系統(tǒng)既保持互操作性，又保證數(shù)據(jù)采集、傳消息中間件：通過消息中間件產(chǎn)品，構(gòu)架實(shí)時(shí)的業(yè)務(wù)功能平臺(tái)，包括數(shù)據(jù)集成和轉(zhuǎn)換、業(yè)務(wù)過程協(xié)調(diào)、大范圍的信息傳遞、用戶通知和系統(tǒng)監(jiān)督管理等動(dòng)態(tài)工作流平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)交換系統(tǒng)的流程管理；智能表單引擎：實(shí)現(xiàn)針對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、報(bào)表自動(dòng)生成等；統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)統(tǒng)的權(quán)限管理的用戶及權(quán)限管理；公知識(shí)管理平臺(tái)平臺(tái)系統(tǒng)功能分析的處理公文流轉(zhuǎn)、流程監(jiān)控、的文件進(jìn)行注銷，對檔案提供查閱等功文、常用的業(yè)務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)對文件的網(wǎng)絡(luò)審批、文件的現(xiàn)異地辦公，只要有網(wǎng)絡(luò)，領(lǐng)導(dǎo)外出也可以通過網(wǎng)門的情況，可登陸遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)簽發(fā)文(一)系統(tǒng)功能列表：本系統(tǒng)實(shí)施的目的是為了實(shí)現(xiàn)公司總部局域網(wǎng)、異地工程項(xiàng)目樓盤銷處工作人員、遠(yuǎn)程移動(dòng)客戶端用戶對于公司協(xié)同辦公、項(xiàng)目檔續(xù)性發(fā)展起著很大的推進(jìn)作用。辦、批注、收文傳閱、來問退回、添加閱讀人、收文歸檔等。實(shí)現(xiàn)文件?，F(xiàn)對公司各類文檔報(bào)告的關(guān)鍵字定義、自動(dòng)匯總、歸檔管理?？筛鶕?jù)用戶設(shè)置的查詢條件和檢索關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)公文的關(guān)鍵字檢索，用戶文流轉(zhuǎn)的定義是整個(gè)協(xié)同辦系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)公文的創(chuàng)建、審批、修改、簽發(fā)、打發(fā)。進(jìn)入系統(tǒng)。對于高密級文件，本系統(tǒng)具備只記錄報(bào)、收文三大類。本e告、請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。公司對每種公文可以定義模板，通過模板。(3)公文流程設(shè)置：組織內(nèi)部的文件流程往往非常復(fù)雜，而且經(jīng)常變化。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)功能是基于流程設(shè)定基礎(chǔ)之上的流轉(zhuǎn)。建立靈活的流程定制機(jī)制是非常關(guān)鍵的。本系統(tǒng)提供的流程定制功能包括角色定義、操作定義、節(jié)點(diǎn)定義、流線定義。首先定義角色，角色是能夠活動(dòng)在節(jié)點(diǎn)上的人員集合。操作是對流轉(zhuǎn)過程中的文件所能施加的動(dòng)作。然后定義節(jié)點(diǎn)，節(jié)點(diǎn)是流程中的環(huán)節(jié)。一個(gè)節(jié)點(diǎn)中規(guī)定了哪些人能夠在這個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行哪些操作。流線規(guī)定了流轉(zhuǎn)各種核稿后的流程動(dòng)編號(hào)及流程廣的文件，由5、簽報(bào)：(各部門上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的請示、報(bào)告，不需發(fā)文的公文流轉(zhuǎn)模式)擬稿→部門經(jīng)理審稿→(有關(guān)部門會(huì)簽)→公司領(lǐng)導(dǎo)簽名、批示→文件歸檔公室主任擬辦→文件分發(fā)傳閱/匯簽→相員分發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)的公文管理是以流程核心為基礎(chǔ)、基于以B/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、基于Internet架構(gòu)的網(wǎng)上辦公模塊.系統(tǒng)提供了用戶可以自定義各種文件的模版，實(shí)現(xiàn)用戶自己定義文件的各種類型。系統(tǒng)提供工作流自定義，從而來滿足用戶對工作流管理的所有需要。()公文種類：公文管理涉及按照文件管理模式分為收文管理、發(fā)文管理、簽報(bào)管理、督辦催辦、公文歸檔等。系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)維護(hù)庫。可以對一些常用的數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置，包括主題詞、常用意見、自動(dòng)編號(hào)、公文格式、評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。