檔案信息數(shù)字化問(wèn)題研究

檔案信息數(shù)字化問(wèn)題研究檔案信息數(shù)字化問(wèn)題研究

一、檔案信息數(shù)字化的開(kāi)展現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用越來(lái)越大，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理數(shù)字化的時(shí)代。所謂數(shù)字化是指運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)字掃描等技術(shù)伎倆，將紙質(zhì)、聲像和已經(jīng)歸檔的電子文件，組織成信息資源庫(kù)。檔案信息數(shù)字化其目的是為了到達(dá)檔案管理和效勞方式的數(shù)字化，加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)根底和重要伎倆。然后，面對(duì)時(shí)代潮流，由于思想不夠重視、地區(qū)經(jīng)濟(jì)開(kāi)展不協(xié)調(diào)、技術(shù)伎倆落后以及不足統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范等等一系列原因，我國(guó)的檔案信息數(shù)字化開(kāi)展還十分落后，目前，我國(guó)檔案信息數(shù)字化開(kāi)展存在下列五個(gè)方面的突出問(wèn)題。

〔一〕不足統(tǒng)一的具有信息管理功能的檔案軟件

檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格不統(tǒng)一，各自開(kāi)發(fā)的軟件沒(méi)有通用性，不足一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于沒(méi)有統(tǒng)一性和信息管理功能，影響了利用電腦完成信息管理的相關(guān)工作，不能夠快捷的出版信息編輯成果，制約了檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

〔二〕不足數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)

目前我國(guó)還沒(méi)有建立一個(gè)到達(dá)數(shù)字交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式各行其是，層次不一，其開(kāi)發(fā)性、效勞性、共享性和標(biāo)準(zhǔn)性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

〔三〕不足規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)性的根底工作

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的根底工作是檔案信息管理數(shù)字化的前提。由于各種原因館藏室檔案業(yè)務(wù)根底工作不足標(biāo)準(zhǔn)性，案卷質(zhì)量不高，系統(tǒng)軟件移植性較差，檔案的錄制細(xì)那么兼容性不強(qiáng)；檔案自動(dòng)化工作沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，制約了檔案信息數(shù)字化的開(kāi)展。

〔四〕不足與數(shù)字化管理相適應(yīng)的檔案整理規(guī)范和規(guī)定

現(xiàn)行的檔案技術(shù)水準(zhǔn)、組織工作程序規(guī)范沒(méi)有從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和開(kāi)展去考慮，隨著社會(huì)的現(xiàn)代化開(kāi)展，越來(lái)越多的歸檔“文件資料〞是磁盤(pán)、光盤(pán)和電子文件等，現(xiàn)行的檔案整理、分類辦法、著錄規(guī)范等有關(guān)規(guī)定與檔案管理數(shù)字化已不能完全適應(yīng)。

〔五〕不足現(xiàn)代化高素質(zhì)的檔案信息管理人員

實(shí)現(xiàn)檔案的信息數(shù)字化，首先要有現(xiàn)代化的、高素質(zhì)的檔案工作管理人員，要精通檔案管理業(yè)務(wù)，要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平安防備等技術(shù)，并能及時(shí)掌握檔案管理工作的最新信息和技能。目前，很多檔案部門(mén)不足現(xiàn)代化高素質(zhì)的檔案工作管理人員，其中檔案管理和信息處理復(fù)合型人才奇缺，大局部的檔案人員專業(yè)技術(shù)水平過(guò)低，不具備現(xiàn)代化高科技操作技能，即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍然不能充沛發(fā)揮其作用，就更談不上檔案信息的數(shù)字化了。

二、數(shù)字化電子檔案的類型

目前，數(shù)字化電子文件歸檔的類型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等，為了做好數(shù)字化檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)按照檔案種類分別整理組盤(pán)。

〔一〕文書(shū)電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。要以年度和組織機(jī)構(gòu)及保管期限來(lái)組盤(pán)。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。要掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握，處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén)，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，那么可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

〔二〕科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按工程歸檔。

1、基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用標(biāo)準(zhǔn)的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)要按檔案管理的規(guī)范進(jìn)行操作，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體掃描時(shí)，要將案卷號(hào)碼和圖文號(hào)碼及序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶能直接檢索每一張圖紙資料。

2、設(shè)備檔案。企業(yè)在引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置設(shè)備時(shí)，供給商提供的資料和圖紙的載體形式多為電子文件，企業(yè)本身的總圖管理也采用了電子化。在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中注明電子文件的必要條件，即：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容表明和考前須知。

3、會(huì)計(jì)檔案?！?〕工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，列出單位、姓名、代碼、人數(shù)、工資明細(xì)等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證?！?〕賬簿。目前各單位的會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)的格式比擬統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保留。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

