會議管理制度

萍鄉(xiāng)市三善機電有限公司文件標題會議管理制度建立日期2013/6/1版次A/1文件編號PSS-HR-009修訂日期2014/5/11第6頁共7頁1.0目的制度為規(guī)范會議內(nèi)容和程序，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策機制，提升公司管理水平，特制訂本辦法。本制度適用于對公司會議的管理。2.0職責分工2.1會議組織部門：按本辦法要求組織召開會議。2.2會議參與人：按本辦法要求參加會議，按會議決議要求貫徹，落實，并遵守會議制度。2.3會議主持人：按本辦法要求主持會議，維持會議秩序。2.4會議記錄員：按本辦法要求作好會議記錄，并及時簽發(fā)會議紀錄。管理內(nèi)容與要求3.1會議要求3.1.1會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排部署工作。3.1.2會議應(yīng)做到務(wù)實、高效。會前應(yīng)做好充分準備，充分溝通，進行有針對性的討論，要做到能解決實際問題，部門間的日常事務(wù)應(yīng)盡量自行協(xié)調(diào)解決，無需在會議上提報，杜絕空談和形式主義。3.1.3講求實效。會議議定的決議事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。3.1.4嚴格會議紀律。會議組織部門應(yīng)加強會議管理，做好會議安排；與會人員應(yīng)認真準備、準時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會。3.2公司各類會議及其安排3.2.1總經(jīng)理辦公會總經(jīng)理辦公會不定期召開，由總經(jīng)理根據(jù)需要決定召開，總經(jīng)理辦公會議題由公司領(lǐng)導成員提出，或由公司各部門提出議題報綜合部，由總經(jīng)理確定；公司領(lǐng)導成員對議題如有意見或建議，可在會前提出。總經(jīng)理辦公會研究決定公司重大事項，主要內(nèi)容：1）審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計劃，審批重大投資項目、資產(chǎn)重組和對外合作項目；2）審議決定公司年度財務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤分配方案及彌補虧損方案；3）審議公司業(yè)績考核、薪酬分配方案和基本工資制度；4）研究公司內(nèi)部管理體制、組織機構(gòu)設(shè)置與調(diào)整方案；5）研究公司重大改革方案和部署；6）審議通過公司重要規(guī)章制度；7）研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重大問題；8）討論公司年度工作報告，聽取公司各部門的工作匯報；9）總經(jīng)理認為應(yīng)研究審議的其他問題?？偨?jīng)理辦公會由綜合部負責組織，參加人員為：公司高管成員；根據(jù)會議議題，公司相關(guān)部門負責人參加。總經(jīng)理辦公會議定事項形成《總經(jīng)理辦公會紀要》或《會議決議執(zhí)行情況跟進表》，由綜合部根據(jù)會議記錄起草，報總經(jīng)理簽發(fā)?？偨?jīng)理辦公會討論的有關(guān)文件原則上會前要送達與會人員閱研?？偨?jīng)理辦公會的材料、記錄、紀要均為公司涉密文檔，由綜合部妥善保存、歸檔。查閱會議材料、記錄、紀要須經(jīng)公司行政副總批準。3.2.2月度總結(jié)例會月度總結(jié)例會每月召開一次，于每月的28日至下月3日前召開，具體日期由總經(jīng)理決定。月度總結(jié)例會為總級理或行政副總主持，公司高管、各部門負責人、生產(chǎn)調(diào)度等人員參加。月度總結(jié)例會的主要內(nèi)容是：各部門負責人就上月工作情況做匯報，提出下月工作計劃，對工作過程中出現(xiàn)的問題進行溝通并提出解決方案建議。月度總結(jié)例會由綜合部負責組織和記錄，議定事項形成《月度總結(jié)例會紀要》或《會議決議執(zhí)行情況跟進表》，由綜合部起草，經(jīng)行政副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理簽發(fā)。3.2.3銷售例會銷售例會每月召開一次，于每月的25日至次月5日之間召開，具體日期由市場部長決定。銷售例會由市場部長主持，市場部全體成員參加，總經(jīng)理、行政副總根據(jù)需要出席。根據(jù)需要，可要求公司相關(guān)部門負責人參加。銷售例會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報公司總體市場情況；市場部全體成員總結(jié)當月工作情況；提出下月工作安排方案；與會人員討論有關(guān)事項；會議主持人對下一月度市場部工作進行預(yù)測，研判行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；通報重要事項并提出工作要求。銷售例會由市場部負責組織和記錄，議定事項形成《銷售例會紀要》或《會議決議執(zhí)行情況跟進表》，由市場部起草，經(jīng)市場部部長審核后，報公司行政副總或總經(jīng)理審核簽發(fā)。3.2.4生產(chǎn)調(diào)度會生產(chǎn)調(diào)度會每月至少召開二次，具體時間由主持人決定。生產(chǎn)調(diào)度會由分管生產(chǎn)的總工程師或生產(chǎn)部長主持，參加人員：行政副總、總工程師、生產(chǎn)部、質(zhì)保部、技術(shù)部、市場部等相關(guān)管理人員及班組長等。生產(chǎn)調(diào)度會的主要內(nèi)容是：主持人總結(jié)生產(chǎn)情況，對生產(chǎn)過程中存在的問題進行討論并提出解決方案，各部門就工作中需協(xié)調(diào)、溝通的問題進行討論并形成會議紀要。生產(chǎn)調(diào)度會由生產(chǎn)部負責組織和記錄，議定事項形成《生產(chǎn)調(diào)度會紀要》或《會議決議執(zhí)行情況跟進表》，由生產(chǎn)部起草，報主持人審批后簽發(fā)。