用戶也可以自己定義符合其企業(yè)內(nèi)部使用的公文種類，并且協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)的自動(dòng)編號(hào)功能還能夠?qū)崿F(xiàn)根據(jù)您自己的需要對收文、發(fā)文、簽報(bào)管理中中的流水號(hào)進(jìn)行定義，以后就根據(jù)您定義的格式自動(dòng)生成流水號(hào)。同時(shí)在系統(tǒng)中也預(yù)留了手工編號(hào)以便用戶自己定義公文管理的編號(hào)。()自動(dòng)標(biāo)引：公文中往往需要標(biāo)明關(guān)鍵字，以方便將來查找。但是，關(guān)鍵字指定不準(zhǔn)確是一個(gè)很大的問題，為將來的查找埋下隱患。通過建立關(guān)鍵詞詞庫，在每篇文章定稿之前，將符合關(guān)鍵詞詞庫中的詞匯標(biāo)記為文章的自動(dòng)標(biāo)引詞，并將該標(biāo)引詞在文章中標(biāo)記出來。同時(shí)，與相關(guān)包含此標(biāo)引詞的文章關(guān)聯(lián)起來。這樣不但可以解決關(guān)鍵詞不準(zhǔn)確的問題，同時(shí)也可以將相關(guān)的公文進(jìn)行關(guān)聯(lián)，為一篇公文提供相關(guān)背景資料。()流程定義：“流程”是協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)產(chǎn)品的核心，它是在協(xié)計(jì)思路上發(fā)展完善起來的，更加適合廣大用平臺(tái)的流程設(shè)計(jì)更加合理性、復(fù)雜性和多樣常用的一些流程應(yīng)用，還提供一套用于用戶可以根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要，做很少的表單開用。流程管理員通過客戶端的訪問方式進(jìn)行比如流程的重新路由，流程的重新分派，解人員可以通過圖形化的流程設(shè)計(jì)界面，方便()文件合并：各個(gè)科室的工作情況匯報(bào)要匯總為一個(gè)組織的工作情況匯功能，將幾個(gè)文件合并為一個(gè)新文件，然后再在新可以降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。統(tǒng)提供了手工建立這種的關(guān)聯(lián)，可以形成文件之間的相互解釋。例明白通知的要求和通知的背景。()安全控制：主要由以下安全措施，各種安全措施可單獨(dú)或組合使用。(各職能部領(lǐng)完成登記完成登記8)發(fā)文管理部門經(jīng)理返回?cái)M稿有關(guān)部門會(huì)簽選擇流結(jié)結(jié)束流程文件文件歸檔收文管理主要對外來公文進(jìn)行登記和處理，包括權(quán)限設(shè)置。在登記收文過程中提供了四種方式(磁盤調(diào)入、標(biāo)準(zhǔn)字段電子公文調(diào)入、掃描和直接輸入)，并將登記后的收文送領(lǐng)導(dǎo)批示或閱讀(批示的流程完全可以根據(jù)需要自己定義)，處理結(jié)束后將文件進(jìn)行歸檔。管理人員可以對收文處理全過程進(jìn)行監(jiān)督、催辦、重定位，也可以隨時(shí)打印文件流程跟蹤單及其所有領(lǐng)導(dǎo)的批示意程圖如下所示：上上級單位發(fā)文轉(zhuǎn)擬辦外部單位來文單位內(nèi)部公文選擇流程批閱流程流程結(jié)束重新定位個(gè)人意見匯總記(收發(fā)室)辦(辦公室)處理結(jié)果發(fā)文管理主要處理來文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部制發(fā)的公文。在發(fā)文管理中進(jìn)行正式的擬稿工作，然后將文件提交，此文件將根據(jù)所選的發(fā)文流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流程結(jié)流程結(jié)束后，也可以返回到呈送人，呈送三三、行政管理此發(fā)文文件也可以進(jìn)行登記和歸檔。在稿(辦公室打字完成登記歸檔 稿(9)系統(tǒng)對公文管理的安全控制：協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)中對系統(tǒng)的安全控制，主要分為以下幾個(gè)部分：通過數(shù)據(jù)庫權(quán)限設(shè)置、流程權(quán)限控制、文檔的存取控制、文檔的密級控制。二、日常辦公工作計(jì)劃工作總結(jié)任務(wù)管理用款管理報(bào)銷管理2．日常辦公功能說明3．行政管理功能說明實(shí)現(xiàn)員工對部門、部門對公司的工作計(jì)劃的填寫、審批、上報(bào)。實(shí)現(xiàn)按條件分類查詢。實(shí)現(xiàn)員工對部門、部門對公司的工作總結(jié)的填寫、審批、上報(bào)。實(shí)現(xiàn)按條件分類查詢。實(shí)現(xiàn)上級對下級的任務(wù)布置、結(jié)果匯報(bào)和完成評價(jià)通過辦公系統(tǒng)填寫各類用款單據(jù)，實(shí)現(xiàn)日常支出統(tǒng)計(jì)通過辦公系統(tǒng)填寫各類報(bào)銷單據(jù)，實(shí)現(xiàn)核銷資金統(tǒng)計(jì)印印章管理管理公司各種印章的使用簽章登記(公章、法人章、合同章)、借用申請等合同管理登記公司對外簽署的各種交易合同；對內(nèi)簽署的合同摘要、關(guān)鍵字信息可查詢、歸檔會(huì)議管理實(shí)現(xiàn)會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要文件編寫、歸檔管理等。