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文檔簡介
談合同流程范文在現(xiàn)代企業(yè)的規(guī)范治理要求下,所有的業(yè)務(wù)都應(yīng)當(dāng)訂立合同。合同的重要性勿庸質(zhì)疑。然而,很多業(yè)務(wù)人員甚至后臺人員認(rèn)為,談合同、簽合同是業(yè)務(wù)部門的事;審合同、管合同是法務(wù)和—門的事。法務(wù)把合同審核工作做好,使我方風(fēng)險最小化、利益最大化,合同風(fēng)險就能得到有效控制。那么,是否法務(wù)通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作修改形成一份完美的合同,就可以高枕無憂?我們假設(shè)一份待簽署的合同文本相當(dāng)規(guī)范,但若資信管理部門未對對方的資信能力進(jìn)行審查,導(dǎo)致與沒有履約能力的合作方進(jìn)行簽署,將給企業(yè)帶來風(fēng)險和損失;再假設(shè),法務(wù)把合同條款修改得非常完美,但是業(yè)務(wù)未予采納,或者合同對方完全不予接受,最后蓋章的版本和法務(wù)修改的版本千差萬別,那么法務(wù)對合同的修改是徒勞的;進(jìn)一步假設(shè),合同順利的修改及簽署,但是后續(xù)并未按照合同條款去履行,那么合同并未發(fā)揮實際的約束作用,且可能因違約而承擔(dān)法律責(zé)任。因此,合同審核的結(jié)果是與信用部門、業(yè)務(wù)部門、用印部門都密切相關(guān)的。由此可見,合同管理不能等同于合同審核。以合同簽署為界,合同簽署前涉及資信審查、立項、談判;合同簽署中涉及合同審核、審核意見的反饋、合同的審批和用?。缓贤炇鸷笊婕奥募s的跟進(jìn)、存檔及證據(jù)搜集。合同審核僅僅是合同管理的一個環(huán)節(jié)。所有前述環(huán)節(jié)的管理共同構(gòu)成合同全程管理。本文展示了各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)合同全程管理的亮點和問題,并從前、中、后三個階段撰寫了合同全程管理的指引,提出合同管理中規(guī)范、有益、利于風(fēng)險控制的做法,本文將選取合同簽署前、中、后的幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行論述和探討。1合同簽署前的資信審查管理(一)內(nèi)外部做法及案例合同成形之前,對合同的管理就已經(jīng)開始了。合同簽署前,資信審查環(huán)節(jié)尤為關(guān)鍵,關(guān)系到在一份合同里,是否選取了合適的交易對象、采取了合適的交易方式。我們看到一些優(yōu)秀企業(yè)的相關(guān)作法。比如西門子,秉承“四眼原則”,即兩只眼睛看業(yè)務(wù),兩只眼睛看商務(wù),所有重大的業(yè)務(wù)決策都由業(yè)務(wù)部門和后臺部門共同來做出。西門子非常重視資信管理,有一個完善和獨立的信用管理團(tuán)隊,資信審查管理分為三個模塊:客戶資信調(diào)查評估、客戶資信檔案的建立和管理、客戶資信信息的定期更新。方正集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)對于資信審查管理的水平較為參差不齊,審查標(biāo)準(zhǔn)有的較為完備,有的卻較為粗糙;負(fù)責(zé)資信審查的部門也不一。調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)方正內(nèi)賽尼爾法務(wù)管理是一個專業(yè)面向企業(yè)法務(wù)部的法務(wù)管理智庫。為企業(yè)法務(wù)提供管理咨詢及專業(yè)培訓(xùn)。本文:天同訴訟圈編者按合同是公司進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的重要載體,也是公司法務(wù)面對最多的工作對象,如何管理好合同是一個優(yōu)秀法務(wù)必備的基本功之一。