大型活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)14008

四川省葉氏文化研究會(huì)清明大型祭祖活動(dòng)履行手冊(cè)流程安排是大綱先期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)合作履行是重點(diǎn)控制應(yīng)變是保障細(xì)節(jié)的把控決定成效后期追蹤是超越的所在第1頁(yè)共19頁(yè)目錄2246:699:1113第2頁(yè)共19頁(yè)一、手冊(cè)說(shuō)明本手冊(cè)議論對(duì)象為葉氏家族清明祭祖活動(dòng)招待會(huì)務(wù)等項(xiàng)目，因?yàn)榇笮凸恍悦磕晁拇ㄈ~氏清明祭祖活動(dòng)工作較為復(fù)雜，波及媒體宣傳以及更多繁瑣的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)等事宜,所以,清明祭祖活動(dòng)需要在詳細(xì)履行中擬訂謹(jǐn)慎周祥的活動(dòng)履行方案，本履行手冊(cè)僅為葉氏家族清明祭祖活動(dòng)供給原則性指導(dǎo)。本手冊(cè)將活動(dòng)履行分為七個(gè)環(huán)節(jié)：信息交流、方案擬訂、開(kāi)會(huì)分工、活動(dòng)籌辦、全體排演、現(xiàn)場(chǎng)履行和會(huì)后跟進(jìn)，以供履行負(fù)責(zé)人掌握整個(gè)履行過(guò)程，防止因缺少程序和規(guī)劃而造成履行疏忽或誤差，實(shí)現(xiàn)清楚的活動(dòng)掌握、周祥而創(chuàng)新的方案設(shè)計(jì)、明確的人員分工安排、完滿的現(xiàn)場(chǎng)履行和連續(xù)到位的會(huì)后跟進(jìn),最后達(dá)成一個(gè)完滿的活動(dòng)履行過(guò)程。二、活動(dòng)環(huán)節(jié)一：信息交流信息交流是活動(dòng)履行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息交流以及對(duì)活動(dòng)成熟地思慮是活動(dòng)舉辦成功的基礎(chǔ),也能盡可能防止因?yàn)榛顒?dòng)理解誤差和信息失真造成的反工、遺漏和時(shí)間浪費(fèi)等問(wèn)題。所以活動(dòng)履行負(fù)責(zé)人須在活動(dòng)正式籌辦以前，與領(lǐng)導(dǎo)和其余人士進(jìn)行充分交流,在可同意的范圍內(nèi)爭(zhēng)取認(rèn)識(shí)盡可能多的信息,填寫以下活動(dòng)信息交流表，再籌備下一步工作。第3頁(yè)共19頁(yè)活動(dòng)信息交流表活動(dòng)名稱20年度四川葉氏大型祭祖活動(dòng)活動(dòng)時(shí)間20年月日活動(dòng)地址舉辦單位四川葉氏文化研究協(xié)辦/聯(lián)辦執(zhí)四川葉氏文化研究會(huì)行單位會(huì)分會(huì)履行負(fù)責(zé)人活動(dòng)規(guī)模人活動(dòng)目的意追憶生命源泉，擔(dān)當(dāng)生命責(zé)任。凝集家族力量，復(fù)興葉氏家族義主要領(lǐng)導(dǎo)葉氏省會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、各分會(huì)領(lǐng)導(dǎo)貴賓邀請(qǐng)省客聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)媒體邀請(qǐng)主要流程招待標(biāo)準(zhǔn)其余要求三、活動(dòng)環(huán)節(jié)二：方案擬訂活動(dòng)方案是活動(dòng)履行的指導(dǎo)性文件。在活動(dòng)信息交流達(dá)成以后,履行第4頁(yè)共19頁(yè)負(fù)責(zé)人填寫活動(dòng)信息交流表，自己或履行方擬訂活動(dòng)方案與活動(dòng)履行方案（草稿）,組織各部門議論，依據(jù)改正建議形成活動(dòng)履行方案（第二版）,提交給領(lǐng)導(dǎo)批閱，最后依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)建議擬訂活動(dòng)履行方案（最后版）。其整體流程以下：履行負(fù)責(zé)人信息交流填寫活動(dòng)信息交流表擬訂活動(dòng)方案與履行方案與各部門議論（第二版）將活動(dòng)方案（第二版）提交給領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)建議確立最后方案一般性活動(dòng)簡(jiǎn)要方案基本因素：1、活動(dòng)名稱與目的；2、活動(dòng)時(shí)間與地址;3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位;4、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、貴賓、媒體與規(guī)模；5、簡(jiǎn)要流程.