基建檔案管理研究與對策建議

基建檔案管理研究與對策建議基建檔案管理研究與對策倡議

一、問題提出

根本建設是一項由多主體參與，建設周期相對較長并高度依賴各種專業(yè)知識的智力型活動。基建檔案是根本建設全生命周期中形成的文字、圖表、聲像等具有保留價值信息資料總稱[1]，具有最原始、最真實、最全面的特性，是對相關工程進行進一步改擴建或修繕的根本依據(jù)?；n案除具有一般文書檔案原始記錄性、信息性、真實性、價值性等特點之外，還具有內(nèi)容專業(yè)性、成套完整性、現(xiàn)實使用性、整理動態(tài)性、來源廣泛性、

收集滯后性的特點[2][3]。

文獻檢索以及管理實踐說明，我國當前基建檔案管理普遍存在重視程度不夠、管理意識不強、資料不全、整理不標準、硬件投入不

足、人員隊伍力量單薄等問題[4][5]，

與歐美興旺國家差距較大。以美國為例，美國政府十分重視基建檔案收集與保管，檔案資料系統(tǒng)、完整、門類齊全、數(shù)量豐盛，比方西雅圖港務局、紐約世界貿(mào)易中心除保留有基建相照顧片和文字材料外，甚至連產(chǎn)業(yè)主最初用鋼筆勾畫的建筑物意向草圖都裝入了鏡框，妥善保管。

為夯實我國基建檔案管理實務工作根底，提高基建檔案管理研究水平，本文結(jié)合現(xiàn)階段我國檔案管理研究成果和基建檔案管理實踐，從業(yè)主方[6]角度研究了我國基建檔案管理工作。

二、研究重點

圍繞基建檔案管理實務要求，本文著重研究基建檔案管理機制、范圍管理、歸檔辦法等，力圖建立一套相對科學、規(guī)范的管理體系。

〔一〕基建檔案管理機制研究

從管理層面分析，基建檔案管理是一個閉合循環(huán)漸進完善的體系。鑒于此，本文運用“PDCA循環(huán)法那么〞，按照統(tǒng)分結(jié)合〔“業(yè)主方制定管理總體方案―各責任主體制定并實施具體管理方案―業(yè)主方驗查并總結(jié)〞〕的思路，發(fā)展基建檔案管理機制研究。

1.PDCA循環(huán)法那么概述

PDCA循環(huán)又被稱為“戴明環(huán)〞，是由美國質(zhì)量統(tǒng)計控制之父休哈特提出的PDS〔Plan，Do，See〕演化而來，經(jīng)美國質(zhì)量管理專家戴明改良并加以宣傳而獲得遍及。它是全面質(zhì)量管理方案制訂和組織實現(xiàn)應遵循的科學程序。PDCA循環(huán)法是按照Plan〔方案〕、Do〔執(zhí)行〕、Check〔檢查〕和Act〔處理〕順序依次發(fā)展工作，并且循環(huán)不止地進行下去的一種質(zhì)量管理根本辦法。經(jīng)過PDCA循環(huán)，成功經(jīng)驗應加以肯定并推廣，推進管理的規(guī)范化；失敗教訓要加以總結(jié)，以應用到下一個循環(huán)，實現(xiàn)基建檔案管理能力的階梯式回升。

2.基建檔案管理流程分析

基于PDCA循環(huán)法那么，將基建檔案管理流程分解為方案制定、管理實施、對照檢查以及經(jīng)驗總結(jié)四個階段。

〔1〕方案制定。基建檔案管理方案包括總體方案和實施方案兩類?？傮w方案由業(yè)主方制定，是基建檔案管理的總綱。總體方案制定是基建檔案全過程管理的起點，始于工程生命周期中“提出工程概念〞階段，主要內(nèi)容包括：一是明確檔案管理是工程管理的必要組成，要求其他建設相關方[7]必須重視基建檔案收集與整理，界定分明各方管理責任；二是明確其他建設相關方的檔案歸檔范圍以及檔案移交業(yè)主方的時間；三是明確檔案管理的組織方式，包括歸檔程序、移交程序、借閱程序、復印程序等；四是明確檔案管理抽檢制度、約束制度以及獎懲措施。實施方案是其他建設相關方結(jié)合本單位實際情況制定的具體工作方案。實施方案必須與總體方案保持一致。其他建設相關方制定的實施方案須報經(jīng)業(yè)主方批準同意后，方能生效。

