信息交流、協(xié)商與溝通管理程序

程序文件名稱：信息交流、協(xié)商與溝通管理程序版本：A/0受控狀態(tài)：實施日期：2010年9月10日頁碼：目的確保公司內(nèi)、外部信息交流暢通,便于快速有效獲取信息，營造良好的工作環(huán)境，做到上情下達、提高工作效率；掌握最新質(zhì)量、環(huán)保動態(tài)、職業(yè)健康安全狀況，促進公眾對公司改進質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全績效所作努力的理解和認同。范圍適用于公司各部門、各層次人員之間的工作溝通，以及與公司內(nèi)、外部質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理因素有關的信息接收、反饋、處理等管理工作。職責總經(jīng)理負責質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理緊急信息的處理及緊急事故的調(diào)查和管理工作?？偨?jīng)辦負責協(xié)調(diào)公司內(nèi)各部門職業(yè)衛(wèi)生信息交流以及與外部相關聯(lián)系的接收、文件的形成和答復；安環(huán)處負責環(huán)保、安全方面的內(nèi)、外信息的協(xié)商溝通與傳遞；質(zhì)量技術處協(xié)助經(jīng)營部負責質(zhì)量方面信息的協(xié)商溝通；總經(jīng)辦負責與供方的信息溝通；經(jīng)營部負責與客戶的信息溝通；其他各部門負責工作范圍內(nèi)信息的協(xié)商溝通與傳遞及與本部門有關的外部相關方環(huán)境與職業(yè)健康安全信息交流。職業(yè)健康安全員工代表代表員工行使職業(yè)健康安全監(jiān)督職能,維護員工的合法職業(yè)健康安全權益,負責與有關部門就有關職業(yè)健康安全信息進行交流。4流程圖（見圖1）圖1協(xié)商和溝通控制流程圖5溝通過程及要求信息來源a）內(nèi)部信息：源于工作交往和上下或橫向關系發(fā)生。外部信息：源于相關職能部門、媒體、社會團體、顧客等相關方的反應。5.2信息的交流內(nèi)容質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理信息，可以分為內(nèi)部信息和外部信息，信息內(nèi)容應準確可靠。內(nèi)容包括：質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方針目標、指標及管理方案實施完成情況法律、法規(guī)及其他要求的更新等情況資源(人、財、物等)配備情況管理體系的運行及內(nèi)審、外審情況公司內(nèi)、外的抱怨、投訴及重大事故影響作業(yè)場所職業(yè)健康安全的變動其他一些信息5.3信息的交流與溝通總經(jīng)理、副總經(jīng)理負責與政府職能部門、媒體、社會團體、周邊居民建立良好的溝通環(huán)境，營造良好的企業(yè)公眾形象。副總經(jīng)理負責與工程、技改合同方進行信息溝通，對其環(huán)境/職業(yè)健康安全施加影響。詳見《可對相關方施加影響控制程序》?？偨?jīng)辦負責與供方的信息溝通，并對供方環(huán)境職業(yè)健康安全施加影響，以滿足相關方要求。詳見《可對相關方施加影響控制程序》、《采購管理程序》?？偨?jīng)辦負責與廢物處理方、政府職能部門的信息溝通。經(jīng)營部負責與顧客、運輸方的信息溝通，并對顧客、運輸方環(huán)境職業(yè)健康安全施加影響，以滿足相關方要求。詳見《可對相關方施加影響控制程序》。當顧客有要求時，應盡快給予解決和答復。財務部負責與銀行、稅務等相關部門的信息溝通?？偨?jīng)辦與各部門、部門與部門之間、外部相關方與各職能部門之間的質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全信息交流不定期進行。各部門依據(jù)相關文件的規(guī)定，直接收集并傳遞日常正常信息；總經(jīng)辦按照相應程序文件的規(guī)定傳遞方針、目標和指標、管理方案、內(nèi)部審核結果、更新的法律法規(guī)等信息。