2017年開展無紙化辦公實施方案2017年創(chuàng)建單位內部辦公平臺方案建立辦公OA系統(tǒng)方案

^于開展無雌辦公創(chuàng)建單位內部網(wǎng)絡辦公平臺的實施方案為認真執(zhí)行中央八項規(guī)定精神，嚴格落實厲行節(jié)約反對鋪張浪費規(guī)定要求，大力倡導綠色、環(huán)保、節(jié)約的良好風氣，**單位決定積極探索無紙化辦公模式，依托單位現(xiàn)有辦公條件、上級有關信息化項目和當今社會成熟的辦公自動化技術，創(chuàng)建系統(tǒng)內部網(wǎng)絡工作平臺，建立OA協(xié)同辦公系統(tǒng)和電子政務系統(tǒng)，加快**單位現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化、一體化進程，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公，逐步改善落后辦公條件和工作理念，更好的為單位發(fā)展服務。一、辦公優(yōu)勢近年來，為適應信息化、網(wǎng)絡化潮流，政府部門、企業(yè)學校運用現(xiàn)代信息技術，創(chuàng)建辦公內網(wǎng)的越來越多，國家、省、市、縣各級都已創(chuàng)建了黨政辦公網(wǎng)，縣內重點企業(yè)、關鍵部門也開展了辦公自動化試點，這些都是因辦公自動化優(yōu)勢而帶動起來的。具體地說，辦公自動化主要有以下優(yōu)勢。1、簡單實用。采用OA辦公系統(tǒng)后，大部分工作人員通過Windows視窗簡單直觀的人機界面進行同步辦公，不僅減輕工作量，方便群眾，而且相對于紙質辦公繁瑣的程序，網(wǎng)絡辦公平臺操作方便、步驟明了，可迅速掌握和使用。2、功能齊全。辦公自動化系統(tǒng)可提供多種服務，方便日常工作，通過OA網(wǎng)絡平臺，網(wǎng)內可實現(xiàn)網(wǎng)上文件處理、公文批示、傳閱，信息采集發(fā)布，內部溝通，財務管理，車輛管理和檔案管理。網(wǎng)外可輕松實現(xiàn)共享打印機、掃描儀等外部設備，減輕辦公開支。3、維護簡單。采用集中式管理，系統(tǒng)具備良好的可維護性，一般熟悉電腦操作人員培訓后即可進行維護，而且主要維護工作在主服務器上進行，不影響各具體部門工作。4、升級方便。隨著辦公流程的轉變和辦公自動化技術的提高，相應的系統(tǒng)軟件能夠迅速方便得到升級和擴展，升級在服務器端進行即可，客戶端按指示要求相應升級即可享受新的服務。5、經濟節(jié)約。只需少部分硬件投入和軟件安裝，將現(xiàn)有的單個電腦、打印機等辦公設備連接起來，建立一個單位內部〃物聯(lián)網(wǎng)〃，從而實現(xiàn)信息共享、資源互用，即減少了資金投入，又安裝簡單方便，不影響正常辦公。6、網(wǎng)內溝通。就想QQ、微信一樣，通過內部辦公平臺，各部門可實現(xiàn)信息交流、資源共享，單位領導也可通過服務器主機對各用戶終端的工作內容進行監(jiān)督指導，即是傳聲筒，也是督導器。二、創(chuàng)建價值1、搭建辦公內網(wǎng)，實行辦公自動化，能有效提高工作效率?，F(xiàn)代行政管理規(guī)模和內容日益擴大，行政機關各部門之間、行政機關與直屬單位、下屬分支機構之間，溝通協(xié)作、信息交流、業(yè)務聯(lián)系愈加困難，而借助辦公自動化系統(tǒng)軟件，通過網(wǎng)絡辦公平臺，行政機關的文件發(fā)放、熱線回復、計劃管理、信息發(fā)布等都可以通過特定界面予以完成，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉送、通知、傳遞等方面的時間、人力和物力。同時，運用電腦進行操作后，文件的存檔、查找將更加方便、快捷，從而大大提高工作效率。2、搭建辦公內網(wǎng)，實施辦公自動化，能更好實現(xiàn)綠色環(huán)保。無紙化辦公除了讓大家〃省力、省錢〃，提高工作效率外，〃綠色環(huán)?！ㄒ彩钦畽C關采用網(wǎng)絡互聯(lián)辦公系統(tǒng)的一個重要原因。