〔2〕管理實施?；n案管理實施遵循“統(tǒng)一方案、分塊實施、集中歸檔〞的原那么。統(tǒng)一方案是指由業(yè)主方制定檔案管理總體方案，明確檔案管理的統(tǒng)一目標、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一要求；分塊實施是指其他建設相關方圍繞工程建設管理規(guī)劃大綱以及基建檔案管理總體方案，制定具體的檔案管理實施方案，履行各自檔案管理職責，完成總體方案的各項要求；集中歸檔是指工程建設完成后，其他建設相關方按要求將各自檔案移交業(yè)主方，由業(yè)主方進行查驗、接收，并依據(jù)相關規(guī)范和要求，進行分類、裝訂、歸檔、移交或備案。

〔3〕檢查監(jiān)督。基建檔案特點要求基建檔案管理必須要高度重視過程監(jiān)督。一是業(yè)主方監(jiān)管。業(yè)主方是基建檔案管理的主體和核心，具有指導、監(jiān)督其他建設相關方按照總體方案要求做好基建檔案管理工作的責任和義務。工程建設過程中，業(yè)主方要將定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，做好基建檔案管理的監(jiān)督檢查。二是其他建設相關方的自查。其他建設相關方要對照經(jīng)批準認可的實施方案做好檔案歸檔以及經(jīng)常性自查，健全借閱制度、復印制度，保證檔案及時收集、完整歸檔、管理標準。

〔4〕經(jīng)驗總結(jié)。經(jīng)驗總結(jié)既是基建檔案管理系統(tǒng)中的承前啟后環(huán)節(jié)，也是業(yè)主方提升檔案管理水平的關鍵程序。對于管理過程中的好經(jīng)驗、好做法，要及時總結(jié)提煉，形成制度，進行推廣，做到規(guī)范化；失敗教訓更是彌足寶貴，應引起業(yè)主方高度重視，組織研究應對措施，以防止在下一個PDCA循環(huán)中再出現(xiàn)類似問題，逐步提高基建檔案管理的整體水平。

〔二〕基建檔案范圍管理研究

借鑒現(xiàn)代工程管理中范圍管理理論，定義基建檔案范圍管理為工程生命周期內(nèi)所有有價值檔案的綜合管理和控制，以及完成檔案管理總體方案所規(guī)定的必須工作，并且只完成那些必須完成的工作。基建檔案范圍管理包括初始定義、范圍確認、范圍變更控制等三個環(huán)節(jié)，基建檔案范圍管理主體是業(yè)主方以及其他建設相關方，其中業(yè)主方是最終責任主體?；n案范圍管理研究根底是檔案價值鑒定理論。1.檔案價值鑒定理論概述

檔案價值鑒定是現(xiàn)代檔案管理中的重要辦法和重點內(nèi)容，是指鑒定主體基于對檔案保留價值和利用意義的合理認識，對檔案質(zhì)量、有用性和管理效益做出判斷與估價的智力性工作。根據(jù)檔案價值鑒定三段論，范圍管理是現(xiàn)代檔案管理“前端控制〞的重要伎倆。

2.初始定義

基建檔案范圍管理初始定義是指基建檔案管理主體依據(jù)國家檔案管理相關法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范和基建程序，進行基建檔案管理內(nèi)容的初始化定義?；n案范圍管理初始定義是檔案價值鑒定的前提與根底，也是形成基建檔案范圍管理成果的最終依據(jù)，應在基建檔案管理總體方案中予以明確。業(yè)主方是基建檔案范圍管理初始定義的管理主體。

