工程項(xiàng)目文件資料管理制度

文件資料管理制度工程項(xiàng)目文件資料的管理包括公司文件、項(xiàng)目文件、甲方文件、監(jiān)理文件、施工技術(shù)資料、ISO9000資料、職業(yè)安全和環(huán)境管理資料等七部分內(nèi)容。項(xiàng)目資料員在項(xiàng)目總工的領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)并指導(dǎo)文件資料的管理工作。項(xiàng)目資料員必須持有資料員上崗證。文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范，內(nèi)容正確。1、公司文件管理制度1）對(duì)公司文件進(jìn)行分類收存。類別為質(zhì)量體系文件、非質(zhì)量體系文件兩類。2）公司文件由項(xiàng)目資料室作接收登記。3）項(xiàng)目資料員在接到公司文件后，根據(jù)文件歸屬類別附上文件傳閱學(xué)習(xí)單送項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記。項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記學(xué)習(xí)之后，在文件傳閱學(xué)習(xí)單上簽署意見，并決定該文件的學(xué)習(xí)或傳閱范圍，保存?zhèn)鏖営涗洝Ｖ匾募身?xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)負(fù)責(zé)人組織學(xué)習(xí)，并非留下學(xué)習(xí)記錄。4）職業(yè)安全、環(huán)境管理方面的公司文件由資料室統(tǒng)一作接收記錄，文件存于安全檢查員處，由安全檢查員作文件傳閱的學(xué)習(xí)記錄。5）甲方、監(jiān)理等外來文件和會(huì)議紀(jì)要等，由資料室統(tǒng)一做接收記錄，項(xiàng)目經(jīng)理閱后確定學(xué)習(xí)、傳閱、落實(shí)人員，傳閱登記后由資料室統(tǒng)一存檔。6）資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄，以便于查閱。7）作廢文件由項(xiàng)目總工做留存或銷毀處理意見，留存作廢文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，單獨(dú)存放，編目，同時(shí)在原收文記錄上標(biāo)明作廢及銷毀日期。8）項(xiàng)目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料，到新的崗位后，需要時(shí)再要求配發(fā)。《質(zhì)量手冊(cè)》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后，繼任人應(yīng)及時(shí)到公司辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。2、項(xiàng)目收發(fā)文件管理制度1）項(xiàng)目對(duì)外發(fā)文應(yīng)由項(xiàng)目總工審核，項(xiàng)目經(jīng)理審批簽發(fā)，資料室統(tǒng)一發(fā)放。發(fā)文格式執(zhí)行《集團(tuán)公司CI手冊(cè)、VI手冊(cè)分冊(cè)工程項(xiàng)目部分》的要求。項(xiàng)目對(duì)外發(fā)文統(tǒng)一按照各業(yè)對(duì)口編號(hào)為：部室發(fā)文代號(hào)部室發(fā)文代號(hào)技術(shù)室土建專業(yè)FW-JT***材料室FW-CL***水暖專業(yè)FW-JS***核算室FW-HS***電氣專業(yè)FW-JD***財(cái)務(wù)室FW-CH***工程室FW-GC***2）項(xiàng)目文件包括項(xiàng)目外發(fā)文件、項(xiàng)目內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。3）外發(fā)文件的具體要求項(xiàng)目外發(fā)文件按預(yù)算、進(jìn)度計(jì)劃、其他方面三類進(jìn)行發(fā)文，并在發(fā)放記錄上注明原件存放處，資料員統(tǒng)一標(biāo)識(shí)編號(hào)發(fā)放文件。4）項(xiàng)目內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求⑴項(xiàng)目內(nèi)發(fā)或傳閱文件按技術(shù)室文件、工程室文件、預(yù)算室文件、材料室文件、財(cái)務(wù)室文件、資料室文件、黨政及后勤文件、外來文件共八類進(jìn)行收發(fā)、傳閱登記，并在收發(fā)、傳閱記錄上注明原件存放處。⑵建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)項(xiàng)目的發(fā)文，由項(xiàng)目資料室統(tǒng)一接收，并及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理簽署意見。⑶項(xiàng)目資料員不在時(shí)各業(yè)務(wù)口代收文件，日后移交給資料員做接收記錄。