對“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來”的思辨

對“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來”的思辨對“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來〞的思辨

劉東斌先生在?檔案直接形成論》一書中多處否認(rèn)“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來〞的提法，如在第九章“收文不是檔案〞中指出：“強(qiáng)調(diào)檔案是直接形成的，就意味著否認(rèn)‘檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的’觀點，也就是說檔案不是‘轉(zhuǎn)化’而來的。〞〔242頁〕在第十章“檔案與文件的關(guān)系〞中又講道：“從檔案與文件的起源時間上看，檔案的起源時間要早于文件的起源時間。這可以從檔案與文件起源的動因上得到答案。〞“很顯然是檔案形成在前，檔案基本就不存在有前身的問題，也基本不存在文件這個前身。〞〔281頁〕

對于“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來〞的觀點，筆者雖然并非完全贊同，但卻與劉先生的認(rèn)識也不盡一致。本文專就此問題作一辨析。

1“直接形成論〞難以證明檔案不是轉(zhuǎn)化而來的

1.1從檔案的源頭上看難以證明檔案不是轉(zhuǎn)化而來的。?檔案直接形成論》認(rèn)為“檔案不是由文件轉(zhuǎn)化而來的〞，“檔案是直接形成的〞。在第六章“檔案的直接形成歷程〞中講道：“檔案之意先于文件，可以從‘結(jié)繩記事’、‘刻木為契’等檔案起源時的原始檔案中看出端倪。檔案起源的動因只是為了滿足人們記憶的需要，人們創(chuàng)造‘結(jié)繩’、‘刻契’等原始記事辦法，其記事的主要目的在于幫忙人們記憶，起到記事備忘的作用。它只有檔案的記憶作用，而沒有文件的管理辦事功用。〞〔146頁〕

如單從這段文字來看，的確像筆者在?一部有益于檔案學(xué)根底理論研究的探索之作――〈檔案直接形成論〉讀后感〔之一〕》〔刊于?檔案管理》2022年第6期〕中講的：如果順著劉先生的思路來理解其結(jié)果，則從人類產(chǎn)生檔案的源頭上來論述“檔案形成在前〞的觀點似乎還是有些道理的。但這些相對來說看似有點兒站得住腳的認(rèn)識，其實存在的疑問也是非常明顯的。因為人們很自然地會想到此時在人們的認(rèn)識領(lǐng)域中還沒有“檔案〞一說，那又如何能如此順利地將“結(jié)繩記事〞和“刻木為契〞等就稱為“檔案〞了呢？畢竟從這些被劉先生稱為檔案的記錄的出現(xiàn)，距人們認(rèn)識到“檔案〞的產(chǎn)生還差著幾千年的時間哩，怎么就能直接說這些是檔案了呢？是拿人們后來的認(rèn)識去套指的嗎？那不又具有了人為的因素嗎？

1.2自“檔案〞概念出現(xiàn)以后形成的檔案更難表明檔案不是轉(zhuǎn)化而來的。?辭?！驳诹婵s印本〕》對“文件〞的定義是：“組織或個人為履行法定職責(zé)或處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料。是人們記錄、固定、傳遞和貯存信息的一種工具。〞[1]就我們當(dāng)前認(rèn)識的檔案而言，其前身“文件〞的草稿、修改稿直至定稿和簽發(fā)中的大局部原始記錄，在其形成之初早已并不是為了記憶的需要，因為誰也無法理解人們?yōu)榱艘粝掠洃浂バ纬梢粋€文件。則為何這些就可以直接稱其為檔案呢？它們還只是具有記憶功能嗎？隨著社會的開展顯然已經(jīng)講不通了。而劉先生卻認(rèn)為：“‘文件’從起草到草稿、一稿、二稿……定稿，經(jīng)過了一個過程，然而，必須分明，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同樣也不等于文件，你可以說‘文件’是從其形成之初開始著原始記錄的，但是，這個‘文件’記錄的‘原始記錄’，并不是那個具有現(xiàn)行效用的‘文件’。記錄這個‘文件’形成的全部過程的是檔案，而不是‘文件’。〞〔151頁〕然而，事實上我們形成文件的目的就是為了實施某項工作，而此項工作又是需要在一定的區(qū)域范圍、有眾多的部門或人員加入，為了統(tǒng)一號令〔如完成的規(guī)范、時間等〕才會需要發(fā)出一個文件。所以，從草稿的產(chǎn)生直到文件的發(fā)出和催促執(zhí)行，均是為了圍繞完成某一項特定的工作而實施的行為，而并不是為了記憶。劉先生還說：“所以說，幾乎所有的文件自形成之時起就被一切組織或個人所‘保留’貯藏。〞〔23頁〕事實上，“幾乎所有的文件自形成之時起〞就是為了被執(zhí)行和應(yīng)用，而并非保留和貯藏。那我們現(xiàn)時還能認(rèn)為這些“文件的初稿、修改稿直至定稿、簽發(fā)〞是為了記憶的需要而形成的嗎？如果不是，則怎能直接稱其為檔案呢？顯然不能！它們只能被稱為該文件的原稿，只有當(dāng)它與其對應(yīng)的一份〔有的歸檔兩份〕文件被歸檔保留起來以后，才成了這件檔案整體的一個組成局部〔關(guān)于這一點在本文第四點中會具體論述〕。

