【行政公文】房地產(chǎn)開發(fā)有限公司公文管理制度

公文管理制度本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。公文管理部門為行政部門，由其負(fù)責(zé)制度的實(shí)施、維護(hù)和完善工作。一、公文的種類：1、公文主要種類有：決定、決議；指示；公告、通告；通知；通報(bào)；報(bào)告、請示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要等?！駴Q定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位或人員；●決議：適用于經(jīng)過會(huì)議討論并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；●公告：適用于向公司外部宣傳重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)；●通知：適用于發(fā)布規(guī)章、制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來公文、要求下級(jí)辦理或知道的事項(xiàng)；●通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況；●報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問；●請示：適用于向上級(jí)請求指示、批準(zhǔn)、申請；●批復(fù)：適用于回答下級(jí)請示事項(xiàng)；●公函、便函：適用于不相隸屬單位之間相互洽商工作、詢問和答復(fù)一般性問題，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位的一般性公文等。便函不使用文頭，為方便查詢，可編“便”字文號(hào)；●會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定的事項(xiàng)；●工作聯(lián)系單：適用于公司內(nèi)部各部門之間的商洽工作。2、公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。3、文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。二、公文格式：1、公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、印章、發(fā)文時(shí)間、主送(報(bào))機(jī)關(guān)、抄送(報(bào))機(jī)關(guān)、附件等部分組成。如有附件應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。注：請示一般只寫一個(gè)主報(bào)機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。2、公司的紅頭文件等正式公文格式規(guī)范如下：①公文使用的紙張為A4，天頭（上白邊）為37＋1mm，訂口（左白邊）為：28＋1mm。②排版規(guī)格：正文為小3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。③印刷要求：雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。3、公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)范。公文分為眉首、標(biāo)題、正文三部分，公司各部門在使用時(shí)，做到如下規(guī)范：①眉首：普通公文頁眉左邊統(tǒng)一用公司簡稱與英文縮寫；右邊為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，以DZ+部門縮寫+公文種類縮寫+序號(hào)構(gòu)成。字體為黑體小5號(hào)字。紅頭文件的頁眉應(yīng)為紅色1號(hào)黑體“山西大族環(huán)球房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件”居中，另一行左邊為發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，右邊為簽發(fā)人，均用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后面標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人的姓名②標(biāo)題：用小2號(hào)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。③正文用宋體小4號(hào)字。成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；零寫為“O”；④公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。三、行文規(guī)定：1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請示和報(bào)告。3、公司各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級(jí)相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，一般以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)。4、同級(jí)部門之間可以聯(lián)合行文。5、屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。所有行文均需經(jīng)總經(jīng)理簽批后方可發(fā)文。6、部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。四、發(fā)文的辦理1、發(fā)文辦理的過程包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。2、草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：1）符合國家的法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。2）情況確切，觀點(diǎn)明確，表述明確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門職權(quán)和與主送部門的行文關(guān)系確定。4）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。5）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為：“（一）、”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。6）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。7）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。