中國移動通信集團(tuán)有限公司法律事務(wù)部法務(wù)經(jīng)理楊虹女士,作為賽尼爾法務(wù)合同管理的培訓(xùn)老師,多次在合同管理培訓(xùn)課程中進(jìn)行過精彩授課,下面轉(zhuǎn)發(fā)她近期活動中的一次實務(wù)分享,希望能幫助大家鞏固和精進(jìn)合同管理知識。合同管理是企業(yè)重要的管理活動,要做好合同管理工作,首先需要建立全面合理的合同管理制度和流程。一、合同管理制度在合同管理職責(zé)分工方面,需要通過制度明確橫向各部門的合同管理職責(zé),以及縱向不同層級人員的合同審核重點,以確保各部門及各層級人員管理職責(zé)清晰,無交叉和遺漏。大部分企業(yè)都會將合同的歸口管理職責(zé)設(shè)在法律部,由法律部負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理的相關(guān)制度和流程,參與重大合同可行性研究、招投標(biāo)、商務(wù)談判,并致力于推動合同全過程管理,建立和完善合同履行監(jiān)控機制,提出合同管理信息化需求,推進(jìn)公司合同管理電子化,形成合同閉環(huán)管理。各個企業(yè)可以根據(jù)實際情況搭建合同管理制度體系,具體而言,包括合同的基礎(chǔ)制度、特殊類型合同的管理制度和專項合同管理制度。制度體系的層級和制度的數(shù)量取決于企業(yè)自身的合同數(shù)量、類型是否繁多,以及企業(yè)對合同管理的具體需求。二、合同管理流程合同管理流程大體分為串行審批和并行審批兩種,前者是指合同承辦部門、審查部門、公司領(lǐng)導(dǎo)按照串行的方式審批合同,任何一個審查環(huán)節(jié)結(jié)束,下一個審查環(huán)節(jié)才能開始;后者是指各審查部門以并行的方式同時對一個合同進(jìn)行審查,在各審查部門對合同均同意簽署的情況下,再由公司領(lǐng)導(dǎo)對合同進(jìn)行最后的審批,任何一個審查部門對合同內(nèi)容有修改意見,合同都將被退回到承辦部門修改,完善后重新提交審批。從審查效率的角度比較兩種審查方式,在合同起草質(zhì)量較高、合同退回幾率較小的情況下,并行審批的效率更高。除了常規(guī)流程以外,企業(yè)還可以設(shè)置合同預(yù)審流程和批量審批流程等特殊的審批流程,以作為普通流程的補充。剖析合同流程,我們會發(fā)現(xiàn)每一個合同都需要經(jīng)歷合同準(zhǔn)備、起草、審核、簽訂、履行、歸檔的全過程,下面從四個環(huán)節(jié)做簡要展開:1合同準(zhǔn)備合同準(zhǔn)備階段的第一個重點內(nèi)容是選擇合格的供應(yīng)商。我們的做法是,在實體方面制定下發(fā)《合同主體資質(zhì)審查標(biāo)準(zhǔn)》,具體分為通用標(biāo)準(zhǔn)和分類標(biāo)準(zhǔn)兩部分,不僅對各部門在供應(yīng)商資質(zhì)審查方面的管理職責(zé)做了明確劃分,還有針對性地規(guī)定了各類合同主體應(yīng)當(dāng)具備的通用資質(zhì)和特殊資質(zhì),確保合同對方當(dāng)事人在實體方面滿足履行合同的資格條件。在形式方面制定《采購實施辦法》,對通過每種采購方式確定合作伙伴的程序進(jìn)行了細(xì)化和界定,并在招投標(biāo)過程中嚴(yán)格執(zhí)行資格預(yù)審,不具備資質(zhì)條件的先行淘汰;在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中設(shè)置了資信分級標(biāo)記功能,通過標(biāo)注黑名單或灰名單,禁止或提醒經(jīng)辦人選擇該供應(yīng)商簽署合同,確保選擇合同對方當(dāng)事人的程序合法合規(guī)。合同準(zhǔn)備的第二個重點內(nèi)容是合同示范文本管理。我們的做法是建立合同示范文本制度,每年定期和不定期地對合同范本庫中的合同范本進(jìn)行修訂完善,開發(fā)合同示范文本審查流程,要求所有職能部門和承辦部門都參與對示范文本的會簽,確保示范文本的內(nèi)容滿足公司各個方面的管理要求。承辦人的法律素質(zhì)是合同準(zhǔn)備的第三個重要內(nèi)容。為了保障員工知法用法,企業(yè)需要持續(xù)地對所有參與合同管理的員工進(jìn)行培訓(xùn)。