職業(yè)健康安全管理體系文件管理控制程序（安全部）

鄭州燃?xì)夤煞萦邢薰韭殬I(yè)健康安全管理體系程序文件A/0PAGE2PAGE1職業(yè)健康安全管理體系文件管理控制程序1目的為保證職業(yè)健康安全管理體系文件（簡(jiǎn)稱體系文件）處于受控狀態(tài)，確保有關(guān)場(chǎng)所能夠及時(shí)獲得并使用文件有效版本，特制定本程序。2范圍本程序規(guī)定了文件的編寫(xiě)、編號(hào)、審核、發(fā)布、管理、借閱、更改、保管、歸檔、銷毀和評(píng)審等內(nèi)容。本程序適用于公司各單位。3術(shù)語(yǔ)職業(yè)健康安全管理體系文件包括內(nèi)部文件、外部文件、記錄文件。3.1內(nèi)部文件（簡(jiǎn)稱文件）指公司編制的職業(yè)健康安全管理管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件。3.2外部文件指國(guó)家、部委、地方政府主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、上級(jí)單位和華潤(rùn)燃?xì)饧瘓F(tuán)公司等機(jī)構(gòu)頒布的法規(guī)、文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及管理要求；國(guó)際、國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；設(shè)計(jì)單位、承包商、制造廠商等單位提供的圖紙、文件、說(shuō)明書(shū)、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。3.3記錄文件指公司內(nèi)部用來(lái)證明符合職業(yè)健康安全管理標(biāo)準(zhǔn)的各種記錄。4職責(zé)4.1安全管理部是職業(yè)健康安全管理體系文件的歸口管理部門，主要職責(zé)是：4.1.1負(fù)責(zé)文件編寫(xiě)的組織工作，參與文件的審核。4.1.2負(fù)責(zé)文件標(biāo)識(shí)的管理。4.2標(biāo)準(zhǔn)化工作管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審查、批準(zhǔn)職業(yè)健康安全管理體系中對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)管理等方面有重大影響的標(biāo)準(zhǔn)。4.3各專項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)審核小組及審核小組辦公室負(fù)責(zé)職業(yè)健康安全管理體系中公司管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)的審核、編號(hào)、管理工作。4.4各單位負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)職業(yè)健康安全管理體系文件的編寫(xiě)和管理工作。5工作程序5.1文件編制與審批5.1.1管理手冊(cè)由安全管理部負(fù)責(zé)組織編制或修訂，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。5.1.2程序文件由安全管理部按部門職責(zé)組織編制或修訂，標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)審核，管理者代表批準(zhǔn)。5.1.3作業(yè)文件按公司《標(biāo)準(zhǔn)化管理》、《管理制度（標(biāo)準(zhǔn)）管理》、《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理辦法》、《管理制度（標(biāo)準(zhǔn)）文本編寫(xiě)要求及樣本》、《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文本格式編寫(xiě)要求》規(guī)定的要求進(jìn)行編制、審批。5.1.4基層單位內(nèi)部使用的管理標(biāo)準(zhǔn)由其自行編制，分管副經(jīng)理審核，經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。5.1.5文件的審批應(yīng)填寫(xiě)《文件編審流轉(zhuǎn)單》。5.2文件的標(biāo)識(shí)5.2.1文件的編號(hào)5.2.1.1參照《標(biāo)準(zhǔn)化管理》和《管理制度（標(biāo)準(zhǔn)）管理》執(zhí)行。5.2.1.2對(duì)于已經(jīng)通過(guò)認(rèn)證的其它體系，為保證原有體系的正常運(yùn)行，文件編號(hào)可沿用原來(lái)的編號(hào)。5.2.2文件的修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)由文件的版序（A、B、C、…）、修訂狀態(tài)碼（0、1、2、3、…），以及《文件更改記錄》構(gòu)成，如：A/0、B/1、…等。5.3文件的發(fā)布與發(fā)放5.3.1文件的發(fā)布5.3.1.1管理手冊(cè)經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。5.3.1.2程序文件經(jīng)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布；作業(yè)文件由各專項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)審核小組統(tǒng)一審核并發(fā)布。5.3.1.3各單位編寫(xiě)且只在其內(nèi)部實(shí)施的文件，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核、其主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布。5.3.1.4文件發(fā)布的形式為在公司內(nèi)網(wǎng)相應(yīng)板塊予以公布。5.3.1.5文件發(fā)布后，發(fā)布單位應(yīng)建立相應(yīng)的《受控文件清單》，并在發(fā)布后3個(gè)工作日內(nèi)將《受控文件清單》報(bào)送安全管理部。5.3.1.6安全管理部應(yīng)依據(jù)各單位的《受控文件清單》建立公司的《受控文件清單》。5.3.2文件的發(fā)放5.3.2.1安全管理部根據(jù)文件的使用范圍，負(fù)責(zé)將發(fā)布的管理手冊(cè)和程序文件發(fā)放到各使用單位，并填寫(xiě)《文件發(fā)放清單》，建立檔案。5.3.2.2作業(yè)文件由發(fā)布單位在公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布后，各單位根據(jù)需要自行下載。