資產(chǎn)管理以資產(chǎn)卡片的形式實(shí)現(xiàn)公司各類物產(chǎn)狀態(tài)的登記，分類、查詢檢索。車輛管理公司所屬車輛的登記、日常出行使用情況實(shí)實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報(bào)等各類公文檔案的自動(dòng)歸檔移卷、案卷定義、自動(dòng)組卷、各級權(quán)限定義、添加和刪除閱讀人，實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批。實(shí)現(xiàn)檔案分類、條件檢索。實(shí)現(xiàn)各類任務(wù)、工程項(xiàng)目檔案文件的自動(dòng)歸檔、自動(dòng)組卷，各級權(quán)限定義，實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批。實(shí)現(xiàn)檔案分類、檔案關(guān)鍵字檢索。實(shí)現(xiàn)公司資產(chǎn)、員工檔案、圖像、音頻、視頻檔案的整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)查詢調(diào)閱。大型視頻媒體文件由服務(wù)器上傳，客戶端設(shè)置存儲(chǔ)、查詢路徑。四、檔案管理公文檔案項(xiàng)目檔案行政檔案息。實(shí)現(xiàn)對行業(yè)新聞的人工搜集、發(fā)布、自動(dòng)歸檔。實(shí)現(xiàn)行業(yè)新聞、情報(bào)的分類、搜索。實(shí)現(xiàn)公司公告的填寫、發(fā)布、歸檔等。實(shí)現(xiàn)公告的分類、搜索。實(shí)現(xiàn)公告對像的自動(dòng)選取和閱讀權(quán)限控制。建立公司內(nèi)部信息交流和討論的園地公司內(nèi)部電子期刊的發(fā)布和管理實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部各部門、人員；外聯(lián)單位的各種聯(lián)系方式、人員信息的查詢和維護(hù)件，以方便系統(tǒng)用戶的查詢、下載和安裝使用。五、公共信息組織機(jī)構(gòu)新聞管理公司公告子論壇子期刊企業(yè)通訊錄系統(tǒng)工具箱為每為每位組織成員保留個(gè)人主頁樣式發(fā)布空間。為每個(gè)員工設(shè)置一個(gè)企業(yè)郵箱；實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工內(nèi)網(wǎng)郵件的收發(fā)管理，包括發(fā)件、收件、草稿、轉(zhuǎn)發(fā)等；可自動(dòng)選取組織成員為收信人單獨(dú)或群體發(fā)送。如需同時(shí)實(shí)現(xiàn)外網(wǎng)用戶發(fā)送郵件則需另增外增加單獨(dú)的郵件服務(wù)器。實(shí)現(xiàn)個(gè)人日程記事的管理?？煞奖愕怯浭乱撕椭庇^日歷視圖查看。實(shí)現(xiàn)個(gè)人文檔的管理，可按多種方式查找。文檔可為如WORD、圖片等各種類型。建立私人/公司通訊錄--實(shí)現(xiàn)個(gè)人名片夾的管理。自己搜集,歸納各類個(gè)人知識(shí)至個(gè)人服務(wù)器空間，也可分類上傳、共享至公司級知識(shí)六、個(gè)人辦公個(gè)人主頁個(gè)人郵件個(gè)人日歷個(gè)人文檔個(gè)人名片個(gè)人知識(shí)各類格各類格式的專業(yè)電子書、文章的發(fā)布、查閱和下載提供國家各類行業(yè)政策法規(guī)的搜集、發(fā)布和查詢實(shí)現(xiàn)公司各類規(guī)章制度、崗位職責(zé)的登記和查詢。實(shí)現(xiàn)各類工作說明、辦事流程的登記、更新和查詢。七、知識(shí)管理子書庫政策法規(guī)管理制度工作指南包包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)的初始化和維護(hù)，如組織機(jī)構(gòu)表、部門人員表、公文密級、簽署意見表、任務(wù)類型表、文檔分類表、常用短語表、公文主題詞表、檔案簡要表、系統(tǒng)客戶端信息表等系統(tǒng)基礎(chǔ)表。對企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)的企業(yè)內(nèi)網(wǎng)門戶首頁、部門門戶首頁樣式發(fā)布空間進(jìn)行維護(hù)、管理提供按項(xiàng)目、任務(wù)的工作流定制，提供對任務(wù)不定環(huán)節(jié)的并發(fā)和順序流轉(zhuǎn)處理，工作流設(shè)置關(guān)聯(lián)該項(xiàng)目或任務(wù)所涉及的文檔或消息。實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)角色及用戶權(quán)限的分配、調(diào)整與維護(hù)詳細(xì)記錄人員各次登錄和退出系統(tǒng)的時(shí)間及系統(tǒng)在線人員?？砂磿r(shí)間、人員查看。詳細(xì)記錄系統(tǒng)的操作日志。實(shí)現(xiàn)對SQLSERVER數(shù)據(jù)庫的備份和恢復(fù)，降低系統(tǒng)維護(hù)成本，防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)損失與微軟系統(tǒng)回收站類似，個(gè)人可恢復(fù)自己曾刪除的公文八、系統(tǒng)管理系統(tǒng)設(shè)置首頁管理工作流設(shè)置權(quán)限管理系統(tǒng)日志安全工具公文回收站系統(tǒng)幫助系統(tǒng)幫助