利用互聯(lián)網(wǎng)絡進行無紙化辦公，能大量減少紙質文件、油墨碳粉等辦公耗材使用，既節(jié)約了使用紙張、碳粉以及打印、裝訂、維修等相關費用，也響應了國家提倡的綠色環(huán)保政策和厲行節(jié)約要求。3、搭建辦公內網(wǎng)，實行辦公自動化，能更好的加快機關文化建設。通過辦公OA系統(tǒng)可以搭建機關論壇、動態(tài)信息、單位新聞、活動通報、最新事件、領導心聲、調查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、專業(yè)論文、重大工程、部門窗口、QQ平臺、郵箱通道等各種互動欄目，可以提高機關干部職工的爰崗爰業(yè)意識，增強機關的凝聚力和向心力，形成良好的工作環(huán)境與和諧健康的機關氛圍，更好加快機關文化建設，同時為黨建工作、機關活動提供助力。4、搭建辦公內網(wǎng)，實施辦公自動化，能加快打造學習型黨組織和創(chuàng)新型機關。通過辦公內網(wǎng)的知識管理模塊，實現(xiàn)知識的采集、分類、沉淀、分享、學習和持續(xù)創(chuàng)新，實現(xiàn)機關大量無形知識資產的積累和歸類共享，方便機關干部快速查找到自己所需文檔、資料，提升業(yè)務知識和工程信息的開發(fā)利用效率，為學習型機關、創(chuàng)新型機關建設提供支持。5、搭建辦公內網(wǎng)，實施辦公自動化，能快速形成信息化門戶和集成交流平臺。一是可以通過辦公內網(wǎng)構建全員信息化的第一臺階，實現(xiàn)大量信息的儲存、發(fā)布、交流、共享。二是可以發(fā)揮辦公內網(wǎng)融合、連接其他專業(yè)系統(tǒng)的橋梁紐帶作用，打破各業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)孤島、信息孤島和應用孤島，實現(xiàn)信息在不同系統(tǒng)間的轉送、共享和調用。三、目標任務1、掌握單位動態(tài)。為管理人員提供工作人員的在線辦公情況，公文、資料、崗位的查詢，方便單位領導了解掌握工作情況，檢查、督促人員工作，真正做到打開機器，通曉全局。2、實現(xiàn)一體辦公。逐步建立公文管理的有效機制，對公文流轉中的收文、辦文、催辦文、督辦文、制發(fā)公文進行管理，為領導提供閱示、閱辦、查詢、統(tǒng)計、打印服務，提高辦公效率和紙張節(jié)約率。3、共享資源數(shù)據(jù)。充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡資源，創(chuàng)建單位內部大數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)共享業(yè)務數(shù)據(jù)的集中管理，方便查詢相關業(yè)務數(shù)據(jù)，減少相關工作量。4、促進工作推進。強化自身辦公的計劃管理，建立單位內部，乃至每個科室、每個人工作日歷和工作臺賬，使干部職工隨時掌握工作動態(tài)，創(chuàng)造良好監(jiān)督環(huán)境，提高工作效率。5、保護公共資產。實現(xiàn)人員、固定資產等信息資源的計算機管理，增加資產的透明度，提高設備利用率，方便人員、資源調度及設備更新。6、加強保密管理。實現(xiàn)對現(xiàn)有網(wǎng)絡環(huán)境的優(yōu)化與設置，減少信息泄漏危險，確保單位網(wǎng)絡安全、信息安全。建設辦公內網(wǎng)，創(chuàng)建網(wǎng)絡交流平臺，要以上述目標為方向，形成諸多專項辦公平臺，更好的實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公、無紙化辦公和現(xiàn)代化辦公。1、借助〃無紙化〃辦公系統(tǒng)，搭建新型通訊傳遞平臺。具體通過辦公內網(wǎng)的電子郵件、公文收發(fā)窗口、在線QQ、手機短信、政務微信功能，形成辦公內網(wǎng)通訊交流體系，改變傳統(tǒng)文件發(fā)放、溝通協(xié)調模式，實現(xiàn)全方面、全天候、多渠道網(wǎng)絡互聯(lián)，無痕跡、無縫隙連接，便捷、安全的開展公文傳遞和信息交流。