重要活動(dòng)精美方案基本因素：1、活動(dòng)名稱、背景、目的、意義與口號(hào);2、舉辦/包辦/聯(lián)辦單位；3、活動(dòng)時(shí)間地址；第5頁(yè)共19頁(yè)4、活動(dòng)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、貴賓、媒體與規(guī)模；5、活動(dòng)詳盡流程；6、資助機(jī)構(gòu)與合作媒體；7、活動(dòng)會(huì)務(wù)服務(wù)；8、其余事項(xiàng)?；顒?dòng)履行方案的基本因素：活動(dòng)時(shí)間、地址、名稱、規(guī)模、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、舉辦/活動(dòng)基本信息聯(lián)辦單位等履行團(tuán)隊(duì)分工A、履行總負(fù)責(zé)人；B、履行小組負(fù)責(zé)人；C、詳細(xì)組員名單.先期籌辦事宜A、籌辦事宜列項(xiàng);B、人員分工安排；C、籌辦日程安排。現(xiàn)場(chǎng)履行事宜A、現(xiàn)場(chǎng)部署說(shuō)明；B、現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)流程；C、現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)列項(xiàng).第6頁(yè)共19頁(yè)D、人員分工安排；活動(dòng)后期工作A、后期事項(xiàng)明細(xì)；B、人員分工安排;C、達(dá)成時(shí)限要求.活動(dòng)財(cái)務(wù)估算活動(dòng)合同簽署活動(dòng)應(yīng)急方案其余事項(xiàng)大型公然活動(dòng)同時(shí)需擬訂招商資助方案。四、活動(dòng)環(huán)節(jié)三：開(kāi)會(huì)分工活動(dòng)先期，建立活動(dòng)小組，由小組負(fù)責(zé)人按期召開(kāi)活動(dòng)信息交流會(huì)議，進(jìn)行初步的工作分工?；顒?dòng)方案確立后,履行負(fù)責(zé)人招集全體工作人員，舉行活動(dòng)工作安排會(huì),詳盡介紹活動(dòng)信息及其詳細(xì)人員安排，同時(shí)認(rèn)識(shí)全體人員時(shí)間和工作任務(wù)狀況，聽(tīng)取反應(yīng)建議,實(shí)時(shí)進(jìn)行工作調(diào)整與方案完美，最后確立全體人員分工：(依據(jù)活動(dòng)的規(guī)模及性質(zhì)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)各部分協(xié)調(diào)會(huì),獲得更多的部分輔助）工作安排會(huì)三個(gè)目的：1、敘述活動(dòng)各項(xiàng)狀況；2、明確人員分工安排；第7頁(yè)共19頁(yè)3、聽(tīng)取反應(yīng)建議。工作安排會(huì)環(huán)節(jié)：1、履行負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，介紹活動(dòng)基本狀況；2、履行負(fù)責(zé)人介紹人員分工安排；3、工作人員重述自己職責(zé)與安排；4、聽(tīng)取反應(yīng)建議并實(shí)時(shí)協(xié)調(diào)；5、領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)講話.分工管理方法：因?yàn)榛顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)的參加人員數(shù)目大、事物繁瑣。為了提升活動(dòng)實(shí)行階段的管理效率，實(shí)行操作程序的管理.由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人擬訂整體工作分工方案，而后由各項(xiàng)工作的詳細(xì)負(fù)責(zé)人再去擬訂針對(duì)自己工作的詳盡分工計(jì)劃,再交于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計(jì)劃匯總，以此控制整個(gè)活動(dòng)進(jìn)度。