三、檔案信息數(shù)字化的開(kāi)展趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的飛速開(kāi)展，檔案信息正逐步從以紙質(zhì)載體和文字記載向電子信息和虛擬信息開(kāi)展，其記載方式正逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化，用戶可以在辦公室或家中不受時(shí)空限制地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在全球范圍內(nèi)選擇，組織和形成以自我需為中心的檔案信息體系，檔案信息記載方式的數(shù)字化是未來(lái)檔案信息開(kāi)展的方向。辦公的自動(dòng)化和無(wú)紙化的出現(xiàn)，使檔案的形成方式發(fā)生了變化，文件的起草和簽發(fā)，催辦和歸檔這些運(yùn)作過(guò)程是在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，則檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差別。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣闊信息檢索者關(guān)懷的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失機(jī)會(huì)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真〞的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的效勞。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作開(kāi)展的必然趨勢(shì)。我國(guó)的檔案事業(yè)正在進(jìn)入“以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，建立在知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用根底上的知識(shí)經(jīng)濟(jì)〞的時(shí)代。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的開(kāi)展與廣泛的應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)。

四、數(shù)字化電子檔案的愛(ài)護(hù)

數(shù)字化電子檔案以脫機(jī)方式保留，在管理工作中大都是用軟磁盤(pán)保留。光盤(pán)作為新型的存貯載體，比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于數(shù)字化電子檔案的長(zhǎng)期保留，提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀，將電子檔案轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。但是在刻錄儀還沒(méi)遍及之時(shí)，仍是軟磁盤(pán)和光盤(pán)并存，所以，軟磁盤(pán)和光盤(pán)的愛(ài)護(hù)是當(dāng)前歸檔電子文件載體愛(ài)護(hù)的重點(diǎn)，必須制定相應(yīng)的愛(ài)護(hù)措施。

〔一〕軟磁盤(pán)的愛(ài)護(hù)

1、統(tǒng)一軟盤(pán)規(guī)格，嚴(yán)把軟盤(pán)質(zhì)量。首先要統(tǒng)一使用3.5寸高密盤(pán)保留。其次要選購(gòu)優(yōu)質(zhì)軟磁盤(pán)，軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保留壽命，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保留近10年，而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

2、標(biāo)準(zhǔn)保管條件。要求軟磁盤(pán)寄存在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾和無(wú)塵、無(wú)震動(dòng)及無(wú)腐蝕氣體的溫濕度適中環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。

3、加強(qiáng)檢測(cè)，防備病毒。檔案管理工作人員要注重對(duì)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保電子檔案的磁盤(pán)無(wú)病毒，并將磁盤(pán)經(jīng)常置于愛(ài)護(hù)狀態(tài)。

4、加強(qiáng)對(duì)加密盤(pán)的科學(xué)管理。有的電子檔案在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就很難翻開(kāi)，影響工作正常進(jìn)行，所以對(duì)這類電子檔案應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保留。

〔二〕光盤(pán)的愛(ài)護(hù)

1、標(biāo)準(zhǔn)排放和使用。光盤(pán)應(yīng)有序、直立寄存于盒中，防止堆壓疊放，以避免光盤(pán)變形，在使用過(guò)程中應(yīng)防止摩擦、劃痕和污損，以利于長(zhǎng)久保留。

2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。為此光盤(pán)寄存的溫度宜控制在14-24℃，相對(duì)濕度40%-65%。

3、意避光和定期復(fù)制。光盤(pán)材料的塑料愛(ài)護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。因此，光盤(pán)要十分注意避光。定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，光盤(pán)每5年應(yīng)轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保留。

五、檔案信息數(shù)字化的益處

檔案信息數(shù)字化，就是以紙質(zhì)或機(jī)讀形式的館藏檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，為人們提供利用的過(guò)程。其益處有：

〔一〕可充沛發(fā)揮和利用現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高微機(jī)利用率

目前，大多基層檔案館對(duì)微機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，如此的低效率利用造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其所用。

〔二〕可縮短二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間，提高檔案信息時(shí)效性

當(dāng)前手工的二次文獻(xiàn)信息加工，從選題、選材、編輯到出版，歷經(jīng)時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，影響檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息數(shù)字化，編研工作者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能來(lái)快速完成信息加工工作程序，快捷地開(kāi)發(fā)出二次文獻(xiàn)，提高檔案信息的應(yīng)用時(shí)效。

〔三〕可降低信息加工的經(jīng)費(fèi)支出，加速編研進(jìn)程

手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，目前檔案部門(mén)經(jīng)費(fèi)缺乏，進(jìn)行信息加工、編研出版工作相當(dāng)困難，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中〞。檔案信息數(shù)字化，可以減少信息加工和編研工作的經(jīng)費(fèi)支出，加速其工作進(jìn)程。

〔四〕可使檔案信息成果進(jìn)行多份拷貝

檔案信息數(shù)字化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)，即擴(kuò)大了社會(huì)影響，又提高了檔案信息的利用價(jià)值，拓寬了效勞范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

〔五〕可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌

目前“信息高速公路〞在我國(guó)雖然正始起步，但檔案工作人員要密切關(guān)注其開(kāi)展動(dòng)向，做到快速反饋，制定超前對(duì)策，提高掌握最新技術(shù)的本事，使檔案工作盡快適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，為將來(lái)“信息高速公路〞中有一束檔案信息而打好堅(jiān)實(shí)的根底。

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中需分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，執(zhí)行可持續(xù)開(kāi)展之戰(zhàn)略。檔案工作者既要充沛了解目前檔案信息數(shù)字化的實(shí)際水平，更應(yīng)牢牢