⑷項(xiàng)目內(nèi)發(fā)（含發(fā)放給施工隊(duì)）的文件、通知，各部門各施工隊(duì)收到后，均應(yīng)分類編目歸檔。⑸項(xiàng)目發(fā)放施工隊(duì)的文件規(guī)定：①發(fā)放施工隊(duì)的文件、通知（不含技術(shù)交底），均在資料室備案，做受控標(biāo)識(shí)，同時(shí)由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。②施工隊(duì)退場前由其責(zé)任人回收施工隊(duì)接收文件資料，并列清單給資料室，資料室匯總后移交核算室。③施工隊(duì)的資料管理作為施工隊(duì)考評(píng)內(nèi)容之一，與結(jié)算掛鉤。3、施工技術(shù)資料管理規(guī)定1)項(xiàng)目總工應(yīng)定期檢查各專業(yè)工程師內(nèi)業(yè)資料的收集報(bào)驗(yàn)工作，檢查資料員的資料整理歸檔工作，不定期進(jìn)行內(nèi)業(yè)工作評(píng)比、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。2)技術(shù)資料要求：⑴項(xiàng)目總工不斷組織各專業(yè)工程師和資料員進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高內(nèi)業(yè)工作能力和資料整理水平。⑵各專業(yè)技術(shù)資料由本專業(yè)工程師負(fù)責(zé)收集整理、由專職質(zhì)檢員負(fù)責(zé)報(bào)驗(yàn)，并隨施工進(jìn)度將技術(shù)資料移交項(xiàng)目資料員，核查、整理、歸檔。⑶資料歸檔時(shí)依據(jù)烏魯木齊市《建筑安裝工程資料管理規(guī)程》的標(biāo)準(zhǔn)，如果技術(shù)資料不符合要求，資料員應(yīng)及時(shí)通知專業(yè)工程師，專業(yè)工程師必須及時(shí)更正補(bǔ)齊，詳見項(xiàng)目《技術(shù)資料管理規(guī)定》。3)圖紙、方案、技術(shù)交底的收發(fā)管理：⑴施工圖紙由項(xiàng)目資料室負(fù)責(zé)保管、發(fā)放，下發(fā)施工圖紙的日常保管由登記領(lǐng)取人負(fù)責(zé)，一旦損壞由領(lǐng)取人負(fù)責(zé)賠償。⑵項(xiàng)目資料員根據(jù)總工程師的要求將圖紙發(fā)放給有關(guān)人員和有關(guān)單位，保存發(fā)放記錄，圖紙持有人調(diào)離原崗位或項(xiàng)目時(shí)，必須將圖紙完好無損交回資料室。⑶作廢圖紙由資料室通知作廢，并加蓋作廢標(biāo)識(shí)或回收作廢圖紙。⑷方案由總工決定發(fā)放范圍，資料員作發(fā)放記錄并保存。⑸技術(shù)交底由交底人發(fā)放施工隊(duì)復(fù)印件或復(fù)寫件，資料室留存原件。⑹現(xiàn)場施工各單位進(jìn)場時(shí)須交納押金，作為領(lǐng)取圖紙、方案、技術(shù)交底、施工洽商、安全交底及各種通知等項(xiàng)目部資料的押金，施工單位退場時(shí)交回所有資料，項(xiàng)目部返還押金，否則，根據(jù)具體情況，項(xiàng)目扣除一定數(shù)量的押金。4、貫標(biāo)資料管理規(guī)定1）項(xiàng)目總工全面負(fù)責(zé)各室貫標(biāo)工作。2）貫標(biāo)資料分ISO9002與職業(yè)安全、環(huán)境管理兩類。3）安全員負(fù)責(zé)職業(yè)安全、環(huán)境管理貫標(biāo)工作及資料。4）項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)技術(shù)室ISO9002貫標(biāo)工作。5、竣工資料1）項(xiàng)目經(jīng)理部按竣工驗(yàn)收條件的規(guī)定，認(rèn)真整理工程竣工資料。2）竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括：工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗(yàn)評(píng)定資料、竣工圖及規(guī)定的其它應(yīng)交資料。3）竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求：⑴工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，真實(shí)記錄施工全過程，可按形成規(guī)律收集，并按照當(dāng)?shù)卣畽n案室的有關(guān)規(guī)定分類組卷。⑵工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn)，根據(jù)工程的內(nèi)在要求，進(jìn)行分類組卷⑶工程檢驗(yàn)評(píng)定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分順序，進(jìn)行分類組卷。⑷竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗(yàn)收的要求組卷。4）交付竣工驗(yàn)收的施工項(xiàng)目，必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交，由分包人提供的竣工資料時(shí)，檢查驗(yàn)證手續(xù)必須完備。