同時,每年對參訓(xùn)人員進(jìn)行現(xiàn)場考試,考試合格的員工實行持證上崗,獲得起草合同的資格;對已經(jīng)取得合格證書的員工,每年組織復(fù)評考試,復(fù)評不合格的員工,取消合同起草資格。2合同審核合同審核是合同管理過程中最為重要的一項內(nèi)容,其目的旨在通過業(yè)務(wù)部門及職能部門的專業(yè)審核,對合同前置的審批流程及約定的條款內(nèi)容進(jìn)行全面把關(guān),防范合同風(fēng)險。為了統(tǒng)一審查標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)具體的合同審查標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,細(xì)化合同審核的要點,為公司合同審查人員日常審核合同提供統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)和指引。為了保證橫向各部門和縱向各層級人員的審核職責(zé)沒有遺漏,法律人員可以充分利用信息化手段,將各部門和各層級人員的審查職責(zé)固化到合同管理系統(tǒng)中,通過系統(tǒng)強制審查人確認(rèn)必審事項已經(jīng)審核。此外,合同審核時限是承辦部門最為關(guān)心的,為了保證合同審查效率,法律人員可以在合同管理系統(tǒng)中設(shè)置審核時間的提醒功能,對超時、未審結(jié)的合同,系統(tǒng)自動設(shè)置向?qū)彶槿艘约跋嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送提醒短信或郵件,以督促審核任務(wù)的及時完成。3合同簽訂合同的簽字人理論上應(yīng)是公司的法定代表人,其他人員在合同上簽字,應(yīng)當(dāng)取得法定代表人簽署的授權(quán)委托書。授權(quán)的額度一般根據(jù)企業(yè)的合同數(shù)量和合同金額的情況而定,我們的做法是將合同按照合同金額劃分為0-50萬、50-500萬、500-5000萬、5000萬以上四擋,分別由部門副總經(jīng)理、部門總經(jīng)理、公司副總經(jīng)理和公司總經(jīng)理簽署。授權(quán)方式上,我們采取公司領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任期內(nèi)授權(quán)、部門領(lǐng)導(dǎo)年度授權(quán)和特殊情形一事一授權(quán)的授權(quán)方式,兼顧了普遍性和特殊性。在合同用章方面,傳統(tǒng)的蓋章方式是使用物理章加蓋在合同的簽字頁上。隨著電子簽名法的頒布和電子技術(shù)的普及,電子印章的使用越來越廣泛,對提高用章效率、節(jié)約用章成本具有積極價值。近年來,電子印章已廣泛適用于政府部門和大型企業(yè)的公文和合同。我們自乂乂年開始使用電子合同專用章,用章時長由每個合同4小時,下降到2分鐘,大大提高了用章效率。同時,電子印章系統(tǒng)還有防篡改、防復(fù)制和自動控制蓋章份數(shù)的功能,較好地防范了常見的印章風(fēng)險。4合同履行合同履行是合同管理過程中最難控制的環(huán)節(jié),具有管理人員分散、履行數(shù)據(jù)不易采集、履行偏差原因復(fù)雜等特點。信息化手段是實現(xiàn)合同履行監(jiān)控的最佳方法,它能夠客觀、準(zhǔn)確、全面地反映合同的履行過程,并通過數(shù)字對比,實現(xiàn)必要的統(tǒng)計分析。我們已經(jīng)在合同履行方面做了一些積極的嘗試,目前實現(xiàn)了合同管理系統(tǒng)與供應(yīng)商管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、報賬管理系統(tǒng)、倉儲管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),實現(xiàn)了系統(tǒng)間“一點錄入、全程共享”。此外,我們還通過固化流程的方式,設(shè)置了合同在履行中發(fā)生變更、補充、終止的專門通道,實現(xiàn)上述合同與原合同的關(guān)聯(lián)。