1.3檔案不僅僅是由“文件〞轉(zhuǎn)化而來的。劉先生認(rèn)為：“事實上檔案不是文件的轉(zhuǎn)化物，籠統(tǒng)地講檔案是從文件轉(zhuǎn)化而來的，把文件與檔案的關(guān)系按前后、按階段辨別是很不科學(xué)的，也不合乎客觀實際，并沒有反映出檔案與文件的客觀真實面貌。〞〔50頁〕

《P者認(rèn)為，檔案的確不只是由文件轉(zhuǎn)化而來的，但籠統(tǒng)地講“檔案不是文件的轉(zhuǎn)化物〞同樣也是不科學(xué)的。因為事實上檔案的主體的確是由文件轉(zhuǎn)化而來的，只是“檔案不僅僅是由‘文件’轉(zhuǎn)化而來的〞，因為除了文件之外，一切我們曾經(jīng)試圖用“大文件〞觀或是“不斷地加括號專門注明包括某某〞等所要解決問題的對象，均有可能轉(zhuǎn)化為檔案。原因是隨著檔案工作實踐的深入，檔案雖然仍然沒有脫離由各種記錄轉(zhuǎn)化而形成的實質(zhì)，但已經(jīng)不僅僅是由“文件〞轉(zhuǎn)化而來的了。轉(zhuǎn)化為檔案的記錄即檔案的前身可以有很多，如大量的文件轉(zhuǎn)化為文書檔案，而還有大量的不是文件也轉(zhuǎn)化為了檔案，如，大量的會計賬簿、會計憑證等算不得文件的轉(zhuǎn)化成了會計檔案；大量的照片轉(zhuǎn)化成了照片檔案；更有甚者，隨著“實物檔案〞這一概念的出現(xiàn)，這些轉(zhuǎn)化為檔案的前身顯然也算不得文件。所以確切地說：檔案的主體是由文件轉(zhuǎn)化而來，但又不僅僅是由文件轉(zhuǎn)化而來的。要表明這個問題，關(guān)鍵還是要找到檔案的上位概念，即檔案定義中的屬概念。既然筆者在?論檔案的定義及其本質(zhì)屬性――〈檔案直接形成論〉讀后感〔之二〕》一文〔刊于?檔案管理》2022年第1期〕中采用了“記錄〞作為檔案的屬概念，那為了論述方便起見，本文在下列論述中就采用“檔案是由各種記錄轉(zhuǎn)化而來的〞說法。2各種記錄轉(zhuǎn)化為檔案的環(huán)節(jié)

?檔案直接形成論》在第四章“檔案的形成觀〞中指出：“將‘歸檔’作為有意識形成檔案的先決條件，是把現(xiàn)代檔案工作制度強(qiáng)加給檔案本身的，是把對這一事物的要求強(qiáng)加給另一事物。……既然‘歸檔’屬于管理活動，作為管理對象的檔案就必然先于‘歸檔’之前就存在，而后才能產(chǎn)生相應(yīng)的管理活動。怎能夠把‘歸檔’作為有意識形成檔案的必備條件呢？〞〔90頁〕“按照‘歸檔’是有意識形成檔案的必備條件的觀點，也就是說大多數(shù)基層檔案室接收的不是檔案。既然接收的不是檔案也就不能稱之為檔案接收工作了，這顯然與檔案的收集工作相矛盾。〞〔91頁〕“‘立卷歸檔’、‘集中保留’、‘鑒定’、‘整理’等檔案工作都與檔案的產(chǎn)生沒有關(guān)系，也不能改變檔案。〞〔322頁〕在“檔案與檔案工作的關(guān)系〞中又指出：“檔案不等于是‘歸檔’的文件，檔案在‘歸檔’前就是檔案了。〞〔328頁〕