3.范圍確認及變更控制

基建檔案范圍管理的范圍確認是指其他建設相關方依據(jù)初始定義，并結(jié)合各自管理職能，對基建檔案范圍管理內(nèi)容予以認可的行為過程。范圍確認結(jié)果是發(fā)展基建檔案管理的直接依據(jù)，應在實施方案中體現(xiàn)。其他建設相關方是基建檔案范圍管理范圍確認的主體。對于基建檔案范圍管理初始定義有異議的，有關建設相關方須按基建管理程序向業(yè)主方提出變更申請，獲得批準同意并調(diào)整初始定義后，方能生效。

4.范圍管理成果

基建檔案范圍管理經(jīng)“自上而下〞和“自下而上〞雙向溝通與確認后，最終形成三項成果：一是工作任務書，明確基建檔案管理的主要任務；二是工作表明書，詳細解釋基建檔案管理過程中的相關事項；三是工作分解結(jié)構(gòu)〔WBS〕，確定基建檔案管理的工作體系與責任體系。工作任務書、工作表明書、分解結(jié)構(gòu)〔WBS〕是基建檔案范圍管理的核心要件，也是進行基建檔案驗收的最終依據(jù)。

〔三〕基建檔案歸檔辦法研究

工程竣工后，業(yè)主方需按一定原那么對基建檔案進行歸檔、編號。結(jié)合管理實踐，我們認為基建檔案歸檔需充沛考慮“現(xiàn)實使用性〞的突出特點，遵循“方便查閱，便于使用，完整保留〞的原那么進行編號歸檔。

國家檔案行業(yè)規(guī)范?歸檔文件整理規(guī)那么》〔DA/T22-2000〕，要求檔案以“件〞為單元進行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒。我們研究認為，基建檔案歸檔要在滿足行業(yè)規(guī)范根本要求前提下，遵循基建文件自身形成規(guī)律，保持文件間有機聯(lián)系，采用“按基建程序各階段形成文件作為分‘件’單元；‘件’內(nèi)文件批復在前，申請在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；工程結(jié)束年作為檔案歸檔年〞的辦法進行基建檔案歸檔，以保證基建檔案連續(xù)性、整體性和合規(guī)性。

三、對策倡議

基于上述研究，發(fā)展基建檔案管理工作，要著力抓好下列幾點。

〔一〕增強意識，重視基建檔案管理工作

一是要轉(zhuǎn)變根本建設“重申報建設，輕資料收集〞的觀念，特別是單位“一把手〞要充沛認識到基建檔案的重要作用，加強檔案重要性宣傳，營造并形成“人人重視檔案資料收集，人人具備檔案管理根本素質(zhì)〞的良好氣氛，將基建檔案管理與合同管理、質(zhì)量管理、進度管理、資金管理、平安管理放到同等重要位置。二是重視基建檔案管理軟實力和硬件設施建設。建立健全基建檔案管理人員鼓勵與考評機制，注重對基建管理人員的檔案知識培訓，激勵發(fā)展基建檔案專題研究，提高基建檔案管理的智力撐持水平；加大資金投入力度，運用新興科技提高檔案設施裝備水平，保證檔案資料存儲平安、使用便捷，實現(xiàn)管理的信息化與現(xiàn)代化。

〔二〕采取措施，提高基建檔案管理要求

基建檔案管理面廣、波及主體多，管理難度大。業(yè)主方作為最終責任者，要發(fā)揮好統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)與指導作用，研究采取有效措施，細化對其他建設相關方的管理要求。一是進一步建立健全基建檔案管理機制，將檔案管理方案細化為總體方案、實施方案兩個層次，分級制定，分塊實施，集中歸檔；明確基建檔案管理的工作任務書、工作表明書以及工作分解結(jié)構(gòu)〔WBS〕，界定分明各建設相關方的管理責任。二是要將基建檔案管理要求形成條款納入有關合同，以明晰業(yè)主方與其他建設相關方的責權(quán)關系，強化基建檔案管理實施的強制性。三是要進一步建立健全基建檔案管理的監(jiān)督制度、借閱制度，保證工程檔案能夠及時集中歸檔，防止零散分散保留，造成遺失。

〔三〕強化研究，逐步增強基建檔案管