2、會(huì)商：對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請總經(jīng)理協(xié)調(diào)或裁定。這項(xiàng)工作有利于維護(hù)公文的合法性、有效性、公平性。由發(fā)文部門主動(dòng)組織。3、審核：公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。4、經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。5、經(jīng)復(fù)核無誤的公文，部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)確認(rèn)。簽發(fā)人在批注之前，必須對(duì)文稿做全面審核，確認(rèn)無誤再行批注正式發(fā)出意見并簽注姓名和日期。6、經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，需填寫“發(fā)文稿”，呈總經(jīng)理審核簽發(fā)。文稿經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)為定稿后，不經(jīng)總經(jīng)理同意，其他人均不得再做任何修改。7、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的發(fā)文，由行政秘書統(tǒng)一打印、分發(fā)。需要用印的按照《印章管理規(guī)定》進(jìn)行蓋章分發(fā)。8、發(fā)文流程：主辦部門草擬→相關(guān)部門會(huì)商→行政部審核→部門負(fù)責(zé)人簽字→填寫“發(fā)文稿”→總經(jīng)理簽批→行政文秘打印分發(fā)文件處理工作流程圖部門名稱總經(jīng)理流程名稱發(fā)文工作流程層次概要責(zé)任部門簽發(fā)未通過通過審批簽發(fā)未通過通過審批整理歸檔各部門簽收打印下發(fā)修改會(huì)簽組整理歸檔各部門簽收打印下發(fā)修改會(huì)簽組織會(huì)商草擬初稿發(fā)文部門發(fā)文部門相關(guān)部門總經(jīng)理行政文秘各部門行政文秘五、收文的辦理1、收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。2、承辦部門收到交班的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。3、交有關(guān)部門辦理的公文，送件部門要負(fù)責(zé)催辦，做到“緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦”。4、各部門都要建立收發(fā)文登記表，所有文件收發(fā)，要有登記、簽收手續(xù)。5、對(duì)公司外部收文，如無明確目標(biāo)單位，則統(tǒng)一由行政辦負(fù)責(zé)處理。行政辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，根據(jù)文件性質(zhì)由行政辦收回歸檔。有明確單位的可由文秘接待直接送達(dá)目標(biāo)部門。六、公文的歸檔1、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。2、歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理立卷，要保證歸檔公文的齊全、完成，能正確反映本部門的主要工作情況，便于保管和利用。3、公司所有發(fā)文原件均在行政文秘處保存歸檔，各部門保存復(fù)印件。七、公文的管理1、公文由前臺(tái)文秘統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。各部門所發(fā)文件都應(yīng)抄送行政部，并將電子版發(fā)至行政部入檔，各部門自留原件存檔備查，并做好歸類登記工作。2、上級(jí)部門的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下級(jí)部門經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。3、公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。4、不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以銷毀。5、工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。6、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按月進(jìn)行分類整理4、部門自備檔案遺失或損壞必須由部門負(fù)責(zé)人向行政部提出復(fù)印申請。大族環(huán)球房地產(chǎn)開發(fā)有限公司發(fā)文稿總經(jīng)理簽發(fā)：起草部門：起草人：部門經(jīng)理：文件名稱：主送：抄報(bào)：抄送：附件：主題詞：密級(jí)：絕密機(jī)密秘密一般緊急：特急加急平急山西大族環(huán)球房地產(chǎn)開發(fā)有限公司字[2010]號(hào)年月日印發(fā)文稿共頁，共印份工作聯(lián)系單編號(hào)：部門縮寫+第（）號(hào)主題：主辦部門：經(jīng)辦人：主辦部門負(fù)責(zé)人：協(xié)辦部門：工作完成期限：工作聯(lián)系內(nèi)容：協(xié)辦部門意見：協(xié)辦負(fù)責(zé)人：日期：山西大族環(huán)球房地產(chǎn)開發(fā)有限公司[2010]XX部通字第002號(hào)說明：1、決定、決議、通知、通報(bào)用此行文格式。注意無頁眉。2、方括號(hào)中為年號(hào)，XX部為發(fā)文部門，決定、決議為“決”字，通知、通報(bào)為“通”字，第X號(hào)為部門發(fā)文流水號(hào)。3、發(fā)文標(biāo)題為宋體小二號(hào)字，正文為宋體四號(hào)字（視內(nèi)容而定，若字?jǐn)?shù)較多，可用小四或五號(hào)字體）?？偨?jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要晉大族環(huán)球總字2010第（001）號(hào)簽發(fā)：高云鵬說明：1、總經(jīng)理例會(huì)會(huì)議紀(jì)要用此行文格式。注意無頁眉。2、此格式為紅頭專用格式，由前臺(tái)文秘負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要并發(fā)文。3、小標(biāo)字號(hào)為仿宋體小二號(hào)字，正文為仿宋體小三號(hào)字。山西大族環(huán)球房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件山西大族環(huán)球房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文件晉大族環(huán)球工字2010第（001）號(hào)簽發(fā)：高云鵬說明：1、此為紅頭文件專用格式。各部門如有需要，需請示總經(jīng)理是否需要行紅頭文件。2、標(biāo)題字號(hào)為仿宋體小二號(hào)字，正文為仿宋體小三號(hào)字。主題詞：