從內(nèi)網(wǎng)下載的作業(yè)文件，若使用單位對(duì)其進(jìn)行打印存檔、下發(fā)的，須自行加蓋“受控”標(biāo)識(shí)，進(jìn)行編號(hào)。5.3.2.3文件發(fā)放時(shí)，發(fā)放單位必須在發(fā)放文件上加蓋“受控”標(biāo)識(shí)，并進(jìn)行編號(hào)。5.3.2.4各單位對(duì)收到的受控文件及本單位自己發(fā)布的受控文件，除機(jī)關(guān)存檔外，還應(yīng)下發(fā)至所站一級(jí)。每一級(jí)單位均應(yīng)建立本級(jí)的《受控文件清單》和《文件發(fā)放清單》。5.3.2.5各單位指定的文件管理人員將收到的受控文件及本單位發(fā)布的受控文件登記在《受控文件清單》上，建立本單位的《受控文件清單》。最終的《受控文件清單》上報(bào)安全管理部匯總存檔。5.4體系文件的管理5.4.1書(shū)面文件的管理5.4.1.1公司內(nèi)部使用的文件均為受控文件；發(fā)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、主管部門或顧客的文件以及外部文件和記錄文件均為非受控文件。5.4.1.2受控文件應(yīng)編寫(xiě)發(fā)放編號(hào)，并做“受控”標(biāo)識(shí)，非受控文件不做標(biāo)識(shí)。各單位受控文件的發(fā)放編號(hào)以數(shù)字表示。5.4.1.3安全管理部負(fù)責(zé)“受控”、“編號(hào)”、“作廢”、“作廢保留”等印章的統(tǒng)一刻制和發(fā)放。5.4.1.4因破損而重新領(lǐng)用的受控文件，發(fā)放編號(hào)保持不變，發(fā)放單位收回相應(yīng)的舊文件并銷毀。5.4.1.5因丟失而補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，由使用單位提出申請(qǐng)，經(jīng)發(fā)放單位核準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)新文件，并給予新的發(fā)放編號(hào)，并在《文件發(fā)放清單》中進(jìn)行記錄，注明丟失的文件失效。5.4.1.6工作調(diào)動(dòng)或離職的員工，在辦理手續(xù)時(shí)，必須交回所持有的公司文件，所在單位負(fù)責(zé)按照《文件發(fā)放清單》進(jìn)行回收。5.4.1.7外來(lái)文件的管理法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，應(yīng)按公司《適用法律、法規(guī)及其他要求識(shí)別、獲取及更新控制程序》等的要求進(jìn)行收集、歸檔、標(biāo)識(shí)、分發(fā)和更新等控制管理，列入《法律法規(guī)及其它要求清單》。上級(jí)的文件、通知，廠商的圖紙、檢驗(yàn)報(bào)告等，需本單位保管的，列入《外來(lái)文件登記表》。5.4.2電子文件的管理以電子方式存在的文件，由各單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)管理。5.4.3記錄文件的管理按照《記錄管理控制程序》執(zhí)行。5.5體系文件的借閱5.5.1各單位內(nèi)部借閱的，由文件管理人員填寫(xiě)《文件借閱記錄》；公司內(nèi)部各單位之間借閱的，需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；外部單位借閱的，需經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.5.2歸檔后文件的借閱由信息管理部按《檔案工作管理》辦理。5.6文件的更改5.6.1文件需要更改時(shí)，由建議更改的單位填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》，說(shuō)明更改原因，對(duì)重要的更改，還應(yīng)附有充分的證據(jù)。文件更改的審核，由建議更改的單位按本程序5.1的規(guī)定執(zhí)行。5.6.2文件更改通過(guò)審核后，由文件發(fā)布單位通過(guò)公司內(nèi)網(wǎng)下發(fā)《文件更改通知單》，并附文件修改頁(yè)。各單位依照通知單統(tǒng)一對(duì)本單位使用的文件進(jìn)行更改。5.6.3文件更改的方式一般采用換頁(yè)的方式，各單位的文件管理人員根據(jù)文件修改通知的要求，下載、打印相應(yīng)的文件修改頁(yè)進(jìn)行更換，并確保所有發(fā)放的文件均得到修改。5.7文件的保管和作廢5.7.1文件的保管5.7.1.1各單位文件由本單位指定專人保管。5.7.1.2發(fā)給個(gè)人使用的文件，由個(gè)人負(fù)責(zé)保管。5.7.1.3歸檔后的文件由信息管理部檔案室保管。5.7.1.4任何人不得在受控文件上亂涂亂畫(huà)及更改，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。加蓋“受控”標(biāo)識(shí)的文件不準(zhǔn)私自外借。5.7.2文件的作廢5.7.2.1對(duì)失效的文件，各文件保管部門接到通知后，及時(shí)在作廢文件封面上加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。5.7.2.2因法律、法規(guī)和其它方面的原因，作為歷史憑證而保留的任何已作廢的文件，各文件保管部門保留一份，在文件封面上加蓋“作廢保留”標(biāo)識(shí)，將其隔離保存?zhèn)洳?。其余的文件全部加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。5.7.2.3文件作廢后，各單位須及時(shí)更新《受控文件清單》，并上報(bào)安全管理部。5.8文件的評(píng)審5.8.1文件評(píng)審的條件當(dāng)公司的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化和調(diào)整時(shí)當(dāng)生產(chǎn)條件和工藝條件發(fā)生重大調(diào)整和變化時(shí)內(nèi)部審核以及管理評(píng)審對(duì)文件提出改進(jìn)要求時(shí)員工的合理化建議每年對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審的要求5.8.2文件評(píng)審的開(kāi)展當(dāng)發(fā)生符合文件評(píng)審的條件時(shí)，由文件的發(fā)布單位組織相關(guān)單位對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。6相關(guān)文件6.1《標(biāo)準(zhǔn)化管理》6.2《管理制度（標(biāo)準(zhǔn)）管理》6.3《檔案工作管理》6.4《管理評(píng)審控制程序》7記錄7.1《文件編審流轉(zhuǎn)單》7.2《受控文件清單》7.3《文件發(fā)放清單》7.4《文件借閱記錄》7.5《文件更改申請(qǐng)單》7.6《文件更改通知單》7.7《外來(lái)文件登記表》8流程圖