對臨近履行期滿的合同設(shè)置系統(tǒng)自動提醒,便于承辦人提前做好談判和簽約的準(zhǔn)備。合同管理永遠(yuǎn)在路上,只有符合企業(yè)實際,滿足管理需要的方式與方法才是最佳的合同管理。企業(yè)合同管理的四個步驟每個企業(yè)都會有很多合同,大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等,小的有日常業(yè)務(wù)合同、勞動合同、租房合同、辦公用品購買合同、租賃合同等。合同管理制度的完善能夠促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、防止訴訟發(fā)生,發(fā)揮著不可替代的作用。然而,很多企業(yè)對合同的管理往往不夠重視。我們經(jīng)常會看到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者們往往只關(guān)注合同管理的其中一部分,比如有些只重視簽合同的過程,履行時卻忘記依據(jù)合同條款進(jìn)行就扔在一邊;有些重視合同簽署前的談判,至于合同文本上是否表達(dá)了談好的要點卻被忽略;還有一些企業(yè)認(rèn)為合同履行完了就沒有用了,不進(jìn)行歸檔管理;甚至有的企業(yè)不簽署合同,認(rèn)為都是熟人,有口頭約定就好了。正是因為這些企業(yè)沒有對合同管理加以足夠的重視,或者雖然重視了但沒有細(xì)致到每一個環(huán)節(jié),導(dǎo)致合同不但沒有給企業(yè)創(chuàng)造利潤,反而增加了企業(yè)的糾紛,甚至產(chǎn)生訴訟。所以,筆者建議企業(yè)要全方面的對合同進(jìn)行管理,發(fā)揮合同給企業(yè)帶來利潤、促進(jìn)企業(yè)合規(guī)、反映企業(yè)動向的各種作用。今天本文就分四步談一下企業(yè)合同管理。一合同簽署前1、確定簽署合同的目的簽署每一個合同都有它的目的,在簽署合同之前必須明確這個目的是什么,圍繞這個目的才能集合企業(yè)各個部門的力量來對這份合同做準(zhǔn)備工作。2、審查合同對方主體資信現(xiàn)代社會是陌生人的社會,企業(yè)往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前,要對對方的資信進(jìn)行調(diào)查。(1)請對方自行提供自身基本情況,如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等企業(yè)證照。(2)必要的話,要求對方到工商局、稅務(wù)局、銀行等開具其企業(yè)的最新檔案信息。(3)核查對方是否具有將要合作業(yè)務(wù)的資質(zhì)或許可。例如要委托對方進(jìn)行建設(shè)施工,則要核查是否具有相關(guān)施工資質(zhì);要加盟對方的連鎖項目,則要核查是否具有特許經(jīng)營資質(zhì)。(4)調(diào)查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。(5)在簽署重大合同時,企業(yè)應(yīng)聘請獨立財務(wù)、法律服務(wù)團(tuán)隊進(jìn)行專業(yè)的盡職調(diào)查,如果調(diào)查結(jié)果不理想則應(yīng)取消合同的簽署計劃。企業(yè)切勿不可因前期資信調(diào)查費時費力或聘請專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊費用高而不進(jìn)行該項工作。如果調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)交易對象確有資信瑕疵,做了資質(zhì)調(diào)查對企業(yè)而言只是耗費了相應(yīng)成本,沒做調(diào)查簽署了合同損失可就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止如此了。二合同簽署時1、相關(guān)負(fù)責(zé)人分工(1)確定談判負(fù)責(zé)人。