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的一致安排，團(tuán)結(jié)協(xié)作相互當(dāng)合，所安排的人員，從活動(dòng)籌辦先期到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)履行，再到活動(dòng)后期，向來(lái)負(fù)責(zé)到底，進(jìn)而進(jìn)一步保證活動(dòng)的進(jìn)度速度和效率。第8頁(yè)共19頁(yè)部門職能負(fù)責(zé)人履行方備注總指揮活動(dòng)的整體策劃、監(jiān)察、協(xié)調(diào)、控制副總指項(xiàng)目的監(jiān)察、協(xié)調(diào)、控制揮副會(huì)務(wù)1、各部門協(xié)調(diào)組長(zhǎng)：總協(xié)調(diào)2、召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)組員:指領(lǐng)導(dǎo)1、領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)(名組長(zhǎng):對(duì)接：后勤揮招待單)組員：2、領(lǐng)導(dǎo)餐宿、簽到3、領(lǐng)導(dǎo)用車安排4、領(lǐng)導(dǎo)演講稿5、領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)路線檢查貴賓1、貴賓邀請(qǐng)（名組長(zhǎng)：第9頁(yè)共19頁(yè)招待單）組員：2、貴賓餐宿3、貴賓用車安排媒體1、媒體邀請(qǐng)（名組長(zhǎng)：招待單）組員：2、媒體餐宿3、媒體簽到舞美1、舞美敦促、檢組長(zhǎng)：設(shè)計(jì)查組員：2、證件管理3、各地區(qū)視覺(jué)管理文字1、新聞通稿組長(zhǎng)：資料2、領(lǐng)導(dǎo)演講稿組員：3、主持人串詞4、會(huì)務(wù)文字資料5、通信錄后勤1、生活用水組長(zhǎng)：保障2、餐宿、用車組員:3、其余安保1、證件檢查組長(zhǎng)：第10頁(yè)共19頁(yè)消防2、現(xiàn)場(chǎng)指引組員：3、現(xiàn)場(chǎng)管理拍照1、籌辦前的影像攝像2、現(xiàn)場(chǎng)影像3、活動(dòng)資料采集信息1、志愿者管理2、禮儀其余3、信息共享、通知五、活動(dòng)環(huán)節(jié)四:活動(dòng)籌辦在明確活動(dòng)方案和人員分工，正式進(jìn)入活動(dòng)籌辦環(huán)節(jié)，活動(dòng)籌辦是活動(dòng)的真實(shí)履行環(huán)節(jié)，是細(xì)化深入的過(guò)程，主要包含以下內(nèi)容:現(xiàn)場(chǎng)勘查、貴賓邀請(qǐng)招待、活動(dòng)進(jìn)度、物料準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)部署、應(yīng)急方案、安全保障、后勤保障、財(cái)務(wù)估算與文件管理.1、貴賓邀請(qǐng)招待及招待方案：領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)和招待貴賓邀請(qǐng)和招待媒體邀請(qǐng)和招待邀請(qǐng)媒體名單媒體簽到住宿登記表第11頁(yè)共19頁(yè)媒介分工(活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)地點(diǎn)）專訪安排（名單、Q&A、）活動(dòng)進(jìn)度擬訂嚴(yán)格的活動(dòng)籌辦各項(xiàng)內(nèi)容的進(jìn)度表：物料準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)部署應(yīng)急方案現(xiàn)場(chǎng)所有AV設(shè)備（包含筆錄本電腦）均需在活動(dòng)進(jìn)場(chǎng)前、進(jìn)場(chǎng)后進(jìn)行多次檢查，以保證所有設(shè)備的優(yōu)秀運(yùn)行?；顒?dòng)進(jìn)行中對(duì)所有文件同時(shí)在兩臺(tái)筆錄本上備份，以防現(xiàn)場(chǎng)一部第12頁(yè)共19頁(yè)出現(xiàn)問(wèn)題立刻可切換另一部天氣變化安保事件在活動(dòng)地區(qū)四周及主要通道處安排工作人員及保安，防備半途發(fā)生突發(fā)事件，如發(fā)買賣外變化實(shí)時(shí)勸導(dǎo)貴賓.如場(chǎng)內(nèi)發(fā)生雜亂時(shí)由場(chǎng)內(nèi)的工作人員及禮儀快速引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到安全地區(qū)，保證在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)的安全。