3.2.5質(zhì)量例會質(zhì)量例會每月31日前召開，具體時間由質(zhì)保部長決定。質(zhì)量例會由質(zhì)保部長主持，參加人員/部門：行政副總、總工程師、質(zhì)保部班組長以上人員、技術(shù)負責人及技術(shù)員、生產(chǎn)部現(xiàn)場管理人員、采購員、倉管員等。質(zhì)量例會的主要內(nèi)容是：質(zhì)保部長通報質(zhì)量情況，各參會人員對存在的質(zhì)量問題進行討論，提出解決方案。質(zhì)保部長對會議進行總結(jié)并對下月度質(zhì)量工作進行部署及提出要求。質(zhì)量例會由質(zhì)保部組織和記錄，對議定事項形成《質(zhì)量例會紀要》或《會議決議執(zhí)行情況跟進表》，報行政副總審批后簽發(fā)。3.2.6周碰頭會周碰頭會每周召開一次，時間:每周六上午9：00-10：00。周碰頭會出席人員為：公司高管、各部門負責人；會議由總經(jīng)理或行政副總主持。周碰頭會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報重要事項；各部門負責人需提前一天報告提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題，并提出臨時對策及永性解決方案的建議，由綜合部收集并于會前發(fā)于各部門，在會議上進行有針對性的討論及研究并最終制定出方案，檢討上周會議各項內(nèi)容是否按要求完成，安排和部署下周公司整體工作并宣布議定事項。周碰頭會由綜合部負責組織和記錄。對議定事項形成《周碰頭會會議紀要》或《會議決議執(zhí)行情況跟進表》，由綜合部起草，報總級理或行政副總審批。3.3會議組織3.3.1會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則3.3.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備。主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的\o"問題相關(guān)"問題及目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。主持人應(yīng)將會議議決事項落實實施的責任部門、責任人，并明確完成時限及跟進人。并填寫在《會議決議執(zhí)行情況跟進表》上，同時將《會議決議執(zhí)行情況跟進表》抄送一份給綜合部。3.3.3參會人員須遵守以下規(guī)定：應(yīng)準時到會，并在《會議簽到表》上簽到，部門負責人不能出席須委托本部派人員參加，并將會議情況向負責人報告；會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；遵循會議主持人對議程控制的要求；屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；遵守會議紀律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移，原則上不允許接聽電話，如須接聽，須離開會場；參會人員做好本人的會議紀錄。3.3.4會議紀要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：公司級會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由綜合部存檔備查；各部門的會議記錄，由本部門會議記錄員負責日常歸檔、保管。會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。各《會議紀要》或《會議決議執(zhí)行情況跟進表》應(yīng)于會議次日16時之前完成及下發(fā)。3.4管理權(quán)責和處罰3.4.1綜合部負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.4.2會議主持部門負責會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3.4.3遲到、早退、缺席遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到；早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。3.4.4會議紀律處罰無正當理由遲到、早退每次處20元的罰款；無正當理由缺席每次處以50元的罰款；凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。《會議記要》或《會議決議執(zhí)行情況跟進表》應(yīng)于會議結(jié)束的次日16:00前完成并簽發(fā)，未按時完成會議紀錄，對會議記要人員/部門處以50元的罰款。3.4.5會議決議執(zhí)行情況獎罰會議決議沒按要求時間完成（已在執(zhí)行中），每項次處10元的罰款；當月超過3項沒按要求時間完成處50元罰款。對會議決議在要求完成時間內(nèi)沒執(zhí)行的或超過要求完成時間10天以上完成的，每項處20元的罰款，當月沒執(zhí)行超過2項，處50元罰款。會議決議因不可控原因無法按要求時間完成的，執(zhí)行人提前通報給跟進人，經(jīng)跟進人確認屬實，報會議主持人認可的決議項，未按要求時間完成的，可免予處罰。會議決議跟進人沒及時跟進執(zhí)行情況的，將依情給予適當處罰。當月會議決議均按要求時間完成，當月可給予獎勵20元/人。4檢查與考核考核按本制度中考核條款及公司另行制訂的績效考核辦法執(zhí)行。5附則5.1本制度解釋權(quán)屬江西省萍鄉(xiāng)市三善機電有限公司綜合部。5.2附表5.2.1《三善機電例會一覽表》5.2.2《各會議紀要》5.2.3《會議簽到表》5.2.4《會議決議執(zhí)行情況跟進表》 批準 審核 編制三善機電例會一覽表序號會議名稱組織部門主持人時間參會人員1總經(jīng)理辦公會綜合部總經(jīng)理隨時高管、及其它指定的人員2月度總結(jié)會綜合部總經(jīng)理/行政副