其實由于“‘歸檔保留’能夠把檔案與其他事物從基本上區(qū)別開來，是檔案之所以為檔案的‘最低限度’〞，[2]所以，歸檔環(huán)節(jié)便成了檔案與各種記錄的分水嶺。至于“按照‘歸檔’是有意識形成檔案的必備條件的觀點，也就是說大多數(shù)基層檔案室接收的不是檔案〞〔91頁〕的問題，那就更好解釋了，因為檔案室就是在做歸檔工作，收集的是列入歸檔范圍的各種記錄，這是因為目前沒有真正實行文書處理部門立卷歸檔制度，實際是由檔案室代行整理歸檔工作而出現(xiàn)的現(xiàn)象。至于檔案的收集〔接收〕工作是針對檔案館而言的。于是筆者還是愿意回到我國早先的檔案學(xué)理論認(rèn)識上去，認(rèn)為歸檔工作是各種記錄向檔案轉(zhuǎn)化的分水嶺，歸檔之前屬于文書工作〔或其他工作〕的領(lǐng)域，而歸檔之后便進(jìn)入了檔案工作領(lǐng)域。所以轉(zhuǎn)化為檔案的環(huán)節(jié)的確是歸檔，而且只有將這一環(huán)節(jié)產(chǎn)生的因素作為檔案的本質(zhì)屬性，才能有效地將檔案與“記錄〞中的其他下位概念明確地加以區(qū)別。

3各種記錄轉(zhuǎn)化為檔案中的“人〞

劉先生在第十一章“檔案與檔案工作的關(guān)系〞中講道：“則什么是‘有一定保留價值’呢？只能人為地規(guī)定。怎么判定‘有一定保留價值’呢？只有通過檔案工作者的鑒定來實現(xiàn)。〞“那些被判定沒有保留價值的，不一定就沒有保留價值，而那些被判定‘有一定保留價值’的，也不一定就有保留價值。有沒有保留價值不是形成檔案的必要條件。〞〔312頁〕“檔案的產(chǎn)生不僅與檔案工作沒有關(guān)系，與檔案工作的主體――檔案工作者也沒有關(guān)系。〞〔323頁〕

在劉先生以上的論述中波及兩個方面的問題：一是“有沒有保留價值不是形成檔案的必要條件〞；二是檔案的形成不應(yīng)當(dāng)摻入人為的因素。就第一個問題而言，筆者實在想不出為什么沒有保留價值的還具有要作為檔案保留下來的理由。也許這里的問題是在于劉先生混同了檔案的“產(chǎn)生〞和“形成〞這兩個概念，劉先生在書中所述檔案的原始記錄性時，更多是用了“形成〞一詞，但筆者認(rèn)為此時這些被稱為檔案的應(yīng)當(dāng)是“產(chǎn)生〞而非“形成〞?！爱a(chǎn)生〞與“形成〞盡管有著諸多的聯(lián)系，但畢竟還是存在著一定的區(qū)別：“產(chǎn)生〞是某一事物的原始性出現(xiàn)，是其展示給外部的根本“特征〞，如人的長相特征為高矮、胖瘦等，屬于客觀存在的范疇；而“形成〞那么是對某一事物的人為性過程，是該事物內(nèi)在的經(jīng)由人們認(rèn)識提煉所賦予的“屬性〞，如性格上的內(nèi)向、外向等。如果我們將“檔案的原始記錄性〞作為這些記錄的“產(chǎn)生〞的話，則劉先生的觀點就可以得以成立，因為的確不論這些記錄有沒有保留價值，它都是實實在在地產(chǎn)生了。但當(dāng)我們要將這些記錄形成檔案的話，如果沒有什么保留價值那為何還要將其作為檔案保留下來呢？至于第二個方面的問題，筆者將在后面專門予以表述。

3.1各種記錄轉(zhuǎn)化為檔案必定具有人為的因素。劉先生指出：“而‘備以查考性’說、‘歸檔保留性’說、‘三屬性的交集’說、‘結(jié)構(gòu)性’說、‘鑒定和整理’說、‘內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系性’說等認(rèn)識都是以檔案整理后的所謂存在形式來探討檔案本質(zhì)屬性的，這些屬性無不打上檔案整理人外加的烙印，是檔案整理人的人為規(guī)定造成的，是檔案整理后的外在表象，顯然不是檔案的本質(zhì)屬性。〞〔75頁〕事實上，我們對于檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識是人的意識對檔案這一客觀存在物的總結(jié)、梳理、歸納，是人的認(rèn)識對于客觀存在反作用的結(jié)果，必然具有人為的因素。

3.2決定各種記錄轉(zhuǎn)化為檔案的人只能是檔案工作者。劉先生指出：“首先，來看檔案有意識形成過程中的起作用的‘人’。如果這里的‘人’是社會主體的‘人’，則，應(yīng)該說上述有些認(rèn)識還是正確的。但是，上述論述中說的‘人’，其實并不是社會主體的‘人’，而是‘檔案人〔檔案整理、保管者或者說是檔案工作者〕’〞?！?5頁〕在第十一章“檔案與檔案工作的關(guān)系〞里又講道：“然而，遺憾的是這里的‘人’并不是社會主體的‘人’，《@里的‘人’已經(jīng)被偷換概念變成了檔案‘人’――檔案工作者。‘檔案的形成離不開主觀能動性’中的‘人’是檔案工作者而不是社會主體的‘人’。〞〔326頁〕