同時(shí)負(fù)責(zé)人利用處內(nèi)廣播對(duì)場(chǎng)內(nèi)的人員進(jìn)行指引和分散。安全保障活動(dòng)的時(shí)間、地址、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；安全工作人員狀況、數(shù)目和任務(wù)分派、辨別標(biāo)記;場(chǎng)所建筑和設(shè)備的消防、安全狀況；場(chǎng)所人員的審定容量；快速分散人員的預(yù)備舉措。后勤保障安排特意工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)定及送到指定工作人員用車和司機(jī)文件打印資料裝袋、運(yùn)輸和寄存物件領(lǐng)取登記生活用水財(cái)務(wù)估算文件管理第13頁(yè)共19頁(yè)活動(dòng)中所波及到的文件檔案主要包含各樣審批的行政文件、有關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計(jì)劃、有關(guān)證件單據(jù)等，需實(shí)時(shí)整理，讓文件在活動(dòng)的過(guò)程在各個(gè)需要文件的工作人員中實(shí)時(shí)傳達(dá)。讓工作人員能實(shí)時(shí)認(rèn)識(shí)整個(gè)活動(dòng)過(guò)程，進(jìn)而提升工作效率?；顒?dòng)有關(guān)物質(zhì)會(huì)議物質(zhì)項(xiàng)目基本內(nèi)容會(huì)務(wù)文具打印機(jī)、訂書機(jī)、紙筆、膠帶等會(huì)議電子資料演講PPT、開(kāi)場(chǎng)背景PPT、背景音樂(lè)、視頻貴賓簽到簿、活動(dòng)議程單、會(huì)議介紹、會(huì)務(wù)其會(huì)議發(fā)放資料它資料六、活動(dòng)環(huán)節(jié)五：全體排演針對(duì)重要公然活動(dòng)，或其余有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的活動(dòng),需提早對(duì)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行排演，以增添工作人員活動(dòng)履行的嫻熟度，發(fā)現(xiàn)此中存在的問(wèn)題。需要排演的重要環(huán)節(jié)往常包含領(lǐng)導(dǎo)招待環(huán)節(jié)、活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)，此中重要儀式環(huán)節(jié)因?yàn)榇酥泄ぷ髟S多，需要多人的配合，往常需要進(jìn)行多次排演。排演人員安排排演總導(dǎo)演:履行負(fù)責(zé)人排演人員:被排演環(huán)節(jié)的工作履行人員;陪練人員：其余環(huán)節(jié)工作人員,表演與會(huì)貴賓；問(wèn)題紀(jì)錄人員：第14頁(yè)共19頁(yè)七、活動(dòng)環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場(chǎng)履行1、再次排查：于活動(dòng)正式開(kāi)始前，所有工作人員提早就位,履行負(fù)責(zé)人須聯(lián)合排演狀況,對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作進(jìn)行全面排查，特別排查波及領(lǐng)導(dǎo)安排的重要環(huán)節(jié).人員分工：工作人員重述自己的工作職責(zé)，保證所有人員所有到位；物件擺放：現(xiàn)場(chǎng)桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆能否擺放齊整；房子陳設(shè)：房子內(nèi)部陳設(shè)能否雅觀、潔凈、整齊;電子設(shè)備：電子設(shè)備能否運(yùn)行正常,所有音頻、PPT等電子資料能否已完整到位；領(lǐng)導(dǎo)禮物：檢查禮物能否到位并擺放齊整，工作人員能否清楚不同領(lǐng)導(dǎo)的禮物類型。2、領(lǐng)導(dǎo)招待:建立活動(dòng)招待組，分設(shè)多個(gè)招待小組，每個(gè)小組由兩人構(gòu)成，由招待組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)小組間的協(xié)調(diào)，實(shí)時(shí)分配。