檔案管理制度

第第頁檔案管理制度1、目的為規(guī)范和加強公司的檔案管理，保證公司檔案的安全、完整，更好的為公司開發(fā)、經(jīng)營管理工作服務(wù)，特制定本管理制度。2、適用范圍本制度適用于集團公司/子分公司的檔案管理工作。3、職責(zé)及權(quán)限3.1集團總經(jīng)辦負責(zé)此檔案管理制度的建立、健全、修訂工作。3.2集團總經(jīng)辦為檔案管理部門，負責(zé)公司檔案的建立、維護及管理工作。3.3各部門、分/子公司負責(zé)所屬權(quán)限內(nèi)檔案的建立、維護及日常管理工作。3.4集團總經(jīng)辦有權(quán)對各部門、分/子公司的檔案管理制度、實施及規(guī)范情況進行檢查和督促整改。4、檔案分類4.1 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；4.2 公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件資料；4.3 公司經(jīng)營管理方面的文件資料（重要經(jīng)營會議決議、紀要、公司程序文件、規(guī)章制度、公司規(guī)劃、各類重要計劃總結(jié)等）；4.4 財務(wù)會計及管理方面的文件資料（此類資料由財務(wù)中心專人負責(zé)按會計法規(guī)定要求保管）；4.5 人事檔案、教育培訓(xùn)、企劃資料（此類資料由人事中心專人負責(zé)保管）；4.6 公司所有對外簽署的各類合同原件；4.7 公司所有證照：包括集團公司、分/子公司營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、行政經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證等公司經(jīng)營運轉(zhuǎn)中所需的各類證件及公司的各類榮譽證書、會員證書等；4.8 工程項目檔案（公司對外承接的各類工程項目）；4.9 公司各類重要聲像資料：各類照片、掃描件、錄音帶、光盤、U盤資料等；4.10 重要的外部信息、情報資料；4.11 固定資產(chǎn)、儀器、設(shè)備方面的質(zhì)保資料、說明；基建工程資料（包括審批、開發(fā)、設(shè)計、施工、維修等資料）；4.12 其他具有保存價值的公司資料（具體的業(yè)務(wù)資料除外）；4.13 以上檔案（除4.4、4.5外）必須歸檔集團公司檔案室集中管理，其他資料由部門、子分公司進行管理。5、管理標準5.1 密級標準：公司檔案分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部資料四級。5.2 保管期限標準：分為永久（10年以上）、長期（5-10年）、短期（3-5年）三種。5.3 檔案類別與管理標準對應(yīng)關(guān)系6、程序6.1 檔案建立6.1.1 集團公司設(shè)立專門的檔案室，隸屬集團總經(jīng)辦，配備檔案管理專員負責(zé)集團公司日常的檔案管理工作。6.1.2 集團各部門、子/分公司形成的屬于建立檔案范圍內(nèi)的重要資料均由本部門、子/分公司的兼職檔案管理員負責(zé)立卷和歸檔，進行日常管理。在經(jīng)營活動中的行政發(fā)文、法律文件、合同、協(xié)議、及各類證照、公司重大活動的影像資料等，經(jīng)辦人都應(yīng)在第一時間歸檔。6.1.3 送入歸檔的各類文件、資料，檔案管理員必須在歸檔資料交接記錄冊中即時進行登記，注明歸流水號、檔資料名稱、份數(shù)、應(yīng)保管的期限、密級、歸檔部門、歸檔人及歸檔日期，并進行清理、核對，無誤后由歸檔人簽名認可。6.1.4 歸檔資料應(yīng)及時按不同卷宗進行分類、編目、編號并用電腦編制建檔電子清冊，，便于檔案的保管和借閱，其中歸檔資料交接記錄冊中的流水號必須和電腦建檔清冊中的流水號應(yīng)一致，便于檔案管理員快速通過流水號查找檔案號，實現(xiàn)快速的查詢功能。