各部門就其相關方有關的重要環(huán)境因素、重大危險源以口頭或書面文件的形式進行傳達。員工應適當參與危險源的辨識、風險評價和事件的調(diào)查。5.4信息的溝通方式5.4.1公司重大事項應及時通過口頭或書面指示、電話、公告、例會、文件等形式傳遞。5.4.2質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全信息交流可以采用通知、板報、書面資料(包括會議記錄記要等)討論交流、電子媒體、聲像設備、通訊等方式予以傳遞。口頭(含電話)方式溝通——適用于需立即溝通或不需要留有證據(jù)的溝通事項。書面(含網(wǎng)上)方式溝通——包括：會議紀要、書面報告、公告欄以及各程序文件中規(guī)定的用于相互傳遞記錄或聯(lián)系單。例會方式溝通——建立例會制，以便就有關問題定期進行協(xié)商和溝通。例會規(guī)定見表1，必要時各種會議可以合并召開。例會名稱會議主題會議時間主持人參加人員記錄、紀要年冬總結會公司領導及中層以上管理人員作年終總結每1年一次總經(jīng)理中層管理人員總經(jīng)辦作會議記錄管理評審會質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系適宜性、充分性、有效性評價。每年不少于一次總經(jīng)理全體評審員總經(jīng)辦傳遞評審報告總經(jīng)理辦公會研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營、投資發(fā)展和綜合管理等方面問題；研究分析各部門工作目標完成及考核情況；每月一次總經(jīng)理各部門、科室負責人總經(jīng)辦作會議記錄質(zhì)量、安全、環(huán)保會議分析上月質(zhì)量、安全、環(huán)保存在的問題并提出整改措施。每月一次總經(jīng)理各部門、科室負責人安環(huán)處作好會議紀要表1例會方式其他方式溝通——員工向班長或員工代表提合理化建議等。內(nèi)外部主要信息溝通內(nèi)容、傳遞、接受、處理方式見附錄。5.5溝通要求a)在溝通過程中必須貫徹下級服從上級和下一級對上一級負責的原則，實事求是地匯報問題，處理問題、解決問題。b)有問題請求解決的報告人或部門(車間、班組)，兩次口頭匯報未得到回復時，可以越級匯報，不能放棄問題不管，第三次必須用書面形式進行請示或聯(lián)系，以便有據(jù)可查和促進問題的解決。本崗位解決不了的問題必須及時逐級向上請示，要杜絕因請示匯報不及時而給公司造成損失的情況發(fā)生。及時要求每位領導做到有布置必有檢查，每位員工在工作過程中，有請示必有匯報，及時進行跟蹤管理，這樣才能保證件件事情和種種過程都會得到有效的解決。5.6結果反饋及處理5.6.1對一些由某個崗位或某個部門處理的信息，處理者應將處理結果反饋給相關部門或信息提供者。6記錄

公司內(nèi)外部主要信息溝通一覽表信息來源序號信息內(nèi)容信息重要性提供部門/人接受部門/人溝通形式備注內(nèi)部信息1上級組織檢查+++總經(jīng)辦各部門口頭或書面2客戶考察參觀+++經(jīng)營部各部門口頭3重大質(zhì)量事故+++發(fā)生部門各部門書面4重大環(huán)境污染事故+++發(fā)生部門各部門書面5重大安全事故+++發(fā)生部門各部門書面6人員招聘離職情況+總經(jīng)辦各部門書面7產(chǎn)品生產(chǎn)受阻++各班組相關部門口頭及例會8產(chǎn)品一般或偶然性質(zhì)量問題+質(zhì)量技術處經(jīng)營部口頭9產(chǎn)品質(zhì)量系統(tǒng)性問題++質(zhì)量技術處經(jīng)營部書面10生產(chǎn)設備故障+班組、生產(chǎn)處生產(chǎn)部口頭11過程檢驗不合格+班組長質(zhì)量技術處口頭12出廠檢驗不合格++質(zhì)量主管質(zhì)量技術處口頭13員工情緒波動++各部門、各班組長總經(jīng)辦口頭14公司展開重要活動+++主辦部門各部門例會或公告15與員工利益、福利相關的決定++總經(jīng)辦各部門書面16公司的決議決策+++總經(jīng)辦各部門書面外部信息1政策、法規(guī)、標準+++各部門各部門書面