進(jìn)入合同簽署的階段就需要確認(rèn)與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業(yè)的業(yè)務(wù)人員,但涉及較大合同,則需由企業(yè)業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員、相關(guān)技術(shù)人員等會同參加談判。(2)確定文本內(nèi)容審核負(fù)責(zé)人。文本內(nèi)容的全面審核工作一般會交給法務(wù)部門,筆者認(rèn)為這是一個不太合適的方式。法務(wù)故名思議是側(cè)重審核法律條款的,而且法務(wù)人員往往沒有參與合同簽署的全過程,審查內(nèi)容時難免會有遺漏或者偏頗。合同是整個項目談判的呈現(xiàn)載體,也是日后履行中的依據(jù),所以應(yīng)由全程跟進(jìn)項目的業(yè)務(wù)人員與法務(wù)人員共同負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的全面審查。(3)須指定一人跟進(jìn)合同簽署、執(zhí)行的全部流程。本文將合同的簽署分為四步,這四步中的前三步是前后連貫、相互銜接的,如果中間被隔斷將造成合同文本內(nèi)容與談判內(nèi)容不符,或合同履行與合同文本約定內(nèi)容不符的情況。故,應(yīng)指定一人全程負(fù)責(zé)合同的整個簽署、執(zhí)行過程。2、合同文本的審查每一類型的合同有著不同的審核要點,例如買賣合同重點審查對標(biāo)的物的質(zhì)量約定、價款約定、數(shù)量約定等;運輸合同重點審查運輸方式的約定、運費核算的約定、運輸風(fēng)險的約定等。本文從一般合同的通用條款審查要點進(jìn)行簡單的梳理:(1)雙方主體信息。合同首部應(yīng)列明簽署合同主體的準(zhǔn)確名稱、地址、負(fù)責(zé)人等。(2)合同簽署的背景及目的描述清楚明確。在合同條款前,一般會有“鑒于”部分,該部分主要描述了合同簽署的背景及目的,在日后發(fā)生糾紛時可以用來明確是否違背了合同的根本目的,或用來主張對方不具有鑒于部分描述的相關(guān)能力。(3)審核合同雙方的權(quán)利義務(wù)。權(quán)利義務(wù)條款是合同的核心條款,對權(quán)利義務(wù)的描述應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、體現(xiàn)合同談判結(jié)果并具有可執(zhí)行性。企業(yè)的合同絕大多數(shù)是雙務(wù)合同,有權(quán)利必有義務(wù),權(quán)利與義務(wù)應(yīng)為對等或基本對等。在設(shè)定權(quán)利義務(wù)條款時不可太過傾向于自己一方,這樣的文本發(fā)給對方審核會讓對方認(rèn)為我們在談判結(jié)果之上做文字游戲,沒有合作誠意,因而影響合同簽署的進(jìn)度。(4)合同通知條款的約定。因被通知方經(jīng)常會以沒有收到通知為理由不認(rèn)可通知內(nèi)容,故我們須在合同中約定多種通知方式,并要求雙方保證通知渠道暢通,如因一方單方變更收取通知的地址,則自行承擔(dān)未收取通知的責(zé)任。現(xiàn)在移動互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)達(dá),人們習(xí)慣以各種方式進(jìn)行工作聯(lián)系,所以除了傳統(tǒng)的郵寄通知、郵件通知等方式外,還應(yīng)增加微信、__等通知指定賬號的約定。注意應(yīng)對各種通知方式劃分界限,如解約通知必須書面送達(dá)、變更發(fā)貨時間必須郵件通知、即時消息僅可作日常聯(lián)絡(luò)等,以免因通知渠道增多造成合同變更形式不正式而產(chǎn)生糾紛。(5)違約條款。違約條款應(yīng)具有可執(zhí)行性,我們不鼓勵做過度嚴(yán)苛的違約約定,這樣往往在簽署過程中影響簽約進(jìn)度,在出現(xiàn)糾紛后也很難得到法院的支持。違約責(zé)任應(yīng)與合同的權(quán)利義務(wù)條款相對應(yīng),避免出現(xiàn)高度概括性的違約責(zé)任條款,因為這在實踐中很難實際操作。(6)法律適用及管轄條款。