一是使用收發(fā)文件窗口，采用單發(fā)、群發(fā)方式，快速實現(xiàn)公文傳遞，并通過回執(zhí)功能及時查看是否簽收文件、何時簽收文件，對文件收發(fā)進行全程監(jiān)控；同時對各類收發(fā)文件進行長期保存，方便查詢和存檔。二是使用電子郵件、微信群與組織內部人員進行通信。三是通過在線QQ、手機定位系統(tǒng)即時感知用戶是否在線，并進行實時交流、留言和信息傳遞。四是充分發(fā)揮手機短信提醒功能，當重要工作到達時以短信形式將通知發(fā)送到非在線用戶手機中并自動語音提醒，確保重要事件的及時通知、查收。2、借助〃無紙化〃辦公系統(tǒng)，搭建實時更新的信息發(fā)布平臺。具體通過電子公告、電子論壇、電子刊物、單位獨立工作窗口功能，將上級有關文件，政務公開內容，最新動態(tài)信息，領導講話，重大專項工程，簡報、專報、督查文稿公開發(fā)布并及時更新，確保單位職工及時了解單位動態(tài)，關心發(fā)展大事，同時為領導決策提供參考。一是使用電子公告功能發(fā)布各種公共信息，如公告、通知、啟事，每個部門也可建立自己的公告專欄。二是利用電子論壇功能，為全系統(tǒng)基層工作者提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間。三是通過電子刊物實現(xiàn)網(wǎng)上收集、編輯和發(fā)布單位內部刊物，特別是公開簡報、專報、信息和新聞稿。四是通過單位獨立工作窗口，將科室、部門工作電子化、網(wǎng)絡化，每日工作情況，工作安排、日程，獨立公告、新聞都可通過科室部門工作窗口進行處理，方便日常工作。3、借助〃無紙化〃辦公系統(tǒng)，搭建方便實用的日常辦公平臺。一是開展網(wǎng)上審批業(yè)務。通過網(wǎng)上審批系統(tǒng)辦理各項涉民審批事項，特別是建設項目論證、行政許可、影響評價、證件辦理等行政審批，通過網(wǎng)上系統(tǒng)將大大減少工作量，與現(xiàn)場審批結合后，將形成完善的立體審批體系。此外，單位內部諸如工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程也可通過網(wǎng)上進行辦理和審批。二是進行網(wǎng)上公文處理。實現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理電子化，提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉辦等環(huán)節(jié)進行辦理。發(fā)文處理可對公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、編號、登記、打印等環(huán)節(jié)進行處理。三是進行實時工作監(jiān)控。單位領導可通過網(wǎng)上聯(lián)系平臺對各項工作進展情況進行實時監(jiān)控，了解每個科室、每個職工、每個專項的辦理情況，并可進行催辦。四是進行文件管理。文件是信息和知識的載體，通過網(wǎng)上文件管理，可實現(xiàn)對文件存放、閱讀及查找的有效組織和控制。五是開展會議管理。辦公內網(wǎng)包含對會議全過程管理，由會議計劃和會議紀要兩部分組成，會議計劃包括：計劃擬定、計劃審批、通知和會議安排查詢。會議紀要包括：紀要擬稿、核稿、審批和紀要文件管理與查詢。六是開展檔案管理。辦公中形成的各類文件可直接歸檔到檔案管理系統(tǒng)，并按檔案管理規(guī)范進行歸檔，方便查詢。4、借助〃無紙化〃辦公系統(tǒng)，搭建全面細致的輔助辦公平臺。主要是通過日程、活動安排，人事管理，物品管理，圖書管理，車輛管理，信息采編，資源管理等功能，協(xié)助做好單位內部管理工作，為單位工作開展創(chuàng)建良好工作環(huán)境。一是進行日程安排，提供個人日程、共享日程和日程提醒等功能，使單位職工、部門負責人能夠有效安排工作時間。二是進行活動安排，提供領導活動計劃擬定與審批、日程安排查詢功能。