6.1.5 檔案分類原則主要按照公司先分大類，按英文字母排序（集團序號為A，無法確定公司的為其他類，序號為Z），其次按照公司建檔范圍內(nèi)容確定小類，按羅馬數(shù)字排序（未明示的為其他類），在此基礎(chǔ)上再按照密級標準和保管期限建立相應(yīng)的類別編號、歸檔序號。合同文件除檔案編號外，還須備注合同號。6.1.6 已蓋章生效的合同在蓋章后原件必須留存檔案室(特別約定復(fù)印件、傳真件同等有效的按約定)，如該合同須由我方先蓋章（乙方），或經(jīng)部門經(jīng)理批準由我方先蓋章的，檔案室（或合同經(jīng)辦人員）需進行跟蹤，一周內(nèi)必須將該合同辦理完備，并辦理存檔手續(xù)。6.1.7 需要蓋公司各類章的資料(包括合同)歸檔原則上遵循誰蓋章誰歸檔的原則，如發(fā)現(xiàn)蓋章的資料(包括合同)未在所屬公司存檔，將追究經(jīng)辦人的責(zé)任，其中蓋公司公章、合同章的對外重要函件、合同必須留存原件一份，其他根據(jù)具體情況可留存復(fù)印件。6.1.8 廣東地區(qū)辦公的部門、子分公司歸檔檔案必須在第一時間內(nèi)完成，外地公司需歸檔總部的檔案需在每月集中到總部歸檔一次，并做好相應(yīng)的交接，在本部歸檔檔案須在第一時間完成。6.1.9 歸檔的檔案資料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。如外部重要的郵寄函件，同時必須附相關(guān)郵遞憑證原件，蓋章資料必須附審批手續(xù)等。同時文件資料和載體資料應(yīng)能耐久保存，歸檔資料堅決不允許以傳真電感紙張或圓珠筆書寫的資料形式歸檔，以避免出現(xiàn)文字丟失情況。6.1.10 財務(wù)中心建立專項財務(wù)管理檔案，包括財務(wù)原始憑證、賬簿、各類財務(wù)報表等，并監(jiān)督檢查下屬公司的財務(wù)專項檔案管理工作。6.1.11 人事企管中心建立專項人事檔案，包括員工檔案、勞動手冊、員工合同、社保記錄、薪資資料等，并監(jiān)督檢查下屬公司的人事專項檔案管理工作。6.1.12 工程項目檔案（1） 總經(jīng)辦負責(zé)建立項目合同及往來文件資料檔案。主要包括：項目合同、補充協(xié)議、委托書、往來函件等原件，每個項目單獨建檔，編制項目文件目錄。項目經(jīng)理負責(zé)提交到總經(jīng)辦歸檔，總經(jīng)辦負責(zé)督促和管理檔案。項目經(jīng)理負責(zé)并把生效的合同一周內(nèi)提交到總經(jīng)辦歸檔，總經(jīng)辦（原件）、財務(wù)中心一份（復(fù)印件），業(yè)務(wù)管理中心一份（復(fù)印件），工程事業(yè)部一份（復(fù)印件），其他人根據(jù)需要可以到總經(jīng)辦復(fù)印備份。（2） 項目經(jīng)理對所負責(zé)的項目建立項目檔案，,檔案材料主要包括：項目合同、補充協(xié)議、委托書、往來函件、每月結(jié)算對賬單、發(fā)票簽收單、付款票據(jù)復(fù)印件、每月一冊，一項目一檔案。（3） 項目平臺負責(zé)建立項目往來憑證臺賬及歸檔。主要包括：需求單、提單、簽收回單、每月對賬單，每月一冊，一項目一檔案。每月對賬結(jié)束后裝訂好歸檔到檔案室。裝訂要求：按規(guī)定順序裝訂、打印封面、按月存檔擺放、統(tǒng)一線裝。（4） 物流平臺負責(zé)建立運輸往來憑證臺賬及歸檔。主要包括：需求單、提單復(fù)印件、簽收回單、運輸委托單、每月項目和運輸對賬單，每月一冊，一項目一檔案。每月對賬結(jié)束后裝訂好歸檔到檔案室。裝訂要求：按規(guī)定順序裝訂、打印封面、按月存檔擺放、統(tǒng)一線裝。（5） 庫存平臺負責(zé)建立項目往來憑證臺賬及歸檔。主要包括：倉庫出庫單、簽收單。6.1.13 市場銷售檔案：（1） 總經(jīng)辦：保存所有銷售合同正本、傳真件原件。