其實，長期的檔案工作實踐證明，在記錄轉(zhuǎn)化為檔案這一過程中起到?jīng)Q定作用確實實是檔案工作者，也只能是檔案工作者，因為這種現(xiàn)象是由于社會分工而確定的。如果我們順著劉先生的思路，應(yīng)當(dāng)由“社會主體的‘人’〞來進(jìn)行“歸檔保留、挑選、整理、鑒定等等〞才算“上述有些認(rèn)識還是正確〞的話，那請問如何才能讓“社會主體的人〞來有意識地形成檔案呢？即便是就“文件的密級由起草或發(fā)文單位來確定〞這一環(huán)節(jié)而言，也只有能夠或有條件參與形成有可能進(jìn)入檔案保管的記錄的局部社會人來實施。事實上，由于社會分工和專業(yè)知識的差別等諸多原因，所以終究不可能真正實現(xiàn)由“社會主體的人〞來承當(dāng)這項任務(wù)。

當(dāng)然，這里除了社會分工的必然導(dǎo)致以外，還需要有一個社會賦予檔案人權(quán)力的問題。其實檔案人在“歸檔保留、挑選、整理、鑒定等等〞工作中的權(quán)力問題，在?檔案直接形成論》97～98頁中列舉的假設(shè)干法規(guī)文件，就表明了檔案人的權(quán)力正是來自這些規(guī)定。依照我國有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，檔案工作者不僅要承當(dāng)收集、管理和提供利用檔案的義務(wù)，同時也享有依法做好這些工作的權(quán)力。3.3歸檔中的人為因素與“唯心主義的認(rèn)識〞觀無關(guān)。劉先生在第十一章“檔案與檔案工作的關(guān)系〞中講道：“三是在所謂的檔案工作對檔案的進(jìn)一步產(chǎn)生有一定的能動作用下的‘文件可以通過檔案工作來實現(xiàn)向檔案的轉(zhuǎn)化’，……其實質(zhì)就是檔案工作者認(rèn)定什么是檔案什么不是檔案。這顯然就是主體產(chǎn)生客體的唯心主義的認(rèn)識。〞〔324頁〕的確，這些檔案工作、檔案工作者與檔案的“產(chǎn)生〞〔作為一種客觀的自在物〕的確沒有關(guān)系，但與檔案的“形成〞〔對客觀事物的人為性過程〕卻存在著必然的決定性的關(guān)系。這一現(xiàn)象與“主體產(chǎn)生客體的唯心主義的認(rèn)識〞毫無關(guān)系。我們知道唯心主義與唯物主義的基本區(qū)別在于：唯心主義認(rèn)為意識第一性，物質(zhì)第二性，意識是世界的本原，先有意識，后有物質(zhì)，意識決定物質(zhì)；唯物主義那么主張物質(zhì)為第一性、精神為第二性，世界的本原是物質(zhì)，精神是物質(zhì)的產(chǎn)物和反映。從這兩者的本質(zhì)區(qū)別中其實已經(jīng)非常分明地看到問題的實質(zhì)，因為檔案人是堅信“物質(zhì)為第一性、精神為第二性，世界的本原是物質(zhì)，精神是物質(zhì)的產(chǎn)物和反映〞的。即各種記錄是客觀存在的自在物，而要真正成為人們意識領(lǐng)域的檔案，那么還需要檔案人在其間發(fā)揮其主觀能動作用。

4歸檔保留的檔案是一個整體

劉先生在否認(rèn)檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的同時，強(qiáng)行把作為一個整體的檔案〔文件的初稿、修改稿直至定稿、簽發(fā)以及文件的正本〕分解為“檔案〞和“文件〞兩個局部。認(rèn)為：“檔案與文件有沒有本質(zhì)區(qū)別？肯定有本質(zhì)區(qū)別。〞〔22頁〕“文件‘轉(zhuǎn)化’為檔案，只是文件與定稿一同作為檔案的統(tǒng)一體歸檔保留的，而不是文件轉(zhuǎn)化成檔案的。〞〔50頁〕并且指出：“‘發(fā)文’文書檔案的實體應(yīng)該是文件的定稿，而非文件〔發(fā)文〕本身，也就是說從歸檔角度看應(yīng)該歸檔的是文件的定稿，而不是文件。〞〔184頁〕又說：“由于時代的開展，檔案變得越來越復(fù)雜，發(fā)文〔文件〕實際是定稿〔檔案〕的副本，發(fā)文〔文件〕并不是‘直接形成的’‘原