三是進行人事管理，提供人事檔案、勞動合同、獎懲記錄及培訓記錄等功能，可方便進行查詢和報表輸出。四是進行物品管理，提供辦公用品信息登記與分類維護、物品庫存和可領用信息查詢、物品領用申請與審批、物品發(fā)放與報損功能。五是進行圖書管理，開展圖書信息登記、分類查詢、借閱申請與審批、圖書歸還工作。六是開展車輛管理，主要是可以開展車輛資料登記、車輛狀態(tài)網(wǎng)上實時查詢、用車申請、用車審批、車輛與司機調度工作。七是進行資源管理，提供單位內各類可共享資源分類與登記、使用狀態(tài)查詢、資源預約申請、審批與調度等功能，實現(xiàn)網(wǎng)上資源管理與提高資源利用率。八是進行信息采編，開展信息收集與整理、信息刊物編輯、發(fā)布與查閱。五、使用范圍與注意事項1、實行無紙化辦公的文件范圍。單位辦公內網(wǎng)建成后，單位機關原則上不再接收機關各部門、各單位、各派出機構報送的紙質總結、報告、簡報和匯報材料（密件等其他另有規(guī)定的文件除外），這些文件的接收、辦理和傳閱都通過辦公自動化系統(tǒng)進行，提高辦文辦會辦事效率。2、繼續(xù)接收、辦理的紙質文件范圍。對于以下文件、事項，將繼續(xù)通過紙質文件傳輸和辦理，不通過辦公自動化系統(tǒng)進行傳輸和辦理。一是按照國家有關規(guī)定，涉及國家秘密事項的文件；二是上級來文、來電中，注明是〃秘密〃、〃機密〃或〃絕密〃等級的來文、來電；三是涉及人事任免審批過程的文件；四是涉及財政資金安排、追加預算的文件；五是需要有紙質檔案留底的文件；六是請示、文號文件等需蓋公章的材料可限定范圍進行印發(fā)。六■組織領導與實施階段建立OA系統(tǒng)辦公自動化機制，是一項復雜的系統(tǒng)工程，必須加強組織領導，有步驟、分階段地進行創(chuàng)建。1、加強組織領導。建立由單位分管同志任組長，單位辦公室、財務科、信息中心、調度中心負責同志為成員的單位無紙化辦公推廣工作領導小組，具體負責OA系統(tǒng)無紙化辦公推廣建設工作。各相關科室、直屬單位、派出機構必須積極配合，特別是要積極做好無紙化辦公電子政務流程工作的頂層設計，將全系統(tǒng)無紙化辦公模式創(chuàng)建工作落到實處。2、具體實施步驟。"單位無紙化辦公模式建設工作建議分五個階段推進：（1）制訂方案階段。根據(jù)上級統(tǒng)一部署和要求，結合**單位工作實際，研究制定**系統(tǒng)無紙化辦公機制建設的實施方案和技術實現(xiàn)框架方案，并報單位無紙化辦公領導小組審核，確定具體工作程序。（2）實施建設階段。根據(jù)**單位無紙化辦公機制建設方案，分頭組織實施。首先是系統(tǒng)開發(fā)，聘請高水平軟件研究機構，委托其為單位建立統(tǒng)一的電子平臺系統(tǒng)，對電子政務工作運行流程進行固化設計。其次是對人員進行系統(tǒng)的操作培訓工作，10確保相關人員能夠熟練掌握電子系統(tǒng)的正確、準確運行工作。三是對電子化系統(tǒng)、無紙化辦公流程進行試運行，主要在機關部門開展，對電子化系統(tǒng)的執(zhí)法權限、標準、流程、責任、監(jiān)控等運行流程進行全過程的試運行，既要對電子系統(tǒng)各模塊進行試運行，又要對操作人員進崗前訓練。同時各直屬單位使用過程中，要及時將辦公自動化系統(tǒng)需求變更信息及應用問題反饋至領導小組辦公室，收集匯總后送電子政務內網(wǎng)工作建設部門處理。根據(jù)反饋意見，辦公網(wǎng)建設單位修改完善后，單位領導小組進行初步驗收。（3）并軌運行階段。為減少單位內部壁壘，將嘗試將辦公網(wǎng)聯(lián)入縣委、縣政府〃黨政辦公網(wǎng)〃，并與上級有關部門辦公網(wǎng)系統(tǒng)連接，擴大無紙化辦公范圍，方便信息交流。（4）全面開展階段。試運行驗收后，單位內部發(fā)文實行電子文件和紙質文件雙軌運行，之后根據(jù)雙軌運行的情況，酌情制定完全實現(xiàn)無紙化辦公的時間表。并將內網(wǎng)相關建設推進到我局直屬單位、派出機構，在**系統(tǒng)實現(xiàn)全面協(xié)同辦