（2） 各市場銷售部網(wǎng)點業(yè)務(wù)經(jīng)理：所有銷售合同正本（或復(fù)印件）、傳真件，業(yè)務(wù)成交記錄（往來傳真、確認函等）（3） 庫存平臺：客戶提貨憑證、倉庫出庫單。（4） 財務(wù)結(jié)算員：結(jié)算單據(jù)（如發(fā)票簽收單）。6.1.14 采購檔案：采購助理協(xié)助采購員收集歸檔（1） 總經(jīng)辦：保存所有合同正本、傳真件原件（2） 鋼廠采購助理：保存訂貨計劃、合同（原件或復(fù)印件）、供應(yīng)商發(fā)貨通知、補充（變更）協(xié)議、合同變更信息、鋼廠政策、價格結(jié)算表、入庫單、其他采購的相關(guān)單據(jù)，業(yè)務(wù)成交記錄（往來傳真、確認函等）。（3） 零星采購助理：協(xié)助采購員保存合同（原件或復(fù)印件）、業(yè)務(wù)成交記錄（往來傳真、確認函等）、入庫單等。（4） 庫存平臺：保存入庫單。6.2 日常管理6.2.1 檔案管理人員需要定期對檔案室進行保潔、除濕、防蟲、防鼠、防盜等維護工作，做到安全管理。6.2.2 檔案管理人員需每季度對所管理的各類檔案進行自查，檔案清冊及時做好更新。6.2.3 檔案管理人員必須熟悉所存檔案，做好檔案服務(wù)工作，做到調(diào)卷及時迅速，準確無誤。6.2.4 檔案的查閱：原則上查閱人員只能查閱本公司、本部門的檔案，且必須征得部門經(jīng)理在檔案查閱、復(fù)印、外借申請單的書面審批，檔案管理員方可提供查詢服務(wù)，且必須在檔案室進行，不得將檔案帶出檔案室，更不得復(fù)印，如跨部門查閱必須征得總經(jīng)辦負責(zé)人的書面審批，絕密檔案必要經(jīng)總經(jīng)理書面審批。6.2.5 檔案的復(fù)?。簭?fù)印人員只能復(fù)印本公司、本部門的檔案，且必須征得部門經(jīng)理的書面審批，檔案管理員方可為其復(fù)印相關(guān)資料，如必須復(fù)印跨部門資料還必須征得總經(jīng)辦負責(zé)人的書面審批，絕密檔案必要經(jīng)總經(jīng)理書面審批。6.2.6 檔案原件原則上不進行外借，如必須外借須辦理嚴格的手續(xù)，必須征得部門經(jīng)理和總經(jīng)辦負責(zé)人的書面審批，絕密檔案必要經(jīng)總經(jīng)理書面審批。6.2.7 檔案查閱、復(fù)印、外借申請單必須填寫完整，日期、部門、姓名（查閱、復(fù)印、外借人）、檔案名稱、用途，檔案管理人員同時做好流水賬的登記工作，以便核對檢查，同時歸還時，在登記表上記錄歸還日期及時間，有無異常等情況，查閱、復(fù)印、外借人員簽字。6.2.8 檔案借用人員必須妥善保管借用資料，其中如相關(guān)證照出現(xiàn)損壞或丟失，要立即向總經(jīng)辦報告，由總經(jīng)辦與發(fā)證機關(guān)聯(lián)系，安排及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)，借用人必須承擔(dān)辦理證照掛失和補辦的所有費用。6.2.9 各類檔案未經(jīng)批準，任何人不得隨意翻動、復(fù)印、外借，更不許擅自使用公司的證照進行各種擔(dān)保。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴肅處理，如給公司造成名譽或經(jīng)濟上的損失，公司將移交司法機關(guān)處理。6.3 檔案銷毀根據(jù)公司檔案管理期限標準，每年總經(jīng)辦組織檔案管理人員會同相關(guān)部門對過期檔案予以清理，并建立到期予以銷毀的檔案清冊,填寫檔案銷毀審批單，經(jīng)相關(guān)部門、總經(jīng)理審批確認后，由總經(jīng)辦組織銷毀，銷毀工作必須保證3人以上人員在場，銷毀完成后，參與銷毀人員在檔案銷毀審批單上簽字確認，并流轉(zhuǎn)檔案管理員存檔。7、其他7.1 因檔案管理員涉及公司