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出席時(shí)，小組此中一名接待人員負(fù)責(zé)指引歇息室，另一名于招待處迎接其余領(lǐng)導(dǎo)。重要領(lǐng)導(dǎo)由公關(guān)人員陪伴部門領(lǐng)導(dǎo)到門口進(jìn)行迎接.招待工作的往常流程：聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)或其部門領(lǐng)導(dǎo)，確認(rèn)活動(dòng)地址、交通路線圖等信息，早先告訴迎接事宜;領(lǐng)導(dǎo)即到時(shí)，招待小組須注意來(lái)往車輛，到迎接處準(zhǔn)備好，車輛第15頁(yè)共19頁(yè)一到即主動(dòng)上前迎接；關(guān)于須由部門領(lǐng)導(dǎo)親身迎接的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)即到時(shí)招待小組負(fù)責(zé)人提早電話見(jiàn)告部門領(lǐng)導(dǎo)；活動(dòng)禮儀指引領(lǐng)導(dǎo)入歇息室，并立刻安排茶水?；顒?dòng)開(kāi)始招待人員負(fù)責(zé)指引至活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)；3、現(xiàn)場(chǎng)配合：活動(dòng)履行負(fù)責(zé)人依據(jù)活動(dòng)履行方案,列明現(xiàn)場(chǎng)需要履行的工作,并進(jìn)行工作人員仔細(xì)安排，以配合現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)流程中的所有工作.4、活動(dòng)用餐：提早安排好用餐座次,于餐桌上早先齊整擺放桌牌；實(shí)時(shí)指引領(lǐng)導(dǎo)至用餐地址，直至每位領(lǐng)導(dǎo)就座達(dá)成；在至用餐地址路上，需注意提包、拿衣服和活動(dòng)資料，并確認(rèn)能否有領(lǐng)導(dǎo)物件遺落;用餐現(xiàn)場(chǎng)起碼有一名工作人員,實(shí)時(shí)分配服務(wù)員，服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)。5、歡送領(lǐng)導(dǎo)及禮物發(fā)送第一集體歡送國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和省部級(jí)重要領(lǐng)導(dǎo),再歡送其余領(lǐng)導(dǎo)或公司家；關(guān)于有司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，提早將禮物給領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)；關(guān)于未帶司機(jī)的參加領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)結(jié)束后由特意工作人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)發(fā)送禮物。八、活動(dòng)環(huán)節(jié)七：會(huì)后跟進(jìn)第16頁(yè)共19頁(yè)會(huì)后跟進(jìn)工作也是活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。于活動(dòng)結(jié)束以后,需實(shí)時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行跟進(jìn)整理,詳細(xì)包含以下幾個(gè)方面：1、感謝短信發(fā)送于活動(dòng)結(jié)束后，需實(shí)時(shí)對(duì)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)和支持表示感謝。2、會(huì)議/活動(dòng)紀(jì)要于活動(dòng)結(jié)束后，工作人員實(shí)時(shí)整理活動(dòng)錄音、視頻和會(huì)議記錄，撰寫會(huì)議/活動(dòng)紀(jì)要,針對(duì)重要活動(dòng)，需要形成活動(dòng)記錄，甚至形成會(huì)議/活動(dòng)成就書本。3、活動(dòng)新聞稿活動(dòng)結(jié)束的當(dāng)日夜晚,工作人員整理活動(dòng)新聞稿，保證次日實(shí)時(shí)進(jìn)行新聞公布。4、音像資料整理活動(dòng)結(jié)束后實(shí)時(shí)對(duì)活動(dòng)圖片、視頻等音像資料進(jìn)行整理、修飾和剪輯,重要活動(dòng)的視頻和圖片還須進(jìn)行刻盤,連同其余活動(dòng)成就資