9檢查與考核由安全管理部組織對(duì)該流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，并依據(jù)檢查結(jié)果對(duì)相關(guān)單位進(jìn)行考核。10文件修改文件更改記錄序號(hào)更改通知單編號(hào)更改日期備注11本標(biāo)準(zhǔn)由安全管理部起草并負(fù)責(zé)解釋和修訂。起草（修訂）人審核人制定日期修訂記錄

附件1：文件編審流轉(zhuǎn)單編寫(xiě)單位（簽章）：文件名稱標(biāo)準(zhǔn)號(hào)驟步容內(nèi)驟步容內(nèi)編寫(xiě)人編寫(xiě)完成時(shí)間提交初審時(shí)間1初審人初審?fù)瓿蓵r(shí)間提交復(fù)審時(shí)間2復(fù)審人復(fù)審?fù)瓿蓵r(shí)間提交小組審核時(shí)間3小組審核意見(jiàn)標(biāo)準(zhǔn)審核小組成員簽字審定意見(jiàn)審定人員簽字4發(fā)布時(shí)間注：表格中各編審人員必須為本人簽名。說(shuō)明：1.本檔案需建立到編寫(xiě)單位。2.保存年限為文件發(fā)布后1年。

附件2：受控文件清單02序號(hào)文件名稱文件編號(hào)發(fā)布時(shí)間發(fā)布單位備注說(shuō)明：1.本檔案需建立到文件發(fā)布單位。2.保存年限為永久保存。附件3：文件發(fā)放清單03文件名稱發(fā)放部門發(fā)放時(shí)間接收部門份數(shù)受控編號(hào)接收人（單位）備注說(shuō)明：1.本檔案需建立到文件發(fā)放單位。2.保存年限為永久保存。附件4：文件借閱記錄04日期文件名稱借閱時(shí)間借閱人批準(zhǔn)人歸還日期說(shuō)明：1.本檔案需建立到文件保管單位。2.保存年限為歸還日期后半年。

附件5:文件更改申請(qǐng)單05更改申請(qǐng)人所在部門崗位申請(qǐng)日期文件編號(hào)文件名稱更改后文件編號(hào)更改后文件名稱更改內(nèi)容及原因申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)相關(guān)部門意見(jiàn)管理者代表意見(jiàn)說(shuō)明：1.本檔案需建立到文件發(fā)布單位。2.保存年限為文件發(fā)布后1年。

附件6:文件更改通知單06年第號(hào)