我們在談判地位允許的前提下,盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點。如果實在難以約定在自身所在地點管轄,則退而求其次與對方協(xié)商約定為“被告所在地”或“原告所在地”這樣的方式。另外如想約定仲裁,則切記保證仲裁條款有效,不可出現(xiàn)“仲裁或訴訟”或?qū)χ俨脵C構(gòu)約定不明的情況。(7)簽署與生效條款。明確合同簽署的與生效的條件,例如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。3、合同簽署的形式完善(1)雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署,如約定需加蓋公章且授權(quán)代表簽字,則要注意不能忘記核查是否簽字。(2)騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上,要確保除落款頁外,每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽。對于合同內(nèi)容有手寫修改的地方,需要保證每份合同所修改的內(nèi)容一致,并且由雙方在修改處進(jìn)行簽署確認(rèn)。(3)自然人主體的注意內(nèi)容。合同主體一方為自然人的情況下,要確保自然人加印指紋,并將自然人—件復(fù)印件留作合同附件。(4)當(dāng)面簽署或安排簽署見證人。筆者建議最好雙方在場條件下通時簽署合同,避免其中一方簽署完成寄送給對方,而對方卻不簽署回寄也不說明情況,這時已經(jīng)簽署的一方將會比較被動。另外,由于自然人簽字無法辨別真?zhèn)?,故建議當(dāng)面簽署或安排見證人,以能夠當(dāng)面核實自然人身份防止發(fā)生代簽的情況。三合同履行時合同簽署完成后應(yīng)交由專人保管,并嚴(yán)格按照合同約定開始履行。合同的履行需要注意以下問題:1、簽署合同后,應(yīng)及時將原件交給存檔部門存檔,并由合同執(zhí)行的負(fù)責(zé)人留存合同副本,以便隨時查閱合同并按照合同約定內(nèi)容履行合同。2、合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人督促企業(yè)各部門推進(jìn)合同履行進(jìn)度,例如作為建設(shè)施工合同的發(fā)包方,既要及時提供設(shè)計圖紙、控制施工節(jié)點又要按時付款、及時驗收。在保證自身如約履行的情況下,也要按照合同約定的節(jié)點確認(rèn)對方是否及時履約,如對方?jīng)]有按照合同約定履行義務(wù),則要及時行使合同履行的三種抗辯權(quán)(同時履行抗辯權(quán)、先履行抗辯權(quán)及不安履行抗辯權(quán)),以保證自身不會因單方繼續(xù)履行而產(chǎn)生更多的損失。3、合同履行過程中若出現(xiàn)履行障礙應(yīng)及時通知對方,并協(xié)商處理方式。很多時候合同履行出現(xiàn)障礙及時通知了對方可避免造成嚴(yán)重?fù)p失甚至不產(chǎn)生損失,而不及時通知對方則會造成根本違約。如買賣合同的賣方,因自身貨源不足無法供貨,及時通知對方后,對方可尋找其他賣家,但若臨近交貨期,則對方?jīng)]有時間再更換賣家,最終影響買家使用造成嚴(yán)重違約后果。4、合同履行過程中注意使用約定的,對于對方、變更也要核實是否是約定人員、約定地址發(fā)出。5、合同履行過程中若出現(xiàn)對方違約,應(yīng)及時采取救濟(jì)手段,進(jìn)行催促或提起法律救濟(jì)程序,以免超過時效。四合同履行后合同履行后,應(yīng)對合同進(jìn)行妥善的歸檔、保管并對合同進(jìn)行登記、分析。1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔,檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。為保穩(wěn)妥,建議企業(yè)每個合同至少應(yīng)留存兩份原件,并分別放置兩個地方獨立留存。2、合同登記的項
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