企業(yè)會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)課件（第三版）演示文稿1-3-1 會(huì)計(jì)檔案保管制度設(shè)計(jì)

ACCOUNTINGPROFESSIONALTEACHINGRESOURCESFORHIGHERVOCATIONALEDUCATION企業(yè)會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)情境一企業(yè)會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)延時(shí)符高等職業(yè)教育會(huì)計(jì)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)子情境一：會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)子情境二：會(huì)計(jì)人員配備子情境三：會(huì)計(jì)檔案管理制度設(shè)計(jì)子情境四：會(huì)計(jì)工作交接制度設(shè)計(jì)情境一：企業(yè)會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)子情境三會(huì)計(jì)檔案管理制度設(shè)計(jì)

1234會(huì)計(jì)檔案整理制度設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案歸檔保管制度設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案借閱使用制度設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案保管期限制度設(shè)計(jì)5會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀制度設(shè)計(jì)【引例】

2018年12月，華中興業(yè)公司的檔案管理員張某在整理檔案時(shí)感覺(jué)檔案資料太多，檔案室已經(jīng)非常擁擠，沒(méi)有空間再繼續(xù)存放新檔案文件，經(jīng)過(guò)檢查，他發(fā)現(xiàn)有許多會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)超過(guò)了保管期限，于是張某找到了會(huì)計(jì)科長(zhǎng)李某討論了這件事情，兩人經(jīng)過(guò)核對(duì)認(rèn)為這些會(huì)計(jì)檔案的確已經(jīng)超過(guò)了保管年限，于是在登記以后兩人一起對(duì)這些會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了銷(xiāo)毀。

【引例】問(wèn)題與任務(wù)：華中興業(yè)公司有哪些不妥之處？應(yīng)如何改進(jìn)？

知識(shí)準(zhǔn)備

會(huì)計(jì)檔案的概念

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容會(huì)計(jì)憑證類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)其他類(lèi)原始憑證，記賬憑證總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，及其他輔助性賬簿。月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注。

銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案

預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，不屬于會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)作為文書(shū)檔案進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)

會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，是指會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同對(duì)已到保管期限并準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，包括：保管期限、有無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值、是否存在未了結(jié)事項(xiàng)等問(wèn)題進(jìn)行鑒定，并出具書(shū)面報(bào)告。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容(1)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

(2)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；(3)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；（4）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；

(5)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；(6)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。同時(shí)滿足下列條件，形成電子檔案。

單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

職業(yè)判斷業(yè)務(wù)操作會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)會(huì)計(jì)憑證類(lèi)一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi)其他類(lèi)每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章。

分散裝訂

封面內(nèi)容要齊全

按月立卷

一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)（一）會(huì)計(jì)憑證整理制度是每月是每月是每月重要的事情說(shuō)三遍裝訂的會(huì)計(jì)憑證要有哪些人簽字？

一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)1.辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。2.裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

3.活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫(xiě)齊全，撤去賬夾，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。（4）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。5.裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固平整不得有折角掉頁(yè)現(xiàn)象。

6.賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。7.裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

8.會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)（二）會(huì)計(jì)賬簿整理制度

一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)：一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。裝訂的會(huì)計(jì)賬簿需要哪些人簽字？與會(huì)計(jì)憑證有什么不同嗎？

一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)（三）會(huì)計(jì)報(bào)表整理制度

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)。

一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)

裝訂順序：封面——編制說(shuō)明——會(huì)計(jì)報(bào)表——報(bào)表附注——封底

按保管期限編制卷號(hào)，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。裝訂的報(bào)表要有哪些人簽字？與會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿有什么不同嗎？

一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)一、會(huì)計(jì)檔案的整理制度設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)：在整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，使用的裝具應(yīng)做到整齊統(tǒng)一，類(lèi)目醒目。記賬憑證使用標(biāo)準(zhǔn)卷皮的不可裝盒（袋）；會(huì)計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他材料必須裝會(huì)計(jì)檔案盒保管。會(huì)計(jì)檔案卷皮、卷盒背脊要注明年月、類(lèi)別、期限和卷號(hào)。

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)保管單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管制度設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案歸檔保管單位的會(huì)計(jì)檔案由本單位的單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)1231.單位的會(huì)計(jì)檔案由本單位的單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。單位檔案管理機(jī)構(gòu)是指單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)。

2.單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。

二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管制度設(shè)計(jì)單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1231.按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”。2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。3.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管制度設(shè)計(jì)單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)職責(zé)454.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制“會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)”，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。移交時(shí)，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。5.移交電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。對(duì)于特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管設(shè)計(jì)

三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)序號(hào)檔案類(lèi)別案卷名稱起止日期編號(hào)卷內(nèi)張數(shù)保管期限已保管期限備注

1.財(cái)務(wù)部建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)，履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。2.凡需借會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)3.借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫(huà)，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換4.借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需

需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。三、會(huì)計(jì)檔案的借閱使用制度設(shè)計(jì)

企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證類(lèi)1原始憑證302記賬憑證30二會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)3總賬30包括日記總賬4明細(xì)賬305日記賬306固定資產(chǎn)卡片7其他輔助性賬簿30四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限制度設(shè)計(jì)序號(hào)檔案名稱保管期限備注三財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)

8月、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告10年

9年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久

四其他類(lèi)10銀行余額調(diào)節(jié)表10年11銀行對(duì)賬單10年12會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)30年13會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久14會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久15會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)永久

企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限制度設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限制度設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

會(huì)計(jì)檔案保管期滿應(yīng)按規(guī)定予以銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行鑒定，并按照銷(xiāo)毀程序予以銷(xiāo)毀。

五、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀制度設(shè)計(jì)

（一）會(huì)計(jì)檔案鑒定制度設(shè)計(jì)

1.已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成“會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)”。2.會(huì)計(jì)檔案鑒定工作組織。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。3.鑒定結(jié)果處理。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷(xiāo)毀。五、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀制度設(shè)計(jì)

五、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀制度設(shè)計(jì)1.編制“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”2.相關(guān)人員簽署意見(jiàn)3.組織銷(xiāo)毀工作4.電子會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀的特別規(guī)定單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”，列明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在“會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽署意見(jiàn)。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。五、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀制度設(shè)計(jì)（二）會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀流程設(shè)計(jì)五、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀制度設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)檔案監(jiān)銷(xiāo)制度銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。五、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀制度設(shè)計(jì)1231.未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。2.單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷(xiāo)登